Gemeente Hengelo
70% burgerbrieven op tijd beantwoord
De gemeenteraad heeft een motie aangenomen, waarin de opdracht staat
dat de gemeente in 2007 80% van de brieven die zij van burgers
ontvangt binnen de afhandeltermijn moet beantwoorden. In 2006 is
slechts 41,5% van die brieven op tijd afgehandeld. Na het doorvoeren
van diverse maatregelen is dat percentage nu opgelopen tot 70%. Geen
reden om achterover te leunen, maar wel een gunstige ontwikkeling.
In een onderzoek naar de postbehandeling bij een groot aantal
gemeenten concludeert de Nationale Ombudsman dat gemeenten beter
moeten communiceren met burgers. Het onderzoek toont aan dat het vaak
te lang duurt voordat burgers antwoord krijgen en dat brieven soms
helemaal niet beantwoord worden. Ook de gemeente Hengelo worstelt met
dit probleem.
Verbetersuggesties doorgevoerd
Het college heeft in 2006 besloten een speciaal onderzoek te laten
doen naar de afhandeling van burgerbrieven en e-mails. In het
onderzoeksrapport staat een groot aantal verbetervoorstellen. Het
college heeft de directie de opdracht gegeven om daar direct mee aan
de slag te gaan. Inmiddels zijn een groot deel van de
verbetersuggesties doorgevoerd. Zo is er nu een betere registratie van
de post. Daarnaast heeft de directie een projectleider aangesteld, die
de directie en sectormanagers ondersteunt in de opdracht om dit jaar
80% van de burgerbrieven op tijd te beantwoorden.
Op naar de 80%
De reeds ingevoerde verbetersuggesties, de aandacht van de directie en
de inspanningen van de projectleider hebben ertoe geleid dat over de
eerste drie maanden van dit jaar 70% van alle burgerbrieven op tijd is
beantwoord. Omdat een aantal verbetersuggesties nog moet worden
geïmplementeerd en het feit dat de aandacht van directie en
projectleider zeker niet minder worden, verwachten we dat de
doelstelling wordt gehaald en dat in 2007 minimaal 80% van de
burgerbrieven op tijd wordt beantwoord.