Ministerie van Buitenlandse Zaken

Kamerbrief inzake het op orde brengen van het voorschottenbeheer

19-02-2008 | Kamerstuk | Nederlands Ministerie van Buitenlandse Zaken

Naar aanleiding van de aangenomen motie Ferrier/Boekestijn (31 031-V, nr. 17), ingediend bij het wetgevingsoverleg van de vaste commissie voor Buitenlandse Zaken over het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006, ontvangt u hierbij het tweede voortgangsverslag van de gemaakte vorderingen in het op orde brengen van het voorschottenbeheer. Het op orde brengen van het voorschottenbeheer wordt uitgevoerd conform een plan van aanpak dat u eerder ontving als bijlage bij de eerste voortgangsrapportage (31 200 V, nr. 3).

In het plan van aanpak worden achtereenvolgens het tijdig uitsturen van rappelbrieven, het opleggen van sancties, het afwikkelen van oude voorschotten en het toezicht op internationale organisaties behandeld. Tot slot wordt in het plan van aanpak ingegaan op het project Stroomlijning PM&E (planning, monitoring en evaluatie) ter verbetering van het managementinformatiesysteem.

Maandelijks toezicht op het opleggen van sancties

In 2007 werden in totaal 33 sancties opgelegd en werd in 26 gevallen door de departementsleiding besloten om (vooralsnog) geen sanctie op te leggen. Ik heb geconstateerd dat door het uitgeoefende toezicht de werking van het sanctiebeleid is verbeterd.

Het toezicht op het opleggen van sancties is in 2007 structureel opgepakt en ingebed in het toezichtprogramma van de directie FEZ. Dit zal in 2008 worden voortgezet.

Maandelijks toezicht op tijdige rappellering

Binnen twee weken na het verstrijken van de contractueel overeengekomen datum voor het inleveren van rapportages moet een formele rappelbrief aan de contractpartij worden gestuurd. In het plan van aanpak heb ik als doel gesteld dat in december alle budgethouders tijdig rappelleren. De laatste meting van december laat zien dat van de 92 budgethouders slechts 2 budgethouders nog niet volledig voldeden aan de gestelde norm. Bij deze budgethouders betrof het slechts enkele rappelbrieven die niet tijdig werden verstuurd. Ik concludeer dan ook dat er eind 2007 materieel gezien geen achterstanden meer waren in het uitsturen van rappelbrieven.

Gedurende 2007 is wel gebleken dat een strikt centraal toezicht nog nodig is om achterstanden die ontstaan te signaleren en te adresseren. Dit blijkt uit een zeer wisselend beeld van achterstanden gedurende heel 2007. Het toezicht op tijdig rappelleren is in 2008 een regulier onderdeel geworden van het toezichtprogramma van de directie FEZ. In de eerste maanden van 2008 zal dezelfde toezichtfrequentie als eind 2007 worden gehanteerd (wekelijks). In de loop van 2008 zal de frequentie waarmee het toezicht wordt uitgeoefend stapsgewijs worden teruggebracht tot éénmaal per kwartaal.

Toezicht op afwikkeling van oude voorschotten (2002 en eerder)

Sinds 1 januari 2007 is voor een bedrag van ¤ 291 mln. aan oude voorschotten afgewikkeld. Per 31 december 2007 moet nog ¤ 155 mln. aan oude voorschotten worden afgewikkeld. Dit is overigens een voorlopige eindstand voor 2007. De komende weken kunnen nog mutaties in het boekjaar 2007 worden verwerkt. De definitieve stand per 31 december 2007 zal worden opgenomen in het departementale jaarverslag. Het grootste deel van de oude voorschotten heeft betrekking op de Wereldbank (¤ 110 mln.). Momenteel worden de aanvullende rapportages die eind 2007 van de Wereldbank werden ontvangen, beoordeeld. Deze aanvullende rapportages waren nodig om de relatie tussen de inhoudelijke resultaten en de gebruikte financiële middelen beter te kunnen beoordelen. Op basis hiervan zal in het boekjaar 2007 naar schatting nog ¤ 50 mln. worden verantwoord. Zoals ik u tijdens het wetgevingsoverleg meldde, verwacht ik het restant van de oude voorschotten uit 2002 (¤ 100 mln.) in 2008 af te wikkelen.

Internationale organisaties

Zoals ik u in de eerste voortgangsrapportage aangaf, concentreren de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde problemen ten aanzien van het niet tijdig aanleveren van rapportages, zich voornamelijk rondom de UNDP. Begin december 2007 heeft UNDP een tussentijdse gecertificeerde rapportage opgeleverd waarin een groot aantal activiteiten afgesloten wordt. Op basis van deze rapportage is een groot aantal oudere activiteiten in de administratie van het ministerie afgerond en afgesloten. Met UNDP is afgesproken dat de enkele resterende probleemgevallen begin 2008 zullen worden opgelost. Tevens zijn afspraken gemaakt die ervoor zullen zorgen dat geen achterstanden meer ontstaan van deze aard en omvang.

Project stroomlijning PM&E-instrumentarium

Het herziene instrumentarium voor planning, monitoring en evaluatie (PM& E) is per 1 januari 2008 in gebruik genomen. Zoals ik u eerder meldde, betreft één van de veranderingen de expliciete aansluiting tussen beleidsartikelen, meerjarenplannen, beoordelingsmemoranda en activiteitenbeoordeling, waardoor het ministerie beter kan sturen op resultaten. De Algemene Rekenkamer heeft aangegeven waardering te hebben voor de wijze waarop het ministerie het plan van aanpak uitvoert. In 2008 zal aandacht worden besteed aan de structurele inbedding van PM&E, met name aan het rappel- en sanctiebeleid.

Ik ben van mening dat het plan van aanpak met succes is uitgevoerd. De achterstanden zijn nagenoeg geheel weggewerkt, instrumenten zijn aangepast en er zijn structurele maatregelen getroffen om te voorkomen dat in de toekomst nieuwe achterstanden ontstaan.

De minister voor Ontwikkelingssamenwerking,

Bert Koenders