Vlaamse Overheid

Nieuwsbericht van de Vlaamse overheid van vrijdag 19 oktober 2007

Vlaamse Regering geeft uitvoering aan aanbevelingen Ombudsdienst

Op initiatief van Kris PEETERS, Vlaams minister-president, heeft de Vlaamse Regering vandaag een reeks maatregelen genomen om uitvoering te geven aan de aanbevelingen die de Vlaamse Ombudsdienst heeft gedaan in zijn verslag van 9 oktober 2007.

De Vlaamse Ombudsdienst deed in dat verslag zeven aanbevelingen. Ze hebben betrekking op:


1. de overdracht en archivering van dossiers in het algemeen en gunningdossiers in het bijzonder bij het vertrek van een kabinetsmedewerker;


2. de transparante informatie aan het Vlaams Parlement over de omvang en de samenstelling van de kabinetten en over de gegunde consultancy-opdrachten;


3. de principiële uitvoering en opvolging van de gunning van overheidsopdrachten voor beleidsstrategisch advies door de departementen, en niet door de ministeriële kabinetten;


4. de correcte toepassing van de overheidsopdrachtenwetgeving, zowel wat de gunning als de verlenging van de opdrachten betreft;


5. de controle op de uitvoering van overheidsopdrachten, onder meer een voldoende schriftelijke neerslag van de geleverde prestaties;


6. de bevoegdheid van de dienst Interne Audit van de Vlaamse Administratie voor het onderzoek van mogelijke onregelmatigheden in de werking van de kabinetten;


7. de verduidelijking van de toepassing van artikel 8 van het Kabinetsbesluit van 14 september 2001, teneinde grijze zones en onduidelijkheden weg te werken.

Om uitvoering te geven aan die aanbevelingen nam de Vlaamse Regering volgende maatregelen:


1. De schrapping van artikel 8 van het Kabinetsbesluit van 14 september 2001 (aanbevelingen 2 en 7)

Volgens artikel 8 kan een minister tot nog toe voor in de tijd beperkte opdrachten of voor specifieke opdrachten een beroep doen op experts die ofwel gedetacheerd (ambtenaren) ofwel aangesteld (niet-ambtenaren) worden, alsook op expertise via consultancy. In dat laatste geval werkt de expert met een zelfstandigenstatuut of via een vennootschap. Experts vallen buiten het contingent van kabinetspersoneelsleden.

Door de schrapping van artikel 8 worden consultancy- en expertisecontracten op kabinetten onmogelijk gemaakt. De minister zal hierdoor uitsluitend nog over gedetacheerde en/of aangestelde stafmedewerkers kunnen beschikken, niet meer over medewerkers met een zelfstandigenstatuut of aangetrokken via een vennootschap. Lopende overeenkomsten dienaangaande kunnen worden behouden gedurende de contractueel afgesproken looptijd, maar niet meer verlengd. Er worden geen nieuwe overeenkomsten meer aangegaan.

Aangestelde of gedetacheerde experts zullen desgewenst worden overgenomen als aangesteld of gedetacheerd kabinetspersoneelslid. Dat moet gebeuren binnen het bestaande contingent kabinetspersoneelsleden.

In verband met aanbeveling 2 herinnert de Vlaamse Regering aan het protocolakkoord met het Vlaams Parlement van 17 april 2001 omtrent de jaarlijkse rapportering over de samenstelling van de ministeriële kabinetten. Conform dat protocol deelt de Vlaamse Regering jaarlijks voor 1 maart aan het Vlaams Parlement de nominatieve lijst mee van de gedetacheerde en aangestelde personeelsleden en van de studieopdrachten.


2. De versterking van het toezicht op de overheidsopdrachtenwet (aanbevelingen 3, 4 en 5)

De Vlaamse Regering geeft alle betrokken diensten of ambtenaren de opdracht het toezicht op de correcte toepassing van de overheidsopdrachtenwet te versterken. Het gaat meer bepaald om:


- de Inspectie van Financiën, die controle uitoefent op de correcte toepassing van de procedure;


- de controleurs van vastleggingen, die nagaan of het vastleggingsdossier volledig is en alle vereiste documenten aanwezig zijn;


- de ordonnateurs, die verifiëren of de bewijsstukken van de geleverde dienstprestatie of behoorlijk nagekeken prestatiestaten aanwezig zijn;


- het Rekenhof, dat gerichte controleaudits kan doen over de financiële verrichtingen op de kabinetten;


- de dossierbehandelaars in de administratie. Al op 25 mei 2007 besliste de Vlaamse Regering dat alle ambtenaren die bij (sub)delegatie overheidsopdrachten kunnen uitschrijven en gunnen, de cursus overheidsopdrachtregelgeving verplicht gevolgd moeten hebben, en dat alle nieuwe aangeworven ambtenaren van niveau A de initiatieopleiding overheidsopdrachtenregelgeving moeten volgen.

Voorts beslist de Vlaamse Regering dat de administratieve voorbereiding van het uitschrijven en toewijzen van een dienstenopdracht gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde ambtenaren uit het departement van de betrokken minister.

Ook beslist de Vlaamse Regering dat kabinetsleden in het kader van een overheidsopdrachtenprocedure enkel met raadgevende stem lid kunnen zijn van een jury en geen gunningsverslagen ondertekenen.


3. De organisatie van de interne controle van de kabinetten (aanbeveling 1)

Aan de rondzendbrief "Organisatie van de kabinetten van de leden van Vlaamse Regering" wordt een rubriek toegevoegd over de organisatie van de interne controle in een kabinet. Daarin zal onder meer staan:


- functiescheiding: dat in een kabinet de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodanig verdeeld moeten worden, dat de persoon die een bestelling doet niet dezelfde is als de persoon die de betalingsopdracht uitvoert;


- 'vierogenprincipe': dat in de gevallen waarbij een functiescheiding organisatorisch niet mogelijk is, het vierogenprincipe geldt. Dat wil zeggen dat er steeds een andere persoon toezicht uitoefent op een dossier dat iemand behartigt;


- continuïteit in dossierbeheer: dat de kabinetssecretaris bij langdurige afwezigheid of uitdiensttreding van een kabinetslid maatregelen neemt voor opvolging, klassement en archivering van dossiers.


4. De behandeling van klachten tegen een kabinet (aanbeveling 6)

De Vlaamse Regering herinnert er allereerst aan:


- dat de financiële aspecten van de kabinetswerking onder de controle vallen van de Inspectie van Financiën en het Rekenhof;


- dat de kabinetten in het toepassingsgebied liggen van het decreet van 1 juni 2001 dat een klachtrecht heeft ingevoerd ten aanzien van bestuursinstellingen. Klachten over de handelingen en de werking van een kabinet kunnen worden ingediend bij en onderzocht door de Vlaamse Ombudsdienst;


- dat personeelsleden van de Vlaamse overheidsdiensten, onder bescherming van de 'klokkenluidersregeling', onregelmatigheden in de werking van hun dienst kunnen melden aan de Vlaamse Ombudsdienst en de dienst Interne Audit van de Vlaamse Administratie.

Om het toezicht op de kabinetten nog te verscherpen, beslist de Vlaamse Regering het werkterrein van Interne Audit, wat de uitvoering van forensische audits betreft, uit te breiden tot de kabinetten.

Een forensische audit bij een kabinet kan worden aangevraagd door de minister-president of door de Vlaamse Regering. De dienst rapporteert over deze forensische audit aan de aanvrager van de opdracht en aan het Rekenhof.

Indien het administratief onderzoek uitwijst dat er mogelijke misdrijven zijn gepleegd, licht de administrateur-generaal van Interne Audit het parket in.


* * *

Deontologische code voor kabinetsmedewerkers

Aanvullend bij de maatregelen tot uitvoering van de aanbevelingen van de Vlaamse Ombudsdienst, komt er binnenkort een deontologische code voor kabinetsmedewerkers.

Uitgangspunt van de deontologische code is het nastreven van het algemeen belang en de zorg voor een optimale dienstverlening. De code zal gedragsregels bevatten met betrekking tot onder meer spreekrecht en spreekplicht, eerlijkheid, klantgerichtheid, objectiviteit, zuinig beheer van middelen, het vermijden van belangenvermenging en het niet gebruik maken van voorkennis.

Voor meer persinformatie kunt u terecht bij:

Luc De Seranno, woordvoerder van minister-president Peeters Tel: 02 552 60 12
GSM: 0477 38 23 37
Email: persdienst.peeters@vlaanderen.be