GAC Business Solutions automatiseert alle bisdommen met Dynamics NAV


Microsoft Dynamics NAV verlicht druk op Rooms-Katholieke Kerk Nederland

OOSTELBEERS, 20070711 -- GAC Business Solutions is al sinds 1998 de softwarepartner van de Rooms-katholieke Kerk (RKK) Nederland. In dat jaar koos de grootste kerkelijke organisatie van Nederland voor Microsoft Dynamics NAV (toen nog Navision) als automatiseringsplatform. De eerste fase betrof de interne automatisering van vier van de zeven bisdommen; onlangs is besloten dat GAC alle bisdommen zal automatiseren. Ondertussen verzorgt het Brabantse softwarebedrijf ook de implementatie van haar software bij de 1500 parochies die ons land rijk is. Voor Léon Sevriens precies de reden waarom GAC Business Solutions de meest geschikte softwarepartner is.

Léon Sevriens is als Landelijke Coördinator ICT verantwoordelijk voor het ICT-beleid van de Nederlandse kerkprovincie. Na zijn studie Bedrijfskunde werkte hij tien jaar in het bedrijfsleven bij onder meer DSM, Stork en Philips. In '97 maakte hij de overstap naar één van de zeven bisdommen, waarna zijn werkgebied zich langzaamaan uitbreidde tot geheel Nederland. "De bisdommen hadden zeer specifieke automatiseringsbehoeften, die niet terug te vinden waren in de meeste pakketten", aldus Sevriens. Ik had al ervaring met BAAN en SAP, maar nog niet met Microsoft Dynamics NAV. Toen we in 1998 een scan uitvoerden was dat pakket nét in opkomst. De mogelijkheden om zelfstandig aanpassingen door te voeren in de standaard software deed ons voor dit pakket kiezen. Het heeft ons enorm veel maatwerk bespaard."

Vaart der volkeren
De RKK is in veel opzichten vergelijkbaar met een normaal bedrijf. De organisatie voert een financiële administratie, doet aan klantenbeheer en ontplooit marketingactiviteiten, al omschrijven zij dit alles in een eigen jargon. Er zijn enkele specifieke processen waarbij de relatie tussen bisdommen en parochies valt te vergelijken met die tussen gemeente en overheid. Zo moet een parochie vergunningen aanvragen bij haar bisdom, bijvoorbeeld voor vermogensmutaties en restauraties. Hierbij spelen workflow-achtige zaken een rol, wat tot op heden een behoorlijke papierwinkel is. In de komende jaren zal Microsoft Dynamics NAV als basisplatform worden gebruikt voor webtechnologie, om deze zaken verder te automatiseren. Henk van Ruijven, voorzitter van de Raad van Bestuur van de IPAL (een onafhankelijk orgaan voor interdiocessane projecten, ofwel projecten die door de bisdommen gezamenlijk worden geïnitieerd): "Van oudsher is de RKK een organisatie die niet gewend is aan moderne dynamiek. Er was daarom sprake van een zekere weerstand toen het project werd geïnitieerd. Maar men heeft inmiddels een goed beeld van de doelstellingen en men beseft dat we mee moeten in de vaart der volkeren. Zeker in een organisatie waar een spanningsveld bestaat tussen toenemende externe regelgeving en een krimpende kerk. De druk op het eigen personeel wordt steeds groter; door automatisering willen we die druk verlichten. De organisatie verlangt hier ook steeds meer naar."

Twee grote projecten
Erik van Driel, directeur van GAC Business Solutions: "Er zijn twee grote projecten te onderscheiden waar wij bij betrokken zijn. De ene is de interne automatisering van de zeven bisdommen, waarmee zo'n 350 medewerkers te maken krijgen. Daarnaast is er een project dat is gericht op de 1500 parochies in Nederland, dat wordt voltrokken door de IPAL in samenwerking met GAC. Het gaat hier naast de implementatie van de software om intensieve training van alle medewerkers, wat volledig door ons wordt gecoördineerd en gerealiseerd. Per parochie volgen medewerkers meerdaagse trainingstrajecten voor de basis- en ledenadministratie, de financieel verantwoordelijke volgt daarnaast de cursus financiële administratie. In totaal worden er 3000 mensen door GAC getraind, zowel op locatie als in ons trainingscentrum te Oostelbeers."

Integrale ledenadministratie
Het was voor de RKK logisch om de twee projecten parallel te voltrekken met één softwarepartner, zo stelt Sevriens. "Er zijn veel raakvlakken qua processen bij de bisdommen en parochiën. De bisdommen zijn voor een groot deel afhankelijk van de inkomsten die worden gegenereerd door de parochies. Zo zijn de parochies volgens het kerkelijk wetboek verplicht om een percentage van de kerkelijke bijdrages af te dragen, ter ondersteuning van het bisdom. Wat nu ontwikkeld wordt voor de parochies is een integrale ledenadministratie, waarin alle parochianen worden opgenomen en waaraan de financiële administratie en registratie van giften gekoppeld is. Op die manier faciliteren wij de parochie, zodat ze inkomsten kunnen veiligstellen maar ook acties kunnen ondernemen om de fondsenwerving uit te bouwen. Omdat de bisdommen ook Dynamics NAV gebruiken kunnen alle gegevens vanuit de parochies worden verwerkt in de bisdomadministratie. Zo proberen we grip te krijgen op het gehele traject van fondsenwerving en ledenbeheer."

Over de streep
Er zijn parochies die de automatiseringsboot nog afhouden. Sevriens: "Het is een traject met een lange aanloop. Alle bisdommen zijn inmiddels aangesloten, maar een aantal daarvan heeft het niet verplicht gesteld aan hun parochies. Met name in kleine dorpsgemeenschappen in het Zuiden kent iedereen elkaar. Daardoor is er geen behoefte aan een ledenadministratie. Maar het succes van het traject wekt ook bij deze parochies interesse. Collega's reageren positief en blij verrast op dat nieuwe stukje technologie. `Daar wil ik ook aan meedoen', is steeds vaker de reactie. Dat is leuker dan met één of ander ouderwets en achterhaald ICT-systeem te werken. Het is ineens weer interessant, men vindt het leuk, het werkt, het is makkelijk. Ze spelen elkaar zelfs tips toe, bijvoorbeeld over methodes om mutaties door te voeren. Dat leidt er natuurlijk toe dat anderen over de streep worden getrokken. De parochie neemt makkelijker iets aan van de buurparochie dan van de bisdommen. Ook jongeren voelen zich aangesproken voelen door deze moderne technieken. Dat is de potentiële bijvangst."

Enorme efficiencyslag
Kerkgangers zullen niet direct iets merken van de automatisering; het zijn met name de interne processen die worden verbeterd. Zo ontvangt de Rooms-Katholieke Kerk ieder jaar honderdduizenden gegevensmutaties van parochianen. Voorheen ging dat nog met envelopjes en briefjes, die men dan weer moest overtypen in het eigen systeem. Nu gebeurt dat grootendeels geautomatiseerd in Dynamics NAV in combinatie met een webinterface. Volgens Sevriens kan daardoor meer aandacht aan de parochianen worden besteed: "Er hoeven maar weinig handmatige acties verricht te worden, wat een enorme efficiencyslag is. Vroeger was men alleen maar bezig met handmatig verwerking van mutaties en kwam men niet toe aan de kwaliteitswaarborging van de database. Maar nu zijn alle gegevens als PDF beschikbaar; de parochie kan direct actief beleid uitvoeren, zoals mensen verwelkomen en bezoeken. Men krijgt dus weer de aandacht die men verdient."

"Er zijn een aantal factoren die zullen bepalen of het traject ook economisch gezien succesvol is", aldus Erik van Driel. "Enerzijds de kostenreductie van het operationeel houden van het platform ten opzichte van de oude situatie. We hebben een `return on investment' berekend van zo'n vijf jaar. Ten tweede moet het een duidelijke stimulering zijn van de fondsenwerving. In dit systeem zijn 4,5 miljoen Katholieken opgenomen, die nu beter gevolgd kunnen worden. De Kerk zal het pakket niet inzetten om nieuwe leden te werven. Daarvoor houdt men vast aan de oude tradities."

Sterke drive
Op de vraag of zij tevreden zijn over GAC Business Solutions antwoordt Henk van Ruijven volmondig ja. "Ik ben directeur geweest bij een internationaal ICT-bedrijf met een business unit in Nederland. Ik ken het wereldje dus. Vanuit mijn voormalige functie was ik niet nadrukkelijk bezig met Microsoft, maar ik begrijp wel wat het doet. Ik denk dat het een goede keuze is geweest om met Microsoft en GAC in zee te gaan. Het is een organisatie met oog voor een klant als de RKK. Er is voldoende aandacht, men is alert en voelt een sterke drive om dit project te laten slagen. Ook verlopen de contacten goed, van laag tot hoog in de organisatie. Dat is wel zo prettig. Escalaties worden goed opgepakt: de support is ondergebracht bij de Helpdesk van GAC, dus alle parochies kunnen hier met vragen terecht. Dat wordt uitstekend gecoördineerd door Marcel Schenkeveld, de manager van de afdeling Services."

Gezamenlijke filosofie
Het implementatietraject is uniek in Europa. Er is veel interesse vanuit het buitenland voor de hosting van de functionaliteit voor parochies. Er zijn in het buitenland (op Amerika na) overwegend parochies die werken met verouderde, lokale software. Ook op het gebied van ledenadministratie is er interesse, bijvoorbeeld vanuit Duitsland, Oostenrijk en Frankrijk. Sevriens: "Daar is nog niets mee gedaan; we willen eerst zorgen dat het eigen project slaagt. De RKK en GAC zijn de afgelopen jaren duidelijk naar elkaar toe gegroeid als partner. Gezien de verbintenis die is aangegaan ten aanzien van de supportorganisatie voor de parochies ontwikkelen we nadrukkelijk een gezamenlijke filosofie voor de ontwikkeling van nieuwe Microsoft producten."

Achtergrondinformatie:
Bedrijf: Rooms-katholieke Kerk Nederland (7 bisdommen, 1500 parochies)
Activiteiten: zorgen voor het welzijn van 4,5 miljoen parochianen (?)
Aantal users: Bisdommen 350, parochies 3000
Gebruikt Dynamics NAV voor: financiële en ledenadministratie
Gebruikt versie: Microsoft Dynamics NAV 4.0
Bijzonderheden: meest omvangrijke automatiseringsproject ter wereld binnen de Rooms-katholieke Kerk. De gestructureerde informatie, zoals financiële administratie, ledenbeheer en -administratie, giften- en bijdragenadministratie, maar ook de begraafplaatsadministratie, verloopt via Microsoft Dynamics NAV. Al deze functies worden ingericht door GAC Business Solutions. Daarnaast is gekozen voor SharePoint voor de distributie van niet-gestructureerde data naar parochies. Met de release van 5.0 in 2008 verwacht Sevriens een verdere integratie van Dynamics NAV met SharePoint. De software wordt dan ook meer rolgebaseerd. Nu moeten beide applicaties afzonderlijk worden opgestart, terwijl straks alles vanuit een eenduidige interface zou moeten plaatsvinden. Invoeren van gegevens en het genereren van rapportages gebeurt dan vanuit één scherm.

Over GAC Business Solutions
Al sinds de oprichting in 1983 is GAC Business Solutions een zeer succesvolle softwarepartner voor het MKB. Met 6 vestigingen in Nederland en de zekerheid van Partner Power International voor internationale trajecten blijven wij die betrouwbaarheid garanderen. Ruim 120 consultants hebben inmiddels meer dan 360 implementaties verricht, resulterend in meer dan 12.000 tevreden gebruikers van Microsoft Dynamics NAV.
GAC Business Solutions is meerdere malen vereerd met awards en andere dankbetuigingen. Zo zijn wij sinds jaar en dag Microsoft Gold Certified Partner en lid van de Inner Circle én de Presidents Club. Ook ontvingen wij awards voor bijvoorbeeld de hoogste Dynamics NAV licentie-omzet en de verkoopresultaten van TradePoint. Verder zijn wij in het bezit van alle certificaten voor de Microsoft Business Solutions-technologie, specifieke bedrijfsomgevingen en andere technologieën als manufacturing en Microsoft SQL Server.

- Voor meer informatie over dit implementatietraject en GAC Business Solutions kunt u contact opnemen met:

GAC Business Solutions
www.gac.nl





GAC Business Solutions