Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Raad voor het Openbaar Bestuur

Postbus 20011

2500 EA Den Haag

Den Haag Ons kenmerk uni 2007
6 j DCE/07/3429

Onderwerp
Adviesaanvraag Informatie op orde

Geachte Raad,

Deze adviesaanvraag volgt op het aanbieden van de kabinetsvisie Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie aan de Tweede Kamer op 29 juni 2006. De kabinetsvisie is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de voormalig Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties. De Kamer heeft de nota ter kennisgeving aangenomen1.

Probleemstelling
Informatie op orde gaat over de noodzakelijke verbetering van de kwaliteit van de papieren en digitale informatiehuishouding van de rijksoverheid. De informatie van de rijksoverheid moet beter vindbaar en toegankelijk zijn voor de verschillende gebruikersgroepen, aangezien die verschillende belangrijke maatschappelijke doelen dient (voor publieke verantwoording, voor bedrijfsvoering en als cultuurhistorische bron). De nota omvat acht actielijnen die de komende jaren moeten zorgen voor de ontwikkeling van kaderstellende randvoorwaarden en een effectieve uitvoering van informatie- en archiefbeleid. Een aantal acties is eind 2006 reeds gestart. Er zijn echter ook meer strategische vragen die in de loop van 2007 door verschillende partijen uitgewerkt moeten gaan worden. Het gaat dan met name om de verantwoordelijkheidsverdeling en toezicht, kwaliteitsborging, archiefselectie en de uitvoerbaarheid van regels en procedures. Voor de langere termijn wil het kabinet wetgeving op het gebied van informatiebeheer en archivering meer met elkaar in samenhang brengen om de rechten en plichten van burger, bedrijfsleven en overheden ten aanzien van overheidsinformatie duidelijk vast te kunnen leggen. Daarnaast komen in de komende jaren fundamentele vragen op ons af. Overheidsorganisaties buigen zich over kwaliteit en governance in de bedrijfsvoering. Ook heeft overheidsinformatie steeds meer een functie over de grenzen van overheidsorganisaties en andere maatschappelijke partners heen, bijvoorbeeld als


1 Nota Informatie op orde, over vindbare en toegankelijke overheidsinformatie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Rijnstraat 50, Postbus 16375, 2500 BJ Den Haag T +31-70-412 3456 F +31-70-412 3996 W www.minocw.nl E

blad 2/4

dezelfde data door meerdere overheidsinstellingen en niet overheidsorganisaties gebruikt worden. Dit kan behalve voor de toegankelijkheid van informatie ook gevolgen hebben voor de verantwoordelijkheidsverdeling en voor toezicht. Mogelijke juridische aanpassingen kunnen ook gevolgen hebben voor andere overheden. En ten slotte het vraagstuk van twee paradigma's uit het papieren tijdperk: selecteren en vernietigen. Beide zijn in het `papieren tijdperk' noodzaak uit bijvoorbeeld beheersoogpunt, naast de historische en maatschappelijke overwegingen. De vraag is of dit wellicht anders is in het digitale tijdperk.

Gezamenlijke adviesaanvraag
De kabinetsvisie legt een verband tussen de informatiehuishouding van de (rijks)overheid en de toegankelijkheid van publieke informatie nu en in de toekomst. Ook de hiervoor geschetste vraagstukken moeten in dat verband worden bezien, maar gaan tegelijk ook een stap verder. Deze adviesaanvraag is er dan ook op gericht om beide invalshoeken (informatiehuishouding en erfgoed/archiefbeleid) op een evenwichtige manier met elkaar in verband te brengen. Om die reden achten wij het van belang deze aanvraag aan zowel de Raad voor Cultuur als de Raad voor het Openbaar Bestuur voor te leggen. U ontvangt daarom beide dezelfde adviesaanvraag en wij verzoeken u gezamenlijk te adviseren.
Vanuit uw rol en expertise kunt u het informatie- en archiefbeleid van de rijksoverheid niet alleen overzien vanuit verschillende sectoren, maar ook vanuit brede maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen en perspectieven. Wij stellen het tevens op prijs als u de voorgenomen aanpak voor de rijksoverheid wilt bekijken in de context van ontwikkelingen bij andere organen en overheden.

Vragen
Deze adviesaanvraag valt uiteen in een aantal vragen waarop wij graag uw antwoord krijgen. Zij zijn hieronder gegroepeerd.

I. Omgeving

· Welke consequenties ziet u voor de inrichting van de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties in het kader van de kabinetsvisies Informatie op Orde en Good Governance?

· Welke relevante raakvlakken en ontwikkelingen op het gebied van toegankelijkheid van overheidsinformatie, dienstverlening aan de burger, openbaarheid en verantwoording bij andere overheden en organisaties acht u van belang voor de verdere beleidsontwikkeling op het terrein van de informatiehuishouding en archivering bij de (rijks)overheid?

II. Wettelijk kader

· Hoe kijkt u aan tegen de relatie tussen de wet- en regelgeving op het terrein van informatie- en archiefbeheer, informatiebeveiliging en openbaarheid?
· In hoeverre en op welke wijze is volgens u verandering van wet- en regelgeving in den brede noodzakelijk om de vindbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie voor de burger nu en in de toekomst te verbeteren?

blad 3/4

III. Organisatie

· Welke gevolgen zouden de ontwikkelingen in omgeving en wettelijk kader moeten hebben voor de verantwoordelijkheidsverdeling tussen overheidsorganisaties voor de informatiehuishouding en historische archieven?
· Hoe ziet u in de toekomst het toezicht arrangement op de gehele keten, van informatiehuishouding tot en met de archiefbewaarplaatsen van de rijksoverheid?

IV. Selecteren en vernietigen

· Hoe kijkt u aan tegen nut en noodzaak van (het proces van) selecteren en vernietigen van overheidsinformatie in het digitale tijdperk?

Adviestermijn
Wij hebben begrepen dat u vanuit beide raden inmiddels onderling contact heeft over de materie van de nota Informatie op orde. Wij stellen het dan ook op prijs een gezamenlijk advies van u te ontvangen over bovenstaande vraagstukken en verzoeken u dit advies vóór 1 september 2007 uit te brengen.

Tot slot
Deze adviesaanvraag naar aanleiding van Informatie op orde raakt onder andere aan het onderwerp archiefselectie. De Raad voor Cultuur is op een aantal vraagstukken rond archiefselectie al ingegaan in het advies Het tekort van het teveel2. Dit advies heeft bijgedragen aan de ontwikkeling van het nieuwe informatie- en archiefbeleid zoals verwoord in Informatie op orde. Zoals ook aan de Tweede Kamer is gemeld is verdere uitwerking hiervan bovendien onderdeel van de actielijn "Nieuwe aanpak van selectie"3.
Naast het archiefselectiebeleid speelt in de erfgoedsector op het moment nog een aantal andere onderwerpen. Hierover ontving de Raad voor Cultuur onlangs een algemene adviesaanvraag `Agenda cultuurbeleid en culturele basisinfrastructuur'4. Archiefbeleid is daarin niet specifiek genoemd. Omdat de nu voorliggende adviesaanvraag echter meer gericht is op toekomstige ontwikkelingen en beleidsvorming, kan de Raad de zaken die te maken hebben met de inrichting van het archiefbestel op de kortere en middenlange termijn onderbrengen in de hiervoor genoemde algemene adviesaanvraag.


2 Het tekort van het teveel, over de rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed. Advies Erfgoedselectiebeleid deel I en II, Raad voor Cultuur, september 2005.

3 Zoals ook aangekondigd in de brief aan de Tweede Kamer over het erfgoedselectiebeleid; d.d. 21 september 2006, OCW kenmerk: DCE/06/35482.
4 Brief aan de Raad voor Cultuur Agenda cultuurbeleid en culturele basisinfrastructuur; d.d. 29 september 2006, OCW kenmerk: DK/BB/2006/36812.

blad 4/4

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Dr. Ronald H.A. Plasterk

De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

drs. A.Th. B. Bijleveld-Schouten