Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Inspectierapport over het Project
wegwerken achterstanden
archieven
Eerste deelrapportage
Erfgoedinspectie / Archieven
24 januari 2007
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
2 Erfgoedinspectie / Archieven
Inhoud
Samenvatting 5
1 Inleiding 9
2 Verantwoordelijkheden en sturing 13
3 Werkvoorraad 15
4 Planning en voortgangsbewaking 19
5 Op- en vaststellen van selectielijsten 23
6 Bewerking 27
7 Voortgang 31
3 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
4 Erfgoedinspectie / Archieven
Samenvatting
Conclusies
Door de instelling van een tijdelijke projectorganisatie, naast bestaande
uitvoeringsdiensten als het Nationaal Archief en de Centrale Archief Selectiedienst, is de
organisatie van het project complex geworden. We vragen ons af of het niet efficiënter was
geweest de deskundigheid en ervaring van de CAS optimaal te benutten door de gehele
projectorganisatie daar onder te brengen.
Verantwoordelijkheden en sturing. Wat de projectorganisatie betreft zijn we positief over
de expliciet geregelde verantwoordelijkheidsverdeling en aansturing van het project. De
projectorganisatie vervult haar functie als aanjager van het project naar behoren. Wel is de
organisatie van het project complex, met alle risico's van dien voor een effectieve sturing
en uitvoering. Door aanloopproblemen werd de formatie pas in de loop van het eerste
bewerkingsjaar op volle sterkte gebracht. De projectorganisatie onderscheidt zich als een
lerende organisatie, die veel aandacht geeft aan het verbeteren van de kennis en
competenties van haar personeel.
Werkvoorraad. We hebben een sterk vermoeden dat de reële achterstand veel groter is dan
de opgegeven werkvoorraad. De vraag is of na de beëindiging van het project eind 2008 alle
achterstanden tot en met 1975 zijn verwerkt. Positief is dat de ministeries al inspelen op
het wegwerken van de achterstanden van na 1975.
Planning en voortgangsbewaking. De planning en voortgangsbewaking van de BSD's maken
een betrouwbare indruk. Hoewel het planning- en controlsysteem van de bewerkingen nog
niet helemaal volledig en betrouwbaar is, bevat het voldoende relevante sturingsgegevens.
Het systeem wordt echter onvoldoende gebruikt voor de feitelijke sturing en een
inzichtelijke verantwoording.
Op- en vaststellen van selectielijsten, We vinden het positief dat het proces van het op- en
vaststellen van selectielijsten aanzienlijk is verkort, zonder dat hierbij de kwaliteitsborging
uit het oog wordt verloren. De ingevoerde procesvernieuwingen hebben effect. Aantal en
kwaliteit van de vastgestelde selectielijsten nemen daardoor, ondanks een moeizame start,
toe. De beoogde verkorting van de vaststellingsprocedure tot 22 weken is nog niet helemaal
gerealiseerd. Ons is niet helemaal duidelijk geworden, hoeveel bestaande selectielijsten er
nog aangepast moeten worden.
5 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Bewerking. Na aanloopproblemen zijn in de loop van het eerste projectjaar de voorwaarden
(procedures, instrumenten) voor een adequate bewerking tot stand gekomen. Er is een
werkbare en door alle partijen gedragen kwaliteitsstandaard voor de toegankelijkheid van
over te brengen archief vastgesteld. Hierdoor winnen (volgens het NA) de
archiefbewerkingsplannen en de toegangen snel aan kwaliteit. De kwaliteitsborging van
vernietigingen is volgens ons nog onderbelicht.
De archiefruimte voor de projectorganisatie voldoet aan de eisen van de Regeling bouw en
inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De na enige incidenten aangepaste
controleprocedure voor de detectie van schadelijke organismen lijkt effectief te zijn.
Voortgang. De realisatie van de selectielijsten ligt redelijk op schema. De doelstelling van
het project binnen twee jaar de achterstand van geldige selectielijsten in te halen, lijkt
haalbaar. Helaas is de bewerking niet volgens planning verlopen. Slechts een klein deel van
de ingeplande bewerkingen is bijna gereed, exclusief overbrenging of vernietiging (direct of
op termijn). Onduidelijk is of de opgelopen achterstand in 2007 kan worden ingehaald. De
voortgangsrapportages geven onvoldoende inzicht in de relevante stadia van de bewerking.
Aanbevelingen
1. We bevelen de ministers van OCW en BZK aan de effectiviteit van de sturing
gedurende het project kritisch te blijven volgen. Verder raden we aan in de
verantwoordingsrapportages explicieter aandacht te geven aan het identificeren
en beheersen van de grootste risico's.
2. We dringen er bij de ministers van OCW en BZK op aan te bevestigen dat alle
achterstanden tot 1975 van de ministeries vóór 2009 worden weggewerkt. We
stellen voor dat de projectorganisatie hiertoe in 2007 steekproeven neemt, om
vast te stellen of de opgaven van de ministeries betrouwbaar zijn. Verder moeten
de ministeries met de `externe' zbo's en met de geprivatiseerde diensten of
instellingen in 2007 redelijke afspraken maken over het alsnog bewerken van de
bij hun berustende - departementale archieven.
3. We dringen er bij de ministers van OCW en BZK op aan de effectiviteit van het
planning- en monitorsysteem te evalueren en zodanig aan te passen dat de
projectorganisatie scherper op een tijdige realisatie van de bewerkingen kan
sturen en zich op een inzichtelijker manier kan verantwoorden.
4. Mede omdat het merendeel van de nieuwe selectielijsten voor 2007 gepland is,
bevelen we aan in het volgende jaar de doorlooptijd goed te volgen en bij
knelpunten de procedure tijdig aan te passen. De aanpassing van de bestaande
lijsten gedurende het project verdient meer aandacht. Daarnaast zou met het oog
6 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
op het wegwerken van de achterstanden van na 1975 ook naar de beschikbaarheid
van selectielijsten voor die werkvoorraad gekeken moeten worden.
5. De ministers moeten scherper sturen op de realisatie van de (jaarlijkse) voorraad
bewerkingen. In de voortgangsrapportages moet inzichtelijk worden, in welke
mate de planning per hoofdproduct gerealiseerd is, dan wel in welke
onderscheiden bewerkingsfase deze verkeert. Voor de administratieve afhandeling
door de ministeries moet op korte termijn een oplossing gevonden worden.
7 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
8 Erfgoedinspectie / Archieven
1 Inleiding
Het project Wegwerken achterstanden archieven
De centrale overheid kampt al jaren met achterstanden in de bewerking en de overbrenging
van archieven naar de openbare archiefbewaarplaatsen van het Rijk. Veel archieven vallen
daardoor niet onder het ruime openbaarheidsregime van de Archiefwet 1995. Dat
belemmert de toegang van de burger tot de overheidsinformatie fors. Daarnaast hebben
vele archieven niet de vereiste mate van toegankelijkheid.
Het in 1991 ingezette project PIVOT leidde weliswaar tot een betere selectiemethode, maar
lang niet alle bewerkingsachterstanden werden ingelopen. In 2004 namen de bewindslieden
van BZK en OCW daarom het initiatief de achterstanden bij de ministeries projectmatig
weg te werken. In maart 2005 heeft het beraad van plaatsvervangende secretarissen-
generaal (pSG-beraad) het plan van aanpak1 voor het `Project Wegwerken achterstanden
overdracht archieven t/m 1975' (PWAA) vastgesteld.
Doel van het project is vóór uiterlijk 31 december 2008 de achterstanden van de
ministeries bij de bewerking en de overbrenging van hun archieven tot en met 1975 weg te
werken. Bij het project zijn betrokken de dertien ministeries, het Nationaal Archief (NA),
de Centrale Archief Selectiedienst (CAS), de Raad voor Cultuur, het Instituut Nederlandse
Geschiedenis (ING) en een tijdelijke interdepartementale projectorganisatie. Deze laatste
organisatie, gevestigd in Rotterdam, stuurt het project centraal aan. Het project loopt
vanaf 1 januari 2006, nadat in het halfjaar daarvoor de projectorganisatie was ingericht.
Om de inhaalacties te doen slagen, worden tal van procesvernieuwingen doorgevoerd.
Hiermee kunnen ook de achterstanden van na 1975 op termijn aangepakt worden.
Binnen het PWAA-project heeft de projectorganisatie twee hoofdtaken. De
projectorganisatie stuurt op de voortgang van alle werkzaamheden die in het kader van het
project verricht worden. Daarnaast verricht de projectorganisatie uitvoerende
werkzaamheden. Daaronder vallen het opstellen van selectielijsten en de bewerking van
circa twintig km1 van de werkvoorraad. De CAS en een aantal ministeries nemen het
overige deel van de achterstanden voor hun rekening. De projectorganisatie heeft dus een
sturende én een uitvoerende rol.
1 Interdepartementaal Plan van aanpak wegwerken achterstanden overdracht archieven t/m 1975, 2005
(hierna: Plan van aanpak). Tenzij anders aangegeven, verwijst deze paragraaf naar het Plan van aanpak, pp.
9-11.
9 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Toetsing door de Erfgoedinspectie
De Erfgoedinspectie onderzoekt of de kernvoorwaarden voor deze inhaalslag voldoende zijn
geregeld (verantwoordelijkheden en sturing), en of de planning en control en de voortgang
zodanig zijn dat een er tijdig een kwalitatief goed product bij het NA wordt aangeleverd en
dat er tijdig wordt vernietigd. De kritische factoren hierbij zijn: de omvang van de
achterstanden, de kwaliteit en de voortgang. Bij de beoordeling vormen de
archiefwetgeving, de projectplannen2 en de convenanten van de projectorganisatie met de
andere deelnemende partijen ons referentiekader.
Bij deze inspectie zijn twee kernvragen relevant:
· Zijn de projectorganisatie en de projectplanning zodanig dat de betrokken
overheidsorganisaties en de projectleiding de doelstelling tijdig en volgens de eisen
kunnen halen?
· Komt de daadwerkelijke uitvoering van het project overeen met de projectplannen
en met de archiefwettelijke randvoorwaarden?
De inspectie in 2006 vormt de eerste van een aantal inspecties die we gedurende het
PWAA-project zullen uitvoeren. In 2006 ligt de nadruk op de verantwoordelijkheden, de
sturing en de planning. In 2007 en 2008 zullen we ons meer richten op de voortgang en op
de operationele uitvoering van het project. De Erfgoedinspectie rapporteert steeds in
januari van elk jaar en waar nodig tussentijds.
Om tot een zo volledig mogelijk beeld te komen, hebben we gesprekken gevoerd met de
projectorganisatie, het Nationaal Archief en de CAS. Door middel van een vragenlijst
hebben we gegevens opgevraagd bij de ministeries. De rapportage geeft de stand van zaken
van eind 2006 weer3.
2 Naast het Plan van aanpak is dit het Voorstel inrichting projectorganisatie `Wegwerken
archiefachterstanden t/m 1975' (hierna: Inrichtingsvoorstel).
3 Hierbij hebben we ook de voortgangsrapportage 2005-2006 van de projectorganisatie betrokken.
10 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Leeswijzer
In de paragrafen 2 tot en met 7 beoordelen we het project aan de hand van de volgende
thema's:
· verantwoordelijkheden en sturing;
· werkvoorraad;
· planning en voortgangsbewaking;
· op- en vaststellen van selectielijsten;
· bewerking bij de projectorganisatie;
· voortgang.
Van ieder thema beschrijven we kort de achtergrond en het referentiekader, direct gevolgd
door een conclusie en aanbeveling. Ieder thema wordt afgesloten met een onderbouwing.
11 Erfgoedinspectie / Archieven
2 Verantwoordelijkheden en sturing
Inleiding en referentiekader
Als de verantwoordelijkheden binnen het project niet duidelijk zijn belegd, zal dit het
welslagen van het project belemmeren. Sturing is een essentieel aspect voor het succesvol
verlopen van het project. Sturing raakt de voortgang en de kwaliteit van de af te leveren
producten4.
Over de sturing is in de projectplannen vastgelegd dat de projectdirecteur - binnen de
grenzen van het door het pSG-beraad vastgestelde projectplan is gemandateerd voor het
aansturen van `mensen, middelen en het proces, om de geschetste doelen te bereiken'.
Buiten de projectorganisatie stuurt de projectdirecteur vooral op resultaat. `Wanneer het
resultaat achterblijft bij de planning, zal de PO interveniëren in het
proces.', of `escaleren naar pSG niveau'. Over de verdeling van taken en
verantwoordelijkheden maakt de projectorganisatie in convenanten duidelijke afspraken
met de departementen. In deze paragraaf beoordelen wij hoe de verantwoordelijkheden en
sturing zijn georganiseerd en of het sturingsmechanisme toereikend is.
Conclusie
We zijn positief over de expliciet geregelde verantwoordelijkheidsverdeling en aansturing
van het project. De projectorganisatie vervult haar functie als aanjager van het project
naar behoren. Wel is de organisatie van het project complex, met alle risico's van dien voor
een effectieve sturing en uitvoering.
Aanbeveling
We bevelen de ministers van OCW en BZK aan de effectiviteit van de sturing gedurende het
project kritisch te blijven volgen. Verder raden we aan in de verantwoordingsrapportages
explicieter aandacht te geven aan het identificeren en beheersen van de grootste risico's.
Onderbouwing
Het pSG-beraad is opdrachtgever van en daarmee verantwoordelijk voor het PWAA-project.
Het pSG-beraad heeft een projectdirecteur aangesteld die - namens het pSG-beraad -
verantwoordelijk is voor het wegwerken van 75 km1 achterstand. De projectorganisatie
heeft in het tweede en derde kwartaal van 2006 met bijna alle ministeries en met de AIVD
convenanten gesloten. Ieder ministerie is verantwoordelijk voor het nakomen van de daarin
4 De informatie voor de inleiding en de citaten zijn ontleend aan Plan van aanpak, p. 15, en
Inrichtingsvoorstel, p. 8, 10 en 19.
13 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
gemaakte afspraken. Vooral over de wijze van bewerking wijkt het convenant met het NA
echter af van de convenanten met de ministeries. In de convenanten en andere
werkafspraken zijn consequent termijnen voor allerlei activiteiten vastgelegd.
Het pSG-beraad heeft een kernteam ingesteld, bestaande uit de pSG's van BZK, Defensie,
OCW en EZ. De projectdirecteur rapporteert maandelijks aan het kernteam en via het
kernteam elk kwartaal aan het pSG-beraad. Het IODI, het interdepartementaal
Overlegorgaan Directeuren Informatievoorziening, adviseert zowel het pSG-
beraad/kernteam als de projectdirecteur. Jaarlijks informeert de minister van OCW, samen
met de minister van BZK, de Tweede Kamer over de voortgang. De voor juni 2006
toegezegde rapportage zal begin 2007 worden aangeboden.
Hoewel daarover in het Plan van aanpak duidelijke uitspraken zijn gemaakt, blijkt de
sturing in de praktijk problematisch te zijn. Wat precies de sturingsbevoegdheden van de
projectdirecteur zijn, is niet voor alle partijen duidelijk. Onduidelijk is of de
projectdirecteur alleen via het pSG-beraad kan interveniëren, of ook zelf bevoegd is te
interveniëren. In onze optiek stuurt de projectdirecteur het project aan door op basis van
monitorgegevens knelpunten te signaleren en hierover de partijen te informeren en
(dringend) te adviseren. Als dit niet helpt, kan hij escaleren naar het kernteam of het pSG-
beraad. Op verschillende momenten en niveaus heeft de projectdirecteur in het proces
ingegrepen, als de voortgang bij een van de partijen spaak dreigde te lopen5. De
halfjaarlijkse overleggen van de projectdirecteur met de ministeries en het onlangs
ingestelde directeurenoverleg met het NA vormen formele gremia voor het bijsturen van de
voortgang. In de verantwoordingsrapportages missen we echter een systematische
aandacht voor de grootste risico's en de beheersing daarvan.
Door de instelling van een tijdelijke projectorganisatie, naast bestaande
uitvoeringsdiensten als het NA en de CAS, is de organisatie van het project complex
geworden. We vragen ons af of het niet efficiënter was geweest de deskundigheid en
ervaring van de CAS optimaal te benutten door de gehele projectorganisatie daar onder te
brengen.
5 Zie diverse verslagen van vergaderingen in 2006 van het IODI.
14 Erfgoedinspectie / Archieven
3 Werkvoorraad
Inleiding en referentiekader
De projectorganisatie en de andere ketenpartners moeten een goed beeld hebben van de
totale werkvoorraad. De projectplannen noemen een achterstand van ten minste 75 km1.
Voor het wegwerken daarvan is een doorlooptijd van ruim drie jaar gepland. `Uitloop is
echter niet wenselijk, en zal waar mogelijk worden voorkomen'6. De werkvoorraad is
gebaseerd op een door Koenen, Baak en Partners (KB&P) in 2005 uitgevoerde
inventarisatie.
Van het project uitgesloten zijn de archieven van de zelfstandige bestuursorganen (zbo's)
en van de organen van publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties (pbo's)7. Wel zal in de loop
van 2005 een inventarisatie van de achterstanden bij de zbo's worden afgerond. Ook de
achterstanden bij het rijk van na 1975 worden aangepakt. In 2008 zullen alle
departementen plannen van aanpak voor het wegwerken van die achterstanden gereed
moeten hebben8.
De achterstanden kunnen alleen weggewerkt worden met wettelijk vastgestelde
selectielijsten. Ook hier is sprake van een achterstand. Een hoofdtaak van de
projectorganisatie is het opstellen en mede vaststellen van de nog ontbrekende
selectielijsten (zie verder paragraaf 5).
Conclusie
We hebben een sterk vermoeden dat de opgegeven werkvoorraad van de
bewerkingsachterstand niet volledig is, en dat de reële achterstand veel groter is. Hierdoor
is er een reëel risico dat na de beëindiging van het project eind 2008 mogelijk wel de 75 km1
weggewerkt zijn, maar niet de overige achterstanden. Wel vinden we het positief dat de
ministeries al inspelen op het wegwerken van de achterstanden van na 1975.
6 Tenzij anders aangegeven, is de informatie voor de inleiding ontleend aan Plan van aanpak, p. 12, en
Inrichtingsvoorstel, p. 7, 14 en 27. De werkvoorraad is in november 2005 in het pSG-beraad vastgesteld; zie
art. 3 convenanten projectorganisatie met ministeries.
7 In de projectplannen vonden we over een eventuele betrokkenheid van de hoge colleges van staat geen
informatie. Volgens de projectorganisatie hebben de hoge colleges geen achterstanden en doen ze daarom
niet mee aan het project; mondelinge inl. 15 december 2006.
8 Zie actielijn 6 in Informatie op orde. Kabinetsvisie op vindbare en toegankelijke overheidsinformatie (juni
2006), Tweede Kamer, vergaderjaar 2005-2006, 29 362, nr. 101 (hierna: Visienota).
15 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Aanbeveling
We dringen er bij de ministers van OCW en BZK op aan te bevestigen dat alle achterstanden
tot 1975 van de ministeries vóór 2009 worden weggewerkt. We stellen voor dat de
projectorganisatie hiertoe in 2007 steekproeven neemt, om vast te stellen of de opgaven
van de ministeries betrouwbaar zijn. Verder moeten de ministeries met de `externe' zbo's
en met de geprivatiseerde diensten of instellingen in 2007 redelijke afspraken maken over
het alsnog bewerken van de bij hun berustende - departementale archieven.
Onderbouwing
De projectorganisatie heeft zich gebonden aan de uitvoering van de departementale
opgaven van ten minste 75 km1. De inventarisatie van KB&P is gemaakt op basis van de
gegevens die de ministeries daartoe hebben verstrekt. De meeste ministeries beschikken
echter niet over een volledige bestandsadministratie. Dit komt de betrouwbaarheid van de
inventarisatie, ondanks validering door de departementen, niet ten goede. De
onbetrouwbaarheid van de gegevens betreft volgens ons vooral de archieven bij de
buitendiensten of andere onderdelen buiten het bestuurs- of kernministerie.
Niet in alle gevallen is volgens ons het te bewerken archiefblok (formeel tot en met 1975)
goed afgegrensd. Over de marge heeft de projectorganisatie de afspraak gemaakt dat er
een `logische knip' moet zijn, zoals een reorganisatie of een tienjarenblok. We vragen ons
echter af of de marge in een aantal gevallen niet te ruim wordt genomen. Zo komt het voor
dat te bewerken archiefblokken tot in de jaren negentig doorlopen. Ook komt het voor dat
archiefblokken pas na 1975 beginnen. Daarnaast zijn er nogal wat archieven opgenomen
die vlak voor 1976 beginnen en doorlopen tot nu. Ten slotte zijn er nog bestanden bij het
project betrokken die al bewerkt zijn en hun tijd afwachten tot zij kunnen worden
vernietigd. De gegeven voorbeelden vormen volgens ons geen achterstand.
De projectorganisatie verricht op verzoek van het pSG-beraad in 2006-2007 een
inventarisatie van de achterstanden in de archiefbewerking en -overdracht van die zbo's die
onder het zorgdragerschap van de departementen vallen9. Het pSG-beraad is ervan
doordrongen dat ook de archieven van zbo's met eigen rechtspersoonlijkheid onder de zorg
van een minister vallen, althans die archiefdelen die vóór de verzelfstandiging tot een zbo
werden gevormd.
9 Met `zorgdragerschap' is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer bedoeld. Een
minister is zorgdrager voor de archieven van zijn ministerie.
16 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Volgens de projectorganisatie zijn de zbo's zelf verantwoordelijk voor de bewerking van de
eventuele achterstanden bij zbo's. Indien gewenst kunnen zij daarvoor PWAA en/of de CAS
inschakelen.10 De inspectie vraagt zich af of deze opvatting redelijk is. Naar het schijnt is
bij deze beslissing geen rekening is gehouden met het Besluit archiefoverdrachten
rijksadministratie (1988). Dit besluit schrijft voor dat overheidsorganen bij een
reorganisatie afspraken maken over het toekomstige beheer van afgesloten, lopend en te
vormen archief. Is dit niet gebeurd, dan zou dit alsnog moeten gebeuren. Meer in het
bijzonder geldt dit voor archief dat bij een privatisering is `meegegaan' met de nieuwe
organisatie.
PWAA relateert meer- of minderwerk aan de afspraken in de convenanten met de
ministeries. De verwachting van PWAA is dat deze elkaar redelijk in balans houden. We
zetten hierbij een vraagteken, omdat tot nu toe het minderwerk de helft van het meerwerk
bedraagt11.
10 Aanbiedingsformulier voor pSG-beraad, t.b.v. overleg op 23 november 2006.
11 Resultaten PWAA t/m november 2006.
17 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
18 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
4 Planning en voortgangsbewaking
Inleiding en referentiekader
`Het sturen op basis van informatie is cruciaal voor het behalen van de doelstellingen van
het project'12. Een van de drie kerntaken van de projectorganisatie is monitoring en control
(M&C). Deze heeft betrekking op de werkvoorraad van ten minste 75 km1 en op de
achterstand bij de selectielijsten. Voor het wegwerken van deze achterstanden heeft het
PSG-beraad een doorlooptijd van drie respectievelijk twee jaar bepaald.
De projectorganisatie is verantwoordelijk voor de centrale planning. In de convenanten is
afgesproken dat de ministeries en de CAS hun planning periodiek voorleggen aan de
projectorganisatie. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor hun planning. Bij de selectielijsten
zijn de planning en uitvoering grotendeels in handen van de projectorganisatie.
De projectorganisatie bewaakt het gehele BSD- en bewerkingsproces. Hiertoe wordt een
projectleider M&C aangesteld, die rapporteert aan de projectdirecteur. De
projectorganisatie zal een informatiesysteem ontwikkelen om de planning en voortgang bij
de ketenpartners te monitoren. Dit systeem zal voor alle ketenpartners toegankelijk zijn.
Alle ketenpartners leveren maandelijks gegevens aan over de voortgang van de
basisselectiedocumenten13 en van de bewerking van archieven. De projectorganisatie legt
wekelijks de centrale planning naast de werkelijk behaalde resultaten. Aan de hand
daarvan rapporteert ze ieder kwartaal aan de zorgdragers en het pSG-beraad en stuurt zij
bij.
Conclusie
De planning en voortgangsbewaking van de BSD's maken een betrouwbare indruk. Hoewel
het planning- en controlsysteem van de bewerkingen nog niet helemaal volledig en
12 Inrichtingsvoorstel, p. 11; zie verder p. 10, 14 en 17.
13 Afgekort BSD's: alle selectielijsten op een bepaald beleidsterrein.
19 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
betrouwbaar is, bevat het voldoende relevante sturingsgegevens. Het systeem wordt echter
onvoldoende gebruikt voor de feitelijke sturing en een inzichtelijke verantwoording.
Aanbeveling
We dringen er bij de ministers van OCW en BZK op aan de effectiviteit van de planning en
control te evalueren en zodanig aan te passen dat de projectorganisatie scherper op een
tijdige realisatie van de bewerkingen kan sturen en zich op een inzichtelijker manier kan
verantwoorden.
Onderbouwing
We concentreren ons op de planning en control van de bewerkingen, omdat hier het
grootste risico ligt. De organisatie van de planning en control zoals dit in het
referentiekader is uiteengezet, is volgens ons goed doordacht. Bij de projectorganisatie is
inderdaad vanaf 2005 een projectleider M&C aangesteld, die verantwoordelijk is voor de
centrale planning en de voortgangsbewaking. Deze voert ieder kwartaal gesprekken met de
ministeries over de voortgang(srapportage). Verder is er een centraal informatiesysteem
opgezet, een database die door de projectorganisatie wordt `gevoed' met gegevens
afkomstig van de ministeries, van de CAS en van de projectorganisatie zelf.
De planning en control is gebaseerd op het uitgangspunt dat de werkvoorraad van 75 km1
over een periode van drie jaar wordt weggewerkt. Per jaar staat er een voorraad van 25
km1 archieven `in de planning'.
De uitvoering van de planning en control knelt om een aantal redenen:
· er is nog onvoldoende samenhang in de planningen van selectielijsten en van
archiefbewerkingen;
· precieze gegevens zijn in een aantal gevallen alleen aan de
archiefbewerkingsplannen te ontlenen; deze worden echter pas lopende het
project opgesteld; de archiefbewerkingsplannen zouden vroeg in het traject
moeten worden opgesteld om de aard, omvang en moeilijkheidsgraad van de
betreffende bestanden te kunnen vaststellen, waarmee effectiever gepland
kan worden;
· planning- en realisatiegegevens worden niet altijd op tijd aangeleverd. De
laatste tijd verloopt het aanleveren van realisatiegegevens volgens de
projectorganisatie redelijk tot goed;
· in de convenanten van de projectorganisatie met de ministeries is geen
planning opgenomen van de bewerkingen die de zorgdrager en de CAS zelf
20 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
uitvoeren; niet steeds leveren de ministeries hun planningsgegevens bij de
projectorganisatie aan;
· bij sommige departementen ontbreken planning- en controlgegevens, ondanks
afspraken hierover in de convenanten14;
· een planning van het ministerie van LNV is nog niet voorhanden, omdat het
ministerie tot eind 2006 geen volledig betrouwbaar beeld had van de
hoeveelheid te bewerken archiefmateriaal.
Het informatiesysteem is hierdoor niet helemaal volledig en betrouwbaar15. Niettemin is er
een stijgende lijn in de betrouwbaarheid van het systeem te zien. De relevantie is vergroot
doordat het informatiesysteem sinds enige maanden over de hoofdproducten informatie
kan geven. Kinderziekten door uiteenlopende planningswijzen bij de verschillende partijen
zijn in de loop van 2006 grotendeels weggenomen. Alle partijen werken nu met de
maandelijks in te vullen (standaard)volglijst van de projectorganisatie PWAA. De lijsten en
de gegevens zijn hierdoor eenduidig. Levert een van de partijen de gevraagde gegevens niet
of te laat aan, dan reclameert de projectorganisatie direct. Deze herinneringen hebben
effect.
Zoals we in de paragraaf 7, Voortgang aangeven, maakt de projectorganisatie bij het
presenteren van de verantwoordingsinformatie nog onvoldoende gebruik van het
informatiesysteem. We vragen ons verder af of het systeem voor het volgen en het
bijsturen voldoende wordt ingezet.
Er zijn ook schema's voor de planning en de voortgang van de BSD's. De ministeries leveren
via de volglijsten gegevens over de voortgang. Wel is de afstemming met de bewerkingen
een aandachtspunt. Dit is relevant omdat de bewerking van archieven in sterke mate
afhankelijk is van een vastgestelde selectielijst.
14 De informatie is ontleend aan door ons bij de ministeries uitgezette vragenlijsten.
15 Eind 2006 telt het systeem ongeveer 2200 archiefblokken. Mogelijk zijn hiervan 200 blokken
dubbeltellingen.
21 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
22 Erfgoedinspectie / Archieven
5 Op- en vaststellen van selectielijsten
Inleiding en referentiekader
Er is een aanzienlijke achterstand van ongeveer zeventig selectielijsten16. Het wegwerken
hiervan moet in twee jaar gerealiseerd worden. Daarnaast zullen bestaande lijsten tijdens
de bewerking ook moeten worden aangepast. Hiertoe zullen zeven medewerkers per jaar
bij de projectorganisatie worden aangesteld.
In het Plan van aanpak en recentelijk in de Visienota van het Kabinet wordt een nieuwe
aanpak voor de nog vast te stellen selectielijsten aangekondigd. Vanaf 2006 wordt een
vereenvoudigde, kortere procedure toegepast, door bijvoorbeeld mandatering of door het
parallel laten lopen van verschillende processtappen. In 2005 kwamen al andere
procesinnovaties tot stand. Ook door de `centralisering' van het op- en vaststellen van de
lijsten kan veel tijdwinst geboekt worden. Door deze maatregelen wordt het mogelijk de
procedure aanzienlijk te verkorten, van bijna anderhalf jaar tot een klein half jaar. Over de
kwaliteitsborging is weinig in de projectplannen opgemerkt.
Voor onze beoordeling van de voortgang verwijzen we naar paragraaf 7.
Conclusie
We vinden het positief dat het proces van het op- en vaststellen van selectielijsten
aanzienlijk is verkort, zonder hierbij de kwaliteitsborging uit het oog te verliezen. De
ingevoerde procesvernieuwingen hebben effect. Aantal en kwaliteit van de vastgestelde
selectielijsten nemen daardoor, ondanks een moeizame start, toe. De beoogde verkorting
van de vaststellingsprocedure tot 22 weken is nog niet helemaal gerealiseerd. Ons is niet
helemaal duidelijk geworden, hoeveel bestaande selectielijsten er nog aangepast moeten
worden.
Aanbeveling
Mede omdat het merendeel van de nieuwe selectielijsten voor 2007 gepland is, bevelen we
aan in het volgende jaar de doorlooptijd goed te volgen en bij knelpunten de procedure
tijdig aan te passen. De aanpassing van de bestaande lijsten gedurende het project verdient
meer aandacht. Daarnaast zou met het oog op het wegwerken van de achterstanden van na
1975 ook naar de beschikbaarheid van selectielijsten voor die werkvoorraad gekeken
moeten worden.
16 De inleiding is gebaseerd op Plan van aanpak, p. 9, en op Inrichtingsvoorstel p. 10 en 14. Zie ook
Visienota, pp. 10-11.
23 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Onderbouwing
De projectorganisatie en het NA hebben in hun convenant van mei 2006 afgesproken dat
`alleen die BSD's in de planning opgenomen die voor de archiefachterstanden van
voor 1976 van belang zijn.' Dit kan volgens ons nadelig zijn voor de tweede doelstelling van
het project, die anticipeert op het wegwerken van de achterstanden van na 1975 (zie
paragraaf 1, inleiding). In de planning zijn momenteel alleen selectielijsten opgenomen die
of nog opgesteld moeten worden of die aan vernieuwing toe zijn. Hoeveel selectielijsten nog
tijdens de bewerking aangepast moeten worden, is ons niet duidelijk. We hoorden hierover
verschillende ramingen.
Stroomlijning en kwaliteitsborging
De afspraken hierover zijn neergelegd in het convenant van de projectorganisatie met het
NA. Los van de mandateringsregeling (zie hieronder) zijn de andere geplande voorzieningen
ingevoerd. De projectorganisatie is via de convenanten met de ministeries belast met het
opstellen van de nog ontbrekende selectielijsten en met het nagenoeg volledig uitvoeren
van de vaststelling. Sommige zorgdragers stellen hun eigen selectielijsten op. Bij de
projectorganisatie stelt een team conceptselectielijsten op en handelt deze namens de
ministeries tijdens de vaststellingsprocedure af. Bij alle ministeries zijn contactpersonen
voor de projectorganisatie aangewezen. De ministeries leveren nog slechts een klein
aandeel in de vaststellingsprocedure. Momenteel verloopt alleen de toetsing van de
bewaartermijnen door de ministeries nog wel eens traag.
Het NA zorgt voor de kwaliteitsinstrumenten en toetst de lijsten. Het heeft hiervoor
tijdelijke uitbreiding met vijf fte gekregen. Alle betrokkenen werken met de leidraad van het
NA voor het op- en vaststellen van selectielijsten, zoals vervat in de Productbeschrijving
BSD. Deze leidraad is in 2006 in overleg met de projectorganisatie tot een voor beide
partijen goed werkbare checklist aangescherpt: de Kwaliteitstoets BSD. De
projectorganisatie heeft daarnaast nog een eigen werkinstructie. Het eerste halfjaar werd
ongeveer 30 tot 50 % van de ingeleverde conceptselectielijsten als problematisch
beoordeeld. Knelpunten waren: onervarenheid bij het personeel van de projectorganisatie,
onvoldoende ondersteuning vanuit de zorgdragers en een als problematisch ervaren
werkvoorraad uit het verleden, zoals half afgeronde BSD's. Naar mate het project vordert
en de partijen meer op elkaar ingespeeld raken, blijkt het niveau van de selectielijsten te
verbeteren. De doorlooptijd van het op- en vaststellen is volgens de projectorganisatie van
gemiddeld 78 weken tot 24 weken teruggebracht.
24 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Bij elk nieuw beleidsterrein dat wordt uitgewerkt hoort een `historisch maatschappelijke
analyse' (HMA). Met een HMA wordt de kwaliteit van een selectielijst verhoogd, en wordt
tevens de inbreng van het historische veld gewaarborgd. Hierdoor wordt ook draagvlak
gecreëerd17. Ook hier kon door een slimmere inrichting van de procedure tijdwinst worden
geboekt. Het vinden van een juiste externe materiedeskundige blijkt nog steeds een
langdurig proces te zijn.
Mandatering
Selectielijsten worden doorgaans voor een geheel beleidsterrein opgesteld. Dit impliceert
dat verschillende ministers (en andere actoren) bij de vaststelling zijn betrokken. Door
mandatering wordt de procedure vereenvoudigd, omdat de secundaire zorgdrager de
primaire zorgdrager de bevoegdheid verleent namens hem/haar een selectielijst te
ontwerpen en vast te stellen18. In 2006 heeft de projectorganisatie al gewerkt met het
concept van een `mandateringsregeling'. Deze regeling is inmiddels via de kabinetsnota
Informatie op orde in juni 2006 door alle ministers overgenomen19. In de convenanten met
de ministeries wordt de regeling bevestigd. De mandatering heeft de vaststellingsprocedure
daadwerkelijk vereenvoudigd.
17 Een HMA brengt maatschappelijke ontwikkelingen en gebeurtenissen in kaart die van belang geweest zijn
op een bepaald beleidsterrein, maar die in een selectielijst onderbelicht zijn gebleven.
18 Een voorbeeld: op het beleidsterrein Hoger Onderwijs spelen zowel de minister van OCW als de minister
van LNV een rol. De minister van OCW is de primaire zorgdrager voor dit beleidsterrein. Deze kan door de
minister van LNV gemandateerd worden om het proces van de totstandkoming van selectielijsten voor dit
ministerie uit te voeren.
19 Visienota, actielijn 5.
25 Erfgoedinspectie / Archieven
6 Bewerking
Inleiding en referentiekader
Bewerking bestaat onder meer uit het maken van archiefbewerkingsplannen (ABP's), het
selecteren aan de hand van de selectielijsten (zie paragraaf 5), het maken van toegangen
en het materieel verzorgen van de archiefbestanden. Bij de bewerking zijn op verschillende
momenten ook de ministeries betrokken, bijvoorbeeld bij het transport en bij het beperken
van de openbaarheid.
Wij beperken ons tot de bewerkingstaak van de projectorganisatie zelf en de toetsing van
de producten door het Nationaal Archief. We stellen daarbij de vraag of de
projectorganisatie zodanig is ingericht en samengesteld, dat alle bewerkingstaken tijdig en
goed uitgevoerd kunnen worden. We onderscheiden drie aspecten die cruciaal zijn voor de
kwaliteit van het te bewerken archief, namelijk personeel, kwaliteitstoetsing en
opslagruimte (het financiële aspect hebben wij niet betrokken). In 2007 beoordelen we de
kwaliteit van de feitelijke bewerking door alle betrokken ketenpartners. Tot slot merken we
op dat uit de kwartaalrapportages blijkt dat pas in het tweede kwartaal van 2006 de
projectorganisatie zodanig uitgerust was met de gebruikelijke PIOFAH-middelen, dat ze op
haar taken berekend was.
Personeel
Toelichting
De kwaliteit van de bewerking (en van de andere hoofdtaken) hangt nauw samen met de
inzet van personeel en kennis. Is er voldoende personeel aangesteld voor het opstellen van
selectielijsten en voor de bewerking van archieven en voldoet dit personeel aan de gestelde
eisen?
De uitgangspunten voor de projectorganisatie zijn in het Inrichtingsvoorstel uitgewerkt.
Deze zijn bijvoorbeeld dat de projectorganisatie een leerorganisatie wil zijn en flexibel moet
zijn wat omvang, aard en werkzaamheden betreft. Zo is er uitdrukkelijk ruimte voor groei
van de medewerkers en wil de organisatie lessen voor de toekomst opstellen. Maximaal 20
% zal uit jeugdwerkelozen bestaan. Zij worden ingezet voor de materiële verzorging van de
archieven. `De systematiek, de organisatie en de mensen zullen ook inzetbaar zijn in de
toekomst.' Het personeelsbestand zal volgens het inrichtingsvoorstel een omvang van
ongeveer 65 fte per jaar nodig hebben. Hierbij zit een buffer van vijf à tien fte20.
20 Inrichtingsvoorstel, pp. 11-16.
27 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Conclusie
Door aanloopproblemen werd de formatie pas in de loop van het eerste bewerkingsjaar op
volle sterkte gebracht, dit in afwijking van de planning. De projectorganisatie onderscheidt
zich als een lerende organisatie, die veel aandacht geeft aan het verbeteren van de kennis
en competenties van haar personeel.
Aanbeveling
Geen.
Onderbouwing
Volgens de projectorganisatie is de capaciteit voldoende. De formatie bedraagt ongeveer 60
mensen. De projectorganisatie geeft aan dat de organisatie bewust geselecteerd heeft op
medewerkers met een goede vooropleiding. Minimaal 10 % bestaat uit medewerkers met
archiefervaring. Hierdoor was de ervaring van vele medewerkers bij de aanvang van het
project onvoldoende. Daarom is fors geïnvesteerd in archiefopleidingen voor alle
medewerkers. De organisatie is positief over de kwaliteit en de inzet van medewerkers, en
oordeelt dat er voldoende kwaliteit aanwezig is voor het bewerken van de archieven. De
projectorganisatie garandeert de kwaliteit bij de bewerking verder door het werken in
teams. Er zijn vijf teams elk bestaande uit een coördinator, selecteurs en materiële
bewerkers.
Het Nationaal Archief heeft de werkzaamheden met betrekking tot de ABP's en de
kwaliteitstoetsing bij drie accountmanagers belegd. De kwaliteitstoets van de
selectielijsten bij het NA is belegd bij twee seniormedewerkers.
Kwaliteitsborging
Toelichting
Het Nationaal Archief bewaakt vanuit haar formele rol als ontvanger van de over te
brengen archieven de kwaliteit van de bewerkingen. Voor de bewerking zullen de
bewerkingsorganisaties (CAS en projectorganisatie) basisafspraken maken over de
kwaliteitsniveaus van de bewerking, vooral van de toegankelijkheid21.
Conclusie
Na aanloopproblemen zijn in de loop van het eerste projectjaar de voorwaarden
(procedures, instrumenten) voor een adequate bewerking tot stand gekomen. Er is een
21 Plan van aanpak, p. 10, en Inrichtingsvoorstel, p. 11.
28 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
werkbare en door alle partijen gedragen kwaliteitsstandaard voor de toegankelijkheid van
over te brengen archief vastgesteld. Hierdoor winnen (volgens het NA) de
archiefbewerkingsplannen en de toegangen snel aan kwaliteit. De kwaliteitsborging van
vernietigingen is volgens ons nog onderbelicht.
Aanbeveling
We brengen onder de aandacht dat ook de vernietigingen zorgvuldig getoetst moeten
worden.
Onderbouwing
Globale afspraken over de bewerking zijn vastgelegd in het convenant van de
projectorganisatie met het NA. Deze betreffen onder meer de kwaliteitsstandaard voor de
toegankelijkheid, die het pSG-beraad in april 2006 heeft vastgesteld. De standaard geeft
een uitleg van de eisen van de Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden. Alle partijen moeten zich aan het standaardniveau houden (in de
wandeling: `goed is goed genoeg'). Daarnaast zijn er nog twee andere kwaliteitsniveaus.
Afwijking van het standaardniveau heeft nog niet plaatsgevonden.
De bewerking en de toetsing daarvan zijn met de nodige waarborgen omgeven. In een
archiefbewerkingsplan (ABP) worden voor een bepaald archiefblok de werkafspraken van
de projectorganisatie met het NA vastgelegd. Dit gebeurt alleen bij archiefblokken die (voor
een deel) voor overbrenging in aanmerking komen. Voor de toetsing van een ABP is een
gezamenlijke kwaliteitstoets voorhanden. Evenals bij de selectielijsten het geval was, heeft
het niveau van de ABP's volgens het NA - in de loop van 2006 een acceptabel niveau
gekregen. Wat de bewerking zelf betreft zijn er de volgende waarborgen: werkinstructies,
interne toetsen, interne en externe werkoverleggen (met ministerie en NA), externe
toetsen door het NA. Met de formele toets door het NA is nog geen ervaring opgedaan,
omdat er nog geen archief is overgebracht. Wat de vernietiging betreft biedt de werkwijze -
op het eerste gezicht met minder waarborgen. We vinden dit een aandachtspunt waarop
we volgend jaar terugkomen.
Opslagruimte
Toelichting
De projectorganisatie heeft ruimte gehuurd bij het Gemeente Archief van Rotterdam
(GAR). Dit is ten behoeve van de ongeveer twintig km1 die de projectorganisatie zelf
bewerkt. Het gaat om op termijn vernietigbare archieven en om blijvend te bewaren
archiefbescheiden. Deze laatste moeten worden beheerd in een archiefruimte die aan de
eisen van de Regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
29 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
voldoet. De archiefstukken die bij het GAR worden opgeslagen, moeten vrij zijn van
schimmel en andere schadelijke organismen22.
Conclusie
De archiefruimte voor de projectorganisatie voldoet aan de eisen van de Regeling bouw en
inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De na enige incidenten aangepaste
controleprocedure voor de detectie van schadelijke organismen lijkt effectief te zijn.
Aanbeveling
Geen
Onderbouwing
De inspectie heeft de archiefruimte van het GAR getoetst. Hier hebben we naar de kwaliteit
van de ruimte gekeken. Het depot is een inpandige ruimte. De archiefruimte en het
`archiefgebouw' zijn goed beveiligd tegen inbraak en wateroverlast. De
brandbestrijdingsmiddelen en het klimaatsysteem voldoen. Naast materiaal van het
gemeentearchief zelf wordt er ook ruimte verhuurd aan andere partijen. De voor het PWAA
beschikbare capaciteit is meer dan voldoende.
Het GAR heeft enige malen geconstateerd dat sommige bestanden niet gescreend
binnenkwamen. Dit kwam doordat ministeries zich niet steeds aan de afspraken hielden.
Het kwam voor dat er na de controle door het GAR meer archief naar het GAR werd
vervoerd dan er gescreend was. Ook kwam het voor dat gecontroleerd archief vóór het
transport naar een andere, mogelijk besmette ruimte werd verplaatst. De
projectorganisatie en het GAR hebben inmiddels over de screening en de intake van
archieven betere afspraken gemaakt. We gaan er van uit dat de instructie voor de
depotbeheerder van de projectorganisatie inmiddels is gewijzigd.
22 Huur- en dienstverleningsovereenkomst, art. 3.3.
30 Erfgoedinspectie / Archieven
7 Voortgang
Inleiding en referentiekader
Onder realisatie verstaan we met betrekking tot selectielijsten het moment waarop deze
formeel zijn vastgesteld en in de Staatscourant gepubliceerd. Het bewerkingsproces van
archieven is afgerond als een archiefblok formeel is overgebracht naar een rijksarchief of is
vernietigd. Als een archief pas op termijn vernietigd mag worden, is de bewerking van
dergelijk archief afgerond, als deze formeel in beheer is overgedragen aan de zorgdrager.
We beoordelen de voortgang aan de hand van de planningen en de feitelijke realisatie.
Conclusie
Het project kende een langzame start. De realisatie van de selectielijsten ligt redelijk op
schema. De doelstelling van het project binnen twee jaar de achterstand van geldige
selectielijsten in te halen, lijkt haalbaar.
Helaas is de bewerking niet volgens planning verlopen. Slechts een vierde deel van de
ingeplande bewerkingen is bijna gereed, exclusief overbrenging of vernietiging (direct of op
termijn). Onduidelijk is of de opgelopen achterstand in 2007 kan worden ingehaald. De
voortgangsrapportages geven onvoldoende inzicht in de relevante stadia van de bewerking.
Aanbeveling
De ministers moeten scherper sturen op de realisatie van de (jaarlijkse) voorraad
bewerkingen. In de voortgangsrapportages moet inzichtelijk worden, in welke mate de
planning per hoofdproduct gerealiseerd is, dan wel in welke onderscheiden bewerkingsfase
deze verkeert. Voor de administratieve afhandeling door de ministeries moet op korte
termijn een oplossing gevonden worden.
Onderbouwing
Selectielijsten
In 2006 had ongeveer de helft van de zeventig geplande nieuwe lijsten vastgesteld moeten
zijn. Eind 2006 waren er 28 lijsten vastgesteld, waarvan er nog drie moeten worden
gepubliceerd23. De planning is dus niet helemaal gehaald. Wel zijn op vijf lijsten na alle
zestig per 1 januari 2007 geplande selectielijsten in behandeling genomen. De
projectorganisatie zelf moet nog het merendeel van `haar' selectielijsten door de procedure
voeren.
23 Voortgangsrapportage 2005-2006, p. 4, en schriftelijke informatie van de projectorganisatie van 21
december 2006.
31 Erfgoedinspectie / Archieven
Inspectierapport over het Project wegwerken achterstanden archieven
Bewerking
Volgens de projectorganisatie is de bewerking zo gepland dat in ieder jaar een derde van de
totale voorraad van 75 km1 wordt bewerkt. Voor 2006 is de ingeplande voorraad daarmee
25 km1. Feitelijk was er eind 2006 17.6 km1 in bewerking24. Door onder meer de langzame
start van de projectorganisatie is er een achterstand ontstaan.
Volgens de projectorganisatie is eind 2006 6.1 km1 `gereed'. Hiermee bedoelt de
projectorganisatie dat de selectie is afgerond en de vernietigingslijsten en/of de
conceptinventaris zijn goedgekeurd, maar dat de administratieve afhandeling nog niet is
gerealiseerd. Hiermee is de bewerking - volgens de definities die wij in de inleiding gaven -
dus nog niet formeel gereed. De administratieve afhandeling door de ministeries blijkt een
groot knelpunt te zijn25. Bij dit alles moet men zich nog bedenken dat de CAS al in 2005 een
flink deel van de achterstand in bewerking had, met andere woorden: het wegwerken begon
niet bij nul.
Onduidelijk in de verantwoordingsrapportages is, wát er precies gereed is. De rapportage
van de projectorganisatie is erg globaal. Zo wordt geen inzicht gegeven in de stand van
zaken van de drie hoofdproducten; dit zijn: het vernietigde archief, het op termijn te
vernietigen archief en het over te brengen archief. Wat is bijvoorbeeld de omvang van het
overgebrachte of over te brengen archief26?
Het is voor ons duidelijk dat achterstanden niet door meevallers weggewerkt worden. Wel
zal de projectorganisatie enige inverdieneffecten mogen meerekenen, nu de organisatie
staat en de relaties met de partijen vaste vorm hebben gekregen
24 Kwartaalrapportage 4e kwartaal 2006.
25 Tot de administratieve afhandeling behoren het stellen van openbaarheidsbeperkingen aan over te
brengen archief, en het formeel instemmen met de verklaringen van overbrenging en van vernietiging.
26 Navraag van de Erfgoedinspectie bij de projectorganisatie op 23 januari 2007 leerde dat de CAS in het
kader van het PWAA-project - ongeveer 180 m1 naar het NA heeft overgebracht. We vinden dit echter niet in
de overzichten van het PWAA terug.
32 Erfgoedinspectie / Archieven