Gemeente Bedum
Rekenkamercommissie publiceert rapport interne afhandeling
correspondentie
18 september 2007
De Rekenkamercommissie van de Bedumer gemeenteraad heeft het rapport
gepubliceerd waarin de bevindingen staan over de interne afhandeling
van correspondentie door de gemeente Bedum. De commissie concludeert
op basis van het onderzoek onder meer dat er sterker moet worden
gestuurd op de afdoening van brieven en emails. Aan de andere kant
merkt de commissie ook op dat de afhandeling van veel
vergunningaanvragen binnen de daarvoor gestelde termijnen plaats
heeft. Het rapport wordt op donderdag 20 september aanstaande door de
gemeenteraad behandeld.
De rekenkamercommissie besloot begin dit jaar onderzoek te doen naar
de interne postafhandeling bij de gemeente. Daarmee reageerde de
commissie op kritische geluiden uit de samenleving én op de uitkomsten
van een eind 2005 gehouden klanttevredenheidsonderzoek. Ook daaruit
bleek dat de afhandeling van correspondentie te vaak niet optimaal
verloopt. Het onderzoek naar de afhandeling van correspondentie,
aanvragen en bezwaarschriften is in opdracht van de commissie
uitgevoerd door de Stichting voor Beleidsanalyse en
Bestuursondersteuning (StiBaBo) die is gelieerd aan de RUG. De
commissie constateert in het rapport dat de wijze waarop de gemeente
Bedum post afhandelt op punten afwijkt van richtlijnen van de
Nationale Ombudsman. In bepaalde gevallen hanteert de gemeente
scherpere regels; er zijn echter ook interne gedragsregels die ruimer
zijn dan die van de Nationale Ombudsman. In het onderzoek is gekeken
naar de afhandeling van brieven en emails, afhandeling van aanvragen
(vergunningen en dergelijke) en de afhandeling van bezwaarschriften
door de verschillende gemeentelijke afdelingen.
In het algemeen worden aanvragen (ruim) binnen de daarvoor gestelde
termijnen afgehandeld. Een uitzondering daarop vormden aanvragen om
een evenementenvergunning. In 2006 werden de meeste vergunningen te
laat afgegeven. Dit werd onder meer veroorzaakt door langdurige
ziekte. Daarop is ook, en dat wordt in het rapport erkend, begin 2007
door het college ingegrepen. Ook bij de afhandeling van aanvragen om
kapvergunningen zijn niet altijd de termijnen betracht die daarvoor
staan. Opvallend is aan de andere kant dat de afdeling Welzijn en
Burgers aanvragen om WVG-voorzieningen vlot en in doorsnee volgens de
regels afwerkt. Termijnoverschrijdingen worden in de meeste gevallen
veroorzaakt door externe adviezen die lang op zich laten wachten. De
commissie heeft verder onderzoek gedaan naar de afhandeling van
bezwaarschriften. De conclusies daarover luiden in doorsnee positief.
De commissie constateert dat het tempo van de afhandeling relatief
hoog is. Ook de communicatie met de indieners is volgens de
onderzoekers goed.
De afhandeling van brieven door de gemeentelijke organisatie blijkt,
en dat was dus al eerder duidelijk geworden, niet optimaal: van de
onderzochte brieven is iets meer dan de helft (51 procent) buiten de
streeftermijn van 5 weken afgehandeld. De beantwoording van 21 van de
70 onderzochte brieven liet zelfs meer dan 11 weken op zich wachten.
In veel gevallen worden de indieners niet van de vertraging in de
afhandeling op de hoogte gebracht, ondanks het feit dat hiervoor
interne richtlijnen bestaan . De onderzoekers noemen dit ronduit
bedroevend. De commissie doet een aantal aanbevelingen om de situatie
te verbeteren. Zo wordt er aanbevolen om in ontvangstbevestigingen aan
briefschrijvers alleen haalbare afdoeningstermijnen te noemen. Die
bevestigingen zouden, vind de commissie, door de behandelend ambtenaar
zelf moeten worden opgesteld. Dit geldt eveneens voor zogenaamde
tussenberichten. Ook een verscherping van de voortgangsbewaking is
volgens de onderzoekers noodzakelijk. Die schiet tekort.
Het college van b. en w. en de gemeenteraad bespreken de uitkomsten in
de raadsvergadering van 20 september aanstaande om 19.30 uur. U kunt
de videobeelden van deze bespreking live of later volgen via
www.bedum.nl/ris