Xerox zorgt door geautomatiseerde printing on demand workflow voor aanzienlijke besparingen bij isala klinieken

Breukelen-Zwolle, 28 november 2006 - De Isala Klinieken in Zwolle hebben met behulp van Xerox en toepassing van de Xerox FreeFlow workflowsoftware drastische verbeteringen in de werkstromen en het beheer van de documenten tot stand gebracht. Naast een grote efficiencyverbetering belopen de gerealiseerde besparingen meerdere tienduizenden euro's op jaarbasis. Bij Isala Klinieken waren zo'n 5.000 verschillende formulieren in gebruik; dat aantal is teruggebracht tot rond 1.500 stuks. Naast deze besparingen is de kwaliteit van het printwerk en de kwaliteit van de dienstverlening sterk verbeterd. Door het concept van Printing on Demand is de levertijd van producten sterk verlaagd. Zo kan een product, indien noodzakelijk, binnen 4 werkuren worden geleverd. Marktwerking stimuleert kosteneffectiviteit
Onder andere door de invoering van het nieuwe zorgstelsel is een versterkte marktwerking in de zorg ontstaan. Hierdoor wordt de druk op het verhogen van de efficiency en het verlagen van de kosten versterkt. Ook de kosten die zijn gerelateerd aan documenten - in diverse stadia van creatie tot distributie en van bestelling tot facturering - kunnen behoorlijk oplopen. Een voorbeeld zijn de, van oorsprong, 5.000 formulieren die binnen de Isala Klinieken in gebruik waren. Er werd veel tijd besteed aan de drukwerkvoorbereiding en de productie hiervan en het onderhoud en beheer drukte stevig op de personeelsbegroting. De levertijden liepen door dit ongecontroleerde proces op tot wel 4 dagen. Door het beheer van controle op deze formulieren te centraliseren en het bestelproces te automatiseren, is het aantal formulieren teruggedrongen tot 1.500 stuks. Doordat deze formulieren sneller, beter, gemakkelijker en tegen een hogere afdrukkwaliteit intern kunnen worden besteld, werden en worden er minder formulieren extern geproduceerd. Hierdoor wordt ook een behoorlijke besparing gerealiseerd op de orderkosten en bestelkosten van een externe drukkerij. Door het concept van Print on Demand is er een aantal voordelen gerealiseerd. Zo zijn de levertijden teruggedrongen tot maximaal 8 werkuren, is de benodigde magazijnruimte teruggedrongen van 150m2 tot 15m2 en zijn de afvalpercentages door verouderde materialen teruggedrongen met zeker 40%.

Geautomatiseerde POD workflow en koppeling met SAP

Na een grondig onderzoek door medewerkers van Isala Klinieken en Xerox workflowconsultants werd besloten om een aantal componenten van de Xerox FreeFlow software in te zetten. RemotePrinter en FreeFlow Webservices werden ingezet voor het ontvangen van printopdrachten met elektronische jobtickets, die rechtstreeks de printers instellen. Samen met automatische normalisatie naar PDF en preflighting (een methode om de meest voorkomende fouten in bestandsvoorbereidingen op te sporen), zorgt dit voor een gestructureerde aanlevering van correct te printen documenten zonder dat de klant ingewikkelde toepassingen moet bedienen. Voor de (interne) klant betekent dit een sterk vereenvoudigde bestelprocedure en een verkorte levertijd. De levertijd is teruggelopen van 4 dagen naar structureel binnen 8 werkuren en indien noodzakelijk kan men zelfs binnen 4 werkuren produceren. Voor de organisatie leverde de invoering van de geautomatiseerde POD workflow een aanzienlijke besparing op de magazijnkosten op, omdat de benodigde opslagruimte kon worden teruggebracht naar 15m2. Naast deze besparing op de magazijnkosten worden er ook op andere vlakken verbeteringen gerealiseerd. De tijdsbesteding van drukwerkcreatie wordt stevig teruggedrongen. Deze tijdsbesteding wordt nu gebruikt voor werkzaamheden die in de oude situatie werden uitbesteed vanwege het tijdsgebrek. Door een directe koppeling van de Xerox FreeFlow componenten aan het SAP van Isala Klinieken is ook een eenvoudige doorbelasting ontstaan. Hierdoor is 90% bespaard op de arbeidskosten van deze arbeidsintensieve taak. Daarnaast is de betrouwbaarheid van de doorbelasting van 60% naar 98% gestegen. Betrouwbaardere doorbelasting leidt tot hogere klantentevredenheid Door de aanmerkelijk hogere servicegraad die het documentproductiecentrum van Isala Klinieken kan leveren, worden minder opdrachten uitbesteed. De workflowautomatisering heeft diverse directe kostenbesparingen opgeleverd. Het bestelbaar maken van formulieren binnen SAP heeft een sanering van het aantal formulieren bewerkstelligd. Het aantal formulieren is teruggedrongen naar 1.500 stuks. Deze zijn nu ook beter beheersbaar waardoor de behaalde besparing in de personeelsbezetting nu kan worden gebruikt voor de opmaak van bestelde documenten. Het geheel heeft geresulteerd in een documentproductiecentrum dat efficiënt en marktconform werkt. Ook met betrekking tot de documentlogistiek worden er veel kosten bespaard door het vermijden van onnodige werkzaamheden en een beter gebruik van de apparatuur - het efficiënter inzetten van de productiemiddelen. Daarnaast worden veel kosten bespaard op verspilling (door veroudering) en opslag- en distributiekosten. Het uitvalpercentage van printwerk werd door het Printing on Demand concept tot nul gereduceerd. De interne klanttevredenheid is aanzienlijk gestegen door snellere levertijden in combinatie met een stijging van de afdrukkwaliteit. De bugethouder zorgt voor een bewustere organisatie Peter van Gulik, Logistiek Manager van de Isala Klinieken onderschrijft bovenstaande kostenbesparingen en kwaliteitverbeteringen. "Als aanbieder van facilitaire diensten is het onze doelstelling om onze klanten als zodanig te positioneren en onze dienstverlening vraaggericht aan te bieden. Dat kan alleen als de voorwaarden goed zijn ingevuld. In het geval van de huisdrukkerij betekent dat een goede kwaliteit van het eindproduct, een lage drempel voor de klant bij het aanvragen en het goed besturen van de informatie. Met de huidige Xerox hard- en software wordt het voor ons mogelijk om onze klant goed te bedienen en zelf de rol van leverancier te nemen. Naast de besparingen op het onderhoud van de database en de vierkante meters opslag, heeft het in het eerste jaar ook geleid tot een verlaging van de integrale drukkosten. Ook doordat we de klant als budgethouder hebben gepositioneerd, wordt er bewuster gekozen voor het wel of niet produceren. De trend is overigens zo dat het 'in house produceren' toeneemt, met name door de flexibiliteit en de toegankelijkheid", aldus Van Gulik.

Toekomst

Wanneer een organisatie in de huidige tijd marktconform wil blijven werken, zal er continu aan een verdere automatisering van de workflow moeten worden gewerkt. Dat realiseert men zich bij Isala maar al te goed. Het uitbreiden van diensten, zoals het volgens een 'winkelwagenconcept' bestellen van documentatie, zal nog verder een verspilling op het gebied van verouderd materiaal voorkomen en zorgen voor een verkorting van de doorlooptijd. Logistiek Manager Van Gulik: "In het algemeen is het zo dat de Isala huisdrukkerij zichzelf kan bedruipen, zonder dat de prijs kunstmatig hoog wordt gehouden. Op dit moment draaien we licht boven het kostendekkend niveau en maken we dus 'winst'. Dat is geen doel op zich, maar het zegt wel iets over de klanten, die graag hun opdrachten bij ons neerleggen."

Isala Klinieken
De Isala klinieken in Zwolle zijn met rond 6.000 medewerkers en bijna 1.100 bedden het grootste niet-academische ziekenhuis van Nederland. De instelling kent twee ziekenhuislocaties in Zwolle (Weezenlanden en Sophia) en een polikliniek in Kampen. Daarnaast heeft Isala Ouderenzorg 180 bedden en richt zich op ziekenhuisgerelateerde verzorging van ouderen.

De Isala klinieken leveren naast basiszorg voor de bevolking van Zwolle en directe omgeving ook specialistische topzorg aan de bevolking tussen Groningen, Utrecht en Nijmegen.

De Isala klinieken in Zwolle bestaan sinds 1 september 1998, dankzij de fusie van het Sophia Ziekenhuis en ziekenhuis/verpleeghuis De Weezenlanden. Beide ziekenhuizen werden meer dan een eeuw geleden opgericht: het verpleeghuis, het huidige Verpleeg- en ReactiveringsCentrum (VRC), opende zijn deuren in 1971.


--- einde persbericht ---

Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide reeks aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/-beheer en document outsourcing.

Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum (Xerox Research Centre Europe) in Grenoble, Frankrijk. Voor meer informatie, ga naar www.xerox.com.

Onder de noemer 'The New Business of Printing' heeft Xerox het in de markt grootste portfolio 'state-of-the-art' digitale printsystemen, oplossingen en diensten ontwikkeld. Daartoe behoren tevens gestroomlijnde en efficiënte workflow-oplossingen, alsmede een pakket oplossingen om klanten te helpen om hun business te ontwikkelen en groeimogelijkheden op de langere termijn te realiseren. In de veranderende markt voor druk- en printwerk zijn dat de drie elementen die Xerox-klanten helpen om beter te presteren en de productiviteit te verbeteren. En daardoor meer winstmogelijkheden te creëren.

Xerox Graphic Arts Premier Partners zijn leden van een door Xerox geïnitieerd, wereldwijd netwerk van grafimediabedrijven die tot de meest geavanceerde en ervaren digitale drukkers in hun land behoren. Door hun printopdrachten bij Premier Partners onder te brengen, zijn klanten verzekerd van de levering van hoge kwaliteit digitaal vervaardigd drukwerk, uitgevoerd door vooraanstaande ondernemingen, die zijn toegerust met de nieuwste en beste technologie.

Voor meer informatie over het Xerox Premier Partner netwerk kijk op www.xerox.com/xpp.

Xerox® is het handelsmerk van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.


---

Klantcontacten
Voor meer informatie over Xerox en de producten: bel 0346 - 255 255 of kijk op www.xerox.nl.

Mediacontacten
Xerox (Nederland) B.V., Patty de Jong, Communications Manager, tel.: 0346 - 255 770, email: patty.dejong@xerox.com

VerkroostPR (voor Xerox), Herman Verkroost, tel.: 030 - 229 20 05, email: hav@verkroostpr.nl

Foto's:
Het documentproductiecentrum van Isala Klinieken in Zwolle is aanzienlijk efficiënter en marktconform gaan werken dankzij Xerox' FreeFlow workflowautomatisering.

Logistiek Manager Peter van Gulik van Isala Klinieken, Zwolle


-----------------------

Public Relations:

De Corridor 5; 3621 ZA Breukelen
Postbus 117; 3620 AC Breukelen
Telefoon: (0346) 255255
Fax: (0346) 255250

For Immediate Release


---- --