K.V Archivarissen
Toespraak R. Kuipers BZK/DGOBR bij 90 jaar Archiefwet
31 maart 2008, Den Haag
I. Inleiding
· We vieren vandaag 90 jaar archiefwet
· Dat doe ik door 10 jaar vooruit te blikken en de vraag
proberen te beantwoorden:
· Wat moeten we over die 10 jaar, bij 100 jaar Archiefwet,
gerealiseerd hebben?
Ik wil dat doen langs 2 lijnen:
* Wat moet overheid zelf blijven doen, resp. waartoe zijn
marktpartijen geschikt of beter toegerust?
* Wat vergt de snelle ontwikkeling op vlak van
kantoorautomatisering/digitalisering?
Ik doe dit vanuit een spannende, bijna tweeslachtige uitgangspositie
a. Een veelal krimpende overheid, die eindelijk goed aan het nadenken
is geslagen over haar eigen taken, maar die nu nog veel zelf doet
b. Een archiefwereld waarin we nog volop werken met papier, maar
waarin de digitalisering onverbiddelijk oprukt en onze wereld gaat
beheersen. En dat beïnvloedt niet alleen het archiefwerk, maar
juist ook hoe burgersèn ambtenaren met overheidsinformatie willen
omgaan
Kortom: ondanks 90 jaar om te vieren, vooral ook 10 jaar (vooruit) om
ons te heroriënteren. Mijn perspectief is noodgedwongen vooral
Rijksperspectief. Maar het zou me verbazen als mede-overheden niet in
soortgelijke situaties zitten.
II. Eerst overheid markt
Wat moet overheid zelf blijven doen, resp. waartoe zijn marktpartijen
geschikt of beter toegerust?
Dit is niet geheel los te zien van het 2^e onderwerp, i.c.
digitalisering. Maar toch los daarvan, het volgende:
Op elk terrein moet overheid altijd nagaan of ze zelf moet handelen,
dan wel kan uitbesteden/aanbesteden aan marktpartijen. Dat geldt des
te meer in tijden van krimp in FTE
Bij archivering geldt dit evenzeer. Dat hebben we gedaan, vanuit BZK,
voor CAS. Dit was een grondige bedrijfsmatige doorlichting.
Wat blijkt?
* CAS presteert prima (inhoudelijk èn qua kostprijs) op het hogere
niveau van vrij complexe dossierbehandeling (van vaak politiek
gevoelige informatie)
* Marktpartijen presteren prima (inhoudelijk ok, qua kostprijs veel
goedkoper) op de simpeler dossierbehandeling.
Is dit verrassend? Wellicht niet! Is dit belangrijk? Ja!
Inmiddels door Stas BZK besloten, dat:
* CAS zich gaat richten op louter die bovenkant
* de bulk-achtige zaken moeten elders plaatsvinden, bij de
departementen zelf, maar met marktpartijen als meest logische
kandidaat.
Dit wat betreft CAS. Cas is natuurlijk slechts deel van de rijksketen.
Daarnaast:
* Archiveringswerk gebeurt natuurlijk ook op departementen zelf
* Tijdelijk is er nog PWAA (bewerkt archieven van vòòr 1975 het
project loopt nog tot eind 2008)
* De discussie rond samenwerking, mogelijk in een Shared Service
vanuit departementen loopt nu.
Maar zelfs zonder Business-case durf ik wel de stelling aan dat de
bevindingen zoals bij CAS, ook op de rest van de (rijks?)overheid van
toepassing zijn.
Ergo: herbezinning is nodig op wat we, als overheid zelf willen
blijven doen. Sharen is zeker overwegen waard. Maar uitbesteden naar
marktpartijen is zeker ook serieus te overwegen optie, juist voor
klussen waarin markt steeds beter aan het worden is.
III. Over betekenis digitalisering
De betekenis of impact van digitalisering is nauwelijks te
overschatten. Digitalisering is er al volop, naast papier.
Digitalisering is veel meer dan (voor uw groep) digitaal archiveren.
Het gaat om invloeden als:
* mensen die tijd-, plaats- en device-onafhankelijk moeten kunnen
werken
* Heel nieuwe soorten informatie die gaan interfereren met bekenden
stromen
* Heel andere ordeningsprincipes; volgens sommigen is
ordening/metadata zelfs niet meer nodig (?), omdat de techniek ons
ook achteraf laat zoeken (googelen)
* Andere vragen rond (digitale) duurzaamheid
Ik heb niet de pretentie dat ik alles snap wat er nu al gebeurt
(daarvoor ben ik te oud!); en nog minder dat ik de technische
ontwikkelingen in de komende 10 jaar kan voorspellen.
Toch durf ik wel een paar voorspellingen aan. We zullen wel moeten.
Voorspelling 1
a. Ook de archiefwereld zal moeten zorgen dat zijn product tijd-,
plaats- en device-onafhankelijk beschikbaar komt.
b. Archiveren (=inrichten/ordenen/verrijken info) wordt steeds meer
verbonden met, zo niet onderdeel van het primaire proces.
c. Digitale archivering kan geen fatsoenlijke rol meer spelen aan de
achterkant van het beleids/uitvoeringsproces, maar moet zn beslag
krijgen aan de voorkant.
d.Hiervoor moeten de verantwoordelijkheden voor de
informatievoorziening hoger belegd worden. De overheid moet in control
zijn op de informatiehuishouding. Dit vraagt om good governance.
e. Daartoe dient/strekt de in de maak zijnde Baseline voor digitale
informatiehuishouding, waarin zowel bedrijfsvoeringbelangen (info op
orde, in control, ter verantwoording en bewijslast) als
cultuurhistorische belangen samenkomen.
f. Consequentie daarvan is dat het onderscheid tussen
bedrijfsvoeringsbelang en cultuurhistorisch belang, dat nu nog een rol
speelt in archiveringsprocessen, steeds irrelevanter wordt, zeker in
de procesgang.
Voorspelling 2
a. In de gedigitaliseerde wereld is het overbrengen van
informatie/gegevensdragers/archieven naar een archiefbewaarinstelling
steeds minder relevant aan het worden. Het gaat veel meer om
meervoudig/geïntegreerd gebruik van informatie, vanuit een eenmalige
opslag.
b. Dat roept snel vragen op rondom de openbaarheid van informatie. We
zullen ons fundamenteel moeten bezinnen op de houdbaarheid van huidige
concepten, als vastgelegd in WOB en Archiefwet. Wellicht moeten we toe
naar zoiets als een geïntegreerde Wet op de Overheidsinformatie, in
ieder geval een integratie van verwante wet- en regelgeving.
c. Dit alles stelt tevens de vraag naar
* wie beheert die digitale informatie?
* Al dan niet: in welke fase
* Wie betaalt voor het beheer?
* In hoeverre valt daarbij de markt te benutten? Let op: op dit
moment heeft de markt een voorsprong, zeker waar het gaat om
advisering over digitale archivering, ook aan de voorkant!!
Voorspelling 3
We hebben nog wat andere puzzelstukken op goede plek te leggen, zoals
a. Hoe borgen we digitale duurzaamheid
* - zie de snelle technologische ontwikkeling
* - zie de vermoedelijk exponentiële groei van informatie
b. En hoe borgen we de toegankelijkheid van digitale informatie
c. Hoe zorgen we dat we, binnen de overheid, beschikken over vereiste
vaardigheden op snijvlak archivering/ICT?
à Deze is deels zelf al in huis
à Deze kunnen we deels halen in de markt, maar die moeten we wel
kunnen inhuren/aansturen
à Wat nodig is, is gericht omscholen/opleiden van medewerkers
à Hierin zit een belangrijke rol voor management!
Hoe we het ook wenden of keren:
* - digitalisering heeft een enorme impact
* - Het roer moet om (dit is deels al gaande)
* - Archivarissen dienen zelf de regie daarin te nemen, als
beroepsgroep
* - Op termijn (over 10 jaar) verwacht ik:
- veel meer ICT
- dit kan met minder FTE
- Maar wel een cruciale/uitdagende klus: de Archivaris komt
veel meer ook in regierol.
IV. Slot
De archiefwereld is al in verandering en zal in de komende 10 jaren
fors blijven veranderen. Ht is daarom goed om nu op 90 jaar Archiefwet
terug te kijken, maar cruciaal om op 10 jaar Archiefwet (of korter,
want mogelijk komen er aanpassingen?) vooruit te kijken.
Ik wens u een goede bijeenkomst en een prachtige 10 jaar ahead.
Dank voor uw aandacht.
Rob Kuipers
Directeur Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties