Bedrijven kampen met wildgroei aan software
Bedrijven kampen met wildgroei aan software
~ onduidelijkheid over verantwoordelijkheid zorgt voor licentiechaos ~
Sliedrecht, 15 april 2008 - Veel bedrijven in het MKB kampen met een wildgroei aan software. Zo worden programma's ad hoc aangeschaft door verschillende medewerkers, op het moment dat ze het nodig hebben. Bij veel bedrijven ontbreekt het aan een centraal overzicht van de aanwezige software, het aantal gebruikers en de gekochte licenties. De gevolgen: verborgen kosten door overbodige licenties en de onzekerheid of alle programma's wel 'legaal' draaien.
Jack van der Velde, directeur van Unit 4 Agresso Continuity & Security, ziet verschillende oorzaken voor deze wildgroei. "Ten eerste worden nieuwe computers vaak geleverd met een besturingsysteem en bepaalde software, zoals Microsoft Office en antivirus-software. Sommige bedrijven hebben niet goed in beeld wat voor software er al op de computer staat. Daarnaast bestaan er meerdere licentievormen en niet iedereen heeft daar erg in."
Zo is er een verschil tussen licenties voor een beperkte tijd en licenties voor onbepaalde tijd. Bedrijven hebben vaak te maken met meerdere licenties die naast elkaar lopen met een verschillende eindtijd. Het komt ook regelmatig voor dat bedrijven meer licenties hebben dan er gebruikers zijn. Onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor het beheer van licenties - de directeur, financieel directeur of IT-beheerder - is ook een complicerende factor.
Er zijn oplossingen op de markt om de softwarelicenties in beeld te krijgen. "Software management-tools bijvoorbeeld, zijn wel een geschikt middel om inzicht te krijgen in de licenties", legt Van der Velde uit. "Echter, ze brengen niet alles in beeld. Zo laten ze niet zien welke software wel gekocht is, maar niet wordt gebruikt."
Een manier om zowel de licenties als het gebruik van software in beeld te krijgen is het uitvoeren van een licentiescan. Die geeft een compleet overzicht van alle licenties en het softwaregebruik binnen het bedrijf. De licenties die overbodig zijn kunnen zo worden opgezegd en eventuele ontbrekende licenties aangekocht. Bovendien worden alle gegevens in een systeem gezet, dat nauwkeurig bijhoudt wanneer licenties verlopen.
"Wij voeren licentiebeheer uit bij meer dan duizend bedrijven", zegt Van der Velde. "Vooral op lange termijn kan zo'n scan een flinke besparing opleveren: als de scan eenmaal is uitgevoerd en er een overzicht is van alle licenties, kunnen wij al het onderhoud uit handen nemen. Zo worden bedrijven tijdig gealarmeerd als er weer vernieuwd moet worden en wij kunnen de meest kosteneffectieve manier van verlenging voorstellen. En is men altijd verzekerd van de juiste support."