K.V Archivarissen
Nieuw beleid voor digitale vervanging archiefbescheiden
Op 31 januari 2008 is de beleidsregel digitale vervanging
archiefbescheiden van kracht geworden. Deze beleidsregel is het nieuwe
wettelijke kader, bestemd voor alle organen van de centrale overheid,
waarvan de archiefbescheiden naar een rijksarchiefbewaarplaats worden
overgebracht. Rijksarchiefbewaarplaatsen zijn het Nationaal Archief en
de regionale historische centra in iedere provincie. Het nieuwe beleid
is bedoeld om de archiefvormer binnen de overheid te laten zien hoe
hij het proces van vervangen van papieren archiefbescheiden door een
digitaal exemplaar dient in te richten en hoe hij een machtiging voor
vervanging daartoe krijgt
Machtiging aanvragen
Het Nationaal Archief geeft namens de minister van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschap machtigingen af voor alle archiefbescheiden die
overgebracht worden naar een rijksarchiefbewaarplaats. Dat betekent
dat alle organen die behoren tot de centrale overheid en de
provincies, voor de archiefbescheiden die zij willen vervangen een
machtiging moeten aanvragen bij het Nationaal Archief. Tot de organen
van de centrale overheid behoren de Staten-Generaal, de Hoge Colleges
van Staat, ministeries, zelfstandig bestuursorganen en openbare
lichamen voor bedrijf en beroep (PBOs en anderen), de rechterlijke
macht.
De gemeenten en waterschappen moeten een machtiging aanvragen bij hun
provinciaal bestuur.
Beoordeling machtiging eenvoudiger
Tot nu toe was het aanvragen van een machtiging een langdurige en
ingewikkelde procedure. Hoewel zoveel mogelijk werd gewerkt met
voorbeelden voor het inrichten van het proces van vervanging, werd
elke aanvraag apart beoordeeld. Dat was niet erg efficiënt en
effectief.
Het nieuwe beleid maakt het aanvragen en beoordelen van een machtiging
eenvoudiger.
Het Nationaal Archief onderkent dat bij het digitaliseren van de
informatiehuishouding van overheidsorganen het noodzakelijk kan zijn
de originele papieren documenten na vervanging te vernietigen. Een
digitale informatiehuishouding waarvan de papieren archiefbescheiden
óók worden bewaard, is verre van ideaal. Het kan vragen oproepen na
verloop van tijd over wat het oorspronkelijke document was. Daardoor
wordt de betrouwbaarheid van de overheidsinformatie in zekere zin
ondergraven. Bovendien compliceert dit het archiefbeheer.
Steeds minder papier
Ministeries en andere overheidsorganisaties maken in hun werkprocessen
steeds minder gebruik van papieren documenten. In het informatiebeheer
wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. Daarom willen
de overheidsorganisaties tijdens de postbehandeling systematisch alle
ingekomen en uitgaande papieren documenten scannen met de bedoeling
uitsluitend digitale dossiers te vormen en de papieren originelen als
overtollige bescheiden te vernietigen. De aldus verkregen digitale
exemplaren nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke
bescheiden in de zin van de Archiefwet. Alle archiefwettelijke
bepalingen zijn dus van toepassing op de digitale archiefbescheiden.
Digitale vervanging volgens de Archiefwet 1995
Als overheidsorganisaties (zorgdragers) hun papieren documenten willen
digitaliseren, dan moeten zij volgens artikel 7 van de Archiefwet een
besluit daartoe nemen. Als het daarbij gaat om archiefbescheiden die
volgens een selectielijst vernietigd moeten worden, dan is een besluit
van de zorgdrager voldoende. Als een zorgdrager echter wil besluiten
ook archiefbescheiden die bewaard moeten worden te vervangen dan heeft
hij een machtiging nodig.
In het geval van scannen van alle ingekomen en uitgaande stukken
tijdens de postbehandeling, is niet bij voorbaat vast te stellen welke
archiefbescheiden volgens een vastgestelde selectielijst bewaard of
vernietigd moeten worden. Er zal vrijwel altijd een deel van de
stukken bewaard moeten blijven. Daarom heeft een overheidsorganisatie
altijd een machtiging nodig. Dan is hij ervan verzekerd dat de
digitale vervanging geheel verloopt volgens de Archiefwet 1995.
Ontwerpbesluit vervanging
Voor het vervangen van archiefbescheiden neemt het overheidsorgaan een
besluit tot vervanging (zie artikel 7 van de Archiefwet 1995). Het
besluit tot vervanging is een besluit in de zin van de Algemene Wet
Bestuursrecht. Het besluit moet bekend worden gemaakt in de
Staatscourant. In dat besluit tot vervanging legt de zorgdrager vast
welke archiefbescheiden volgens welke procedures en met welke hard-
en software worden vervangen.
In het geval dat er een machtiging moet worden aangevraagd, verandert
er niets aan het feit dat de zorgdrager zelf het besluit tot
vervanging neemt. Voor het aanvragen van een machtiging maakt de
zorgdrager een ontwerpbesluit. Dat 'ontwerpbesluit vervanging' moet
alle elementen bevatten die staan in de bijlage bij de beleidsregel.
Meer mag, minder niet. Indien gewenst kan men gebruik maken van het
model dat het Nationaal Archief heeft gemaakt. (link aanbrengen).
Belangen bij vervanging
De zorgdrager moet in het ontwerpbesluit beschrijven op welke wijze
rekening wordt gehouden met de waarde van de archiefbescheiden voor
het cultureel erfgoed, alsmede het belang van de in de
archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de recht- of
bewijszoekende burger en voor historisch onderzoek en (artikel 6,
eerste lid, jo. 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het
Archiefbesluit 1995). In de toelichting op de beleidsregel staat op
welke wijze dat kan gebeuren.
Verantwoordelijkheden en toezicht
Na het verkrijgen van een machtiging is en blijft de zorgdrager
verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de vervanging. De
machtiging wordt gegeven voor het nemen van een besluit tot vervanging
volgens de in het besluit beschreven specificaties. De zorgdrager is
dus degene die het besluit tot vervanging neemt. Het Nationaal Archief
kan niet controleren of het besluit op de juiste wijze wordt
uitgevoerd; daarvoor heeft het Nationaal Archief geen bevoegdheid. De
Erfgoedinspectie heeft daarentegen wél de bevoegdheid voor het houden
van toezicht op de uitvoering van het besluit tot vervanging.
De reikwijdte van de beleidsregel
De beleidsregel heeft alleen betrekking op vervanging van
archiefbescheiden in het kader van de digitalisering van de
informatiehuishouding binnen een organisatie. Grote delen van de
dossiers zullen gaan bestaan uit digital-born documenten. Dan is het
uit beheersoogpunt verstandig om de papieren ingekomen en uitgaande
stukken direct te digitaliseren. Het gaat hier dus om vervanging van
archiefbescheiden in de dynamische fase. Met dynamische fase bedoelen
we dat de archiefbescheiden nog moeten gaan behoren of nog behoren tot
een 'lopend' dossier.
De beleidsregel is niet van toepassing voor archiefbescheiden die niet
meer deel uitmaken van het dynamisch archief. Archiefbescheiden
waarvan de dossiers dus al zijn afgedaan. Die dossiers zijn vaak
geheel van papier. Als men deze archiefbestanden wil gaan vervangen
door scans of microverfilming, dan moet men óók een machtiging
aanvragen. Maar in deze gevallen is de beleidsregel niet van
toepassing. Het verstrekken van deze machtiging gaat via andere
procedures. Archiefvormers kunnen hiertoe contact opnemen met de
afdeling Selectie en Acquisitie van het Nationaal Archief via
noor.schreuder@nationaalarchief.nl
Aan wie moet de aanvraag voor een machtiging worden gericht
Een aanvraag voor een machtiging moet worden gericht aan:
De algemene rijksarchivaris
p/a het Nationaal Archief
Afdeling Selectie & Acquisitie
Postbus 90520
2509 LM Den Haag
Op het afgeven van een machtiging is afdeling 10.2.1 van de Algemene
wet bestuursrecht van toepassing. Dat betekent dat binnen 13 weken na
verzending van de aanvraag de machtiging wordt afgegeven.
FAQs beleidsregel vervanging
V. Mag ik ook stukken ouder dan de datum van de machtiging vervangen?
A. Ja, als deze stukken behoren tot een lopend dossier.
V. Geldt de machtiging voor alle organisatieonderdelen?
A. De machtiging geldt alleen voor de onderdelen die worden vermeld in
de aanvraag.
Digitaliseringsprojecten worden niet altijd bij alle
organisatieonderdelen uitgevoerd. Zo hebben agentschappen vaak eigen
projecten, toegesneden op hun taken en functies.
V Moet ik ook vervanging aanvragen voor documenten die volgens een
selectielijst moeten worden vernietigd?
A. In principe hoeft dat niet. Als een of meer werkprocessen worden
gedigitaliseerd, waarvan op voorhand bekend is dat de
archiefbescheiden op basis van een selectielijst vernietigbaar zijn,
dan hoeft geen machtiging te worden aangevraagd. Maar vaak is van
tevoren niet bekend welke stukken bewaard moeten blijven en welke
niet, als er binnen een organisatie wordt gedigitaliseerd. Dat is pas
bekend als de stukken zijn toegewezen aan een bepaald dossier.
V. In lopende dossiers zitten ook oude stukken. Mag ik die vervangen?
A. Ja. Deze stukken zijn nog opgenomen in het werkproces.
V. Ik weet nog niet welke archiefbescheiden blijvend bewaard worden.
Moet ik dan ook nu al een machtiging aanvragen?
A. Als wel duidelijk is dat er archiefbescheiden bewaard zullen
blijven, ook al is niet bekend welke dat zijn, kan een machtiging
worden aangevraagd.
V. Als ik een machtiging heb, kan ik dan zondermeer overgaan tot
vervanging?
A. Voordat tot vervanging wordt overgegaan, moet het bestuursorgaan
zelf het besluit nemen tot vervanging. Dat besluit moet het
bestuursorgaan bekendmaken via de Staatscourant.
V In artikel 4 van de Archiefwet 1995 staat dat een machtiging niet
wordt afgegeven voor bepaalde stukken. Hoe weet ik welke stukken een
waarde hebben als staat beschreven in artikel 2, eerste lid,
onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995. d. het belang van de in de
archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor
recht- en bewijszoekende en voor historisch onderzoek)
A Het is van belang goed te onderzoeken of er juridische belemmeringen
bestaan voor het digitaliseren van archiefbescheiden. Het zou kunnen
zijn dat er juridische redenen zijn om een stuk in zijn originele vorm
te bewaren, bijvoorbeeld bij het afsluiten van verdragen. Daarvoor
vormt het rapport Risicos van substitutie. Inventarisatie van risicos
en handreikingen voor reductie van risicos in geval van substitutie
bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, van
eLaw@Leiden, Centrum voor Recht in de Informatiemaatschappij van de
Universiteit Leiden een goed handvat. Dit rapport is het resultaat van
een onderzoek in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties.
V. Waar moet ik aan denken bij symbolische waarde, of historische
belevingswaarde van archiefbescheiden waarop de machtiging geen
betrekking heeft?
A Daarbij kun je denken aan internationale verdragen, aan stukken met
een zegel of andere versiering, aan stukken die een ceremoniële
functie hebben of hebben gehad, stukken in verband met een
protocollaire functie, stukken van bijzonder materiaal of met een
bijzonder schrijfstof, condoleanceregister, etc.
Het is zaak om van te voren te bedenken bij welke werkprocessen
dergelijke stukken kunnen voorkomen en die zo mogelijk te beschrijven.
V. Waarom is een machtiging vijf jaar geldig?
A. Een machtiging is geldig voor archiefbescheiden die tot vijf jaar
na de inwerkingtreding van een besluit tot vervanging worden ontvangen
en/of opgemaakt.
V Aan wie moet ik de aanvraag voor een machtiging richten?
A De aanvraag moet gericht worden aan:
Een aanvraag voor een machtiging moet worden gericht aan:
De algemene rijksarchivaris
p/a het Nationaal Archief
Afdeling Selectie & Acquisitie
Postbus 90520
2509 LM Den Haag
V. Heb ik ook een machtiging nodig voor archiefbescheiden die geen
deel meer uitmaken van het dynamisch archief?
A. Ja, als men deze archiefbestanden wil gaan vervangen door scans of
microverfilming, dan moet men óók een machtiging aanvragen. Maar in
deze gevallen is de beleidsregel niet van toepassing. Archiefvormers
kunnen dan contact opnemen met de afdeling Selectie en Acquisitie van
het Nationaal Archief via noor.schreuder@nationaalarchief.nl
V Als er wijzigingen worden aangebracht in het vervangingsproces en de
vervangingsprocedures moet ik dan een nieuwe machtiging aanvragen?
A Ja, want de machtiging heeft betrekking op de vervanging zoals
beschreven in het ontwerpbesluit. Als daarin iets verandert, moet in
principe een nieuwe machtiging worden aangevraagd. Als u bij de
aanvraag aangeeft wat er precies is veranderd ten opzichte van de
vorige aanvraag, en dat valt binnen de eisen en voorwaarden, dan kan
de machtiging snel worden verstrekt.