Kamerbrief betreffende motie Ferrier / Boekestijn inzake het op orde brengen
van het voorschottenbeheer
24-09-2007 | Kamerstuk | Nederlands Ministerie van Buitenlandse Zaken
Naar aanleiding van de aangenomen motie Ferrier/Boekestijn (31 031-V,
nr. 12), ingediend bij het wetgevingsoverleg van de vaste commissie
voor Buitenlandse Zaken over het jaarverslag van het Ministerie van
Buitenlandse Zaken 2006, doe ik u hierbij verslag van de gemaakte
vorderingen in het op orde brengen van het voorschottenbeheer. Tevens
doe ik u het plan van aanpak toekomen, dat in samenspraak met de
Algemene Rekenkamer tot stand is gekomen.
Het plan van aanpak voorziet in een 0-meting met het doel inzicht te
verkrijgen in de omvang van de problematiek met betrekking tot de
toepassing van het sanctiebeleid. Daarnaast gaat het plan van aanpak
in op het reguliere toezicht op het voorschottenbeheer, in het
bijzonder het tijdig uitsturen van rappelbrieven, het afwikkelen van
oude voorschotten, het toezicht op internationale organisaties en het
opleggen van sancties. Tot slot wordt in het plan van aanpak ingegaan
op het project Stroomlijning PM&E (planning, monitoring en evaluatie)
ter verbetering van het managementinformatiesysteem. In het bijzonder
beoogt dit project de onderlinge samenhang van het PM&
E-instrumentarium te optimaliseren en de resultaatfocus te
verscherpen.
Resultaten 0-meting
In juni van dit jaar is de 0-meting afgerond. Op basis van de 0-meting
bestaat een volledig beeld van rapportages waarop het sanctiebeleid
moet worden toegepast. Dit heeft geleid tot 5 sancties die alsnog zijn
opgelegd aan contractpartijen en tot 8 gevallen, waarvoor aan de
departementsleiding een verzoek is gedaan om (vooralsnog) geen sanctie
op te leggen. De resultaten van de 0-meting bevestigen dat de
problemen rond het rapportagebeheer zich vooral voordoen bij het UNDP.
Maandelijkse toezicht op rappellering en sanctiebeleid
Na de 0-meting is tweemaal beoordeeld of de verschillende
budgethouders hun rappellen tijdig uitsturen. Binnen twee weken na het
verstrijken van de contra ctueel overeengekomen datum moet een formele
rappelbrief aan de contractpartij worden gestuurd. In het plan van
aanpak heb ik als doel gesteld dat in augustus 50% van de
budgethouders tijdig rappelleert. De meting in augustus laat zien dat
73% van de budgethouders tijdig rappelleerde. Ik heb er alle
vertrouwen in dat het in het plan van aanpak gestelde tussentijdse
doel van 75% in oktober behaald zal worden.
Naast de tijdigheid van de rappels wordt maandelijks vastgesteld of
bij iedere rapportageverplichting, waarop 3 rappellen zijn
geregistreerd, ofwel een sanctie is opgelegd danwel dat een besluit is
genomen door de departmentsleiding om vooralsnog geen sanctie op te
leggen. Vanaf 1 januari 2007 werden in totaal 12 sancties opgelegd
(inclusief sancties naar aanleiding van de 0-meting) en werd in 9
gevallen door de departementsleiding besloten om (vooralsnog) geen
sanctie op te leggen (inclusief 0-meting). Over een aantal gevallen
vindt nog overleg plaats met de budgethouder. Ik ben van mening dat
door het toezicht de werking van het sanctiebeleid is verbeterd.
Toezicht op afwikkeling van oude voorschotten (2002 en eerder)
Sinds 1 januari 2007 is voor een bedrag van EUR 134 mln. oude
voorschotten afgewikkeld. Per 14 augustus 2007 moet nog EUR 313 mln.
aan oude voorschotten worden afgewikkeld. Het overgrote deel hiervan
betreft voorschotten aan de Wereldbank (EUR 117 mln), de WHO (EUR 65
mln) en de UNDP (EUR 33 mln). Met de Wereldbank en de WHO wordt nog
discussie gevoerd over enkele ontvangen rapportages. Zoals ik u
tijdens het wetgevingsoverleg meldde, verwacht ik het geheel in 2008
af te hebben afgewikkeld.
Internationale organisaties
Zoals aangegeven, concentreren de door de Algemene Rekenkamer
gesignaleerde problemen zich voornamelijk rondom de UNDP. Begin juli
werd van UNDP de financi ële rapportage over 2006 ontvangen, conform
de afgesloten general arrangement. Hierin wordt een aantal
activiteiten gerapporteerd dat inhoudelijk is afgerond, maar
administratief door UNDP ten onrechte nog niet is afgesloten. Ik heb
de UNDP gevraagd deze activiteiten voor het einde van het jaar af te
wikkelen. Nadat UNDP de activiteiten als `afgesloten' heeft
gerapporteerd, kan het ministerie deze activiteiten ook afsluiten en
de verstrekte voorschotten verantwoorden. Feitelijk betreft dit een
puur administratieve afhandeling.
Project stroomlijning PM&E-instrumentarium
In juli 2007 heeft de directeur-generaal Internationale Samenwerking
de resultaten van de projectgroep Stroomlijning van het
instrumentarium voor planning, monitoring en evaluatie (PM&E) van
activiteiten vastgesteld. In het najaar zullen voorbereidingen worden
getroffen, zodat de herziene PM& E-instrumenten vanaf 1 januari 2008
kunnen worden gebruikt. Eén van de veranderingen betreft de expliciete
aansluiting tussen beleidsartikelen, meerjarenplannen,
beoordelingsmemoranda en activiteitenbeoordeling, waardoor het
ministerie beter kan sturen op resultaten.
Ik ben van mening dat de uitvoering van het plan op schema ligt en dat
de beoogde verbeteringen van het voorschottenbeheer gerealiseerd
worden. In januari zal ik u wederom informeren over de stand van
zaken.
De minister voor Ontwikkelingssamenwerking,
Bert Koenders
* Ministerie van Buitenlandse Zaken
* Bezuidenhoutseweg 67
* Postbus 20061
* 2500 EB Den Haag
* Tel.: 070-3 486 486
* Fax: 070-3 484 848
* Internet: www.minbuza.nl
Bijlagen
* Plan van aanpak voorschottenbeheer | PDF, 44 Kb
Ministerie van Buitenlandse Zaken