Gemeente Leeuwarden

Rekenkamer presenteert onderzoek 'fout' hout

De lokale rekenkamer van Leeuwarden presenteert op woensdag 30 mei om 9.00 uur haar onderzoek naar de toepassing van niet FSC-gekeurd hout in Blitsaerd. Voorzitter Mr. E.C. Lekkerkerker van de rekenkamer zal de conclusies van het onderzoek toelichten. U bent van harte uitgenodigd om bij de presentatie in het Stadhuis (Hofplein 38, Leeuwarden) aanwezig te zijn.

De gemeenteraad van Leeuwarden heeft in meerderheid de lokale rekenkamer verzocht om onderzoek te doen naar het gebruik van niet FSC-gekeurd hout in de walbeschoeiing van Blitsaerd. De aanleiding voor het raadsverzoek was een motie van de PAL/GroenLinks-fractie, getiteld 'fout hout'.

Het rekenkameronderzoek wordt u toegestuurd onder embargo tot 30 mei 9.00 uur.

secretaris van de lokale rekenkamer,
mw. drs. T. Huisink,
telefoon: 058 - 233 8662.

Rapportage rekenkameronderzoek naar het gebruik van 'Fout hout'

Inleiding


1. 1 Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag

Op 27 november heeft de raad een voorstel van de fracties van Pal Groenlinks en SP aangenomen waarin de rekenkamer wordt verzocht een onderzoek te doen naar de aanbesteding van FSC-gecertificeerd hout in de Blitsaerd. De aanleg van Blitsaerd is uitbesteed aan een BV/CV Bitsaerd en deze PPS (publiek private samenwerkingsconstructie) besteedt op zijn beurt werken uit aan aannemers. In Blitsaerd is een walbeschoeiing gemaakt van niet FSC-gecertificeerd hout en dat is in strijd met de kaders van de raad. Dit incident staat niet op zich, want eerder werd bij de aanleg van de eerste fase nieuwbouw Zuiderburen ook "verkeerd" hout gebruikt.

3 Doel van het onderzoek

Het onderzoek van de rekenkamer beoogt voor de raad transparant te maken hoe het proces van aanbesteding en gunning verlopen is nadat het gecertificeerde hout niet leverbaar bleek. Het onderzoek richt zich dus niet op de vraag of het hout wel of niet leverbaar was. De actieve informatieplicht van het college komt zijdelings aan de orde. Waar mogelijk zullen aanbevelingen gedaan worden om herhaling van het gebruik van niet FSC-gecertificeerd hout in de toekomst te voorkomen.


1.3 Centrale vraagstelling en deelvragen

De centrale vraag luidt:
Is de kaderstelling van de raad te weten, het gebruik van FSC-gecertificeerd hout, voor de toekomst voldoende geborgd? Deelvragen zijn:
A. Er is sprake van getrapt opdrachtgeverschap; is bij iedere schakel het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en de eis van FSC-gecertificeerd hout geborgd? B. Is de informatie-uitwisseling en mandatering tussen de externen en de gemeente en binnen de gemeentelijke organisatie adequaat geweest opdat op het juiste niveau beslissingen konden worden genomen? C. Toen FSC-gecertificeerd hout niet leverbaar was en gekozen werd voor een alternatief, voelden concurrerende houtleveranciers zich benadeeld; was dit terecht en zoja, kan dit de gemeente verweten worden? D. Welke aanbevelingen volgen uit de gang van zaken bij de walbeschoeiing van Blitsaerd?


1.4 Leeswijzer

Deze rapportage gaat achtereenvolgens in op de opdrachtverlening (deelvraag A), informatie-uitwisseling (deel van deelvraag B), de aanbesteding en gunning van het hout (deelvraag C) en de besluitvorming en verantwoording (andere deel van deelvraag B). Ieder hoofdstuk start met de norm uit de onderzoeksopzet, waarna een feitenrelaas volgt en de conclusie van de rekenkamer. De rapportage sluit af met een antwoord op de centrale vraagstelling en aanbevelingen (deelvraag D.)


1.5 Onderzoeksverantwoording

Voor het reconstrueren van een feitenrelaas zijn diverse gesprekken gevoerd met de accountmanager. Van deze gesprekken zijn verslagen gemaakt en die zijn naar de geïnterviewde teruggekoppeld. Telefonisch zijn inlichtingen ingewonnen bij de projectcontroller, een jurist en inkoper. Schriftelijke bronnen zijn: de Koepelovereenkomst, het Kwaliteitsdocument, interne verslagen en memo's, annotaties, projectrapportage, beantwoording van schriftelijke raadsvragen en enkele websites. Het feitenrelaas is, conform het onderzoeksprotocol van de rekenkamer, voor ambtelijke wederhoor voorgelegd. Daarop heeft nog een toelichtend gesprek plaats gevonden met de projectcontroller en jurist.

Opdrachtverlening


2.1 Normenkader mbt de opdrachtverlening

De raad geeft voor de ontwikkeling van een plangebied globale richtlijnen, onder andere in een door de raad vastgesteld kwaliteitsdocument. Het college en de ambtelijke dienst geven daar vervolgens een concrete invulling aan. Voor de realisatie van Blitsaerd heeft de Gemeente Leeuwarden met Vastgoed de Friesche Wouden in 2001 een publiek private samenwerking (PPS) gesloten. Er is daardoor sprake van een extra schakel in de opdrachtverlening. De getrapte opdrachtverlening is op de volgende bladzijde schematisch weergegeven. De gewenste gang van zaken (norm) is, dat bij elke relatie in het schema contractueel is geregeld dat FSC-gecertificeerd hout wordt gebruikt en dat volgens de gemeentelijke wijze van aanbesteding wordt gewerkt. Dit laatste betekent dat binnen de wettelijke kaders de voor de gemeente meest gunstige prijs-prestatie verhouding wordt nagestreefd.


2.2 Feitenrelaas mbt opdrachtverlening

De samenwerking tussen de gemeente en Vastgoed de Friesche Wouden is bekrachtigd in de 'Koepelovereenkomst'. In de Koepelovereenkomst en de daaraan gehechte publiekrechtelijke documenten (waaronder het inhoudelijke kwaliteitsdocument voor de openbare ruimte) staan de condities waarbinnen de PPS dient te opereren. Deze condities betreffen onder andere kwaliteitseisen, hoe deze getoetst worden en wat er gebeurt bij tegenslag. Tevens is van belang dat in de Koepelovereenkomst aannemer Van der Wiel een voorkeursrecht krijgt.

De Koepelovereenkomst is, na instemming door de raad (3 juli 2001), ondertekend door de toenmalige burgemeester van Leeuwarden en de heer Wind, directeur van Wind Holding BV, welke vennootschap op haar beurt de directie voert over Vastgoed de Friesche Wouden BV. Zowel Vastgoed de Friesche Wouden als de Gemeente Leeuwarden staan op afstand van de beherend vennoot, Blitsaerd beheer BV (hierna 'de PPS'). Wind Management BV voert directie op de PPS en sluit contracten met aannemer Van der Wiel (en/of derden), na voorafgaande instemming door de aandeelhouders. Van der Wiel participeert voor 50% in Vastgoed de Friesche Wouden BV. Achtergrond van deze overeenkomst is dat Wind en Van der Wiel beschikten over grondposities in het te ontwikkelen gebied. De PPS is een onderhandelingsovereenkomst waarbij de grondposities aan de gemeente werden overgedragen in ruil voor het voorkeursrecht van de aannemer. Onderstaand schema schetst de hiërarchie in de opdrachtverlening en is geen juridische weergave van de eigendomsverhoudingen. De gemeente wordt door wethouders vertegenwoordigd in de PPS, zij hebben als aandeelhouders zeggenschap in beslissingen die de bevoegdheid van de directie overstijgen. De reguliere contacten met de PPS lopen tussen een accountmanager van de gemeente en de directievoerder van Wind Management BV.

FSC-hout
In het kwaliteitsdocument Blitsaerd d.d. 25-05-01, blz 21 staat "Indien traditionele beschoeiing noodzakelijk is, dient gebruik te worden gemaakt van natuurlijke en duurzame materialen (keurmerk FSC)". Dit is geen globale richtlijn die ruimte laat voor ambtelijke interpretatie, op dit punt was de opdracht van de raad specifiek.

Aanbestedingsrichtlijnen
In artikel 17 lid 8 van de Koepelovereenkomst staat dat de uitvoering van de werken en werkzaamheden inzake het bouw - en woonrijp maken (excl. aanleg van bruggen) door één BV (Van der Wiel Infra en Milieu B.V.) gedaan zal worden onder de voorwaarde van een controleerbaar marktconforme prijs. Indien het niet lukt om deze overeenkomst te sluiten "is de vennootschap gerechtigd de uitvoering van de betreffende werken aan derden op te dragen op de wijze die haar geraden voorkomt. Een en ander onder het voorbehoud dat, ingeval van een daartoe blijkende niet vermijdbare dwingende noodzaak, (onderdelen van) het gemelde bouw- en woonrijpmaken alsnog moet worden aanbesteed volgens de Europese aanbestedingsrichtlijn Werken."

Dit artikel betekent het volgende.
Van der Wiel geniet een voorkeurspositie en krijgt het werk. Daaraan zijn twee voorwaarden verbonden:
1) een marktconforme prijs

2) dat niet Europees aanbesteed hoeft te worden. De overeenkomst dateert van 2001 en sindsdien is de laatste voorwaarde door jurisprudentie achterhaald. Dat betekent dat Europese aanbesteding aan de orde is wanneer het werk de drempelwaarde voor Europese aanbesteding overschrijdt.

Toets verplichting tot Europese aanbesteding De ontwikkeling van het plangebied is gefaseerd in deelprojecten. Achtergrond daarvan is de beheersing van het totale project en het risico van ingrijpende planwijzigingen (alleen plandeel A is planologisch onomstreden). De omvang van het werk is afhankelijk van de opdeling in deelgebieden. Bij deze opdeling is het voorkomen van een Europese aanbesteding mogelijk ook een overweging geweest. Dit blijkt uit de volgende passage uit een Verslag van overleg marktconforme prijs Blitsaerd van 9 september 2002 (mensen Windgroep en gemeenteambtenaren): "Duidelijk moet kunnen worden aangetoond dat met deze aanneemovereenkomst wordt gewerkt (ruim) binnen de voorschriften van de Europese Aanbestedingsregels. De directievoerder zet de fasering en de opdeling in deelprojecten in een vertrouwelijke notitie uiteen ten behoeve van de stuurgroep." Vervolgens blijkt uit verslagen van de aandeelhoudersvergadering dat de PPS het advocatenkantoor Houthoff Buruma gevraagd heeft de juridische houdbaarheid van de opsplitsing in plandelen te beoordelen. "Het verschil tussen de hardheid van de plandelen met name op het gebied van het bestemmingsplan maakt dat de plandelen apart kunnen worden beschouwd. Het is van belang dat de plannen op de juiste wijze worden gecommuniceerd".

Toets marktconformiteit
De gemeente voert de toets op marktconformiteit op de volgende manier uit. De bestekken van de aannemer worden door een medewerker civiele techniek getoetst aan interne richtprijzen. Er zijn tijdens het onderzoek de rekenkamer documenten aangereikt die deze toets bevestigen. Na deze toets onderhandelde Wind Groep als directievoerder namens de PPS met Van der Wiel over een korting. De gemeente achtte, gezien de marktsituatie ('werkhonger'), een korting van 5% reëel. Wind moest dus de PPS dienen met een zo goed mogelijk onderhandelingsresultaat, maar voert tevens de directie over Vastgoed de Friesche Wouden, waar Van der Wiel voor 50% in participeert. Van der Wiel heeft (via Vastgoed de Friesche Wouden) een belang van 25% in de PPS. Een hoge korting als uitkomst van deze onderhandeling is voor de PPS gunstig. Daar profiteren beide deelnemers in de PPS (de gemeente en Vastgoed de Friesche Wouden) van, maar een lage korting is voor Van der Wiel uiteraard veel gunstiger. Omdat Wind gelieerd is aan Van de Wiel (via Vastgroep de Friesche Wouden) zou sprake kunnen zijn van belangenverstrengeling, Wind is immers niet onafhankelijk bij het behartigen van de belangen van de PPS.

10 Conclusie mbt de opdrachtverlening

Het kwaliteitsdocument was gekoppeld aan de koepelovereenkomst tussen de gemeente en Vastgoed de Friesche Wouden. Daarmee was de eis van FSC-hout, ondanks dat sprake was van getrapte opdrachtverlening, geborgd.

Ten aanzien van de selectie van de aannemer concludeert de rekenkamer: a) De PPS heeft laten onderzoeken of er een verplichting tot Europese aanbesteding was. Daarmee was de rechtmatigheid van de opdrachtverlening geborgd. b) Het Verslag van marktconforme prijs Blitsaerd wekt de indruk dat bij de opdeling in deelprojecten de drempelwaarde voor Europese Aanbesteding mede overweging is geweest. Hiermee heeft de gemeente de kans op een lagere prijs als gevolg van concurrentie in de markt laten lopen. c) In de koepelovereenkomst staat dat de aannemer Van der Wiel tegen marktconforme prijzen zal werken. Uit documentatie blijkt dat een vergelijking met interne richtprijzen heeft plaats gevonden. d) Wind heeft namens de PPS met de aannemer onderhandeld over een korting. Gezien de band tussen Wind en de aannemer Van der Wiel zou sprake kunnen zijn van belangenverstrengeling. Omdat hier in ieder geval sprake is van "de schijn tegen", had de gemeente niet moeten instemmen met deze rol van Wind.

Informatie-uitwisseling


3.1 Normenkader mbt de informatie-uitwisseling

De verantwoordingsinformatie met betrekking tot het gebruik van FSC-hout dient, conform de getrapte opdrachtverlening, op drie plaatsen goed geregeld te zijn: extern, intern en tussen college en raad. De PPS dient de gemeente correct te informeren over de uitvoering van het werk. Intern dient de accountmanager de directeur en wethouder te informeren over zaken die haar bevoegdheid te boven gaan. Hierbij kan gedacht worden aan regulier overleg en interne projectrapportages. Het college informeert de raad bij afwijkingen in de rapportage majeure projecten. Indien er politiek gevoelige onderwerpen spelen, zoals bij het FSC-hout het geval was, is ook actieve informatieplicht aan de orde.

3.2 Feiten mbt de informatie-uitwisseling

Informatie van de PPS aan de gemeente
De gemeente ontvangt twee soorten informatie van de PPS:
- In het kader van de halfjaarlijkse aandeelhoudervergadering ontvangt de gemeente ieder jaar een jaarplan (begroting en grondexploitatie, verkoopprognoses) en een jaarverslag (rekening, met accountantsverklaring en toelichting). De projectcontroller en afdeling Grondzaken controleren deze documenten.
- In het kader van de publiekrechtelijke taak ontvangt de gemeente stukken die ter toetsing aan de verschillende afdelingen worden voorgelegd, conform artikel 6 lid 1 en 8 lid 1 uit de Koepelovereenkomst. Ook vindt in dat kader periodiek overleg plaats tussen de directievoerder van de PPS en de accountmanager van de gemeente met een frequentie van 2 tot 4 weken. De directievoerder van de PPS informeert de gemeente actief (uit zichzelf), bijvoorbeeld over dreigende stagnatie door de niet-leverbaarheid van FSC hout. De planning is immers in onderling overleg tot stand gekomen en dreigt door de stagnatie van de houtlevering niet gehaald te worden.

Interne projectverantwoording
Drie keer per jaar wordt er over projecten intern gerapporteerd; per 1 mei, 1 oktober en 31 december. Daarvoor is een format ontwikkeld dat ingaat op de stand van zaken van de planning, de financiën en inhoudelijke afwijkingen van de kaders. Deze formulieren worden vervolgens met de directeur besproken. Deze wijze van projectverantwoording bleek voor een PPS minder geschikt omdat de omvang als gemeentelijke project beperkt is; het betreft grotendeels regulier werk in de lijn. Daarom worden voor de interne verantwoording over Blitsaerd 'annotaties' gebruikt in plaats van de projectformulieren. Een annotatie is een memo voor de wethouders (tevens aandeelhouders) waarin puntsgewijs de agenda van de volgende aandeelhoudersvergadering wordt voorbereid. Een annotatie komt met input vanuit diverse sectoren van de dienst Stadsontwikkeling en -beheer tot stand.

Informatie van college aan de gemeenteraad Volgens geïnterviewde is in de praktijk, tijdens de uitwerking en uitvoering van de globale richtlijnen van de raad, dikwijls sprake van een beperkt afwijkende invulling. Het is niet gebruikelijk die afwijkingen aan de raad te melden. Grote afwijkingen worden gemeld in de halfjaarlijkse Externe projectrapportage "Majeure projecten". Deze rapportage wordt afgeleid van bovengenoemde interne projectrapportages. De directeur bepaalt welke 'majeure afwijkingen' uit de interne projectrapportages gemeld worden in de rapportage aan de raad. In de Externe rapportage "Majeure projecten" bij de jaarrekening 2006 wordt achteraf melding gemaakt van het incident.

Tussentijds kan de wethouder in voorkomende gevallen de raad informeren, voortvloeiend uit de actieve informatieplicht. Wanneer de wethouder overgaat tot een melding in het kader van de actieve informatieplicht, is een politieke inschatting die steunt op de volgende criteria: o het onderwerp is omvangrijk en heeft groter financiële, bestuurlijke of juridische consequenties o het onderwerp is complex (veel actoren en belanghebbenden, raakvlakken met veel beleidsvelden) o het onderwerp heeft maatschappelijke aandacht en media aandacht (publiciteitsgevoelig) o het onderwerp herbergt risico's omdat het politiek gevoelig is of de integriteit van het bestuur kan aantasten. Voor de gang van zaken met betrekking tot het 'foute hout' verwijzen we naar hoofdstuk 5.

3.3 Conclusies mbt de informatie-uitwisseling

Met betrekking tot de informatie-uitwisseling tussen de PPS en de gemeente is er sprake van een adequate structuur. In casu heeft Wind als directievoerder de gemeente steeds correct geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot het hout. Wel werd Wind door de houtleverancier in een relatief laat stadium geïnformeerd over de stagnatie (zie ook paragraaf 4.2).

Met betrekking tot de interne informatievoorziening (binnen de ambtelijke dienst en richting college) is niet adequaat gehandeld. De dreigende stagnatie door uitblijvende houtleverantie is niet gemeld in een annotatie of ander intern verantwoordingsdocument. De beslissing om met het 'foute hout' door te gaan is zonder ruggespraak met de directie, noch met de verantwoordelijke wethouder genomen.

De raad is niet geïnformeerd over de dreigende stagnatie, noch over de keuze voor een alternatief voor FSC-hout.

Aanbesteding en gunning van het hout


4.1 Normenkader mbt de aanbesteding en gunning van het hout

Toen sprake was van een probleem bij de levering van FSC-hout, mag van de gemeente verwacht worden dat zij zich kritisch opstelt: is de informatie van de aannemer gecontroleerd, is aantoonbaar naar andere leveranciers gezocht, zijn juridisch geen fouten gemaakt ten opzichte van concurrerende leveranciers, is niet teveel betaald voor het alternatieve hout?

4.2 Feiten mbt de aanbesteding en gunning van het hout

Hout gekocht door private partij
Wind Groep voert voor de PPS directie op het project. Contractueel is vastgelegd dat de aanleg van de beschoeiing uitgevoerd wordt door een aannemer, Van der Wiel. De aannemer is degene die het hout koopt, dat blijkt ook uit de verkooporders die bij de beantwoording van raadsvragen (12 september 2006) zijn bijgevoegd.

Hout ondershands aanbesteed
Van der Wiel heeft voorjaar 2005 offertes gevraagd voor de levering van FSC-hout. In augustus meldde Windgroep/vd Wiel aan de gemeente dat de toepassing van FSC hout een probleem kan gaan vormen gelet op hoeveelheid en levertijd. Vervolgens is op voorstel van de gemeente een FSC-makelaar ingeschakeld die twee leveranciers noemde die vermoedelijk kunnen leveren. Van der Wiel onderhandelt eind september/ begin oktober met beide leveranciers, waarna de bestelling bij Reef Hout werd geplaatst. De houtleverancier betrekt het hout van diverse aanbieders op de wereldmarkt.

Melding hout niet leverbaar
Reef Hout meldt eind december aan Van der Wiel dat stagnatie optreedt in de levering van de bestelde partij FSC hardhout. Het hout dat uit Brazilië zou moeten komen valt onder een (tijdelijke) productiestop. De website van Ecodirect bevestigt dat de handel tijdelijk stil lag doordat de regering van Brazilië alle kapvergunningen introk. De aannemer meldt dit probleem eind 2005 via Wind Groep aan de gemeente, met de vraag 'wat nu, alternatief?'

Controle van de informatie leverbaarheid FSC-hout De gemeente heeft naar het oordeel van de accountmanager kritisch gereageerd op de niet-leverbaarheid van het hout: "Dat gebeurt niet altijd, maar in dit geval is dat zeker wel gebeurd." Het zoekwerk is niet overgedaan, maar intern heeft een medewerker van sector ROI er relatief veel tijd aan besteed. De rekenkamer maakt uit de documentatie op dat voldoende gecheckt is of elders FSC-hout beschikbaar was.

Bestelling hout
Reef biedt als mogelijke oplossing aan een ander soort hout uit een bosgebied uit Kameroen waarvoor Reef concessie heeft, een bosgebied waarvoor cerfiticering in gang is gezet. Op dat moment is in overleg met de gemeente de keuze gemaakt om de overeenkomst met de geselecteerde leverancier niet te ontbinden maar in te gaan op het aanbod van Reef. Dat is volgens de gemeente juridisch houdbaar, het gebeurt vaker dat na de leverancierkeuze de inhoud van de bestelling nog wordt aangepast. Concurrerende leveranciers kunnen zich benadeeld voelen, maar zij staan volgens de gemeente juridisch niet in hun recht. De rekenkamer constateert dat -na de beslissing af te zien van FSC-hout- niet naar alternatieven voor het aanbod van Reef is gezocht.

Financiële aspecten
Het alternatieve hout heeft een lagere prijs dan FSC-hout. Dit voordeel is om de volgende reden niet ten gunste van de PPS gebracht. Het aanneemcontract met Van der Wiel is in 2002 gesloten, op basis van toen geldende prijzen en regels. Vervolgens heeft het plan nog tot voorjaar 2005 stilgelegen. Pas in de loop van 2005 heeft Van der Wiel een bestelling voor FSC-hout gedaan. Ten opzichte van de oorspronkelijke raming heeft de aannemer op dit onderdeel een verlies moeten nemen, vanwege de tussentijds sterk gestegen prijzen. Dit verlies komt voor rekening van Van der Wiel (aannemersrisico).

4.3 Conclusies mbt de aanbesteding en gunning van het hout

De wijze van aanbesteding van het hout is een verantwoordelijkheid van de aannemer. Overigens zijn daarbij geen juridische fouten gemaakt.

De gemeente is voldoende nagegaan of elders FSC-hout beschikbaar was.

Vervolgens is ingegaan op een alternatief van de eerder geselecteerde leverancier. Het prijsvoordeel van een lagere prijs is niet door de PPS verzilverd.

Besluitvorming en verantwoording


5.1 Normenkader mbt besluitvorming en verantwoording

Het besluit tot instemming met het alternatieve hout dient op het juiste niveau genomen te zijn. Het juiste niveau is in dit geval de wethouder omdat het een afwijking van een kader van de raad betreft. De wethouder dient, ten behoeve van een juiste besluitvorming, tijdig geïnformeerd te worden. De raad dient vooraf of zo spoedig mogelijk geïnformeerd te worden indien de kaderstelling niet wordt nageleefd.

5.2 Feiten mbt besluitvorming en verantwoording

Besluitvorming
Na intern ambtelijk overleg is de accountmanager akkoord gegaan met het voorstel om hout te gebruiken dat het FSC-keurmerk "benaderde". Dit besluit is via de mail gecommuniceerd. Ze heeft dit besluit niet teruggekoppeld naar de directeur, noch naar de wethouder. Immers, ze achtte dit besluit binnen haar bevoegdheid. Ze heeft naar eigen zeggen de politieke implicaties onderschat, ondanks dat Blitsaerd reeds veel kritische belangstelling van milieu-belangengroeperingen had gekregen.

Verantwoording
De kwestie van de niet-leverbaarheid van het FSC-hout is niet gemeld in een interne projectverantwoording. Wel is volgens geïnterviewde melding gedaan in de AVA. Er is geen melding in een of andere vorm (Externe rapportage Majeure projecten of actieve informatieplicht) aan de raad gedaan. De raad werd geïnformeerd via de pers, nadat Milieudefensie een onderzoeksrapport had uitgebracht ('Van oerwoud naar bouwput', juni 2006). Het bericht in de krant leidde tot raadsvragen. De wethouder heeft bij de beantwoording van die raadsvragen aangegeven dat het gebied waar het gebruikte hout vandaan komt in de tweede helft van 2006 FSC-gecertificeerd zou worden. "(.) niet tijdig over het vereiste keurmerk kon worden beschikt. Reden daarvoor is dat hardhout met FSC keurmerk door een productiestop niet verkrijgbaar was, waardoor naar een gelijkwaardig alternatief is uitgeweken. Dit alternatief heeft twee van de drie stappen die leiden tot certificering inmiddels doorlopen, en in de tweede helft van 2006 zal het FSC keurmerk voor de bosbouwgebieden waar het gebruikte hout vandaan komt alsnog worden afgegeven. Naar verwachting zal plandeel B volledig in FSC hout worden uitgevoerd. De FSC certificering bestaat namelijk uit drie fasen te weten:


1) het behalen van het legaliteitscertificaat
2) het lid worden van CAFTN (Central Africa Forest and Trade Network) van het WWF waarmee volledige transparantie van de activiteiten is verplicht
3) het afronden van fase 1 en 2 middels het behalen van het FSC keurmerk."

Deze certificering van het gebied heeft nog niet plaats gevonden. Uit interview blijkt dat de accountmanager het niet nodig achtte na 1 januari 2007 te melden (aan de directie/ wethouder/ raad) dat wethouder Waanders haar aan de raad gedane toezegging (van certificering derde fase in de tweede helft van 2006) niet heeft kunnen nakomen.

Op 1 januari is niet aan de raad gemeld dat het FSC-keurmerk voor de bewuste bosbouwgebieden niet is afgegeven. De geschiedenis herhaald zich; wederom maakt de Leeuwarder Courant melding van een feit dat de raad beter van de wethouder had kunnen horen. Namelijk het feit dat de certificering niet in de tweede helft van 2006 heeft plaats gevonden.

22 Conclusies mbt besluitvorming en verantwoording

Het besluit tot gebruik van alternatief hout is niet op het juiste niveau genomen.

Ambtelijk achtte men het niet nodig om na 1 januari 2007 te melden (aan directie/wethouder) dat wethouder Waanders haar aan de raad gedane toezegging van certificering derde fase (in de tweede helft van 2006) niet heeft kunnen nakomen.

De rekenkamer constateert dat de wethouder de gemeenteraad tweemaal niet tijdig/adequaat heeft geïnformeerd. De eerste keer toen niet-FSC-hout werd gebruikt, de tweede keer toen het FSC-certificaat voor het bosbouwgebied niet in 2006 was afgegeven.

Overall conclusie en Aanbevelingen


6.1 Beantwoording centrale vraagstelling

De centrale vraag luidde of het gebruik van FSC-hout voor de toekomst is geborgd.

Bij de opdrachtverlening was het gebruik van FSC-hout voldoende geborgd. Uit de intensieve betrokkenheid van de gemeente bij de gang van zaken blijkt dat de gemeente goed geïnformeerd werd en de gemeente controle uitoefende op het gebruik van FSC-hout. De gemeente heeft voldoende kritisch gereageerd toen het FSC-hout niet leverbaar bleek. De gemeente was betrokken bij de beslissing over een alternatief voor het FSC-hout.

De beslissing tot het gebruik van een alternatief hout is niet op het juiste niveau in de organisatie genomen. Hoewel werd afgeweken van een kader van de raad, bij een project dat al veel aandacht vanuit de milieubeweging had gehad, is de wethouder niet betrokken bij het besluit. Was dat wel zo geweest, dan had zij aan de raad de keuze kunnen voorleggen tussen vertraging met FSC-hout of voortgang met een alternatief soort hout. Alleen wanneer gekozen was voor de vertraging had daadwerkelijk FSC-hout gebruikt kunnen worden. Dus alleen langs die route was het gebruik van FSC-hout geborgd geweest.

De rekenkamer vindt dat van betrokken ambtenaren verwacht mag worden dat ze de politieke antenne hebben om gevoelige zaken juist en tijdig te rapporteren.

Dat de wethouder niet gekend is in de leveringsproblemen bij het FSC-hout verklaart tevens waarom de raad niet actief geïnformeerd is. Dat het uitblijven van het certificaat in de tweede helft van 2006 wederom niet gemeld wordt aan de raad is een aanwijzing dat het politiek invoelingsvermogen niet voldoende verbeterd is sinds het eerste incident.

Terugkijkend naar de centrale vraag, concludeert de rekenkamer dat de kaderstelling van de raad met betrekking tot het gebruik van FSC-hout voor de toekomst nog onvoldoende is geborgd.

Het onderzoek richtte zich ook op de wijze van aanbesteding. De aanbesteding van het hout was een verantwoordelijkheid van de aannemer en niet van de gemeente. Overigens zijn daar geen onrechtmatige zaken aangetroffen.

De opdrachtverlening aan de aannemer roept wel vraagtekens op. Aannemer Van der Wiel geniet een voorkeurspositie. De onderhandeling over de prijs van de aannemer heeft de aandeelhoudersvergadering van de PPS overgelaten aan Wind Management BV. Deze laatste is echter niet onafhankelijk omdat deze tevens de directie voert over Vastgoed de Friesche Wouden BV, waarin de aannemer voor 50 % participeert. De belangen van de gemeente in de PPS zouden met deze gang van zaken geschaad kunnen zijn.

6.2 Aanbevelingen

Op basis van deze conclusies komt de rekenkamer tot de volgende aanbevelingen:
1) Verduidelijk wie, wanneer, waarover mag beslissen door middel van het vastleggen van structuren, bevoegd- en verantwoordelijkheden
2) Veranker de projectverantwoording binnen de gemeente over PPS-structuren steviger door een vaste overlegstructuur waarbij in een regelmatig overleg met de interne opdrachtgever alle relevante aspecten aan de orde komen.
3) Werk (verder) aan een interne cultuur binnen de gemeente waarbij politiek gevoelige zaken herkend en erkend worden. Hierbij dienen collegeleden het goede voorbeeld te geven.
4) Besteed meer aandacht aan haar onderhandelingspositie met marktpartijen. Wij doelen hier met name op de rol van Wind Management BV.


-----------------------
FSC gecertificeerd hout is hout dat voldoet aan het keurmerk van de Forest Stewardship Councel (Raad voor Goed Bosbeheer). Verantwoord bosbeheer betekent dat er aandacht is voor ecologische, sociale en economische aspecten. Middelburg- arrest


-----------------------

BV/CV Blitsaerd

Directeur/projectleider

College/wethouder

raad

Aannemer Van der Wiel

Vastgoed de Friese Wouden

Directie door Windgroep

Houtleverancier Reef


---- --
Aan de Gemeenteraad

reactie op Rekenkamerrapport "fout hout"

Stadsontwikkeling en beheer
Projectenbureau
(058) 233 4025 Van Doorn

15 mei 2007, verzonden:

Geachte Raad,

Op 23 april jl. heeft de Rekenkamer ons een exemplaar van de rapportage naar het gebruik van "fout hout" toegezonden om ons in de gelegenheid te stellen een bestuurlijk reactie daarop te schrijven.

De basis voor het onderzoek van de Rekenkamer is het door uw raad overgenomen en daartoe strekkende voorstel van de fracties van PAL/GL en SP van 27 november 2006. De Rekenkamer heeft uit dat voorstel als centrale vraag gedestilleerd: "Is de kaderstelling van de Raad te weten, het gebruik van FSC-gecertificeerd hout, voor de toekomst voldoende geborgd?". Vervolgens heeft de Rekenkamer daaruit een 4-tal deelvragen geformuleerd.

Bij een aantal passages en conclusies in het rapport willen wij een nadere toelichting of opmerking plaatsen, alvorens wij ingaan op aanbevelingen in de rapportage. Wij volgen daarin de structuur van de Rapportage.

Deelvraag A: Er is sprake van getrapt opdrachtgeverschap; is bij iedere schakel het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en de eis van FSC-gecertificeerd hout geborgd?

De Rekenkamer concludeert dat door de koppeling van de Koepelovereenkomst tussen gemeente en Vastgoed De Friese Wouden aan het kwaliteitsdocument, de eis van FSC-hout, ondanks dat sprake was van getrapt opdrachtverlening, geborgd was. Wel maakt de Rekenkamer met betrekking tot de selectie van de aannemer een aantal opmerkingen waarvan wij op twee de volgende reactie willen geven.


1. Naar de mening van de Rekenkamer wordt in het Verslag van overleg marktconforme prijs Blitsaerd d.d. 9 september 2002 de indruk gewekt, dat bij de opdeling in deelprojecten de drempelwaarde voor Europese Aanbesteding mede overweging is geweest. Naar onze mening is hier sprake van een onjuiste interpretatie van de feiten door de Rekenkamer. De suggestie die hiervan uitgaat, dat wij de Europese aanbestedingsregels hebben willen ontwijken resp. ontduiken door het knippen van het werk in deelopdrachten, bestrijden wij dan ook met kracht. Het plangebied is verdeeld in logisch te scheiden kavels, waarbij alleen het deel dat planologisch onomstreden was (plandeel A) in ontwikkeling is gebracht. Plandeel B zal pas nader worden uitgewerkt als zekerheid bestaat over (o.a.) de secundaire ontsluiting van het plangebied. Deze projectfasering wordt juist ingebracht om een project beheersbaar te maken qua uitvoering, maar ook vanwege het risico op ingrijpende planwijziging (i.c. het oostelijk plandeel). Het is in projecten van dergelijke omvang gebruikelijk per logisch deelproject te ontwikkelen, (ter vergelijking: De Zuidlanden, waarin eerst deelplan Techum wordt ontwikkeld, vervolgens Jabikswoude, etc.) Immers, doe je dat niet dan moet je een groot voorschot nemen op ontwikkelingen in de toekomst waarvan de aard van werkzaamheden en omvang niet voldoende omlijnd kan worden. Zonder dergelijke strakke afbakeningen is het schier onmogelijk om een aanbesteding over het gehele project te voeren. Kortom, het is niet knippen, maa r een proces beheersbaar maken.
Ter zake is het oordeel gevraagd van het gerenommeerde landelijk advocatenbureau Houthoff Buruma. Deze heeft aangegeven dat het verschil in hardheid van de plandelen maakt dat de plandelen apart kunnen worden beschouwd. M.a.w. het gehele bouw- en woonrijpmaken komt weliswaar boven het drempelbedrag, maar de onzekerheid over het al dan niet doorgaan van de overige plandelen maakt dat het nu te vergeven werk los moet worden gezien van het totaal en derhalve onder het drempelbedrag blijft. Het laten lopen van een kans op een lagere prijs als gevolg van mogelijke concurrentievoordelen is dan ook niet aan de orde.


2. De andere opmerking van de Rekenkamer waarop wij willen reageren is die van de schijn van mogelijke belangenverstrengeling van de Wind Groep in de onderhandeling over een korting op de aanneemsom met de aannemer Van der Wiel. Er is strikt gehandeld conform de voorwaarden voor uitvoering zoals gesteld in de Koepelovereenkomst zoals die is vastgesteld door de Raad. De Wind Groep zou volgens de Rekenkamer niet onafhankelijk zijn bij het behartigen van de belangen van de PPS. Deze opvatting van de Rekenkamer delen wij niet. De Wind Groep heeft geen aandelen relatie in Van der Wiel. De Wind Groep heeft als medeaandeelhouder belang bij een zo laag mogelijke aanneemsom. Bovendien voert een vennootschap van de Wind Groep de directie over de gezamenlijk onderneming Blitsaerd en heeft alszodanig zondermeer de plicht de belangen van de onderneming naar behoren te behartigen. Deze directie staat daarbij onder bijna volledig toezicht van de aandeelhouders.

Deelvraag B: Is de informatie-uitwisseling en mandatering tussen de externen en de gemeente en binnen de gemeentelijke organisatie adequaat geweest opdat op het juiste niveau beslissingen konden worden genomen?

De Rekenkamer concludeert er een adequate structuur voor informatie-uitwisseling tussen de PPS en de gemeente is, en dat de directievoerder Wind de gemeente steeds correct heeft geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot het hout. Intern (binnen ambtelijke dienst en richting college) is volgens de Rekenkamer niet adequaat gehandeld. De dreigende stagnatie is niet in een verantwoordingsdocument gemeld. De beslissing om door te gaan met een alternatief is zonder ruggespraak met de directie en/of wethouder genomen. De raad is daardoor niet geïnformeerd over de dreigende stagnatie, noch over de keuze voor een alternatief voor FSC-hout. Deze constatering van de Rekenkamer is correct.

Wij delen de conclusie van de Rekenkamer dat het besluit om tot gebruik van alternatief hout over te gaan, niet op het juiste niveau genomen is. Dit is het gevolg geweest van een onjuiste inschatting van de met name politieke implicaties van het niet leverbaar zijn van FSC-gecertificeerd hout.

Wij zijn het niet eens met de toonzetting van de conclusie van de Rekenkamer dat men het "ambtelijk niet nodig achtte" om wethouder Waanders te informeren over het feit dat de verwachte certificering niet in de tweede helft van 2006 heeft plaats gevonden, waardoor wethouder Waanders haar "aan de raad gedane toezegging" niet heeft kunnen nakomen. Uit de toonzetting zou kunnen blijken dat hier sprake is van een bewuste onthouding van informatie door de betrokken accountmanager. Naar onze overtuiging is daarvan geen sprake. De behandeling in uw commissie stadsontwikkeling en raad heeft geleid tot de onderzoeksopdracht aan de Rekenkamer, echter niet tot stopzetting van de levering van het bestelde hout. Aangezien duidelijk was dat het bestelde hout zelf niet alsnog de certificering zou kunnen krijgen is het verdere verloop van het proces van certificering van de houtproductiegebieden niet meer actief gevolgd. Een nieuwe bestelling is immers pas aan de orde als plandeel B zal worden aangelegd. Zo is het ook met uw Raad afgesproken, zowel mondeling als schriftelijk in reactie op vragen. Wethouder Waanders heeft geen toezegging gedaan over de datum van certificering van het productiegebied. Zij heeft slechts melding gemaakt van de toentertijd gerechtigde verwachting dat de certificering in de 2e helft van 2006 afgerond zou worden. Toegezegd is dat in de volgende fase wel FSC-hout zal worden toegepast.

Deelvraag C: Toen FSC-gecertificeerd hout niet leverbaar was en gekozen werd voor een alternatief, voelden concurrerende houtleveranciers zich benadeeld; was dit terecht en zoja, kan dit de gemeente verweten worden?

De conclusies van de Rekenkamer ten aanzien van deze vraag delen wij. Ten aanzien van het niet verzilveren van een lagere prijs voor niet gecertificeerd FSC-hout, merken wij op het volgende op. Het opgestelde bestek is door de aannemer aangenomen voor een vaste prijs. Dat wil zeggen dat er geen verrekening plaats vindt van meer/minder werk, behoudens bij zeer forse wijzigingen in het plan. Vanuit een financieel risicobeheer heeft een dergelijk prijsafspraak grote voordelen. Gelet op de aanzienlijke prijsstijgingen van de houtprijzen tussen 2002 (aanneemcontract) en 2005 (bestelling hout) is geoordeeld dat eventuele prijsvoordeel van niet gecertificeerd hout, binnen de vaste prijs afspraak valt, ter compensatie van het ondernemingsrisico van de aannemer.

Deelvraag D: Welke aanbevelingen volgen uit de gang van zaken bij de walbeschoeiing van Blitsaerd?

De Rekenkamer komt tot 4 aanbevelingen. Per aanbeveling geven wij onze reactie.


1. Verduidelijk wie, wanneer, waarover mag beslissen door middel van het vastleggen van structuren, bevoegd- en verantwoordelijkheden

Naar onze mening zijn de structuren, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende vastgelegd in mandaatoverzichten, projectplannen en samenwerkingsovereenkomsten. Uit de rapportage van de Rekenkamer blijkt volgens ook niet dat daaraan iets schort. Feitelijk is door de betrokken accountmanager weliswaar de keuze voor het gebruik van alternatief hout niet op het juiste niveau neergelegd, maar de beslissing zelf is na professioneel onderzoek en afweging genomen. Er is kritisch gereageerd op de melding dat het FSC-hout niet geleverd kon worden en zoals de Rekenkamer zelf concludeert is de gemeente voldoende nagegaan of elders FSC-hout beschikbaar was. Wat niet goed is beoordeeld is de mate van afwijking van de door uw Raad gestelde kaders. In de door ons voor projecten gehanteerde kaders is wel vastgelegd dat afwijkingen van de gestelde kaders door projectleiders en accountmanagers gemeld horen te worden aan opdrachtgever en portefeuillehouders. Uitbreiding van regels en structuren op dit punt van politieke gevoeligheid is lastig. Wij zijn van mening dat de intern geldende regels en afspraken over rapportage-verplichtingen met betrekking tot afwijkingen van kaders ruim voldoende zijn. Er is hier sprake geweest van een inschattingsfout. Wij hebben de interne opdrachtgever geïnstrueerd hierop nog attenter te zijn.


2. Veranker de projectverantwoording binnen de gemeente over PPS-structuren steviger door een vaste overlegstructuur, waarbij in een regelmatig overleg met de interne opdrachtgever alle relevante aspecten aan de orde komen.

De verantwoording over PPS-structuren loopt mee in de vaste cyclus van de verantwoording over de majeure projecten. Dat betekent 3x per jaar formele rapportage gesprekken, waarin o.a. voortgang, risico's en verdere planning aan de orde komen, worden gehouden. Daarnaast vinden, minder gestructureerd (onvoorziene omstandigheden, afwijkingen, risico's etc), overleggen plaats tussen accountmanager en opdrachtgever en als daartoe aanleiding is tussen accountmanager en portefeuillehouder.


3. Werk (verder) aan een interne cultuur binnen de gemeente waarbij politieke gevoelige zaken herkend en erkend worden. Hierbij dienen de collegeleden het goede voorbeeld te geven.

Aan het eerste deel van deze aanbeveling wordt al steeds aandacht besteed in werkoverleggen en bij de instructies voor het opstellen van beleidsstukken. Het tweede deel van de aanbeveling, dat de collegeleden hierin (herkenning van politieke gevoeligheden) het goede voorbeeld dienen te geven, achten we buiten de orde van dit rapport. De rapportage geeft geen enkele aanleiding om deze 'aanbeveling' te doen.


4. Besteed meer aandacht aan haar onderhandelingspositie met marktpartijen. Wij doelen hier met name op de rol van Wind Management BV.

Onderhandelingsposities in onze relatie met marktpartijen hebben continu onze aandacht. Over de rol van Wind Management BV en de door de Rekenkamer veronderstelde schijn van belangenverstrengeling verschillen wij van mening met de Rekenkamer, zoals in de beantwoording van deelvraag A hebben aangegeven.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester,

secretaris,

-----------------------
Nawoord rekenkamer
Blijkbaar interpreteren wij de notulen van het overleg d.d. 9 september 2002 anders dan het college. Dit alles neemt niet weg dat de gemeente een kans op een lagere aanneemsom zou hebben kunnen creëren indien zij -naast Van der Wiel- ook andere aannemers zou hebben uitgenodigd om op het project in te schrijven (hoewel dit juridisch bezien niet nodig is).

Nawoord rekenkamer
Wij blijven bij ons standpunt het niet verstandig te vinden dat Wind met zijn 50% aandeelhouder Van der Wiel (in de Friesche Wouden) onderhandelt over een dergelijk contract.

Nawoord rekenkamer
Ook ons inziens is er geen sprake van een bewuste onthouding van informatie door de betrokken account-manager. Het betreft hier met name een inschattingsfout.

Wij betreuren het dat de raad niet begin januari 2007 door de wethouder is geïnformeerd over het feit dat de door haar geuite verwachting dat de certificering in de 2e helft van 2006 afgerond zou worden, niet heeft plaats gevonden.


-----------------------


---- --
de gemeenteraad
kopie aan:
college van B&W
betrokkenen

Onderzoek naar het gebruik van "Fout" Hout

9843
rekenkamer

(058) 233 8662 T. Huisink

1
29 mei 2007

Geachte leden van de gemeenteraad,

Hierbij bieden we u de rapportage aan van het rekenkameronderzoek naar het gebruik van 'Fout hout'. Bijgevoegd is de bestuurlijke reactie van het college. In deze reactie heeft de rekenkamer in enkele kaders een nawoord tussengevoegd.

Doel van het onderzoek was het voorkomen van dergelijke incidenten in de toekomst. Daartoe zijn aanbevelingen gedaan en de rekenkamer betreurt dat het college niet genegen is een van de aanbevelingen over te nemen.

Met deze rapportage hopen we u als raad voldoende inzicht te hebben geboden in de gang van zaken rond het gebruik van 'Fout hout' en op die manier te ondersteunen bij uw controlerende taak.

Hoogachtend,

mr. E.C. Lekkerkerker,
voorzitter rekenkamer Leeuwarden.

-----------------------


---- --

woensdag 30 mei 2007