Ingezonden persbericht
Persbericht
ZyLAB ondersteunt Bouwend Nederland in centrale informatievoorziening
Snelle service door eenvoudige registratie en ontsluiting van documenten
Amsterdam, 29 oktober 2007 ZyLAB, een innovatieve ontwikkelaar van Information Access Solutions, helpt Bouwend Nederland bij het integreren, ordenen en doorzoekbaar maken van de archieven via ZyIMAGE. Sinds kort kan informatie ook decentraal gescand worden en automatisch worden gekoppeld aan het centrale archief. Alle documenten zijn zo snel te vinden en doorzoeken vanuit alle vestigingen.
Bouwend Nederland, de vereniging van bouw- en infrabedrijven, is met circa 5.000 lidbedrijven de grootste werkgeversorganisatie in de bouw. De organisatie creëert ruimte voor bouw- en infrabedrijven om economisch en maatschappelijk verantwoord bij te dragen aan een optimale ruimtelijke inrichting van Nederland.
Centraliseren van kennisverwerking en kennisverspreiding
Bouwend Nederland heeft, naast het centrale kantoor in Zoetermeer, vijf regiokantoren (Groningen, Tilburg, Apeldoorn, Amsterdam en Den Haag) die in het verleden allen een eigen archief hebben opgebouwd en beheerd. Groot nadeel hiervan was de niet uniforme manier van archiveren en de versnipperde aanwezigheid van kennis. Er was tussen de diverse regio s veel communicatie, informatieverzameling en tijd nodig om de leden van de juiste informatie te voorzien. Bouwend Nederland gebruikt daarom ZyIMAGE voor het digitaliseren en ontsluiten van hun papieren archief.
De grote winst is dat we nu de juiste informatie snel kunnen verstrekken , aldus Cees Uitenbroek, bedrijfsarchivaris van Bouwend Nederland. Onze mensen hebben de kennis om vragen van onze leden snel en adequaat te beantwoorden. Zij worden hierbij ondersteund door onder andere de mogelijkheden van het full-tekst terug kunnen zoeken in het digitale archief. Hier valt ook de grootste winst te behalen, een ontoegankelijk archief is namelijk geen archief maar een berg oud papier en dat kun je beter weggooien.
Technische oplossing
Met de huidige werkwijze worden alle in- en uitgaande poststukken, email, notities, vergaderstukken en overige door Bouwend Nederland geproduceerde documenten geregistreerd en in het digitale archief opgeslagen. De post wordt na selectie geregistreerd, van een barcode voorzien en gescand. De documenten worden automatisch aan de registratie gekoppeld en de inhoud van de gescande documenten wordt herkend, zodat hier later makkelijk op gezocht kan worden. Vervolgens krijgen de ontvangers van de post automatisch een email met een link naar het desbetreffende poststuk.
Het complete archief kan nu door het centrale kantoor in Zoetermeer, alsmede alle regio s op de volledige inhoud doorzocht worden. Deze volledig digitale manier van werken heeft ervoor gezorgd dat het huidige fysieke archief slechts één doos groot is, terwijl we 1.000.000 pagina s digitaal hebben! , vervolgt Uitenbroek. Het maken van kopieën van de post voor de kopiehouders, het lopen van de postronde, het versturen van documenten vanuit de regio s voor het archief, de aanwezigheid van hetzelfde document op erg veel verschillende locaties, het decentrale beheer van kennis en het verstrijken van tijd voordat leden antwoord op hun vragen krijgen behoren allemaal tot het verleden.
ZyIMAGE volledig geïntegreerd
Uitenbroek vindt het erg boeiend om te zien hoe eenvoudig ZyIMAGE integreert met andere applicaties. De registratie is volledig geïntegreerd met de vertrouwde Microsoft Outlook omgeving en van hieruit kunnen we ook Microsoft Office documenten genereren. Tevens is er een koppeling met ons CRM systeem (Axapta) van waaruit we met één druk op de knop alle documenten uit het dossier kunnen openen en doorzoeken. Het volgende traject dat we samen met ZyLAB ingaan is de integratie met een Microsoft Sharepoint 2007 omgeving.
Over Bouwend Nederland
Bouwend Nederland, de vereniging van bouw- en infrabedrijven, is met circa 5.000 lidbedrijven de grootste werkgeversorganisatie in de bouw. De totale bouwsector is in Nederland goed voor 6% van het bruto nationaal product en voor een omzet van 48 miljard euro. De sector biedt werk aan 400.000 mensen. Bouwend Nederland is een slagvaardige, professionele organisatie die zich inzet voor een betere profilering van de branche en een passende maatschappelijke erkenning voor een sector die economisch en sociaal belangrijk is. De bouw bepaalt het gezicht van Nederland en maakt mobiliteit mogelijk. Zonder de bouw is wonen, werken, reizen, leren en recreëren niet mogelijk. Maatschappelijke ontwikkelingen op economisch en demografisch niveau volgen elkaar snel op. Bouwend Nederland draagt graag bij aan het oplossen van maatschappelijke problemen op het gebied van ruimtelijke ordening, volkshuisvesting en de mobiliteitsproblematiek.
Over ZyLAB
ZyLAB Benelux BV is een 100% dochteronderneming van het snel groeiende en winstgevende ZyLAB concern. ZyLAB opgericht in 1983 is een toonaangevende leverancier van Document Management software die Global 2000-bedrijven en overheden helpt bij het digitaal archiveren en beheren van miljoenen pagina s gedigitaliseerde papieren- en elektronische documenten, inclusief e-mail en multimedia. Door de complete onderzoeksmogelijkheden van ZyLAB, met hoge kwaliteit zoek- en vindopties in ruim 200 talen, kunnen gebruikers alle informatie eenvoudig online organiseren en delen.
Met ruim 7.500 installaties wereldwijd en meer dan 350.000 gebruikers beschikt ZyLAB over veel ervaring en kennis in uiteenlopende bedrijfssectoren en applicaties. ZyLAB s Europese klanten omvatten een aantal toonaangevende organisaties op het gebied van onderzoek en justitie zoals de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD), Serious Fraud Office in het Verenigd Koninkrijk, de Duitse Douane (ZKA), de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) en het Italiaanse ministerie van Justitie (Ministerio della Giustizia Italiana). Belangrijke klanten in de VS zijn overheidsinstanties als de FBI, CIA, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service, Department of Homeland Security en Department of the Treasury. Daarnaast zijn ook bekende merken als Pepsico, Anheuser-Busch en Pacific Life Insurance Company klant van ZyLAB. De onderneming heeft hoofdkantoren in Amsterdam en Washington DC en regionale kantoren in Barcelona, Düsseldorf, Londen, Parijs en Singapore.
Ingezonden persbericht