K.V Archivarissen
90 jaar Archiefwet
Toespraak van DGCM Van Kranendonk.
Ministerie van OCW: Toespraak door DGCM Van Kranendonk bij het congres
van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN),
ter gelegenheid van '90 jaar Archiefwet'
Dames en heren,
Allereerst wil ik een woord van dank uitspreken aan de Koninklijke
Vereniging van Archivarissen in Nederland en de gastheer, de
gemeente Den Haag, dat u mij hebt uitgenodigd om hier samen met
mijn collega van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te komen
spreken rondom het thema 90 jaar Archiefwet. Graag wil ik bijdragen
aan het doel van dit bijzondere congres om een visie en ideeën te
ontwikkelen over de toekomst van het vakgebied.Een vakgebied dat
voor velerlei uitdagingen staat in een tijd dat de
informatievoorziening een hoge, digitale vlucht heeft genomen die
nieuwe eisen stelt aan een overheid, waarop de burger staat kan
maken.
Tegelijkertijd wil ik van mijn kant u oproepen om ook na vandaag
ons te voorzien van uw ideeën en concrete bijdragen. Van oudsher
immers heeft de Vereniging van Archivarissen in Nederland, de VAN,
in 1891 opgericht en sinds 1991 zelfs getiteld als de Koninklijke
VAN, een belangrijke rol gespeeld bij de ontwikkeling van de
archivistiek en de positie en professionalisering van de
beroepsgroep.
Wat betreft de positie van de archivaris, bent u daar heel aardig
in geslaagd. Was in het begin van de 20e eeuw het bestaan als
archivaris vooral een erebaantje dat geen bezoldiging behoefde en
was men aangewezen op eigen vermogen en vooral bijbanen, inmiddels
is de archivaris een keurig gesalarieerd beroep. Toch had die oude
situatie ook wel iets. Zo had de gemeentearchivaris van Eindhoven
in de jaren 40 drie banen: archivaris voor een halve dag in de
week, anderhalve dag museumdirecteur en daarnaast leraar
geschiedenis en kunstgeschiedenis aan een middelbare school. Je
ziet hier, zij het noodgedwongen, verschillende disciplines nog
hand in hand, iets wat met de ontwikkeling van bijvoorbeeld de
Regionaal Historische Centra weer actueel is geworden.
U weet allen dat Nederland drie archiefwetten heeft gehad, die
herkenbaar zijn aan de jaren waarin zij in werking traden: 1918,
1962, 1995. Alle drie hebben zij een bijzondere geboorte beleefd.
Bij de totstandkoming van de Archiefwet 1918 heeft uw vereniging
een belangrijke rol gespeeld. De wet was zelfs een van de
doelstellingen van uw vereniging. In 1908 kwam een ontwerp van wet
ter tafel, voortgekomen uit de gelederen van de vereniging. De
algemene rijksarchivaris Van Riemsdijk stelde daar een ander
ontwerp tegenover, dat veel centralistischer was. Het kreeg niet
alleen de afkeuring van het archiefwezen, maar ook van de
rijksarchivarissen in de provincie en zelfs van het departement.
Van Riemsdijk stond alleen en trad af. Zodoende duurde het nog tot
1918 dat zijn opvolger Fruin de vaststelling van de wet mocht
genieten. Belangrijkste beginsel was de wettelijke vastlegging van
de openbaarheid.
In de jaren twintig en dertig maakte het archiefwezen sobere tijden
door. De nog maar jonge archiefschool werd alweer opgeheven, er
werd sterk bezuinigd op personeel, zo zelfs dat in vijf
rijksarchieven de leiding werd waargenomen door een plaatsvervanger
en de waarnemend rijksarchivaris in Groningen ook nog waarnemer in
Drenthe was.
Na de oorlog traden geheel nieuwe ontwikkelingen op. Het groeiende
takenpakket van de overheid zorgde voor een sterk toenemende
hoeveelheid archieven. Vooral de rijksarchieven kregen daarmee te
maken. Daar kwam ook de behoefte om de massa papier hanteerbaar te
maken. Een nieuwe archiefwet moest er de legale basis voor worden.
Maar ook deze wet had een lange aanloop. Na de nodige
voorbereidingen werd een ontwerp-Archiefwet 1959 aangenomen door de
Tweede Kamer en in 1962 kwam de Archiefwet er, maar nog duurde het
zes jaar, tot 1968, alvorens hij met het vaststellen van het
Archiefbesluit in werking trad.
De dreigende archiefmassas werden in de wet bestreden met de
regeling van de vernietiging van archieven en met de instelling van
een inspectie. Deze laatste moest administratie en archiefwezen
nader tot elkaar brengen en liefst leiden tot een
gemeenschappelijke aanpak.
Duurde het leven van de Archiefwet 1918 44 jaar, de Archiefwet 1962
werd niet ouder dan 33 jaar. De ontwikkelingen in de samenleving en
vooral in de overheidsadministratie vroegen om nieuwe wettelijke
regelingen. Een van de redenen was het feit dat het terrein dat de
Archiefwet vroeger alleen bestreek, nu ook door andere wetten werd
betreden: de Wet Openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming
persoonsgegevens bevatten bepalingen over archieven. Maar de kern
bleef gelukkig de openbaarheid, ook in de huidige wet, die van
1995.
Dames en heren, ik zie twee themas die de komende jaren onze
gezamenlijke agendas zullen bepalen: 1 de zojuist al gememoreerde
openbaarheid en het belang dat alle burgers van ons land daarbij
hebben en 2 de digitalisering van de overheidsinformatie. Deze
themas zullen bepalend zijn voor de problematiek rond selectie,
overbrenging, informatie op orde en herziening van de archiefwet en
zijn juist ook de raakvlakken tussen overheid en de burger.
Het democratisch functioneren van de samenleving is onder meer af
te meten aan de openbaarheid van haar archieven. Openbaarheid van
overheidshandelen is een belangrijke voorwaarde voor een
rechtsstaat. Hierin staat de overheid open voor kritiek en controle
door burgers. Het principe dateert al uit de Franse tijd, want het
idee om archiefbestanddelen te verzamelen op een centrale plaats én
deze openbaar toegankelijk te maken paste bij de idealen van
'vrijheid, gelijkheid en broederschap'. Dankzij Thorbecke:
Openbaarheid dat is de groote, algemeene school van politische
opvoeding is het een heilig beginsel geworden. Ook in de discussies
over nieuwe wetgeving op de openbaarheid van overheidsinformatie
staat de openbaarheid centraal. Door de mogelijkheden van digitale
informatieproducten en met name het gebruik van internet verandert
de visie op de toegankelijkheid van overheidsinformatie in wezen
een vorm van passieve openbaarheid steeds meer in een beleid dat is
gericht op actieve openbaarmaking.
Het openbaarheidregime van de Archiefwet is ruimer dan dat van de
WOB, omdat er minder beperkingen gesteld kunnen worden. Anders dan
de WOB verplicht de Archiefwet echter niet tot het actief openbaar
maken van overheidsinformatie. Het is niet onmogelijk dat beide
wetten meer naar elkaar toegroeien.
Tegelijk vraagt ook het contragewicht van de openbaarheid een
zorgvuldigere en intensievere aandacht: een ieders recht op
eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, een van onze
grondrechten. Eerbiediging van deze persoonlijke levenssfeer is nu
al te vinden in de Archiefwet 1995 maar de belangrijkste garanties
geeft natuurlijk de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
U weet dat er al gesproken is of er niet een algehele Informatiewet
dient te komen waarin alle wetgeving op dat terrein wordt
vastgelegd. Ik moet u bij voorbaat zeggen zelf meer voorstander te
zijn van vooruitgang in kleinere stappen dan van een grand design
en het is ook nog de vraag in hoeverre de burger daar direct beter
van wordt. Een algehele harmonisatie in één is een complexe en
tijdrovende onderneming, die bovendien het risico in zich bergt te
weinig recht te kunnen doen aan voortschrijdend inzicht.
Mij is overigens wel eens gevraagd hoe het toch kan komen dat de
ambtelijke portefeuillehouder Cultuur en Media zich drukt maakt
over openbaarheid van bestuur en burgerschap. Welnu dames en heren,
dat heeft niet alleen te maken met mijn persoonlijke belangstelling
voor dit onderwerp, maar ook met de wezenlijke opdracht die ik zie
voor de cultuur- en mediasector: het faciliteren van alle inwoners
van ons land om zich als maatschappelijk actieve, goed
geïnformeerde burgers te bewegen. Je zou het een invulling van
cultureel burgerschap kunnen noemen, in de betekenis die de Raad
voor Cultuur daaraan in zijn recente adviezen verbindt.
Het tweede thema dat de agendas zal bepalen is de digitalisering
van de overheidsinformatie. De razendsnelle ontwikkelingen in
alleen al het eerste decennium van de 21e eeuw laten zien dat de
archivaris zich snel moet heroriënteren. Het rapport van de
commissie-Jeurgens, getiteld 'Gewaardeerd verleden', wijst ons
gelukkig enigszins de weg. Het wijst ons op het dubbele belang van
archieven. Het primaire belang van archieven was en is gelegen in
de rol die de bescheiden spelen voor de archiefvormer. Vanuit
archivistisch standpunt is de waarde van archieven als bestanddeel
van het cultureel erfgoed altijd secundair geweest. Archieven
werden namelijk niet als cultureel erfgoed gecreëerd. Toch hebben
archiefdiensten hun bestaan als collectiebeherende instituten voor
het grootste deel te danken aan de secundaire waarde, namelijk het
belang van archieven voor anderen dan de archiefvormer.
In het verleden was de spanning tussen beide waarden nog niet zo
groot, omdat de momenten tussen creatie en waardering ver uiteen
lagen. De digitale revolutie brengt hierin evenwel fundamentele
verandering. Waardering en selectie van digitale archieven kan niet
worden uitgesteld tot het moment waarop duidelijk wordt of ze ook
een secundaire, cultuurhistorische waarde hebben. In een digitale
omgeving dient de waardering bij voorkeur toegekend te worden voor
of bij de creatie van archieven en moet de selectie plaatsvinden
bij of net na de creatie van archieven. Tussen het gebruik van
archieven in de administratie en de waardering van het cultureel
belang ligt dus maar weinig tijd, zodat primaire en secundaire
waarde van archieven dicht bij elkaar komen te liggen.
De revolutie die de invoering van de verkorte overbrengingstermijn
in de jaren negentig veroorzaakte (ik noem alleen maar het woord
PIVOT en u weet wat ik bedoel), die zal een revival krijgen in de
komende jaren. Naar het zich laat aanzien zal het verzet tegen de
consequenties echter veel geringer zijn dan toen. Om de nog steeds
bestaande berg overheidspapier uit de afgelopen decennia aan te
pakken wordt overgegaan op een methodiek van selectieve
actualiteit. De richting volgend die de commissie-Jeurgens heeft
gewezen betekent die methodiek een actieve keuze van te selecteren
en dus te behouden archiefmateriaal. Daarmee wordt de aandacht
verlegd van de massa naar het wezenlijke.
Deze omslag wordt mede ingegeven door de ontwikkelingen in de
digitale informatievoorziening. Ook hier zal snel, veel vroeger dan
voorheen, een keuze gemaakt moeten worden in te bewaren of te
verwijderen archieven. Deze beleidswijzigingen moeten ertoe leiden
dat de wettelijke archiefselectie (eindelijk) eenvoudiger,
relevanter en actueler wordt. Het moment dat de achterstanden in
archiefbewerking zijn weggewerkt moet aanmerkelijk dichterbij
komen.
De rijksoverheid heeft echter niet stil gezeten. De toenmalige
Rijksarchiefinspectie, nu de Erfgoedinspectie/sector Archieven,
heeft op treffende wijze duidelijk gemaakt dat de overheid dement
aan het worden was. Vooral de onomkeerbaarheid daarvan in het
digitale tijdperk maakte diepe indruk. Overheidsorganisaties staken
hun geld en energie wel in digitaliseringsprojecten, maar de vraag
was of daarmee blijvende toegankelijkheid voldoende geborgd was.
De kern van de nota Informatie op Orde die in 2006 naar de Tweede
Kamer werd gestuurd was, dat zowel de papieren als digitale
archieven op orde moesten komen. Maar vooral ook dat de werkwijze
en benadering aan grondige herziening toe was. Een cultuuromslag
bij de organisaties is dringend nodig. Van groot belang is dat het
management meer gaat sturen op de kwaliteit van de
informatiehuishouding. Daarnaast moeten overheidsorganisaties de
informatie in hun eigen controlcyclus onder te brengen en deze te
onderwerpen aan eigen auditing.
Het programma Informatie op Orde wil informatiebeheer hoger op de
agenda krijgen van de overheidsorganisaties. Strikt genomen is dit
beperkt tot de rijksoverheid, maar de problematiek raakt de gehele
overheid. OCW en BZK zijn verantwoordelijk voor de verschillende
actielijnen van het programma.
Veel energie is de afgelopen tijd gestoken in de totstandkoming van
de baseline als instrument van goed informatiebeheer, waarin ook
archiefwettelijke eisen opgenomen zijn. Ik verwacht dat deze nog
dit jaar uitgebracht kan worden. Er is nog meer te oogsten: nu
overheidsorganen voortvarend aan de slag gaan met digitalisering,
is onlangs een beleidsregel voor digitale vervanging opgesteld.
In lijn met de aanbevelingen van de commissie-Jeurgens zullen
particuliere archieven steeds vaker in de depots opgenomen worden.
Een weergave van de samenleving in vroeger tijden is niet altijd
meer te reconstrueren uit enkel overheidsarchieven, maar ook
niet-overheidsarchieven zullen daarbij van belang zijn. Dat hangt
samen met verschuiving die zich in de afgelopen decennia heeft
voorgedaan in rolverdeling tussen overheid (minder uitvoerder en
meer facilitator) en samenleving (steeds meer publieke
dienstverlening is opgedragen zelfstandige maatschappelijke
organisatie die geen overheidsorgaan in de zin van de huidige
archiefwet zijn).
Het programma Informatie op Orde stimuleert ons tot tal van
activiteiten. Er is onder regie van OCW een projectgroep
Archiefselectie op Orde ingesteld die onderzoek doet naar een
methodiek die voor alle betrokkenen werkbaar is. Ook vinden onder
de vlag van deze projectgroep pilots plaats, uitgevoerd door
Nationaal Archief, de departementen en het Project Wegwerken
Archief Achterstanden.
Ik begon mijn verhaal met de opmerking dat de nieuwe ontwikkelingen
in de informatievoorziening ook nieuwe eisen stelt aan een
overheid, waarop de burger staat kan maken. Alle inwoners van ons
land mogen van de overheid verwachten wat de overheid van hem
verwacht. Daarin passen geen ICT-perikelen bij de overheid die tot
een vertrouwensbreuk bij burgers kan leiden. Over samenwerking
tussen ICT- en archiveringspecialisten kunnen we morgen een heel
nieuw congres organiseren. De grootschalige digitaliseringen en de
daarmee gepaard gaande enorme hoeveelheid achteraf niet meer goed
te duiden informatie eist van ons om reeds in het kiemstadium van
informatievorming te selecteren wat we willen behouden en na te
denken over de vraag hoe we daarover alle Nederlanders willen
informeren. Dat zal ons dwingen om de belangen van de
informatiehuishouding en die van het erfgoed, de cultuurhistorie te
bundelen. Ik vraag u dan ook uitdrukkelijk om mee te denken hoe
deze bundeling het best kan worden gerealiseerd.
Een enorme uitdaging, waarbij niet alleen het archiefwezen, maar
alle burgers van Nederland een groot belang hebben.
Een uitdaging van de eerste orde, een feestelijke dag als vandaag
waardig!