KNHS
Aangepaste procedure afgifte startkaarten (en coupons)
6 april 2008
Het aantal startkaartaanvragen dat door de KNHS wordt ontvangen is in
het begin van het jaar aanzienlijk en brengt naast de reguliere
verlenging veel werk met zich mee. Wat opvalt bij het behandelen van
de aanvragen is dat een groot aantal aanvragen onvolledig zijn.
Het kost veel tijd om aan de gevraagde gegevens te komen. Tot op heden
werd het lid of de vereniging afhankelijk van de afspraken met de
vereniging aangeschreven met het verzoek de gevraagde gegevens alsnog
na te sturen; de incomplete aanvraag werd door de KNHS bewaard. In
veel gevallen wordt een complete, nieuwe aanvraag opgestuurd en blijft
er bij de KNHS een incomplete eerdere aanvraag liggen. Dit brengt veel
extra administratief werk met zich mee.
Om snel(ler) te kunnen handelen bij incomplete aanvragen (dat zijn
aanvragen die niet verwerkt kunnen worden doordat gegevens ontbreken)
wordt de gehele aanvraag retour gestuurd naar het lid met een
begeleidend schrijven. De reden dat het lid wordt aangeschreven is dat
in bijna alle gevallen een kopie van het Paardenpaspoort wordt
gevraagd, waarvoor het lid kan zorgen. Verzocht wordt dan de gehele
(dan complete) aanvraag retour te sturen, zodat geen halve aanvragen
bij de KNHS bewaard hoeven worden. De startkaart (en eventuele
coupons) en de factuur worden naar het lid of naar de vereniging
gezonden. Dit is afhankelijk van de wijze waarop de vereniging dit
heeft afgesproken met haar leden en de KNHS. Hieraan verandert niets.
De KNHS hoopt op deze manier een manier te hebben gevonden om
startkaartaanvragen sneller te kunnen afgeven.
Wanneer een aanvraag wél verwerkt kan worden, maar de gegevens op de
kopieën onjuist zijn geregistreerd door de paspoortuitgevende
organisatie (de KNHS of een van de stamboeken) wordt de startkaart wel
afgegeven en het lid gewezen op zijn verantwoordelijkheid. De gegevens
in het paspoort moeten immers correct zijn. Bij wedstrijddeelname is
de deelnemer of bij vervoer over de openbare weg is de vervoerder
ervoor verantwoordelijk dat er een paspoort is bij het paard/de pony
en hierin de gegevens correct zijn geregistreerd. Dit is dus geen
verantwoordelijkheid van de KNHS, maar in het geval van sportdeelname:
het lid dat deelneemt aan wedstrijden met een paard/pony.
Kijk hier voor een checklist voor het aanvragen van een startkaart.