KAPITAAL
GOED
BEHEERD?
BEHEER EN ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN
EINDRAPPORTAGE REKENKAMERCOMMISSIE
Oldenzaal, maart 2008
RAPPORTAGE GEMEENTELIJKE
REKENKAMERCOMMISSIE OLDENZAAL
BEHEER EN ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN EINDRAPPORTAGE
INHOUD Blz. VOORWOORD.............................................................................. 1 SAMENVATTENDE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN .................... 3
1. AANLEIDING EN OPDRACHT .................................................. 6
1.1 AANLEIDING ..................................................................... 6
1.2 VRAAGSTELLING................................................................ 6
1.3 AFBAKENING .................................................................... 7
1.4 LEESWIJZER .................................................................... 7
2. OORDEEL, BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN ...................... 8
2.1 OORDEEL ........................................................................ 8
2.2 BEVINDINGEN................................................................... 9
2.3 AANBEVELINGEN ............................................................. 11
3. ONDERBOUWING ................................................................ 13 3.1 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ....................................... 13 3.2 BELEID WELZIJNS- EN SPORTACCOMMODATIES EN SPORTVELDEN ................................................................ 15 3.3 FINANCIËLE ASPECTEN BELEID ........................................... 20 3.4 ROL VAN DE RAAD ........................................................... 23 Bijlagen.
1. Doelstelling en onderzoeksvragen.
2. Overzicht documenten.
3. Overzicht gesprekspartners.
4. Overzicht gemeentelijke accommodaties.
VOORWOORD
De rekenkamercommissie Oldenzaal heeft het genoegen u haar eerste rapport te kunnen aanbieden. In 2006 en de eerste maanden van 2007 is de rekenka- mercommissie bezig geweest met het voorbereidend werk zoals het opstellen van protocollen en het kiezen van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Medio 2007 is de rekenkamercommissie van start gegaan met het eerste onderzoek. Al deze activiteiten spelen zich min of meer in relatieve stilte af en beperken zich tot informatie met de status `tot kennisgeving'. Nu het eerste rapport naar buiten komt kunnen gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders, ambtelijke organisatie, burgers van de gemeente en andere geïnteresseerden het concrete voorbeeld krijgen van en inzicht verschaffen in ons werk en onze rol binnen het apparaat.
Het doel van de onderzoeken van de rekenkamercommissie is dat de gemeente `lessen trekt uit het verleden' daarom formuleert de rekenkamercommissie aanbevelingen aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wet- houders.
Dit rapport is de weergave van een onderzoek naar de doeltreffendheid van het beheer en onderhoud van kapitaalgoederen en de doelmatigheid in de uitvoe- ring daarvan in de periode 1 januari 2005 tot 1 juli 2007. Nadat het onderzoeksonderwerp bepaald was heeft de rekenkamercommissie in haar eerste bijeenkomsten zich vooral gebogen over de aanpak. Tijdens het onderzoek is steeds voor ogen gehouden dat behalve verheldering er ook leer- effecten moeten zijn. Het was dus vanzelfsprekend dat diverse actoren in beeld gebracht werden. De resultaten en aanbevelingen treft u aan in het vervolg van dit rapport. De rekenkamercommissie is zich er bewust van dat het onder- zoek plaatsvond met de kennis en inzichten van nu, een onderzoek achteraf. Daardoor is het mogelijk een totaalbeeld van het proces te krijgen en leeref- fecten / verbeterpunten aan te geven. Deze leereffecten / verbeterpunten zijn niet alleen van belang voor het onderzochte onderwerp maar wellicht ook goed bruikbaar voor andere (beleids)procedures binnen de gemeente. De rekenka- mercommissie is zich ook bewust dat personen en afdelingen gehandeld heb- ben op een manier waarvan de rekenkamercommissie van mening is dat het anders gemoeten had. Dit houdt echter niet in dat de rekenkamercommissie deze handelingen verwijt omdat er gehandeld is naar de inzichten en kennis van dat moment.
Aanvankelijk had de rekenkamercommissie de intentie dat het onderzoek in `eigen beheer' zou worden uitgevoerd. Een grote tegenslag, in eerste plaats voor hemzelf, maar ook voor de rekenkamercommissie was dat de onderzoeksdes- kundige, de heer Kamstra, onverwachts met medische klachten het werk tij- delijk moest neerleggen. Hierdoor werd het noodzakelijk om een extern bureau in te schakelen. Het bureau Berenschot heeft voortreffelijk werk geleverd waarvoor onze dank en in het bijzonder aan mevrouw drs. F. Doornbos. Ook is de rekenkamercommissie dank verschuldigd aan de medewerkers van de gemeente, de gemeenteraadsleden en de extern betrokkenen die hun mede- 35576 - februari 2008 1
werking aan het onderzoek verleend hebben, zonder hen was het niet mogelijk geweest dit rapport tot stand te laten komen.
De rekenkamercommissie biedt het rapport aan het presidium aan. Indien ge- wenst zal de rekenkamercommissie het rapport toelichten in commissie- en/of raadsvergaderingen.
Het advies van de rekenkamer is dat de discussie hoe om te gaan met de con- clusies en aanbevelingen, zal moeten worden gevoerd tussen de gemeente- raad en het college van burgemeester en wethouders. Wel zal de rekenkamer- commissie navraag doen wat de effecten van dit rapport zijn en betrokken ge- ledingen hiervoor verantwoording laten afleggen aan de rekenkamercommissie alleen dan heeft het instrument rekenkamercommissie een toegevoegde waar- de voor uw gemeente.
De rekenkamercommissie heeft haar werk met buitengewoon veel plezier mo- gen doen en kijkt met voldoening terug op de werkzaamheden van `haar eerste onderzoek'.
Maart 2008,
Rob R. Malag
Voorzitter rekenkamercommissie
35576 - februari 2008 2
SAMENVATTENDE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
De Rekenkamercommissie Oldenzaal heeft onderzoek gedaan naar de doelma- tigheid en doeltreffendheid van het beheer en onderhoud van kapitaalgoede- ren, waarbij specifiek is gekeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer en onderhoud van sport- en welzijnsaccommodaties en sport- velden. Voor het onderzoek heeft de Rekenkamercommissie de volgende vraag geformuleerd:
"Is binnen de gemeente Oldenzaal het beheer van gemeentelijke kapitaalgoede- ren (in casu sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden) doelmatig en doeltreffend georganiseerd en op welke wijze vindt de besluitvorming, inclusief het informeren van de raad over het beleid plaats?" De Rekenkamercommissie heeft daarbij geen onderzoek gedaan naar de doel- matigheid en doeltreffendheid van het accommodatiebeleid in concrete geval- len. Het doel van het onderzoek is het geven van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke accommodatiebeleid en de uitvoering ervan in de gemeente Oldenzaal. Gelijktijdig heeft de Rekenkamercommissie onderzocht hoe vanuit het oogpunt van transparantie de raad in voorkomende gevallen is geïnformeerd.
CONCLUSIE
De Rekenkamercommissie van Oldenzaal is van oordeel dat het beheer en on- derhoud van gemeentelijke accommodaties, en in het bijzonder gemeentelijk sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden, onduidelijk en niet voldoende efficiënt georganiseerd is en dat de besluitvorming inzake niet altijd eenduidig en transparant tot stand komt.
Wij komen tot dit oordeel omdat (a) beheer en onderhoud van accommodatie beperkt zijn vastgelegd in structureel beleid; (b) er geen eenduidige afspraken zijn gemaakt en vastgelegd over het beheer en onderhoud ervan en dat er ver- schillen in de gemaakte afspraken per gebouw zijn; en (c) verantwoordelijkhe- den op verschillende plaatsen zijn belegd in de organisatie wat kan leiden tot het niet oppakken dan wel het afschuiven van taken. Wij stellen vast dat het beheer en onderhoud derhalve voor verbetering vatbaar zijn. Op onderdelen zijn er waarborgen voor het beheer en onderhoud van gemeen- telijke welzijns- en sportaccommodaties en sportvelden. Deze liggen dan vast in bijv. beheersplannen. Deze zijn echter niet volledig en niet integraal toepas- baar voor alle accommodaties. Voorts zijn daarvan afgeleide afspraken niet ge- baseerd op een beleidskader, maar veelal historisch gegroeid en situationeel bepaald. De uitvoering vindt daardoor ad hoc en op basis van incidentele ge- beurtenissen of toevalligheden plaats. Datzelfde geldt voor de informatievoor- ziening aan de raad. Vanuit het oogpunt van transparantie is het beheer voor verbetering vatbaar.
35576 - februari 2008 3
AANBEVELINGEN
1. Stel in 2008 een nota accommodatiebeleid op waarin de grondslagen van het integrale beleid van de gemeente Oldenzaal op het gebied van het be- heer en onderhoud van alle gemeentelijke accommodaties en sportvelden staat. Gebruik dit beleid voor de verdere invulling van hoe de gemeente om wil gaan met gemeentelijke accommodaties en voor een duidelijke taak- en rolverdeling.
Het gaat hier bijvoorbeeld om welke verantwoordelijkheid de gemeente wil en kan nemen in het bieden van accommodaties en faciliteiten, en om hoe de taken en de rollen verdeeld worden over gemeenteraad, wethou- ders en ambtelijke organisatie.
2. Stel in de eerste helft van 2008 een integraal overzicht op van alle ge- meentelijke accommodaties en sportvelden dat gebruikt wordt in de da- gelijkse praktijk en dat ook bijgehouden wordt. In dit overzicht dienen alle contracten die met verenigingen gesloten zijn voor het beheer en on- derhoud van accommodaties te worden opgenomen, waarin onder meer de naam van de vereniging en de ingangsdatum van het contract staan, de datum waarop het contract afloopt, de (financiële) afspraken, de reden van facilitering en wie het contract beheert. Onderdeel is tevens een ade- quate archivering van gebruiksovereenkomsten door deze op een eendui- dige wijze en centraal te organiseren (bijvoorbeeld door digitalisering). Geef een duidelijke termijn aan waarbinnen de archivering van alle lo- pende contracten geheel `up to date' is.
3. De historische afspraken met verenigingen aangaande het beheer en on- derhoud en de huurcontracten voor gemeentelijke gebouwen dienen peri- odiek geëvalueerd te worden op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid.
4. Indien de gemeente het beheer en onderhoud van gemeentelijke gebou- wen door verenigingen wil laten verzorgen en daarvoor een onderhouds- bijdrage of subsidie ter beschikking stelt, moet de gemeente zorgen voor voorwaarden voor toetsing en controle van de uitgevoerde werkzaamhe- den door de verenigingen en de daarvoor ter beschikking gestelde mid- delen. Het is eveneens mogelijk om de financieringswijze aan te passen (vergelijk voorfinanciering in geval van onderhoud schoolgebouwen).
5. Beschrijf de rol van de gemeenteraad, het College van B. en W. en de ambtelijke organisatie. Daarbij kan worden gedacht aan de volgende rol- verdeling:
- Gemeenteraad: stelt de kaders voor het accommodatiebeleid vast en wordt op hoofdlijnen geïnformeerd over de resultaten van het beleid om te kunnen controleren. In Oldenzaal zullen de kaders concreet vast gaan liggen in een nota accommodatiebeleid, in de tarievennota en afgeleid daarvan in het sportbeleidsplan.
- Het College van B. en W.: geeft uitvoering aan het accommodatie- beleid door middel van het uitzetten van eenduidig en duidelijk ge- 35576 - februari 2008 4
structureerde beheersmaatregelen. De raad wordt over het beleid en de te nemen beheersmaatregelen door het College geïnformeerd.
- De ambtelijke organisatie: zorgt voor een adequate uitvoering van het accommodatiebeleid.
De Rekenkamercommissie wil overigens voorkomen dat accommodatiebeleid leidt tot bureaucratisch gedrag van de gemeente, maar wel moet de gemeente duidelijk, resultaatgericht en transparant handelen.
35576 - februari 2008 5
1. AANLEIDING EN OPDRACHT
1.1 AANLEIDING
De gemeente is als beheerder van de openbare ruimte verantwoordelijk voor een groot aantal voorzieningen. In financiële termen worden deze voorzienin- gen `kapitaalgoederen' genoemd. Denk hierbij aan riolering, wegen, plantsoe- nen en parken, waterwegen, gebouwen en (sport)accommodaties. Deze voor- zieningen zijn getroffen om te wonen, te werken en te recreëren. Het beheer en onderhoud van kapitaalgoederen kost veel geld.
Binnen het bestuur van de gemeente Oldenzaal bestaat onduidelijkheid over het gemeentelijk beleid op het terrein van accommodaties. Het College wil nog dit jaar een nota over sportaccommodaties laten verschijnen. Maar het is de vraag of er in zijn algemeenheid wel voldoende kaders en richtlijnen gesteld zijn voor de gemeentelijke accommodaties en voorzieningen. Deze zijn in ieder geval bij de raad niet of onvoldoende bekend. Voor de raad is het bijvoorbeeld onvoldoende duidelijk hoe bij sportverenigingen afspraken en contracten over het gebruik van sportaccommodaties geregeld zijn (huur en onderhoud sport- parken). Dit laatste roept onder meer de vragen op of er uniforme afspraken zijn gemaakt en hoe men tot deze afspraken is gekomen. De laatste tijd zijn er met diverse verenigingen problemen ontstaan over hun accommodaties waarbij voortdurend door deze verenigingen aan de gemeente gevraagd wordt om additionele bijdragen en financieringsregelingen. Van een eenduidig beleid lijkt op het eerste gezicht geen sprake te zijn. Voor alle be- trokken partijen in dit dossier zou het onduidelijk zijn bij wie de rekening komt te liggen.
1.2 VRAAGSTELLING
De door de Rekenkamercommissie geformuleerde vraagstelling luidt: "Is binnen de gemeente Oldenzaal het beheer van gemeentelijke kapitaalgoede- ren (in casu sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden) doelmatig en doeltreffend georganiseerd en op welke wijze vindt de besluitvorming, inclusief het informeren van de raad over het beleid plaats?" De onderzoeksdoelen liggen in het inzicht krijgen in de doelmatigheid en doel- treffendheid van het gemeentelijke accommodatiebeleid en de uitvoering ervan in de gemeente Oldenzaal en hoe vanuit het oogpunt van transparantie de raad in voorkomende gevallen wordt geïnformeerd. De onderliggende onder- zoeksvragen zijn opgenomen in bijlage 1. De Rekenkamercommissie doet geen onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het accommodatie- beleid in concrete gevallen.
35576 - februari 2008 6
1.3 AFBAKENING
Om vorenstaande centrale vraagstelling en daarvan afgeleide deelvragen te be- antwoorden, is een nadere afbakening van het onderzoeksdomein noodzake- lijk. Dit betreft zowel een afbakening in begrippen als de te onderzoeken perio- de.
De volgende begrippen zijn in dit onderzoek gehanteerd:
· Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste doelen met inzet van zo wei- nig mogelijk middelen bereikt worden.
· Doeltreffendheid: de mate waarin de doelstellingen van het beleid op het terrein van sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden zijn bereikt door de uitvoering ervan.
· Kapitaalgoederen: de wegen, de riolering, water, groen en gebouwen (be- gripsomschrijving conform het Besluit Begroting en Verantwoording pro- vincies en gemeenten (BBV)). Hiervoor is reeds aangegeven dat het onder- zoek wordt afgebakend tot gebouwen, en nog specifieker zal in dit onder- zoek gekeken worden naar gemeentelijke sport- en welzijnsaccommoda- ties en sportvelden.
· Gemeentelijk accommodatiebeleid: het geheel van beleid en activiteiten die noodzakelijk zijn om instellingen op een adequate wijze te huisvesten, met inachtneming van de benodigde financiële middelen nu en in de toe- komst.
· Beheer: het beheren van en de zorg en verantwoording opnemen voor ka- pitaalgoederen.
· Onderhoud: het in goede staat houden van kapitaalgoederen. Het onderzoek richt zich op de periode vanaf 1 januari 2005 tot 1 juli 2007.
1.4 LEESWIJZER
In hoofdstuk 2 treft u het oordeel, de conclusies en aanbevelingen van de Re- kenkamercommissie aan. De onderbouwing voor de conclusies en aanbevelin- gen treft u aan in hoofdstuk 3.
In bijlage 1 zijn de oorspronkelijke vraagstelling en onderzoeksvragen opgeno- men. Deze onderzoeksvragen worden grotendeels beantwoord in hoofdstuk 3. In bijlage 2 treft u een overzicht aan van de gehanteerde documenten en in bijlage 3 is een lijst van de gesprekspartners opgenomen. In bijlage 4 is een overzicht opgenomen van de gemeentelijke accommodaties.
35576 - februari 2008 7
2. OORDEEL, BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN
2.1 OORDEEL
De Rekenkamercommissie van Oldenzaal is van oordeel dat het beheer en on- derhoud van gemeentelijke accommodaties, en in het bijzonder gemeentelijk sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden, beperkt is vastgelegd in structureel beleid, er geen eenduidige afspraken zijn gemaakt en vastgelegd over het beheer en onderhoud, dat er verschillen in het beheer per vereniging zijn, dat verantwoordelijkheden op verschillende plaatsen zijn belegd in de or- ganisatie en dat het beheer en onderhoud derhalve voor verbetering vatbaar is. Vanuit de vraagstelling resumerend stellen wij vast dat het beheer en onder- houd van gemeentelijke accommodaties, en in het bijzonder gemeentelijk sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden onduidelijk en niet voldoende efficiënt georganiseerd is en dat de besluitvorming inzake niet altijd eenduidig en transparant tot stand komt.
Op onderdelen zijn er waarborgen voor het beheer en onderhoud van gemeen- telijke welzijns- en sportaccommodaties en sportvelden, echter deze zijn niet volledig en niet integraal toepasbaar voor alle accommodaties. Zo is er een on- derhoudsplanning en een meerjarenbegroting voor een deel van de gemeente- lijke accommodaties en is er een gebouwenbeheersplan, echter zijn daarin niet alle accommodaties opgenomen en ook sportvelden zijn hierin niet opgeno- men. De taken en verantwoordelijkheden zijn op verschillende plaatsen in de organisatie belegd, er is echter geen verantwoordelijkheid voor het totaal. Voorts zijn werkafspraken niet gebaseerd op een beleidskader, maar veelal historisch gegroeid en situationeel bepaald. De uitvoering vindt daardoor ad hoc en op basis van incidentele gebeurtenissen of toevalligheden plaats. Dat- zelfde geldt voor de informatievoorziening aan de raad. Vanuit het oogpunt van transparantie is het beheer voor verbetering vatbaar. De Rekenkamercommissie ziet dat het accent bij het beheer en onderhoud van gemeentelijke welzijns-, sportaccommodaties en sportvelden in de gemeente vooral ligt op het ad hoc reageren op knelpunten en incidenten op het moment dat zij zich voordoen. Dit geldt zowel op ambtelijk als bestuurlijk (raad en Col- lege) niveau. Minder aandacht is er voor het meer strategisch en integraal na- denken over het accommodatiebeleid en een werkwijze die daarvan afgeleid is. De gemeente heeft geen nota kapitaalgoederen waarin is opgenomen hoe het beheer en onderhoud van gemeentelijke kapitaalgoederen is vormgegeven. Evenmin heeft de gemeente een dergelijke nota voor welzijns-, en sportaccom- modaties en sportvelden. Het beleid voor welzijnsaccommodaties is gebaseerd op beleid dat begin jaren '80 van de vorige eeuw zou zijn bepaald. De strategi- sche uitgangspunten daarin, elke kern een wijkcentrum en enkele stedelijke welzijnscentra zouden nog steeds actueel zijn. Beheer en onderhoud was daar geen onderdeel van. Sindsdien is geen nieuw beleid ontwikkeld. Evenmin heeft de Rekenkamercommissie kunnen constateren dat het beleid op een systema- tische wijze geëvalueerd en/of bijgesteld is. Onder meer naar aanleiding van knelpunten op het gebied van accommodaties heeft de gemeente in de afgelo- 35576 - februari 2008 8
pen periode stappen gezet om te komen tot een sportbeleidsplan waar het be- leid voor sportaccommodaties en -velden onderdeel van zal zijn. Daarmee wordt echter nog geen integraal beleid voor kapitaalgoederen dan wel voor alle gemeentelijke accommodaties en sportvelden geformuleerd.
2.2 BEVINDINGEN
Het oordeel dat wij hiervoor geformuleerd hebben, stellen wij vast op basis van elf apart te formuleren bevindingen. De onderzoeksvragen (zie bijlage 1) zijn het uitgangspunt geweest voor de bevindingen.
1. Er is geen integraal beleid op het gebied van het onderhoud van kapitaal- goederen, en in het bijzonder voor welzijns-, en sportaccommodaties en sportvelden. Het beleid is ad hoc en op basis van incidentele gebeurtenis- sen of toevalligheden vormgegeven. Er is onvoldoende besef van gevolg- trekkingen van afspraken, evenmin worden er risicoanalyses uitgevoerd.
2. Voor welzijnsaccommodaties zou het beleid gebaseerd zijn op de uit- gangspunten van een accommodatienota die meer dan 20 jaar geleden is opgesteld, maar die de Rekenkamercommissie niet heeft ontvangen. De uitgangspunten zouden volgens de betrokken ambtenaren nog altijd ac- tueel zijn, echter over beheer en onderhoud zouden daarin geen uit- gangspunten zijn opgenomen. De Rekenkamercommissie heeft niet kun- nen constateren dat nieuw beleid ontwikkeld is evenmin heeft de Reken- kamercommissie kunnen constateren dat het beleid op een systemati- sche wijze is geëvalueerd en/of bijgesteld.
3. Voor sport is een sportbeleidsplan in ontwikkeling, waar beleid op het gebied van sportaccommodaties en sportvelden onderdeel van zal zijn. Doordat dit beleid nog in ontwikkeling was ten tijde van het uitvoeren van dit onderzoek en de inhoud nog niet bekend was, heeft de Rekenka- mercommissie dit nog niet kunnen betrekken in het onderzoek.
4. Het merendeel van de gemeentelijke objecten zijn opgenomen in een meerjarenonderhoudsplan en bijbehorende begroting die iedere twee jaar door een ingenieursbureau, DHV, worden geactualiseerd. Daarvan is een gebouwenbeheersplan afgeleid, maar daarin staan niet alle gemeentelijke gebouwen. Dit plan vormt de basis voor de financiële raming van de be- nodigde middelen die in de begroting is vastgelegd in een voorziening ge- bouwenbeheer. Er bestaat voorts nog geen zicht op de gemeentelijke sportvelden; momenteel is de gemeente bezig deze te inventariseren in het kader van een onderhoudsplan sportvelden dat onderdeel wordt van het groenbeheersplan.
5. DHV stelt het meerjarenonderhoudsplan en bijbehorende begroting al meerdere jaren op voor de gemeente. Er is niet overwogen om een ander bureau in te schakelen hiervoor vanwege de hoge kosten voor de basisop- zet van de gegevens dan wel om een second opinion te vragen op de bere- keningen die DHV heeft verricht. De gemeente heeft daar ook niet direct aanleiding toe, omdat er geen vreemde afwijkingen tussen begroting en realisatie zijn geweest.
35576 - februari 2008 9
6. Voor het gebruik van sportaccommodaties en sportvelden wordt aan de verenigingen een tarief in rekening gebracht conform de tarievenverorde- ning. De opbouw van de tarieven voor het gebruik van sportaccommoda- ties en sportvelden is niet gekoppeld aan de werkelijke kosten voor het beheer en onderhoud en is vanuit dat oogpunt niet transparant.
7. In de meeste gevallen doet de gemeente het beheer en onderhoud van de welzijns-, sportaccommodaties en sportvelden zelf. In enkele gevallen, met name voor sportaccommodaties, zijn afspraken gemaakt met vereni- gingen, maar ook met een welzijnsinstelling zijn afspraken gemaakt. Hieraan ligt geen beleid ten grondslag over de wijze waarop de gemeente verenigingen wil accommoderen en faciliteren. De afspraken met verenigingen over het beheer en onderhoud zijn niet in alle gevallen hetzelfde (bijvoorbeeld doorberekening energie en OZB ge- beurt in sommige gevallen wel en in andere gevallen niet, een ander voorbeeld is het gebouw van de scouting dat geen onderdeel is van de meerjarenonderhoudsplanning die door DHV wordt opgesteld, sommige organisaties doen beheer en onderhoud zelf). Indien de werkelijke kosten van energie niet doorberekend worden, is er voor de verenigingen geen prikkel om op deze kosten te letten. Doordat de afspraken niet hetzelfde zijn, kunnen er verschillen in behandeling tussen verenigingen zijn. De Rekenkamercommissie heeft niet kunnen constateren dat de historische afspraken en huurcontracten op een systematische wijze zijn geëvalueerd en/of bijgesteld.
8. De afspraken met verenigingen over het beheer en onderhoud is niet in alle gevallen in contracten vastgelegd. In een aantal gevallen (onder meer Bully en De Esch) is dit vastgelegd in gebruikersovereenkomsten. De ge- bruiksovereenkomsten worden voor een langere periode aangegaan maar onduidelijk is op basis waarvan voor een bepaalde periode gekozen wordt (bijvoorbeeld Bully 19 jaar en 11 maanden, De Esch 29 jaar en 3 maan- den). Voor welzijnsinstelling Impuls zijn huurcontracten afgesloten voor het gebruik van de gebouwen waarvoor via een component huisvesting in de subsidieovereenkomst een vergoeding verkregen wordt. De gemeente heeft geen integraal overzicht beschikbaar van de afspraken die zijn ge- maakt met verenigingen.
9. Nacalculatie van de voor beheer en onderhoud ter beschikking gestelde middelen aan verenigingen vindt niet plaats, evenmin worden verenigin- gen om inzage in de gemaakte kosten gevraagd. Er wordt ook niet ge- toetst of verenigingen het geld hebben ingezet voor het doel waarvoor de middelen zijn ontvangen. Eén vereniging heeft dit op verzoek van de ge- meente wel in kaart weten te brengen.
10. Er is geen sprake van een duidelijke regievoering in de gemeentelijke or- ganisatie. Er is sprake van een organisatorische versnippering van de verantwoordelijkheden voor beheer, beleid en verhuur: de afdeling Beleid & Ontwikkeling (BEO) is beleidsmatig betrokken en is verantwoordelijk voor de tarievenverordening, de afdeling Stadswerken doet uitvoering van beheer en onderhoud en Vondersweijde en de afdeling Middelen en Con- 35576 - februari 2008 10
trol (MIC) doen de uitvoering hiervan. Er is beperkt sprake van afstem- ming en er is geen sprake van een ambtelijke integrale verantwoordelijk- heid.
11. De rol van de raad is onduidelijk. De raad zou zich proactief moeten op- stellen in haar kaderstellende en controlerende rol. De raad stelt zich echter reactief op en handelt vooral op basis van incidenten. Voor het aannemen van een proactieve houding is de raad onvoldoende in de gele- genheid gesteld door het College en de ambtelijke organisatie. 2.3 AANBEVELINGEN
Op basis van de gedane bevindingen doen wij de volgende aanbevelingen.
1. Stel in 2008 een nota accommodatiebeleid op waarin de grondslagen van het integrale beleid van de gemeente Oldenzaal op het gebied van het be- heer en onderhoud van alle gemeentelijke accommodaties en sportvelden staat.
Gebruik dit beleid voor de verdere invulling van hoe de gemeente om wil gaan met gemeentelijke accommodaties (bijvoorbeeld welke verantwoor- delijkheid wil en kan de gemeente nemen in het bieden van accommoda- ties en faciliteiten), de taken en de rollen van de verschillende actoren (gemeenteraad, wethouders en ambtelijke organisatie). Het accommodatiebeleid dat de Rekenkamercommissie voor ogen heeft, zorgt allereerst voor een beleidskader op het gebied van accommodaties en sportvelden. Dit is tevens een toetsingskader voor de uitvoering van het beleid en helpt bij het maken van afwegingen. Hierdoor kan er op alle lagen (ambtelijk, College en raad) bewust gekozen worden om bepaalde keuzes wel of niet te maken.
2. Stel in de eerste helft van 2008 een integraal overzicht op van alle ge- meentelijke accommodaties en sportvelden dat gebruikt wordt in de da- gelijkse praktijk en dat ook bijgehouden wordt. In dit overzicht dienen alle contracten die met verenigingen gesloten zijn voor het beheer en on- derhoud van accommodaties te worden opgenomen, waarin onder meer de naam van de vereniging en de ingangsdatum van het contract staan, de datum waarop het contract afloopt, de (financiële) afspraken, de reden van facilitering en wie het contract beheert. Onderdeel is tevens een ade- quate archivering van gebruiksovereenkomsten door deze op een eendui- dige wijze en centraal te organiseren (bijvoorbeeld door digitalisering). Geef een duidelijke termijn aan waarbinnen de archivering van alle lo- pende contracten geheel `up to date' is.
3. De historische afspraken met verenigingen aangaande het beheer en on- derhoud en de huurcontracten voor gemeentelijke gebouwen dienen peri- odiek geëvalueerd te worden op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid.
4. Indien de gemeente het beheer en onderhoud van gemeentelijke gebou- wen door verenigingen wil laten verzorgen en daarvoor een onderhouds- 35576 - februari 2008 11
bijdrage of subsidie ter beschikking stelt, moet de gemeente zorgen voor voorwaarden voor toetsing en controle van de uitgevoerde werkzaamhe- den door de verenigingen en de daarvoor ter beschikking gestelde mid- delen. Het is eveneens mogelijk om de financieringswijze aan te passen (vergelijk voorfinanciering in geval van onderhoud schoolgebouwen).
5. Beschrijf de rol van de gemeenteraad, het College van B. en W. en de ambtelijke organisatie. Daarbij kan worden gedacht aan de volgende rol- verdeling:
- Gemeenteraad: stelt de kaders voor het accommodatiebeleid vast en wordt op hoofdlijnen geïnformeerd over de resultaten van het beleid om te kunnen controleren. In Oldenzaal zullen de kaders concreet vast gaan liggen in een nota accommodatiebeleid, in de tarievennota en afgeleid daarvan in het sportbeleidsplan.
- Het College van B. en W.: geeft uitvoering aan het accommodatie- beleid door middel van het uitzetten van een eenduidig en duidelijk gestructureerde beheersmaatregelen. De raad wordt over het beleid en de te nemen beheersmaatregelen door het College geïnformeerd.
- De ambtelijke organisatie: zorgt voor een adequate uitvoering van het accommodatiebeleid.
35576 - februari 2008 12
3. ONDERBOUWING
Het onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer van gemeentelijke kapitaalgoederen heeft plaatsgevonden op basis van onder- zoeksvragen die rond de volgende thema's gegroepeerd kunnen worden.
· Onderhoud kapitaalgoederen.
· Beleid welzijns- en sportaccommodaties en sportvelden.
· Financiële aspecten beleid.
· Rol van de raad.
De afzonderlijke vragen worden hierna beantwoord ter onderbouwing van het oordeel.
3.1 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN
In deze paragraaf gaan we in op het onderhoud van kapitaalgoederen in alge- mene zin. Daarbij zijn de volgende vragen gesteld.
· Wat is het `algemene' beleid en wat zijn de procedures binnen de ge- meente Oldenzaal voor het onderhoud van kapitaalgoederen. Ofwel: is er een paragraaf `Onderhoud kapitaalgoederen' in de begroting, voldoet deze aan de (wettelijke) eisen en wat zijn de implicaties van het beschreven beleid?
· Welke gemeentelijke accommodaties en voorzieningen zijn er? Per vraag worden kort de resultaten weergegeven.
Wat is het `algemene' beleid en wat zijn de procedures binnen de gemeente Ol- denzaal voor het onderhoud van kapitaalgoederen. Ofwel: is er een paragraaf `Onderhoud kapitaalgoederen' in de begroting, voldoet deze aan de (wettelijke) eisen en wat zijn de implicaties van het beschreven beleid? De gemeente Oldenzaal heeft openbare ruimte die wegen, riolering, water, groen en gebouwen bevat. Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn dit kapitaalgoederen. Alle in de openbare ruimte aanwezige kapitaalgoederen dienen onderhouden te worden. De ge- meente is hiervoor verantwoordelijk. De gemeente Oldenzaal heeft geen inte- graal vastgelegd beleid op het gebied van het beheer en onderhoud van kapi- taalgoederen. Evenmin zijn de procedures vastgelegd. Wel heeft de gemeente onderdelen uitvoeringsdocumenten (zoals beheersplannen op onderdelen) voor de verschillende typen kapitaalgoederen.
Volgens het BBV1 moet de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen aan een aantal eisen voldoen. Volgens het BBV is het verplicht hierin een onderscheid te maken naar de onderdelen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Van
1 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten , artikel 12, ingangs- datum 17 januari 2003.
35576 - februari 2008 13
deze kapitaalgoederen moet volgens de regels van het BBV bekend zijn (a) wat het beleidskader is; (b) wat de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties zijn; en (c) wat de vertaling van de financiële consequenties in de begroting is.
De regels van het BBV zijn in de Verordening op de financiële organisatie c.a. gemeente Oldenzaal 20032 uitgewerkt. In de verordening staat het volgende: "Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het College in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen informatie omtrent: a. Het beleid met betrekking tot het onderhoud van wegen, riolering, water, groen en gebouwen;
b. De gehanteerde uitgangspunten en richtlijnen voor de raming van het onderhoud en beheer van de onder a. genoemde kapitaalgoederen en de daaruit voortvloeiende, in de begroting op te nemen meerjarige budget- ten;
c. De voortgang in het geplande onderhoud en het eventueel achterstallig onderhoud aan de onder a. genoemde kapitaalgoederen; d. De eventuele afwijkingen in de onder b. genoemde budgetten." Vorenstaande zijn aldus de uitgangspunten binnen de gemeente Oldenzaal be- schreven. De Rekenkamercommissie constateert dat in de begrotingen3 en re- keningen4 van Oldenzaal een paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is opge- nomen waarin de genoemde kapitaalgoederen uit het BBV staan en dat aan- vullend aandacht wordt besteed aan de openbare verlichting en het werkmate- rieel dat nodig is voor het benodigde onderhoud. In de paragraaf is voor elk van de onderdelen aangegeven wat het beleidskader is. De gemeente geeft aan dat op bijna alle onderdelen beheersplannen zijn opgesteld. De financiële con- sequenties van deze plannen zijn vertaald naar een voorziening voor het speci- fieke kapitaalgoed. Zo is bijvoorbeeld voor riolering een gemeentelijk riole- ringsplan en een basisrioleringsplan opgesteld met daaraan gekoppeld een voorziening. Voor gebouwen vormt het gebouwenbeheersplan het beleidskader met daaraan gekoppeld een voorziening, die is ingesteld voor de lastenegalise- ring.
Indien daartoe aanleiding is wordt tussentijds via de perspectiefnota en de evaluatienota ook informatie verschaft over kapitaalgoederen. Welke gemeentelijke accommodaties en voorzieningen zijn er? Volgens het meerjarenonderhoudsplan en de meerjarenbegroting dat is opge- steld door DHV heeft de gemeente 50 accommodaties in beheer5 in augustus 2007. Het overzicht is gebaseerd op een uitdraai uit GOBIS (Gebouwonder- houd en -beheer Informatiesysteem), een systeem van DHV. In het overzicht is
2 Verordening op de financiële organisatie c.a. gemeente Oldenzaal 2003.
3 Programmabegroting Oldenzaal 2006 en 2007.
4 Programmarekening 2006.
5 Herinspectie 2007 onderhoudsplanning en meerjarenbegroting DHV, augustus 2007. 35576 - februari 2008 14
gebouwd onroerend goed opgenomen, en zijn geen civieltechnische kunstwer- ken, zoals viaducten geregistreerd. Opgenomen zijn bijvoorbeeld de brand- weerkazerne, sporthal en kleedkamers, de begraafplaats, enkele woonhuizen, bedrijfshallen, schoolgebouwen en wijkcentra. In bijlage 4 van dit rapport is een gedetailleerd overzicht opgenomen met de gemeentelijke accommodaties. In het gebouwenbeheersplan dat tweejaarlijks wordt bijgesteld en waarvan de laatste dateert van september 2005, zijn eveneens gemeentelijke gebouwen op- genomen. Hierin staan 40 gebouwen opgenomen, dit zijn minder gebouwen dan het aantal objecten in het door DHV opgestelde overzicht. Overige voorzieningen, zoals sportvelden is geen onderdeel van de voornoemde plannen. Deze gaan onderdeel uitmaken van het groenbeheersplan dat de ge- meente momenteel aan het actualiseren is. De sportvelden worden in het ka- der van dit plan in kaart gebracht.
De Rekenkamercommissie constateert dat er binnen de gemeente geen sys- teem/overzicht is waarin alle accommodaties en voorzieningen zijn opgeno- men6.
3.2 BELEID WELZIJNS- EN SPORTACCOMMODATIES EN SPORTVELDEN Wat houdt het geformuleerde beleid inzake onderhoud van gemeente- lijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden van de gemeen- te in en op welke wijze wordt hierbij aandacht besteed aan het aspect van doelmatigheid en doeltreffendheid?
De Rekenkamercommissie constateert dat de gemeente geen vastgesteld beleid heeft voor het beheer en onderhoud van gemeentelijke gebouwen, zoals sport-, en welzijnsaccommodaties en sportvelden. De gemeente heeft wel een gebou- wenbeheersplan waar de financiële consequenties van het beheer en onder- houd in staan. Er is echter niet iets als een accommodatienota waarin de uit- gangspunten (onder andere welke verantwoordelijkheid wil en kan de ge- meente nemen in het bieden van huisvesting) ten aanzien van het beleid inza- ke onderhoud staan beschreven. Er worden wel initiatieven genomen om be- leid op te stellen, dit vindt echter niet integraal voor alle accommodaties plaats.
Voor welzijnsaccommodaties geldt dat de uitgangspunten voor het accommo- datiebeleid gebaseerd zou zijn op een begin jaren '80 opgestelde accommoda- tienota, die de Rekenkamercommissie ondanks een verzoek niet ontvangen heeft. Volgens de gesprekspartners zouden de uitgangspunten nog steeds ac- tueel zijn. Uitgangspunt in deze nota zou zijn dat elke wijk over een welzijns- accommodatie beschikte en dat er enkele stedelijke centra zijn. Het beheer en onderhoud (kwaliteit, inzet in uren en geld) zouden geen onderdeel zijn van de- ze nota.
6 Efficiënt vastgoedbeheer, onderzoek voor de gemeente Oldenzaal naar kostenbespa- ring en efficiency bij het beheer van gemeentelijke eigendommen, Afstudeeronderzoek Nancy Ottenschot in opdracht van de gemeente Oldenzaal, maart 2005. 35576 - februari 2008 15
De praktijk de afgelopen jaren was dat besluiten aangaande welzijns-, en sportaccommodaties en sportvelden ad hoc en op basis van incidenten plaats hebben gevonden. Er was geen beleidskader waaraan vernieuwingen, uitbrei- dingen (zoals kunstgras) en nieuw beleid getoetst konden worden. Dit is reeds vele jaren het geval. Afhankelijk van de beschikbare middelen en de insteek van Colleges en ambtenaren werden in het verleden besluiten genomen. Er was veelal sprake van het blussen van brandjes en het op een creatieve wij- ze zoeken van oplossingen voor gerezen problemen (zoals de financiële en ac- commodatieproblemen bij Quick gym7, verzoek OHC Bully om verhoging on- derhoudsbijdrage en verrekening van een mogelijk BTW-voordeel8, verhoging sporthal ten behoeve van Pollux). De uitvoering was veelal afhankelijk van het zoeken naar creatieve oplossingen door de verantwoordelijke ambtenaren en bestuurders.
Vorenstaande wordt bevestigd door een recent onderzoek naar de organisatie- ontwikkeling door Berenschot9 over de heersende cultuur in de gehele organi- satie. Het beleid rust teveel op personen en is beperkt vastgelegd. Dit gold ook voor het beleid op het gebied van gemeentelijke gebouwen. De gemeente is momenteel organisatiebreed bezig om hierin verandering aan te brengen. "De gemeentelijke organisatie wordt breed getypeerd als een informele en resul- taatgerichte cultuur: zaken werden veelal eerst informeel besproken, waarna deze formeel werden afgetikt. De focus lag op het creatief zaken realiseren. Hierdoor kon in korte tijd veel worden gerealiseerd. Een creatieve en onderne- mende houding als ambtenaar werd door het College beloond. De organisatie- cultuur was "als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan". De bestuurscultuur sloot hierop aan: "ik wil niet horen hoe het niet kan, maar hoe het wel kan. De Rekenkamercommissie constateert in navolging van vorenstaande dat het beleid veel op personen rust en beperkt is vastgelegd. Dit geldt ook voor het beleid op het gebied van gemeentelijke gebouwen. De ge- meente is momenteel organisatiebreed bezig om hierin verandering aan te brengen.
Er zijn inmiddels wel initiatieven om het beheer en onderhoud van gemeente- lijke accommodaties meer integraal te benaderen binnen de ambtelijke organi- satie. Zo is er enige jaren geleden een onderzoek gedaan door ingenieursbu- reau Arcadis voor het inrichten van een vastgoedbedrijf10. Momenteel wordt als gevolg daarvan wederom gesproken om het beheer en onderhoud van ge- meentelijke accommodaties meer te bundelen. Dit bevindt zich ten tijde van het uitvoeren van dit onderzoek in de ontwikkelfase. Daarnaast is de gemeente bezig beleid te formuleren op het gebied van de ge- meentelijke sportaccommodaties en velden. Uit de documenten11 blijkt dat het interactief met de sport opstellen van een sportbeleidsplan reeds sinds
7 Collegebesluit 06.684 d.d. 25 oktober 2006.
8 Collegebesluit 06.108 d.d. 22 maart 2006.
9 Quick scan van de gemeente Oldenzaal, tweede concept tbv stuurgroep 16-01-2007.
10 Onderzoek naar de haalbaarheid van een vastgoedbedrijf door Arcadis.
11 Programmabegroting Oldenzaal 2007 en perspectiefnota Oldenzaal 2007. 35576 - februari 2008 16
2006 op de agenda staat. Als uitvloeisel van dit sportbeleidsplan zal tezijner- tijd een uitvoeringsprogramma opgesteld worden waar een accommodatiebe- heersplan onderdeel van is. Dit accommodatiebeheersplan is bedoeld voor sportaccommodaties en sportvelden. Momenteel is dit plan in ontwikkeling, zo blijkt uit de documenten en de interviews. Vanwege interne ontwikkelingen om het bedrijfsvoeringsproces op orde te krijgen en vanwege capaciteitsproblemen, heeft het even geduurd voordat daadwerkelijk gestart is met het opstellen van dit plan. Niet alleen de sportbeleidsmedewerkers zijn betrokken bij het opstel- len van dit plan, ook medewerkers verantwoordelijk voor het beheer en onder- houd van sportaccommodaties en -velden zijn betrokken. Bij het formuleren van deze sportvisie wordt alleen rekening gehouden met sportaccommodaties en sportvelden, de annexe terreinen (zoals andere accommodaties, beheer en onderhoud zelf doen of uitbesteden) worden hierin niet meegenomen. Verder heeft het College in de programmabegroting 2007 aangegeven grip te willen krijgen op de accommodatieontwikkeling in de sport. Vernieuwingen, uitbreidingen (waaronder kunstgras) en nieuw beleid zullen getoetst moeten worden aan een beleidskader. Daartoe wordt een onderhoudsbeheersplan voor de sportvoorzieningen opgesteld. Voor de gebouwen vormt het gebouwenbe- heersplan daarvoor de basis. Als onderdeel van het groenbeheersplan is de gemeente eveneens voornemens12 een plan van aanpak voor het onderhoud van velden/banen (sportbeheersplan per accommodatie) op te stellen. Daartoe zal een nulmeting worden gedaan om de staat van velden en banen te bepalen, de afschrijving te prognosticeren (ligging, intensiteit, bespeling). De bedoeling is dit als apart onderdeel op te nemen in het groenbeheersplan. Uit de ge- sprekken is gebleken dat de gemeente bezig is met het opstellen van een sportbeleidsplan en dat als afgeleide daarvan uitvoeringsprogramma's zoals beheersplannen worden opgesteld.
Omdat de gemeente geen beleid heeft op het gebied van het onderhoud van gemeentelijke welzijns-, en sportaccommodaties en sportvelden kan de Reken- kamercommissie niet vaststellen op welke wijze aandacht besteed wordt aan het aspect van doelmatigheid en doeltreffendheid in het beleid. Wel zijn we in de uitvoering in de praktijk elementen tegen gekomen die aspecten van doel- treffendheid en doelmatigheid in zich dragen. Zo wordt bij de realisatie van gymzalen gekeken in hoeverre een combinatie met onderwijs (uitwisselingsmo- gelijkheden) gelegd kan worden en wordt naar creatieve oplossingen gezocht om ontstane problemen op te lossen. Zo heeft Quick naar aanleiding van de behoefte aan twee nieuwe velden een veld afgestaan voor onderwijs. Ook zijn gebruikers tevreden en zijn er weinig klachten over het beheer en onderhoud van de accommodaties waaruit impliciet afgeleid kan worden dat het beleid doeltreffend is. Ook de driejaarlijkse controle van de sportvoorzieningen door het Instituut voor Sportaccommodaties (ISA) is hiervoor een indicatie. Daarbij is door de respondenten tevens aangegeven dat gebouwen worden gebouwd op eventuele vraag, gerelateerd aan uitgangspunten die voor de komende 5 jaar gelden niet alleen voor dat moment. Bovendien zou geen sprake zijn van grote over- of ondercapaciteit.
12 Programmarekening Oldenzaal 2006 en 2007.
35576 - februari 2008 17
Welke afspraken zijn gemaakt over het beheer en onderhoud van sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden en in hoeverre is daarbij rekening gehouden met de beheersaspecten en welke rol spe- len deze aspecten bij de besluitvorming?
De Rekenkamercommissie constateert dat de verantwoordelijkheden op ver- schillende plaatsen in de organisatie zijn belegd. Er zijn verschillende afdelin- gen betrokken bij de gemeentelijke welzijns- en sportaccommodaties en sport- velden. Binnen de gemeente kan onderscheid worden gemaakt tussen de afde- ling Beleid & Ontwikkeling die zich met name beleidsmatig bezig houdt met de activiteiten die in de accommodaties plaatsvinden. Deze afdeling is verant- woordelijk voor het sport- en welzijnsbeleid en heeft in dat verband contact met de instellingen. Daarnaast is er de afdeling Stadswerken die verantwoor- delijk is voor de meer uitvoerende taken wat betreft accommodaties, zij zijn onder meer verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de accommo- daties. Verder is de afdeling BEO betrokken die verantwoordelijk is voor de ta- rievenverordening. De uitvoering van de tarievenverordening en daarmee het maken van afspraken met verenigingen en welzijnsorganisaties over de ac- commodaties gebeurt door Vondersweijde en de afdeling MIC. De tarievenverordening gemeentelijke sportaccommodaties13 wordt door de raad jaarlijks vastgesteld en in deze verordening staan de vergoedingen voor het gebruik van de gemeentelijke sportaccommodaties. Er is sprake van een gedifferentieerd systeem voor het gebruik waarbij onderscheid wordt gemaakt naar de verschillende typen accommodaties (zoals sportvelden (waarbij een onderscheid is gemaakt in trainings- en wedstrijdvelden) en tennisbanen en binnensportaccommodaties). Basis voor de tarieven is het gelijkheidsbeginsel. Deze tarieven worden jaarlijks geïndexeerd en aangepast indien er binnen de gemeentelijke sportaccommodaties en de landelijke regelgeving wijzigingen voordoen. Het College kan in bijzondere gevallen en in alle redelijkheid en bil- lijkheid zowel naar boven als naar beneden, afwijken van de door de raad goedgekeurde tarieven. De tarieven zijn historisch gegroeid en er bestaat geen zicht meer op de relatie tussen de hoogte en opbouw van de tarieven en de werkelijke kosten voor beheer en onderhoud. In 1998 is wel gekeken in welke mate de tarieven kostendekkend zijn. Daaruit is gebleken dat de in rekening gebrachte tarieven circa een derde bedragen van de werkelijke kosten en dat de tarieven dus niet kostendekkend zijn. Feitelijk is daarmee sprake van een verkapte subsidiestroom. Bij de aanleg van een nieuwe gemeentelijke accom- modatie worden de tarieven in de verordening gehanteerd en wordt in samen- spraak met de vereniging bepaald welke kosten (zoals energiekosten, OZB) nog meer verhaald worden op de vereniging.
Wat betreft de accommodaties geldt dat deze in gebruik zijn gegeven bij eigen onderdelen of aan derden (huisvesting voor gemeentelijk apparaat, doelgroe- pen van beleid, gesubsidieerde instellingen/organisaties/verenigingen en "der- den"). Het beheer en onderhoud van de accommodaties gebeurt in de meeste
13 Tarievenverordening gemeentelijke sportaccommodaties, ingangsdatum 1 oktober 2002, door de raad gewijzigd vastgesteld 3 juli 2006, 28 juni 2007 gewijzigd vastge- steld.
35576 - februari 2008 18
gevallen door de afdeling Stadswerken, in enkele gevallen waar verenigingen hebben aangegeven het zelf te willen doen, gebeurt het door de verenigingen (zoals Bully, De Esch, kvv de Toekomst, OLTC Ready, Quick tennis, tv Zuid Berghuizen, Quick'20 voor een drietal velden en fc Berghuizen voor de oefen- hoek). Met welzijnsinstelling Impuls is een afspraak gemaakt dat zij zelf ver- antwoordelijk zijn voor het binnenonderhoud en gas/water/licht en is de ge- meente verantwoordelijk voor het groot onderhoud. Afspraken hieromtrent zijn historisch gegroeid en gedeeltelijk vastgelegd in huurcontracten en gebrui- kersovereenkomsten. De Rekenkamercommissie constateert dat de gemeente geen systeem/overzicht heeft waarin alle accommodaties en voorzieningen zijn opgenomen en de wijze waarop deze beheerd worden14. De Rekenkamercommissie constateert dat de keuze voor zelf doen van het be- heer en onderhoud een impliciete beleidskeuze is, die niet op papier is vastge- legd in een beleidsnota. Voorts constateert de Rekenkamercommissie dat er verschillende afspraken zijn gemaakt over het beheer en onderhoud van ac- commodaties. In de meeste gevallen is de gemeente verantwoordelijk, in enkele gevallen de verenigingen of welzijnsorganisatie (zoals OHC Bully en De Esch, maar ook de Scouting en Impuls). De afspraken hierover zijn situationeel be- paald, op verschillende momenten afgesloten en aangezien er geen evaluatie heeft plaatsgevonden zijn de afspraken impliciet gewoonterecht geworden. In de gevallen waar de verenigingen het beheer en onderhoud doen, betalen zij een aangepaste of geen huur voor het gebruik van de accommodatie. De gebouwgebonden kosten voor het gebruik van de welzijnsaccommodaties liggen bij de huurder, voor de sportaccommodaties liggen deze bij de gemeen- te.
Ook met de kosten voor het energiegebruik (de gemeente betaalt de energie- nota voor 3 voetbalaccommodaties, de welzijnsinstellingen betaalt zelf de ener- gie) en de OZB wordt wisselend omgegaan. Deze worden niet op basis van de werkelijke kosten doorbelast en ook niet op een andere manier doorberekend, vaak omdat er meerdere gebruikers zijn. Verder constateert de Rekenkamer- commissie dat er onduidelijkheden zijn over de gemaakte afspraken met de verenigingen en organisaties die het beheer en onderhoud zelf doen. Zo is de gemeente juridisch eigenaar van de gebouwen, heeft de vereniging bijvoorbeeld wat betreft de kantine recht van opstal. Voorts kan in geval van legionella de vraag ontstaan van wie de boiler is, wie uiteindelijk aansprakelijk is en wie de daarmee gepaard gaande risico's draagt. In de huurcontracten voor de wel- zijnsgebouwen zijn bijvoorbeeld geen kwaliteitseisen opgenomen waaraan het onderhoud en beheer moet voldoen. Indien het binnenonderhoud (bijvoorbeeld het schilderwerk), waarvoor de instelling verantwoordelijk is, van onvoldoende kwaliteit is, kan dit leiden tot condensvorming waardoor raamkozijnen weg- rotten. Als gevolg daarvan zou dan aan de buitenkant mogelijk eerder groot onderhoud moeten plaatsvinden waarvoor de gemeente de verantwoordelijk- heid draagt.
14 Efficiënt vastgoedbeheer, onderzoek voor de gemeente Oldenzaal naar kostenbespa- ring en efficiency bij het beheer van gemeentelijke eigendommen, Afstudeeronderzoek Nancy Ottenschot in opdracht van de gemeente Oldenzaal, maart 2005. 35576 - februari 2008 19
Een aantal verenigingen (zoals ZVV de Esch en Bully) die zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van de gebruikte accommodaties ontvangen hiervoor van de gemeente de middelen. Dit is zoals gezegd gedeeltelijke vast- gelegd in gebruikersovereenkomsten of huurcontracten. De gemeente heeft in geval van OHC Bully wel een offerte opgevraagd bij Topcraft om te toetsen of de ter beschikking gestelde middelen reëel zijn. De Rekenkamercommissie constateert dat er geen structurele toetsing plaatsvindt van de bijdrage aan verenigingen en welzijnsorganisaties voor onderhoud en beheer en of het be- drag is uitgegeven waar het aan uitgegeven had moeten worden. De gemeente gaat er impliciet vanuit dat de vereniging het goed doet. De gemeente heeft een twee verenigingen die het beheer en onderhoud zelf doen gevraagd inzichtelijk te maken waar het geld aan uitgegeven wordt. Volgens de gesprekspartners bleek één vereniging hiertoe in staat te zijn en die heeft voor de gemeente de kosten inzichtelijk gemaakt. Daaruit bleek dat die vereniging minder kwijt was voor het beheer en onderhoud dan wanneer de gemeente dit ter hand had ge- nomen.
In hoeverre worden door de gemeente achteraf de resultaten en de ef- fecten van het beleid geëvalueerd en is de gemeente voldoende in staat (geweest) op basis hiervan het beleid aan te passen en bij te sturen?
In het kader van de reguliere planning & control van de gemeente (jaarreke- ning, begroting en evaluatie- en perspectiefnota) worden indien relevant de ontwikkelingen op het gebied van het beheer en onderhoud van welzijns-, en sportaccommodaties en sportvelden weergegeven.
De Rekenkamercommissie constateert dat de resultaten en effecten van het beleid door de gemeente niet structureel geëvalueerd worden en evenmin heeft aanpassing en bijsturing plaatsgevonden. Zoals hiervoor beschreven heeft het beleid veelal ad hoc en op basis van incidenten plaatsgevonden. 3.3 FINANCIËLE ASPECTEN BELEID
Hoe vinden financiële ramingen plaats en welke kosten zijn gemoeid met de gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvel- den, en maken deze deel uit van een beheersplan?
De gemeente maakt sinds 1991 gebruik van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en meerjarenbegroting gemeentelijke eigendommen15 voor de komende 25 jaar. In dit plan zijn alle bij de gemeente Oldenzaal in beheer zijnde gebou- wen opgenomen. Tijdelijk aangekochte accommodaties in het kader van het grondbeleid staan hier niet in. Deze komen wel in beheer van de gemeente. In dit MJOP is vastgelegd welke materialen welk onderhoud in de toekomst be- hoeven, in welk jaar het onderhoud aan die materialen voor het eerst te ver-
15 Herinspectie 2007 onderhoudsplanning en meerjarenbegroting DHV, augustus 2007.
35576 - februari 2008 20
wachten is en wat de kosten van het onderhoud zijn. Ten behoeve van het op- stellen van dit plan zijn alle onderhoudsbehoevende materialen geïnventari- seerd en vervolgens is daarvan de onderhoudstoestand vastgesteld via een in- spectie ter plaatse. Per gebouw is in kaart gebracht wat de begroting- en plan- ningsgegevens op hoofdgroepniveau zijn over 10 jaar. Per gebouw of object zijn begroting- en planninggegevens op werkzaamheidniveau over 5 jaar gegeven. Dit plan wordt elke twee jaar bijgesteld, dit is in augustus 2007 voor het laatst gebeurd. Voor de scouting geldt dat het gebouw juridisch eigendom is van de gemeente, maar dat hier geen inspectie door DHV plaatsvindt. Voorts is het zo dat met de welzijnsinstelling huurcontracten zijn afgesloten waarin is overeen- gekomen dat de instelling zelf verantwoordelijk is voor het binnenonderhoud. De instelling heeft echter geen plan voor het binnenonderhoud. Voor het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan heeft de gemeente een contract met DHV. DHV doet dit al sinds 1999 voor de gemeente. Er is weleens overwogen een ander bedrijf in te schakelen, echter het opzetten van een sys- teem voor de basisgegevens is een dusdanige investering dat het contract met DHV wordt voortgezet aangezien DHV de basisgegevens reeds in een systeem heeft. Er heeft geen second opinion plaatsgevonden van de door DHV ge- maakte ramingen, de gemeente heeft ook niet het beeld van vreemde afwijkin- gen.
Het meerjarenonderhoudsplan en de meerjarenbegroting zijn gekoppeld aan een gebouwenbeheerplan die gekoppeld is aan een voorziening gebouwenbe- heersplan in de begroting. De voorziening is gevormd met het doel het goed beheren en onderhouden van diverse gemeentelijke gebouwen exclusief on- derwijs en Grondbedrijf en het voorkomen van piekinvesteringen en ad hoc kredietaanvragen. Bijstelling van de dotatie vindt tweejaarlijks (eerst jaarlijks, gevolgen voor kortcyclisch onderhoud) plaats aan de hand van het geautoma- tiseerd gebouwenbeheerssysteem. Aan de hand van deze actualisatie kan wor- den bekeken of er extra gelden benodigd zijn en of vrijval kan plaatsvinden. Het gebouwenbeheersplan wordt elke twee jaar geüpdate naar aanleiding van de update van het MJOP door DHV. De voorziening is gebaseerd op het te ver- wachten onderhoud. Op basis van het eens in de twee jaar geactualiseerde ge- bouwenbeheersplan wordt nagegaan of de hoogte van de voorziening voldoet. Is dit onvoldoende, wordt de raad gevraagd een besluit te nemen. De voorzie- ning heeft alleen betrekking op gebouwen en niet op sportvelden. Zoals hier- voor aangegeven wordt voor het beheer en onderhoud van sportvelden een on- derhoudsplan opgesteld dat tezijnertijd geïntegreerd zal worden. Voor onderwijsgebouwen is per 1 januari 2006 een zelfstandig beheersplan opgesteld voor het onderhoud. Hiervoor is een aparte voorziening zodat ook voor onderwijsgebouwen sprake is van een lastenegalisering wegens onder- houd.
Uitgangspunt voor het beheer en onderhoud van gemeentelijke accommodaties is eeuwigdurende exploitatie. De afdeling Stadswerken is verantwoordelijk voor het bepalen welke beheers- en onderhoudswerkzaamheden plaats moeten vin- den. Het meerjarenonderhoudsplan en het gebouwenbeheersplan zijn hierin leidend. Maar ook verenigingen doen hiervan melding bij de gemeente of de sportraad. De afdeling Stadswerken maakt de keuze of iets wel of niet vervan- 35576 - februari 2008 21
gen moet worden. Dit wordt doorgegeven aan de beleidsmakers. Op basis van offertes en ervaring wordt bepaald of er een reële prijs gevraagd wordt voor het uitvoeren van de werkzaamheden. De kosten worden door 2 medewerkers overwogen. De toekomstige beheersaspecten worden daarin door de medewer- ker meegenomen. Deze adviseert de beleidsafdeling hieromtrent indien daartoe aanleiding is. Daarbij wordt gekeken naar de situatie ter plekke en de tand des tijds. Ook wordt niet alleen gekeken naar de huidige situatie, maar eveneens naar de toekomst. Volgens gesprekspartners worden gebouwen niet eerder vervangen dan nodig en vindt onderhoud niet eerder plaats dan noodzakelijk. Er wordt wel kritisch gekeken of het onderhoud noodzakelijk is naarmate het geplande onderhoud dichterbij komt. Indien een gebouw de afschrijvingster- mijn nadert, maakt de afdeling Stadswerken een financiële toets of onderhoud plaats moet vinden of dat er een nieuwbouw moet komen. De Rekenkamer- commissie heeft niet kunnen constateren dat vorenstaande werkwijze vastge- steld beleid is. De afdeling Beleid & ontwikkeling stelt vast of een gebouw wel of niet noodzakelijk is en maakt een voorstel. Indien een gebouw eruit gaat, maar het nog wel een korte tijd gebruikt gaat worden, worden op basis van een sterfhuisconstructie alleen nog hand en spandiensten verricht voor de duur van het gebruik. Indien er een nieuw gebouw moet komen, wordt een kosten- inschatting gemaakt voor de exploitatie door de afdeling Stadsbeheer. Die stelt deze ter beschikking aan de afdeling Beleid & Ontwikkeling die bepaalt of een nieuw gebouw gebouwd dient te worden.
Het totale bedrag voor beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen is ongeveer een half miljoen euro per jaar. Dit bedrag is opgebouwd uit lasten voortvloeiend uit investeringen (basis hiervoor is de beleidsnotitie afschrijvin- gen16 waarin de voor de diverse investeringen te hanteren standaardafschrij- vingstermijnen zijn opgenomen). Het restant van de budgetten wordt gevormd door de eigen uren van medewerkers en ten slotte de kosten van derden. Sa- men met de bovengenoemde kapitaallasten vormen deze aspecten het budget voor onderhoud aan kapitaalgoederen. Deze totaal beschikbare budgetten zijn slechts in beperkte mate outputgestuurd. In de meeste gevallen is het be- schikbare budget (= de input) bepalend voor het onderhoudsniveau. Dit bud- get is veelal historisch gegroeid en niet bepaald door vaststelling van het ge- wenste kwaliteitsniveau van onderhoud. De gemeente wil aan dit laatste as- pect in de toekomst wel meer aandacht gaan besteden. Is er een relatie tussen het beheer en onderhoud van de gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties, sportvelden en de subsidie hier- voor?17
In de meeste gevallen is de gemeente verantwoordelijk voor het beheer en on- derhoud van de gemeentelijke sport-, welzijnsaccommodaties en sportvelden. Zoals eerder gezegd zijn er met enkele verenigingen afspraken gemaakt over
16 Notitie Afschrijvingen en Reserves BBV 2005, Aanvulling op beleidsnotities afschrij- vingen en reserves, 14-01-2005.
17 De rekenkamercommissie merkt hierbij nadrukkelijk op dat het niet gaat om de subsidie die verkregen wordt voor activiteiten die in de accommodatie plaatsvinden. 35576 - februari 2008 22
het beheer en onderhoud van de sportaccommodaties en velden. Een aantal verenigingen ontvangen van de gemeente middelen ten behoeve van het beheer en onderhoud en betalen derhalve geen huur voor het gebruik van de accom- modatie. Deze onderhoudsbijdrage is specifiek bedoeld voor het beheer en on- derhoud en niet voor andere zaken. Er is voor sportaccommodaties en velden geen relatie tussen de onderhoudsbijdrage en eventuele andere subsidies die de verenigingen ontvangen. Er vindt onderlinge afstemming plaats tussen de beleidsafdeling die de subsidie aan de instelling verleent en de afdeling die de huurprijs bepaalt.
Voor de welzijnsaccommodaties geldt dat in een geval een welzijnsinstelling (Impuls) een budgetsubsidie ontvangt waarin tevens een component voor de huisvesting is meegenomen. Dit is bedoeld voor het binnenonderhoud (zoals dagelijks onderhoud, schilderen, vervanging tapijt), de gemeente is verant- woordelijk voor het groot onderhoud. Dit is vastgelegd in de huurcontracten die voor elk gebouw zijn afgesloten. In de huurcontracten is niet afgesproken van welke kwaliteit dit onderhoud moet zijn. De subsidiecomponent is in het verleden afgestemd op de huisvesting, tegenwoordig wordt de totale budget- subsidie jaarlijks geïndexeerd en wordt er door de gemeente geen relatie gelegd met de werkelijke kosten. De scouting is zoals gezegd zelf verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de accommodatie, omdat de scouting zelf in staat is om zowel financieel (bijv. Jantje Beton) als mankracht (vrijwilligers) te genereren. In ruil daarvoor is een lagere huurprijs afgesproken. Dit wordt ver- rekend via de subsidie.
3.4 ROL VAN DE RAAD
Rondom het thema rol van de raad zijn de volgende vragen gesteld.
· Op welke wijze wordt de raad op dit moment geïnformeerd over het beleid en onderhoud inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden en de resultaten hiervan?
· In hoeverre en op welke wijze geeft de raad invulling aan zijn kaderstel- lende en controlerende rol?
· Welke informatie is nodig voor de raad inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden voor de kaderstellende en contro- lerende taak van de raad?
Per vraag worden kort de resultaten weergegeven.
Op welke wijze wordt de raad op dit moment geïnformeerd over het beleid en onderhoud inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccom- modaties en sportvelden en de resultaten hiervan?
De informatievoorziening over het beleid en onderhoud inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden en de resultaten hiervan is voor de gemeenteraad met name georganiseerd rondom de reguliere informa- tievoorziening in het kader van de planning & control cyclus. Dit betekent dat de raad bij het bespreken en vaststellen van de begroting, jaarrekening, per- 35576 - februari 2008 23
spectiefnota en evaluatienota geïnformeerd wordt over (de voortgang van) het beleid en actuele ontwikkelingen. Indien noodzakelijk wordt de raad ook op andere momenten geïnformeerd. Dit laatste, wat iets anders is dan informatie- voorziening via de reguliere planning & control-cyclus, is met name ad hoc ge- beurd op basis van incidenten. Recent heeft de raad verzocht om inzicht in de gemaakte afspraken per vereniging. Hier heeft de raad nog geen reactie op. De raad is verantwoordelijk voor de besluitvorming, maar wordt in sommige gevallen indien de inschatting is dat het politiek een aandachtspunt is, vooraf betrokken. Dit gaat alleen om specifieke gevallen (zoals het afsluiten contract met Vondersweide voor 8 jaar).
De Rekenkamercommissie constateert dat de raad ad hoc en op basis van in- cidenten geïnformeerd wordt over het beleid en onderhoud inzake gemeentelij- ke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden, datzelfde geldt voor de informatievoorziening over de resultaten hiervan. De geïnterviewde raadsleden bevestigen vorenstaande.
In hoeverre en op welke wijze geeft de raad invulling aan zijn kader- stellende en controlerende rol?
Sport leeft binnen de gemeente Oldenzaal, er worden dan ook regelmatig vra- gen over gesteld aan het College door de raad. Dit betreft met name vragen over separate onderwerpen gekoppeld aan verenigingsproblemen. Dit is met name op basis van incidenten geven de geïnterviewde raadsleden aan. Daar- naast is de begroting een instrument om kaders te stellen op hoofdlijnen. Sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden komen hierin terug gerela- teerd aan het op te stellen sportbeleidsplan. De geïnterviewde raadsleden kon- den niet aangeven hoeveel geld hierin jaarlijks omgaat. De Rekenkamercommissie constateert dat de raad beperkt invulling geeft aan zijn kaderstellende en controlerende rol. De raad reageert ad hoc en op basis van incidenten. De raad is niet proactief in de kaderstellende en controlerende rol in dit geval, dit leiden we bijvoorbeeld af uit het feit dat er door de raad geen kaders zijn gesteld. De raad heeft aangegeven meer beleid te willen. Het op te stellen sportbeleidsplan moet hieraan invulling gaan geven voor wat be- treft de sportaccommodaties en sportvelden, de overige accommodaties worden hierin niet meegenomen.
Welke informatie is nodig voor de raad inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden voor de kaderstellende en con- trolerende taak van de raad?
Sinds de invoering van het dualisme is afgebakend dat de raad een kaderstel- lende en controlerende rol heeft bij beleid. De raad moet deze rollen vervullen, maar moet hiertoe ook in staat worden gesteld door het College en daaraan gekoppeld de ambtelijke organisatie.
35576 - februari 2008 24
Om invulling te geven aan de kaderstellende en controlerende rol kan de raad betrokken worden bij het opstellen van het sportbeleidsplan door daaraan ka- ders mee te geven. Op basis van een kaderstellende start- of beleidsnotitie stelt de raad voor een specifiek beleidsthema de inhoudelijke en procedurele kaders vast waarbinnen het College moet opereren.
Daarnaast moet de raad in het kader van de reguliere planning & control de relevante informatie krijgen. De raad kan daarbij ook zelf aangeven waarover zij geïnformeerd wil worden. Tussentijds dient de raad door middel van evalu- aties informatie te ontvangen over de resultaten en effecten van het beleid. Vorenstaande betekent wel dat de raad proactief op basis van de informatie aan de slag gaat met zijn kaderstellende en controlerende rol.
35576 - februari 2008 25
BIJLAGE 1
DOELSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN
DOELSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN
Doelstelling
Het doel van het onderzoek is het geven van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke accommodatiebeleid en de uitvoering ervan in de gemeente Oldenzaal. Dit betekent dat het daadwerkelijke beheer en onderhoud van de sportaccommodaties eveneens onderzocht zullen wor- den. Het onderzoek is echter niet gericht op het vormen van een oordeel over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het accommodatiebeleid in concrete gevallen. De rekenkamercommissie zal wel een aantal cases selecteren om te toetsen hoe het beleid werkt in de praktijk. Gelijktijdig zal de rekenkamer- commissie onderzoeken hoe vanuit het oogpunt van transparantie de raad in voorkomende gevallen wordt geïnformeerd.
Vraagstelling
Een groot deel van het budget van de gemeente wordt besteed aan accommo- daties. Dit geldt voor sportaccommodaties en sportvelden, maar ook voor an- dere gemeentelijke accommodaties zoals welzijnsaccommodaties. Een goed beleid biedt een kader op basis waarvan besluiten kunnen worden genomen en biedt duidelijkheid aan betrokkenen wie waarvoor verantwoordelijk is. Maar welke afspraken zijn er en hoe zijn deze tot stand gekomen? Al deze vragen worden gebundeld in de centrale vraagstelling:
Is binnen de gemeente Oldenzaal het beheer van gemeentelijke kapitaalgoede- ren (in casu sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden) doelmatig en doel- treffend georganiseerd en op welke wijze vindt de besluitvorming, inclusief het informeren van de raad over het beleid plaats?
Onderzoeksvragen
Om de vraagstelling te beantwoorden, hebben wij de volgende (concept)vragen geformuleerd, waarbij we een onderscheid hebben gemaakt in algemene vra- gen over het onderhoud van kapitaalgoederen en specifieke vragen over het beheer en onderhoud van welzijns- en sportaccommodaties en sportvelden: Algemeen
1. Wat is het `algemene' beleid en wat zijn de procedures binnen de ge- meente Oldenzaal voor het onderhoud van kapitaalgoederen. Ofwel: is er een paragraaf `Onderhoud kapitaalgoederen' in de begroting, voldoet deze aan de (wettelijke) eisen en wat zijn de implicaties van het beschreven beleid?
2. Welke gemeentelijke accommodaties en voorzieningen zijn er? 35576 februari 2008 1
Specifiek
3. Wat houdt het geformuleerde beleid inzake onderhoud van gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden van de gemeente in en op welke wijze wordt hierbij aandacht besteed aan het aspect van doel- matigheid en doeltreffendheid?
4. Welke afspraken zijn gemaakt over het beheer en onderhoud van sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden en in hoeverre is daarbij reke- ning gehouden met de beheersaspecten en welke rol spelen deze aspecten bij de besluitvorming?
5. Hoe vinden financiële ramingen plaats en welke kosten zijn gemoeid met de gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden, en maken deze deel uit van een beheersplan?
6. Is er een relatie tussen het beheer en onderhoud van de gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties, sportvelden en de subsidie hiervoor?18
7. In hoeverre worden door de gemeente achteraf de resultaten en de effec- ten van het beleid geëvalueerd en is de gemeente voldoende in staat (ge- weest) op basis hiervan het beleid aan te passen en bij te sturen?
8. Op welke wijze wordt de raad op dit moment geïnformeerd over het beleid en onderhoud inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden en de resultaten hiervan?
9. In hoeverre en op welke wijze geeft de raad invulling aan zijn kaderstel- lende en controlerende rol?
10. Welke informatie is nodig voor de raad inzake gemeentelijke sport- en welzijnsaccommodaties en sportvelden voor de kaderstellende en contro- lerende taak van de raad?
18 De rekenkamercommissie merkt hierbij nadrukkelijk op dat het niet gaat om de subsidie die verkregen wordt voor activiteiten die in de accommodatie plaatsvinden. 35576 februari 2008 2
BIJLAGE 2
OVERZICHT DOCUMENTEN
GEHANTEERDE DOCUMENTEN
· Burgerjaarverslag 2005
· Perspectiefnota 2006 - Nieuw Beleid
· Perspectiefnota 2006 - Ombuigingen
· Perspectiefnota 2007
· Perspectiefnota 2008
· Begroting 2006
· Begroting 2007
· Begroting 2007 in één oogopslag
· Programmarekening 2006
· Productenraming 2007-2010
· Mandaatreglement 2007
· Evaluatienota 2006
· Tarievenverordening gemeentelijke sportaccommodaties
· Efficiënt vastgoedbeheer; Afstudeeronderzoek voor de gemeente Olden- zaal naar kostenbesparing en efficiency bij het beheer van gemeentelijke eigendommen.
· Onderzoek naar de haalbaarheid van een vastgoedbedrijf door Arcadis.
· Herinspectie 2007 onderhoudsplanning en meerjarenbegroting DHV, au- gustus 2007
· Notitie Afschrijvingen en Reserves BBV 2005
· Aanvulling op beleidsnotities afschrijvingen en reserves, 14-01-2005
· Presentatie gebouwenbeheerplan december 92
· Gebouwenbeheerplan 93-94-96 deel I
· Gebouwenbeheerplan 93-94-96 deel II
· Gebouwenbeheerplan augustus 96
· Gebouwenbeheerplan maart 98
· Nota Voorziening gebouwenbeheerplan (september 2002)
· Overzicht gebouwenbeheersplan (september 2005)
· Overzicht raming beheersproducten begroting 2007
· Offerte DHV uitvoering meerjaren onderhoudsplanning kinderboerderij (2007)
· Nota int.06.108; verhoging onderhoudsbijdrage Hockey Club Bully van 8 maart 2006
35576 februari 2008 1
· Nota int.06.323; wijziging tarievenverordening gemeentelijke sportac- commodaties
· Nota int.06.522; uitbesteden van (de administratie van) de inroostering van overdekte gemeentelijke sportaccommodaties
· Nota int.06.684; Financiële en accommodatieproblemen Quick Gym
· Memo gebruiksovereenkomst OHC Bully, 31 januari 2000.
· Gebruiksovereenkomst sportveldencomplex "De Esch", 1 juni 1990.
35576 februari 2008 2
BIJLAGE 3
OVERZICHT GESPREKSPARTNERS
INTERVIEWS
· L.T. Lulofs, raadslid
· Y.B. Liebrand, raadslid
· Mw. M. Molema, raadslid
· G. Diepenmaat, medewerker beheer en onderhoud
· R. Elzinga, beleidsmedewerker welzijn
· M. Dikken, beleidsmedewerker sport
· F.J.L. Rorink, wethouder
· A.J. Ten Barge, afdelingshoofd Stadswerken
· H. Evering, voormalig beleidsmedewerker welzijn
· W. Termijtelen, wethouder
35576 - februari 2008 1
BIJLAGE 4 OVERZICHT GEMEENTELIJKE ACCOMMODATIES
GEMEENTELIJKE ACCOMMODATIES
Het volgende gemeentelijk vastgoed is volgens de meerjarenonderhoudsplan- ning en de meerjarenbegroting in bezit van de gemeente Oldenzaal met als peildatum augustus 200719 (N.B. dit overzicht is niet compleet, omdat de ge- meente geen systeem heeft waarin alle gemeentelijke gebouwen zijn opgeno- men):20
1. Gemeentehuis Ganzenmarkt 1 Oldenzaal
2. Kantoor/werkplaats Lübeckstraat 30 Oldenzaal
3. Stalling en loodsen Lübeckstraat 30 Oldenzaal
4. Terrein Lübeckstraat Oldenzaal
5. Kringloopwinkel Lübeckstraat 32 Oldenzaal
6. Terrein Lübeckstraat 34 Oldenzaal
7. Registratie-unit Lübeckstraat 34 Oldenzaal
8. KGA-unit Lübeckstraat 34 Oldenzaal
9. GFT-overslag Lübeckstraat 34 Oldenzaal
10. Veegzand-unit Lübeckstraat 34 Oldenzaal
11. Terrein Lübeckstraat 32 Oldenzaal
12. Pompkelder St.Plechelmusplein Oldenzaal
13. Brandweerkazerne Ossemaatstraat Oldenzaal
14. Stadstheater De Bond Molenstraat 25 Oldenzaal
15. Impuls Operalaan Operalaan 150 Oldenzaal
16. Woonhuis Roveniusstraat 6 Oldenzaal
17. Bibliotheek Ganzenmarkt 11 Oldenzaal
18. V.V.V. St.Plechelmusplein 5 Oldenzaal
19. Toren St.Plechelmusplein 4 Oldenzaal
20. Begraatpl. Schipleide Schipleidelaan Oldenzaal
21. Begraafplaats Hengelosestraat Oldenzaal
22. Imp. De Hooge Lucht De Hoge Lucht 1 Oldenzaal
23. Halkevi Carmelstraat Oldenzaal
24. Noodlokaal Carmelstraat Oldenzaal
19 Herinspectie 2007 onderhoudsplanning en meerjarenbegroting DHV, augustus 2007.
20 In het gebouwenbeheersplan wordt voor de nummers 2 tot en met 11 (gemeente- werf) als adres de Ganzenmarkt aangeduid, dit moet echter de Lübeckstraat zijn. 35576 februari 2008 1
25. Stadsleerwerkplaats Textielstraat Oldenzaal
26. Gymzaal Meybreestraat Meybreestraat Oldenzaal 27. Gymzaal Helmichstraat Helrmichstraat Oldenzaal 28. Gymzaal Tulpstraat Tulpstraat 4 Oldenzaal 29. Gymzaal Meursstraat Bem.v.Meursstraat Oldenzaal 30. Gymzaal Lyceumstraat Lyceumstraat 2 Oldenzaal 31. Gymzaal Graven Es Hunenveldlaan 2 Oldenzaal 32. Sporthal de Essen Brem 11 Oldenzaal 33. Tennisgebouw Hoge Haerlaan Oldenzaal 34. VV Oldenzaal Bornsedijk Oldenzaal 35. Gebouw Schapendijk Schapendijk Oldenzaal 36. Sport.Primulastr Primulastraat Oldenzaal 37. Kleedgebouw Quick Primulastraat Oldenzaal 38. Sporthal Vonderswijde Hyacinthstraat 115 Oldenzaal 39. HC Bully Sportlaan Oldenzaal 40. z.v.v.de Esch Waterhamweg 1 Oldenzaal 41. Boerderij Operalaan 151 Oldenzaal 42. Kleinveestalling Operalaan 151 Oldenzaal 43. Kapschuur Operalaan 151 Oldenzaal 44. Eendenopvang Operalaan 151 Oldenzaal 45. Beheerdersgebouw Schipleidelaan Schipleidelaan 3 Oldenzaal 46. Sport. Noaberhoes J.v.Burenlaan 226 Oldenzaal 47. Noaberhoes J.v.Burenlaan 226 Oldenzaal 48. `t Barghoes Havikstraat 2 Oldenzaal 49. De Linde Hunenveldlaan 2 Oldenzaal 50. School de Esch Brem 13 Oldenzaal 35576 februari 2008 2