Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
logoocw
De voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal
Postbus 20017
2500 EA DEN HAAG
Den Haag Ons kenmerk
18 oktober 2007 DCE/07/37130
Onderwerp
Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2006
Hierbij vindt u het verslag over het archiefwettelijk toezicht over 2006. Conform de Archiefwet 1995
(Aw) rapporteert de Erfgoedinspectie, sector Archieven jaarlijks over de kwaliteit van het informatie-
en archiefbeheer van de centrale overheid1.
In juni 2007 ontving u al het Erfgoedinspectieverslag 2006 en mijn beleidsreactie2. Hierin rapporteerde
de Erfgoedinspectie (EGI) over alle erfgoedsectoren. Voor wat betreft de archieven lag de nadruk in het
Erfgoedinspectieverslag 2006 op de zaken die betrekking hebben op het veiligstellen van
overheidsarchieven als erfgoed (materieel beheer, selectie en overbrenging van archieven).
Het nu voorliggende verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2006 gaat over de kwaliteit van de
informatiehuishouding van de centrale overheid. Vanwege het accent op informatievoorziening en
informatiehuishouding heeft dit verslag een sterke relatie met Informatie op Orde3. Daarom is deze
beleidsreactie tot stand gekomen in nauwe samenspraak met de staatssecretaris van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties.
Algemeen
In juni 2006 is de kabinetsvisie "Informatie op Orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie"
naar de Tweede Kamer gestuurd. In Informatie op Orde zijn concrete acties opgenomen, die in de
periode 2006-2011 worden uitgevoerd. De uitvoering is inmiddels ter hand genomen en ligt op schema.
De uitvoering van het programma is een verantwoordelijkheid van alle departementen. De coördinatie
1 De centrale overheid omvat de organen van het Rijk (de Hoge Colleges van Staat, de ministeries, het
kabinet der Koningin), de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (zbo's)
en de organen van de publiekrechtelijke beroeps- en bedrijfsorganisatie (pbo-organen).
2 Kamerstukken TK, vergaderjaar 2006-2007, 30800 VIII, nr. 167.
3 Kamerstukken TK, vergaderjaar 2005-2006, 29362, nr. 101.
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Rijnstraat 50, Postbus 16375, 2500 BJ Den Haag T +31-70-412 3456 F +31-70-412 3450 W www.minocw.nl
blad 2/5
van het programma Informatie op Orde ligt bij de ministeries van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK) en OCW.
De EGI heeft al een aantal keer aangegeven positief te zijn over Informatie op Orde en de aanpak die is
gekozen. De EGI plaatst echter ook een aantal kanttekeningen. De EGI vindt dat goede
informatievoorziening een essentiële voorwaarde is voor goed bestuur van de overheid, maar mist deze
bredere samenhang in de nota Informatie op Orde. Er zou meer samenhang moeten worden gebracht
in alle plannen en initiatieven die de overheid ontwikkelt om tot betere prestaties te komen. De EGI
beveelt het kabinet aan om een actieve regie te voeren op het terrein van de informatiehuishouding
vanuit een integrale visie met good governance als uitgangspunt en samenhang tussen de verschillende
programma's, waaronder Informatie op Orde.
Het kabinet heeft de minister van BZK en met haar de programma-SG Vernieuwing Rijksdienst
gevraagd om met voorstellen te komen voor een betere, kleinere en efficiëntere rijksdienst. Deze
voorstellen zijn onlangs gepresenteerd. In die voorstellen is ook aandacht voor de bovengenoemde
punten in de aanbevelingen van de EGI. Met de komst van een Directoraat-Generaal Bedrijfsvoering
Rijk met een directie die zich bezig zal houden met I-vraagstukken bij het ministerie van BZK zal ook
aandacht worden besteed aan betere sturing en verbetering van de informatiehuishouding. Terecht
legt de EGI in haar rapport zelf ook een relatie met de voorstellen rond de vernieuwing van de
rijksdienst.
De EGI doet in het jaarverslag een aantal uitspraken over de archiefregelgeving. De EGI stelt dat de
huidige regelgeving tekortschiet als kader om de informatievoorziening te regelen. Volgens de EGI is de
houdbaarheidsdatum van de huidige archiefwetgeving verstreken en is nieuwe regelgeving gewenst.
De EGI beveelt daarom aan: "De herziening van wet- en regelgeving die het kabinet in de kabinetsvisie
aankondigt, moet fundamenteler zijn en zich richten op de mogelijkheden om te komen tot een
informatiewet."
Deze aanbeveling van de EGI sluit aan bij het advies van de commissies die de drie ministeriële
regelingen die uitvoering geven aan de Aw hebben geëvalueerd. In december 2006 hebben deze
commissies hun rapport uitgebracht, waarin ze onder meer pleiten voor een Informatiewet.
Ik onderschrijf dat het van belang is om meer samenhang in wet- en regelgeving op dit terrein te
krijgen. In Informatie op Orde is ook al geconstateerd dat dit noodzakelijk is. Ik onderken ook de
belangrijke tekortkoming van het huidige stelsel dat de brede doelstelling van de Aw (verantwoording,
bedrijfsvoering en cultureel erfgoed) onvoldoende herkend wordt. De Aw wordt gezien als een
cultuurwet, waarbij cultuurbehoud centraal staat. De integrale benadering van Informatie op Orde
pakt dit aan. Het is voor mij nog niet duidelijk of alle veranderingen die zijn ingezet op den duur zouden
moeten leiden tot een Informatiewet. Er is wellicht ook een andere vorm mogelijk. De discussie
hierover moet wel worden gevoerd. Daarvoor komt de komende tijd veel informatie beschikbaar. Er ligt
bij het ministerie van BZK op dit moment een voorontwerp voor een Algemene wet overheidsinformatie
van de Wageningse hoogleraar Van der Meulen. Na een uitgebreide consultatieronde is nu een reactie
op dit voorontwerp in voorbereiding. Ook zullen in het kader van Informatie op Orde voorstellen worden
gedaan om de archiefregelgeving beter toe te snijden op de veranderde digitale informatiehuishouding
en wordt onderzocht hoe de diverse wet- en regelgeving meer in samenhang te brengen is. Daarnaast
blad 3/5
is aan de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur gevraagd gezamenlijk een advies uit
te brengen dat onder meer ingaat op de herziening van wet- en regelgeving. Dit advies wordt voor het
eind van dit jaar verwacht.
Specifieke aanbevelingen gericht op de kwaliteit van de informatievoorziening
In het jaarverslag gaat de EGI in op een aantal aspecten van de informatiehuishouding die van belang
zijn voor de kwaliteit van de informatievoorziening:
1. archiefbeheersregels als sturingsmiddel;
2. principiële en praktische knelpunten rondom digitalisering;
3. de mogelijkheid om verantwoording af te leggen.
De belangrijkste aanbevelingen van de EGI zijn inmiddels onder de aandacht gebracht van het
Interdepartementaal Overlegorgaan Directeuren Informatievoorziening (IODI).
Ad 1. Stand van zaken archiefbeheersregels
De verplichting voor overheidsorganisaties om archiefbeheersregels op te stellen ligt vast in het
Archiefbesluit 1995. De EGI constateert dat alle departementen deze regels hebben, maar dat ze bij
een deel van andere organisaties van de centrale overheid ontbreken. De aanbeveling luidt:
"Zorgdragers die nog niet over beheersregels beschikken, moeten deze met spoed vaststellen en
implementeren. Dat geldt ook voor onderliggende werkinstructies en procedures."
De conclusie dat overheidsorganisaties aan de Aw moeten voldoen, ligt voor de hand. Het is voor mij
nog onvoldoende duidelijk om welke organisaties het gaat en waarom organisaties op dit punt niet
kunnen of willen voldoen aan de regels. Dit jaar wordt door de departementen en het Nationaal Archief
geïnventariseerd wat bij zbo's de achterstand in archiefbewerking en selectie is. Samen met
deskundigen en betrokkenen zal ik daarna bekijken of en welke actie nodig is. De EGI onderneemt zelf
ook actie: er is een inventarisatie gestart naar de aanwezigheid van selectielijsten en beheersregels en
organisaties zullen worden aangesproken op het ontbreken van dit soort basiseisen aan de
informatievoorziening.
Ad 2. Digitaal archiefbeheer
De EGI geeft aan dat de beheersbaarheid van (digitale) informatie een steeds groter vraagstuk wordt.
Hierbij wordt ook verwezen naar een eerder advies van de Raad voor Cultuur over erfgoedselectie4
waarin de zorg werd uitgesproken over de beheersbaarheid van overheidsinformatie en waarin een
fundamenteel andere benadering werd bepleit. Ik ontken dit probleem niet; dit ís het centrale
vraagstuk van het programma Informatie op Orde, waarmee we aan de slag zijn.
De EGI schrijft dat Informatie op Orde als belangrijkste actiepunt op het gebied van digitalisering de
inrichting van een klein, tijdelijk programma (actielijn 3) bevat. Hierbij verwijst de EGI echter alleen
naar het kennisprogramma. De belangrijkste actie op het gebied van digitalisering is in mijn ogen de
zogenaamde actielijn 1, waarin de baseline voor (digitale) informatievoorziening wordt ontwikkeld.
4 Het tekort van het teveel, over rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed. Advies
erfgoedselectiebeleid deel I en II, Raad voor Cultuur, september 2005.
blad 4/5
De EGI doet twee aanbevelingen.
"1. Bij herziening van de regelgeving dient het begrip archiefbescheiden te worden herzien.
2. We bevelen de ministers van BZK en OCW maatregelen uit te werken hoe een selectievere werking
van de definitie archiefbescheiden in de regelgeving en in de informatiehuishouding bij de overheid kan
worden verankerd."
Beide aanbevelingen worden meegenomen in de uitwerking van Informatie op Orde. Omdat inhoud en
reikwijdte van het begrip archiefbescheiden behoren tot het fundament van het archiefwettelijk
stelsel, is een helder begrip van groot belang. Een discussie is zinvol, maar het is nog wel de vraag of
het begrip ook wettelijk herzien moet worden.
Voor wat betreft de tweede aanbeveling het volgende: de EGI stelt voor dat elke zorgdrager zelf gaat
vaststellen welke informatie bij zijn werkprocessen essentieel is en onder een beheersregime wordt
gesteld. Onderzocht moet worden hoe uitvoerbaar deze benadering is in een digitale omgeving. Het is
echter een nieuwe invalshoek die in de uitwerking betrokken zal worden.
In het jaarverslag gaat de EGI tevens in op de evaluatie van de ministeriële regeling ex artikel 12 van
het Archiefbesluit; de Regeling geordende en toegankelijke staat. In december 2004 zijn drie
evaluatiecommissies ingesteld met als opdracht te adviseren over de uitvoerbaarheid, de effectiviteit
en de handhaafbaarheid van drie ministeriële regelingen die uitvoering geven aan de Aw. Genoemde
regeling is er daar één van. In december 2006 hebben de commissies de adviezen uitgebracht. De EGI
merkt op dat het pleidooi van de evaluatiecommissie dat een betere naleving van de regeling bereikt
kan worden door intensivering van de voorlichting en striktere handhaving niet overtuigend is, en dat
algehele herziening van de regelgeving gewenst is.
Op dit moment worden de ministeriële regelingen aangepast en geactualiseerd. De nieuwe regeling zal
een van de bouwstenen van bovengenoemde baseline zijn. De inhoudelijke adviezen van de
evaluatiecommissies en uit een eerder separaat advies van de EGI, neem ik hierbij ter harte. Voor wat
betreft de verbetering van de handhaafbaarheid van de regelingen ga ik er vooralsnog vanuit dat de
`modernisering' van de regelingen, namelijk het opnemen van prestatienormen in plaats van
materiaalspecificaties, hieraan een belangrijke bijdrage zal leveren.
Ad 3. Het vermogen om verantwoording af te leggen
De EGI stelt dat bij good governance het vermogen hoort om verantwoording af te kunnen leggen. Op
dit punt zijn in 2006 extra inspecties uitgevoerd. De aanbeveling op basis hiervan is:
"Zorgdragers moeten hun processen beschrijven en vastleggen waar en hoe de verantwoordelijkheden
voor de (digitale) archiefbescheiden zijn belegd. Zorgdragers moeten ervoor zorgen dat de bij een
bepaald werkproces behorende (digitale) archiefbescheiden aan elkaar gerelateerd worden."
Ik ondersteun deze aanbeveling, dit is wat we met de eerder genoemde baseline in het kader van
Informatie op Orde voor de rijksoverheid willen bereiken.
In dit kader merkt de EGI ook nog op dat ze het initiatief uit Informatie op Orde om de auditfunctie een
rol te geven bij het onder controle krijgen van de informatiehuishouding onderschrijft, omdat daarmee
de interne control op de informatievoorziening onderdeel van de reguliere processen wordt. De EGI
vraagt zich echter af of dit gezien de taakstellingen van het kabinet mogelijk is. Dit punt heeft de
blad 5/5
aandacht, vooralsnog is de bedoeling om in de uitwerking de last voor auditors zo klein mogelijk te
houden.
Aanbevelingen over archieven als erfgoed
Voor mijn reactie op dit hoofdstuk van het verslag verwijs ik u naar mijn bovengenoemde reactie op het
Erfgoedinspectieverslag 2006.
In dit hoofdstuk wordt door de EGI ook aandacht besteed aan het interdepartementale Project
Wegwerken Archief Achterstanden. In de reactie op het Erfgoedinspectieverslag ben ik daar al op
ingegaan, en daarnaast verwijs ik u naar mijn brief over de voortgangsrapportage van het project5.
De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
dr. Ronald H.A. Plasterk
5 Voortgangsrapportage Project Wegwerken Archief Achterstanden, Kamerstukken TK, vergaderjaar
2006-2007, 29362, nr. 118.