Ministerie van Buitenlandse Zaken

Lijst van vragen over rapport Algemene Rekenkamer

Kamerstuknummer : 31031V-2
Vragen aan : Ministers van Buitenlandse Zaken en voor Ontwikkelingssamenwerking Commissie : Buitenlandse Zaken
Adjunct-griffier : Van Toor
Nr Vraag Blz van tot
1 Heeft de Inspectie en Evaluatie Bedrijfsvoering (ISB) geoordeeld - en zo ja wanneer - dat er 0 sprake is van overbodig personeel en/of overbodige functies op een of meerdere posten? Zo ja, om welke posten gaat het? Om welke functies gaat het? Heeft u of gaat u maatregelen treffen om het aantal overbodige personeelsleden en/of functies terug te dringen, zo ja wanneer en op welke wijze? Is/zijn de betreffende analyse(s) van de ISB openbaar beschikbaar? Zo nee, waarom niet? En zo nee, gaat u deze analyse(s) alsnog openbaar maken bij beantwoording van deze vragen? Zo nee, waarom niet? Wat is de hoogte van de kosten die de door de ISB overbodig beoordeelde personeelsleden en/of functies met zich meebrengen?
De Inspectie en Evaluatie Bedrijfsvoering (ISB) voert jaarlijks een 30-tal organisatiedoorlichtingen uit op posten. Tijdens deze organisatiedoorlichtingen wordt standaard gekeken naar de kerntaken van de post en naar de formatie van de post in relatie tot de werkzaamheden. Het komt geregeld voor dat ISB aanbevelingen doet voor uitbreiding dan wel inkrimping van de formatie. Het gaat daarbij om uitgezonden BZ medewerkers, attache's van andere departementen en lokale stafleden. Het aantal inkrimpingsvoorstellen over het jaar 2006 overtreft in ruime mate het aantal uitbreidingsvoorstellen. In de regel worden deze aanbevelingen overgenomen en voorgelegd aan het interdepartementale adviescollege "de commissie postennet". De bestuursraad van Buitenlandse Zaken neemt vervolgens op dit advies een besluit. De realisatie van de besluiten tot uitbreiding dan wel inkrimping geschiedt in het kader van de jaarlijkse overplaatsingsronde.
De taakstelling van het kabinet leidt tot het maken van scherp strategische keuzes en het stellen van duidelijke prioriteiten en posterioriteiten. Dit geldt voor het departement van Buitenlandse Zaken en het postennet.
De ISB-rapporten hebben de kwalificatie BZ-vertrouwelijk en zijn niet openbaar vanwege de in de rapportage opgenomen informatie die het functioneren van medewerkers betreft en een personeels vertrouwelijk karakter heeft. Ik ben niet voornemens om deze status te wijzigen.

2 Gaat u de omvang van het diplomatiek apparaat in het buitenland inperken? Zo ja, op welke 0 schaal en op welke wijze? Zo nee, waarom niet? De taakstelling is ook van toepassing op de posten in het buitenland. Zie ook vraag 1.

3 Is er ten aanzien van de kritiek op het voorschottenbeheer bij de multilaterale 13 15 verantwoordingen sprake van dat er helemaal geen verantwoording wordt afgelegd of gaat het specifiek om een verantwoording voor de Nederlandse bijdrage aan multilaterale organisaties en hulp?
Voor alle (multilaterale) activiteiten geldt dat multilaterale instellingen, overeenkomstig de juridische afspraken, verplicht zijn te rapporteren over de voortgang van de uitvoering van de programma's. Het ministerie weet dan ook precies waaraan de bijdragen zijn besteed. De kritiek van de AR richt zich op de rapportages die te laat worden ingediend. De werking
1/11

van de afspraken tussen de internationale instelling en het ministerie wordt overigens

regulier regelmatig besproken. Dit leidt periodiek tot aanpassing van de (raam)overeenkomst met de betreffende instelling. Het ministerie heeft met de VN-instellingen afgesproken dat zij voor projecten met een vastgestelde looptijd in aanvulling op de voortgangsrapportages een eindverantwoording (`Final Certified Financial Statement') opstellen, waarin de bestedingen per programma opnieuw worden bevestigd. Deze eindverantwoording laat soms lang op zich wachten. Met de UNDP zijn vorig jaar afspraken gemaakt om de achterstand in de afwikkeling van de eindverantwoordingen in te lopen en om deze in de toekomst te voorkomen. Zoals de Rekenkamer ook aangeeft, is hiermee het grootste knelpunt opgelost. Met andere internationale organisaties bestaan geen problemen in deze orde van grootte. Desondanks is in mei jl het voorschottenbeheer met de Wereldbank besproken.
4 In hoeverre worden de bevindingen van de resultatenrapportage over drinkwater 15 meegenomen in het aangekondigde rapport van de Algemene Rekenkamer? De Algemene Rekenkamer kan gebruik maken van alle beschikbare bronnen, met inbegrip van de resultaten rapportage 2004 en die van 2005-2006.
5 Wat doet de minister met de kritiek van de Rekenkamer dat conclusies over prestaties op 15 basis van input in plaats van output te onduidelijk zijn en te weinig zeggen over het daadwerkelijk behaalde resultaat?
Het ministerie stelt zijn begroting en jaarverslag reeds vele jaren op in termen van effecten en resultaten van beleid. Ook in meer specifieke beleidsstukken aan de Kamer, zoals de Resultatenrapportages, MDG-8-rapportages en evaluatieonderzoeken wordt in deze termen gerapporteerd.
Gestreefd wordt om de overige plannings-, monitorings- en evaluatie (PM&E)- instrumenten voor ontwikkelingssamenwerking hier beter op te laten aansluiten. Daartoe is in september 2006 het project stroomlijning van het PM&E-instrumentarium gestart. Een van de doelstellingen van dit project is versterking van de resultaatfocus op output en outcome niveau. Daartoe zal in de eerste plaats de resultaatfocus in de planningsinstrumenten worden verscherpt door waar dat mogelijk en zinvol is helder geformuleerde resultaten en indicatoren op te nemen. De monitorings- en evaluatie- instrumenten zullen hierop worden aangesloten. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de monitoring m.n. gericht dient te zijn op inputs en outputs en eventuele operationele bijsturing, terwijl eindrapportages en met name evaluaties goed in kaart moeten brengen welke resultaten (outcomes) uiteindelijk behaald worden, welke lessen hieruit kunnen worden getrokken en welke terugkoppeling naar beleid hierop dient plaats te vinden.
6 Zijn de interne regels over declaraties t.a.v. representatie en dienstreizen afdoende?Bent u 16 voornemens aanvullende maatregelen te nemen t.a.v. de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden in het financíeel beheer? Zie vraag 32.

7 Wat gaat u doen om inzicht te krijgen in de huurprijzen van woningen van uitgezonden 16 medewerkers en het totaal aan budgetoverschrijdingen? Betreft het hier woningen van zowel ambassadeurs als van ander uitgezonden ambassadepersoneel? Uit welke post worden de budgetoverschrijdingen voor huisvesting en nieuwbouw en onderhoud van ambassades gefinancierd?
De huurprijzen van de woningen van uitgezonden medewerkers zijn bekend. De betaalde huren komen ten laste van het totale bedrijfsvoeringsbudget van de post. Voor de berekening van het onderdeel huren van het bedrijfsvoeringsbudget hanteert BZ objectieve richthuren die jaarlijks door een internationaal opererend extern bureau worden opgesteld. Er is dus geen vastgesteld (norm)huurbudget voor elke ingehuurde woning en de posten
2/11

hebben enige speelruimte om van de richthuren af te wijken, mits zij binnen de financiële

kaders van het bedrijfsvoeringsbudget blijven en mits dat past in het postspecifieke huisvestingsbeleid. In het kader van de jaarplancyclus leggen posten verantwoording af over de besteding van het bedrijfsvoeringsbudget. Verwachte overschrijding van het bedrijfsvoeringsbudget dient vooraf te worden gemeld en toegelicht. Pas na centrale beoordeling en goedkeuring volgt compensatie die ten laste van artikel 11.1 wordt gebracht.
Het aanhuren van woningen van ambassadeurs behoeft centrale goedkeuring; de betaalde huren komen niet ten laste van de bedrijfsvoeringsbudgetten.
8 In hoeverre komt de door de Rekenkamer geconstateerde overschrijding op de post 16 personele kosten voor representatie en reizen ten laste komt van het ODA budget? Alle apparaatsuitgaven, inclusief overschrijdingen /onderbestedingen met betrekking tot representatie, reizen en andere uitgaven, worden overeenkomstig de rapportagerichtlijnen van de OESO voor een deel toegerekend aan de uitgaven voor Ontwikkelingssamenwerking.

9 Gaat u de budgetoverschrijdingen betreffende de hoogte van de huren van woningen voor 16 medewerkers van diverse buitenlandse posten aanpakken? Zo ja, op welke wijze precies? Zo nee, waarom niet? Worden de posten die zich schuldig maken aan budgetoverschrijdingen aangepakt? Zo ja, op welke wijze? Zo nee, waarom niet? Zolang posten binnen de financiële kaders van het bedrijfsvoeringsbudget blijven, is er geen sprake van budgetoverschrijding. Het gaat immers om richthuren als onderdeel van het totale bedrijfsvoeringsbudget, niet om per woning vastgestelde normbedragen. Juist door posten hierin enige flexibiliteit toe te staan, wordt voorkomen dat voor elke individuele afwijking centraal toestemming moet worden gevraagd. Zie ook het antwoord op vraag 7.

10 Bent u van plan om duidelijke kaders t.a.v. (maximale) financiële omvang van 17 nieuwbouwprojecten van ambassades op te stellen nadat wederom de kosten van begrote nieuwbouwprojecten zijn overschreden?
Voor per definitie incidentele bouwprojecten in het buitenland is het aanmerkelijk lastiger om in een vroegtijdig stadium betrouwbare kostenramingen op te stellen, bij gebrek aan recent gerealiseerde en vergelijkbare projecten die als referentie kunnen dienen. Noodgedwongen wordt daarom gewerkt met indicatieve cijfers die slechts dienen om een voorlopige budgetreservering te maken. Vervolgens start de planvorming, waarbij wordt uitgegaan van een standaard program van eisen, gebaseerd op Nederlandse kwaliteitseisen (Bouwbesluit, Arbowet, beveiligingseisen). Een betrouwbare kostenraming kan pas worden opgesteld nadat de planvorming is afgerond d.w.z. direct voorafgaand aan de aanbesteding: de directiebegroting. Dan nog dient de confrontatie met de markt plaats te vinden, middels een aanbesteding. Als de aanbesteding tegenvalt, kan besloten worden tot bezuinigingen of tot een geheel nieuw plan. De uitkomst van de aanbesteding wordt verwerkt in het projectplan op basis waarvan wordt besloten of het project doorgang zal vinden. Indien de kostenraming uit het projectplan als uitgangspunt wordt genomen, zijn er de afgelopen jaren bijna net zo veel lichte overschrijdingen als dito onderschrijdingen. Het exact op de kostenraming uitkomen, wordt bemoeilijkt door de aansturing op afstand.
11 Waarom is de in 2006 geplande evaluatie van het onderhoudsbeleid niet uitgevoerd en nu 17 doorgeschoven naar 2007?
Er is geen sprake van het doorschuiven naar 2007. Slechts enkele voorbereidende werkzaamheden die in 2006 zouden plaatsvinden, zijn later gestart om redenen van personele bezetting. Dit heeft echter geen invloed op de afronding van de evaluatie conform de planning.

3/11


12 Worden de kosten van het nieuwbouwproject in Juba uit ODA betaald? Welk percentage 20 21

maakt de 10 miljoen euro uit van de totale ontwikkelingshulp die Zuid-Sudan van Nederland ontvangt? Waaruit bestaan de aard en de omvang van de werkzaamheden in Juba en waarom rechtvaardigen deze een dergelijke overschrijding? De kosten van het nieuwbouwproject in Juba worden uit het budget voor apparaatsuitgaven betaald. Voor de vraag in hoeverre deze kosten ten laste van het ODA-budget komen, zie het antwoord op vraag 8.
Nederland draagt in totaal EUR 75 miljoen bij aan het Multi-Donor Trust Fund voor Zuid- Sudan voor de periode 2005 ­ 2007, ten behoeve van het wederopbouwproces. Nederland heeft daarnaast in 2006 aanzienlijk bijgedragen aan VN-programma's in Sudan, waaronder EUR 42,6 miljoen Euro aan het zogeheten Common Humanitarian Fund (circa 40% van dit fonds komt ten goede aan activiteiten in Zuid-Sudan) en EUR 10 miljoen Euro aan het UNDP-VK-NL Strategisch Partnerschap. Het Joint Donor Team in Juba assisteert de Zuid- Sudanese overheid en de Wereldbank bij de programmering van wederopbouwprogramma's en vervult een monitorende rol ten aanzien van de ontwikkelingssamenwerking van de zes landen die zijn verenigd in het gezamenlijk kantoor.
De EUR 10 miljoen voor het Joint Donor Office in Juba maakt geen onderdeel uit van deze bijdragen. Nederland is één van de aanvankelijk vijf en inmiddels zes donoren en betaalt dus EUR 1,67 miljoen.

13 Welke maatregelen neemt u om in het vervolg de relatie tussen Nederlandse beleidseffecten 42 en prestaties en de beoogde internationale doelstellingen voldoende plausibel te maken? De relatie tussen de Nederlandse beleidsprestatie en de (MDG-)effecten daarvan dient te worden gelegd op het niveau van het ontvangende land. Het is het partnerland dat een strategie bepaalt om de ontwikkelingsdoelen te realiseren die samenvallen met de in onze MvT beoogde beleidseffecten. Zo'n strategie komt tot stand in een dialoog met de (vele) partijen die bij de uitvoering ervan een rol spelen, zoals ondermeer de donoren waaronder Nederland. Nederland besluit tot ondersteuning van die strategie omdat we, in de betreffende land-specifieke context, verwachten dat die strategie realistisch is en de resultaten zal opleveren die als beoogde beleidseffecten zijn opgenomen in de MvT. De relatie tussen inzet (de Nederlandse beleidsprestatie dan wel de gezamenlijke donor- inzet) en de beleidseffecten van de uitvoering van de ontwikkelingsstrategieen van de partnerlanden wordt achteraf, door middel van zgn impactevaluaties, getoetst. Zulke evaluaties bieden inzicht in het resaliteitsgehalte van de oorzaak-gevolg ketens die impliciet zijn verondersteld in de MvT. Het is de bedoeling om het aantal impact-evaluaties op te voeren, om voor de volgende publicatie van Resultaten in Ontwikkeling te kunnen beschikken over tenminste één impact evaluatie voor elk thema dat daarin wordt behandeld.
14 Op het gebied van het onderwijsbeleid stelt de Rekenkamer vast dat het Ministerie van 44 tevoren geen nulwaarde heeft vastgesteld waardoor de geleverde prestatie niet kan worden gemeten. En dat terwijl het ministerie wel beschikt over informatie die het zou kunnen gebruiken om de effectiviteit van beleid vast te stellen. Hoe verklaart u deze gang van zaken en hoe denkt hij dit te gaan verbeteren? Voor welke andere beleidsprestaties beschikt het Ministerie over informatie die gebruikt zou kunnen worden om te bepalen in welke mate de prestatie is gerealiseerd? Hoe zien de beleidsprestaties eruit met deze nieuwe informatie?
De effectiviteit van het beleid wordt vastgesteld op basis van jaarlijkse rapportages over de voortgang in de onderwijssector die door de posten in de onderwijspartnerlanden worden opgesteld. Deze rapportage is op basis van een aantal kernindicatoren en thema's. Zo kan voortgang worden gemeten en worden conclusies getrokken over verbetering van de steun. Dit is niet in de vorm van kwantitatieve indicatoren, omdat het hier gaat om kwalitatieve verbeteringen. Een nulwaarde in kwantitatieve termen is dus niet mogelijk. Uit deze
4/11

rapportages is echter gebleken dat de beleidsprestatie `Uitbreiding van de Nederlandse

steun op het gebied van onderwijs naar lager beroepsonderwijs en trainingen, lager voortgezet onderwijs, volwassenenonderwijs, non-formeel onderwijs en voorschoolse vorming' in de daarvoor in de betreffende partnerlanden is behaald. Gezien de specificiteit van de beleidsprestatie zijn er geen andere beleidsprestaties beschikbaar die informatie zouden kunnen leveren over de uitbreiding van de steun in de onderwijssector naar andere subsectoren dan basisonderwijs.
15 Ook bij de voorstellen voor integratie van reproductieve gezondheid, HIV/Aids, en gender 44 in de nationale onderwijsplannen van tien partnerlanden blijkt dat het doel niet is gehaald. Het Ministerie verklaart echter niet duidelijk waarom dit het geval is. Hoe verklaart u deze gang van zaken en hoe denkt hij dit te gaan verbeteren? Realisatie van betere integratie van reproductieve gezondheid en HIV/aids in tien partnerlanden was niet in één jaar mogelijk. SRGR (Seksuele en Reporductieve gezondheid en ­ rechten) en Hiv&Aids zijn in veel landen taboeonderwerpen die maar moeizaam op de (politieke) agenda geplaatst worden. Het is gebleken dat er onvoldoende instrumentarium voor handen was om de integratie van reproductieve gezondheid en HIV/Aids in de nationale onderwijsplannen te bevorderen. Daarom is samen met andere donoren (in het kader van de UNAIDS Inter Agency Task Team on Education) door Nederland het initiatief genomen om een toolkit te ontwikkelen met concrete voorbeelden en suggesties voor beleidsmedewerkers van ontwikkelingsorganisaties om overheden te ondersteunen bij het integreren van reproductieve gezondheid en HIV/Aids in onderwijsplannen. Het bereiken van deze doelstelling is daarom verschoven naar 2007, zoals ook al aangegeven in de antwoorden op kamervraag 139 bij de begroting 2007 (30 800 V). In Bolivia, Suriname, Zuid-Afrika, Zambia en Burkina Faso is de doelstelling overigens wel gehaald. Op het gebied van gender is de doelstelling ook behaald.
16 Ook heeft de Rekenkamer kritiek op de wijze waarop het Ministerie meet dat 6 miljoen 45 kinderen in 2006 toegang hebben gekregen tot basisonderwijs. Het Ministerie rapporteert namelijk niet de output (zoveel kinderen hebben toegang gekregen) maar de input (zoveel geld is er besteed). Hoe verklaart u deze gang van zaken en hoe denkt u dit te gaan verbeteren?
Het werkelijke aantal kinderen dat onderwijs is gaan volgen is pas enkele jaren later meetbaar. Daarom wordt internationaal als uitgangspunt gehanteerd dat het gemiddeld USD 50 kost om een kind een jaar lang basisonderwijs te bieden. Het is daarom aannemelijk dat met de Nederlandse inzet 6 miljoen kinderen naar school konden gaan. Een bijkomend probleem bij het meten van de output is dat de beschikbare statistieken over het onderwijs in ontwikkelingslanden in veel gevallen incompleet en dus niet geheel betrouwbaar zijn. Daarom investeert het Ministerie in verbetering van de betrouwbaarheid van statistische gegevens. Dit gebeurt op diverse manieren:

1. Financiële bijdragen aan de samenstelling van het jaarlijkse Global Monitoring Report over onderwijs gecoördineerd door UNESCO, hét statistische document over de voortgang van het bereiken van de internationale Education for All-doelstellingen en de Millennium Ontwikkelingsdoelen op het gebied van onderwijs.
2. Het Ministerie is in gesprek met het UNESCO Institute of Statistics (UIS) over mogelijke ondersteuning van de programma's voor de verbetering van datacollectie.
3. Bijdrage aan het programma voor de opbouw van kennis ten behoeve van dataverzameling over de kwaliteit van onderwijs in Zuid-Oost Afrika van het International Institute for Educational Planning ( IIEP).
4. Via de Werkgroep Education Statistics van de Association for the Development of Education in Africa (ADEA) investeert Nederland in verbetering van de statistische capaciteit in Afrika.

5. De onderwijssectorplannen van de bilaterale partnerlanden voorzien in de versterking
5/11

van Education Management Information Systems.


17 Gaat het Ministerie in de toekomst de output van prestatie registreren? Hoe gaat het 45 ministerie het effect van maatregelen op armoede in kaart brengen? Het ministerie stelt zijn begroting en jaarverslag op in termen van effecten (outcome) en prestaties (output) van beleid. Ook in meer specifieke beleidsstukken aan de Kamer, zoals de zogenoemde Resultatenrapportages, MDG-8-rapportages en evaluatieonderzoeken wordt in deze termen gerapporteerd. Specifiek in het geval van toegang van kinderen tot basisonderwijs wordt de output bepaald op basis van de internationaal geaccepteerde norm dat het gemiddeld USD 50 kost om één kind een jaar lang basisonderwijs te bieden.
18 Waarom moet u nog altijd met een aantal internationale organisaties nadere afspraken 46 53 maken over het tijdig indienen van verantwoordingsinformatie? Waarom is dit niet al eerder gebeurd? Zijn er inmiddels afspraken gepland? Zo ja, met welke organisaties en wanneer?
Zie vraag 3.

19 Bij welke organisatie, en in welke landen. staan voorschotten open? Wat is de hoogte van 46 53 het uitstaande voorschot per organisatie en per land? In de bijlage zijn twee lijsten opgenomen met de per 31 december 2006 uitstaande voorschotten per organisatie, groter dan EUR 1 mln en de uitstaande voorschotten per land. Deze informatie is ontleend aan de administratie. De informatie over de organisaties waar de voorschotten openstaan wordt per betaling en derhalve per voorschot vastgelegd. De informatie over het land ten behoeve waarvan de voorschotbetalingen worden verricht, wordt in de administratieve systemen vastgelegd per activiteit. Voor ongeveer 60% van de uitstaande voorschotten geldt dat deze zijn verstrekt aan (internationale) organisaties en instellingen die zich niet specifiek richten op één land, en die activiteiten ontplooien waarvan op voorhand niet altijd duidelijk is in welke landen de activiteiten zullen worden uitgevoerd. Deze voorschotten zijn vermeld onder de term `Wereldwijd'. Overigens wordt benadrukt dat betalingen die onderhevig zijn aan voorwaarden altijd worden aageduid als voorschotten. Een beheersprobleem ontstaat pas als de verantwoording niet tijdig wordt ingediend.

20 Wilt u inzichtelijk maken waaraan het bedrag van circa 5,7 miljard aan openstaande 46 53 voorschotten is besteed? Zo nee, waarom niet? In de saldibalans van het jaarverslag is de ouderdom van de voorschotten aangegeven. Ruim EUR 3 miljard is verstrekt in 2006. Over deze uitgaven is verantwoording afgelegd in het jaarverslag zelf. De voorschotten die zijn verstrekt in voorgaande jaren zijn in de betreffende jaren aan u verantwoord. (zie bijlage)
21 Indien de betreffende ontwikkelingsorganisaties niet kunnen aantonen waaraan het bedrag 46 53 van circa 5,7 miljard aan openstaande voorschotten precies is besteed en/of zij niet kunnen aantonen dat het geld correct is besteed, gaat u dan over tot het terugvorderen van het deel van dit geld dat niet is verantwoord en/of juist is besteed? Zo nee, waarom niet? Zo ja, gaat u dan tevens de wettelijke rente en gemaakte invorderingskosten vorderen over het geld dat niet is verantwoord en/of niet juist is besteed, zo nee, waarom niet? Met elke organisatie maakt het ministerie schriftelijke afspraken over de verantwoordingsinformatie. Daarbij wordt melding gemaakt van mogelijke sancties bij het ingebreke blijven. Verstrekte middelen waarover de organisatie onvoldoende verantwoording kan overleggen, worden in de regel teruggevorderd. Bij overdracht van de vordering aan het incassobureau wordt de vordering verhoogd met wettelijke rente en de gemaakte invorderingskosten.

6/11


22 Gaat u de organisaties die niet kunnen aantonen waaraan het hun vooruitbetaalde geld is 46 53

besteed en/of niet kunnen aantonen dat het door hen ontvangen geld juist is besteed aanpakken? Zo ja, op welke wijze? Zo nee, waarom niet? Zie vraag 21.


23 Erkent u dat deze "voorschotaffaire" een van de grootste, zo niet het grootste financieel 46 53 overheidsschandaal in de Nederlandse geschiedenis is? Zo nee, waarom niet? Van een voorschotaffaire of financieel schandaal is geenszins sprake zoals duidelijk wordt wanneer men de feiten op een rijtje zet.
Het uitstaande bedrag aan voorschotten bedraagt per 31 december 2006 EUR 5,7 miljard. Daarvan is 5 % achterstallig in de zin dat sprake is van nog niet vervulde rapportageverplichtingen. Dit komt neer op ongeveer 285 miljoen. Recent heb ik een plan van aanpak opgesteld om de achterstand in te lopen en nieuwe achterstanden te voorkomen. De Algemene Rekenkamer vindt het een goed plan en heeft dan ook haar vertrouwen uitgesproken in de maatregelen.
Bij een gemiddelde jaaromzet voor ontwikkelingssamenwerking van EUR 4 miljard is een voorschottenstand van EUR 5,7 miljard overigens niet bijzonder. Zonder voorschotten kunnen programma's van het ministerie niet worden uitgevoerd; de meeste organisaties beschikken niet over de middelen om te kunnen voorfinancieren. Het ministerie is bereid maximaal 12 maanden vooruit te financieren. Voor het opstellen en het verwerken van de verantwoordingsinformatie is gemiddeld ten minste 6 maanden nodig. Bij het ministerie is bekend waar voorschotten openstaan en voor welk doel. Voorafgaand aan elke overeenkomst beoordeelt het ministerie het te financieren programma op onder andere beleidsrelevantie, haalbaarheid, beheersbaarheid en duurzaamheid. Ook toetst het ministerie voorafgaand aan elke overeenkomst of ook de organisatie met welke mogelijk in zee wordt gegaan in staat mag worden geacht het programma succesvol uit te voeren. Voorschotten worden afgerekend als de rechtmatigheid van de uitgaven en de geleverde prestatie zijn vastgesteld. Bij onrechtmatigheid en/of onvolledige prestatie wordt een sanctie opgelegd, vaak in de vorm van een invordering van het voorschot. Bij de afrekening van de voorschotten worden steeds minder fouten en onzekerheden geconstateerd; van
1,8% in 2004 naar een niveau van 0,6% in 2006, een historisch laag niveau. Het gaat dan om administratieve vergissingen en het ontbreken van informatie. Gelet op het bovenstaande ben ik van mening dat het voorschottenbeheer bij het ministerie van Buitenlandse Zaken de toets van kritiek kan doorstaan, maar voor verdere verbetering vatbaar is.

24 Erkent u dat er voor wat betreft deze "voorschotaffaire" sprake is van wanbeleid? Zo nee, 46 53 waarom niet?
Zie antwoord op vraag 23.

25 Waarom ontbreekt op het Ministerie van Buitenlandse Zaken op centraal niveau 46 53 managementinformatie over voorschotten betreffende OS-gelden? Gaat u er voor zorgen dat deze lacune onmiddellijk ongedaan gemaakt wordt? Zo ja, hoe? Zo neen, waarom niet? Het ontbreekt het ministerie van Buitenlandse Zaken niet aan managementinformatie op centraal niveau. Bij het ministerie is precies bekend waar voorschotten openstaan en voor welk doel. Wel bestaat ruimte om op meer systematische wijze gebruik te maken van de beschikbare informatie voor analyse, monitoring en bijsturing van de uitvoering van het rappel- en sanctiebeleid. Hiertoe heb ik een plan van aanpak opgesteld. De Algemene Rekenkamer heeft aangegeven het plan degelijk en passend te vinden.
26 Waarom voert uw ministerie het rappel- en sanctiebeleid betreffende OS-gelden niet goed 46 53
7/11

uit? Wilt u er onmiddellijk voor zorgen dat het rappel- en sanctiebeleid goed gaat verlopen?

Zo neen, waarom niet?

(zie vraag 25).

27 Hoe vaak is rappel toegepast en hoe vaak zijn sancties opgelegd? Welke sancties zijn 46 53 opgelegd? Jegens welke organisaties, en in welke landen, is/zijn rappel en/of sancties toegepast?
Rappellen worden regelmatig uitgestuurd naar organisaties die niet tijdig voldaan hebben aan hun rapportage verplichtingen. Na drie rappellen wordt een sanctie opgelegd. In de meeste gevallen is het niet nodig om een sanctie op te leggen omdat de organisaties na ontvangen van een rappel alsnog binnen de gestelde termijn de achterstallige rapportage sturen. Het opleggen van sanctie is een uiterst middel dat gebruikt wordt om verantwoording te verkrijgen.
Sinds eind 2006 worden opgelegde sancties centraal bijgehouden. De volgende 10 sancties zijn geregistreerd:

1. Voorschot teruggevorderd van Free Energy Foundation in Nederland.
2. Niet verantwoorde deel voorschot teruggevorderd van Nambu Productions in Mozambique wegens fraude in financiële verslaglegging. Bedrag terugontvangen.
3. In 2007 werd via UNDP een bedrag terugontvangen over een door de ambassade gefinancierde activiteit met het Mozambicaanse Ministerie van Milieu. Dit bedrag kon door het Mozambicaanse Ministerie niet worden verantwoord. Bedrag is in overleg met UNDP teruggevorderd van de Mozambicaanse autoriteiten en inmiddels ontvangen.
4. Bijdrage aan Ichamati Rural Development Society in India gekort wegens niet nakomen contract verplichtingen.

5. Verzoek tot terugstorting voorschot verstuurd aan AMICAALL in Namibië, verzoek ingetrokken nadat rapportage alsnog ingediend is.
6. Verzoek tot terugstorting verstuurd naar Lawyers for Human Rights in Swaziland, bedrag nog niet terug ontvangen.

7. Verzoek tot terugstorting voorschot verstuurd naar The World Conservation Union (IUCN) wegens niet nakomen rapportage verplichtingen.
8. Verzoek tot terugstorting van voorschot verstuurd naar Unicef in Zimbabwe wegens het niet nakomen van contract verplichtingen, bedrag nog niet terug ontvangen.
9. Verzoek tot terugstorting van voorschot verstuurd naar UNFPA in Jemen wegens het niet nakomen van contract verplichtingen. Programma is stop gezet, niet uitgegeven project gelden worden terug gevorderd.

10. Vordering opgelegd aan KIT Publishers naar aanleiding van de financiële verantwoording. Nader overleg met KIT Publishers zal in juni 2007 plaatsvinden.
28 Wanneer heeft u voor het laatst rappel toegepast? Wanneer heeft u voor het laatst een 46 53 sanctie opgelegd?
Rappellen worden op een bijna dagelijkse basis verstuurd. Op 23 mei 2007 heb ik voor het laatst een sanctie opgelegd. Ik heb The World Conservation Union (IUCN) gevraagd het verstrekte voorschot (ad USD 855.719,-) terug te storten wegens het niet nakomen van de rapportage verplichtingen. Op dit moment wacht ik nog op antwoord van IUCN. (Zie ook mijn antwoord op vraag 27.)

29 Hoe kon het gebeuren dat de bouwkosten van het project in Juba, Sudan, met maar liefst 59 4,9 miljoen en het project in Abuja, Nigeria, met maar liefst 2 miljoen boven de begrote kosten zijn uitgekomen? Gaat u de hiervoor verantwoordelijke(n) aanpakken? Zo ja, op welke wijze? Zo nee, waarom niet?
In het geval van Abuja (Nigeria) gaat het om het verschil tussen een zeer globale kostenindicatie uit 1995 en de realisatie in 2005. In de tussenliggende periode is het project
8/11

inhoudelijk sterk gewijzigd door het afhaken van veel EU-partners, waardoor de

aanvankelijk voorziene schaalvoordelen verdampten. In de loop van 10 jaar zijn de beveiligingseisen sterk verhoogd. Voorts heeft de inflatie in Nigeria een belangrijke rol gespeeld.
Het huisvestingproject in Juba, Sudan, was geen standaardproject met een lange voorbereidingsperiode. De gezamenlijke donoren vonden het erg belangrijk om het Joint Donor Office snel operationeel te hebben en de wederopbouw van Zuid-Sudan snel te starten. Het ministerie heeft onderzoek laten doen naar de oorzaak van de budgetoverschrijdingen. Belangrijkste oorzaken waren de hoge transportkosten (door grote tijdsdruk en moeilijke bereikbaarheid van de lokatie) en de hoge kosten voor inrichting en omheining van het terrein. Gedurende de uitvoering is de kostenoverschrijding verder enigszins beperkt door een soberder inrichting van het project. Ik wijs er overigens op dat de kosten evenredig worden gedeeld met vijf andere landen die gebruik maken van dit project, waardoor per saldo slechts EUR 1,67 miljoen van de EUR 10 miljoen ten laste komen van de Nederlandse schatkist.

30 Hoe kon het gebeuren dat er voor wat betreft het project in Juba, Sudan, sprake is van een 59 60 onrechtmatige uitgave van maar liefst 5,4 miljoen? Gaat u de hiervoor verantwoordelijke(n) aanpakken? Zo ja, op welke wijze? Zo nee, waarom niet? De uitgave van EUR 5,4 miljoen is naar mijn mening niet onrechtmatig en de auditdienst is het met mij eens. De aangegane overeenkomst bood expliciet de mogelijkheid om aard en omvang van de werkzaamheden uit te breiden. Door de uiterst beperkte voorbereidingstijd was het immers niet mogelijk om ten tijde van de contractvorming alle werkzaamheden te voorzien. Tijdens de uitvoeringsfase bleek het inderdaad noodzakelijk om de werkzaamheden uit te breiden. Conform het contract heeft de opdrachtnemer aanvullende offertes opgesteld die door BZ zijn beoordeeld en goedgekeurd.
31 Gaat u onmiddellijk actie ondernemen om forse begrotingsoverschrijdingen zoals in Juba 59 60 en Abuja in de toekomst tegen te gaan? Zo ja, op welke wijze? Zo nee, waarom niet? Zie vraag 29.


9/11


32 Gaat u onmiddellijk actie ondernemen om het financieel beheer voor representatie- en 61 63

reiskosten op orde te brengen? Zo ja, op welke wijze? Zo nee, waarom niet? Gaat u actie ondernemen tegen diegenen die zich schuldig hebben gemaakt aan een onjuist financieel beheer voor wat betreft deze kosten? Zo ja, welke maatregelen gaat u precies treffen? Zo nee, waarom niet?
De Algemene Rekenkamer concludeert dat de uitgaven voor representatie en dienstreizen op de posten zorgvuldig worden gedeclareerd, maar dat nog sprake is van onvolkomenheden grotendeels veroorzaakt door administratieve slorgdigheden en onwetenheid. De door de Algemene Rekenkamer aangehaalde voorbeelden van onvolkomenheden zijn incidenteel van aard en zijn gebaseerd op eigen onderzoeksbevindingen van het ministerie over het jaar 2005. Dit onderzoek bestond uit intensieve interne controles en monitoring door het departement via selectieve steekproeven. Bij eventuele onrechtmatige betalingen is verzocht het bedrag terug te storten. Indien blijkt dat er niet correct met de regelgeving wordt omgegaan volgt een reactie van de departementsleiding, waarbij zonodig disciplinaire maatregelen worden genomen.
De Algemene Rekenkamer heeft voorts geconcludeerd dat het ministerie sinds 2005 veel aandacht besteedt aan de juiste toepassing van de regelgeving door posten inzake declaraties van reis- en representatiekosten. Zoals aangegeven in mijn reactie naar de Algemene Rekenkamer zal deze sinds 2005 ingezette trend ook in 2007 worden voortgezet. De aanbeveling van de Algemene Rekenkamer om in 2007 aandacht te blijven besteden aan de juiste toepassing van de regelgeving wordt daarmee opgevolgd. Daartoe worden regelmatig sedert 2006 en in 2007 nieuwsbrieven in het kader van financieel beheer rondom dit onderwerp verspreid naar de posten. Ook op regionale conferenties en cursussen ter voorbereiding op plaatsing op een post wordt veel aandacht besteed aan de juiste toepassing van de regelgeving voor representatiekosten en dienstreizen. De interne regels zijn afdoende. De interne regels zijn te allen tijde integraal voor de posten raadpleegbaar via het handboek bedrijfsvoering BZ op het intranet van BZ. Door pro-actief veel aandacht te besteden aan voorlichting en opleiding wordt ervoor gezorgd dat de regelgeving ook juist wordt toegepast en er sprake blijft van adequaat financieel beheer op de ambassades. Onvolkomenheden die desondanks kunnen plaatsvinden worden tijdig onderkend door de inzet van instrumenten als intensieve interne controles en monitoring door het departement maar ook via de verbijzonderde lijncontroles op de posten zelf.


10/11

Bijlage bij vraag 20

Voorschottenstand 31/12/06 (*1.000 EUR) naar beleidsartikel

05U0101 Internationale rechtsorde 16.389 05U0102 Mensenrechten 31.748 05U0103 Internationale juridische instellingen 603 05U0201 Nationale en bondgenootschappelijke veiligheid 13.443 05U0203 Non-proliferatie en ontwapening 167 05U0205 Regionale stabiliteit en crisisbeheersing 469.911 05U0206 Humanitaire hulpverlening 299.633 05U0207 Goed bestuur 327.353 05U0209 Grotere veiligheid door strijd tegen milieudegradatie 2.000 05U0302 Ondersteuning bij pre- en post-accessie 16.333 05U0304 Nederlandse positie in de EU 3 05U0401 Handels- en financieel systeem 1.638 05U0402 Armoedebestrijding 753.026 05U0403 Ondernemingsklimaat ontwikkelingslanden 734.714 05U0404 Kwaliteit en effectiviteit ontwikkelingssamenwerking 44.518 05U0405 Nederlandse handels- en investeringsbevordering 5.903 05U0501 Onderwijs 608.299 05U0502 Kennisontwikkeling 233.583 05U0503 Gender 6.629 05U0504 HIV/Aids 470.481 05U0505 Reproductieve gezondheid 191.040 05U0506 Participatie civil society 786.740 05U0601 Milieu en water 396.759 05U0602 Water en stedelijke ontwikkeling 154.291 05U0701 Consulaire dienstverlening 3.586 05U0702 Vreemdelingenbeleid 6.018 05U0801 Nederlandse cultuur 26.842 05U0802 Cultureel erfgoed 756 05U0803 Draagvlak Nederlands buitenlands beleid 67.964 05U1101 Apparaatsuitgaven 21.816 5.692.185
11/11

vrijdag 8 juni 2007