MINJUS: Toezeggingen debat Schipholbrand
Ministerie jus
http://www.justitie.nl
Postadres: Postbus 20301, 2500 EH Den Haag
Aan de voorzitter van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal
Postbus 20018
2500 EA Den Haag
Bezoekadres
Schedeldoekshaven 100
2511 EX Den Haag
Telefoon (070) 3 70 68 89
Fax (070) 3 70 79 39
www.justitie.nl
Datum 31 oktober 2006
Ons kenmerk 5450374/06
Onderwerp toezeggingen Schipholdebat en AO TBS
Inleiding
Tijdens het kamerdebat over de brand in het cellencomplex Schiphol-Oost heb ik toegezegd
de Kamer heden te zullen informeren over de informatieverschaffing binnen het Ministerie
van Justitie in relatie tot de politieke verantwoordelijkheid van de bewindslieden. Het
belang daarvan wordt bepaald door het gewicht van de vraagstukken waarmee Justitie van
doen heeft en die behoren tot de meest complexe en gevoelige binnen de gehele rijksdienst
(strafrechtstoepassing, jeugdbescherming en vreemdelingenbeleid). Incidenten en vragen op
dit terrein kunnen mensen diep raken, niet alleen wanneer zij daarbij persoonlijk
betrokken zijn, maar ook als meelevende burger. Dit maakt het begrijpelijk dat de Kamer
meestal snel tot zeer snel opheldering verlangt, zelfs wanneer een zorgvuldige
behandeling meer tijd zou vereisen.
De aard van de gegevens brengt mee dat feiten niet via eenvoudige raadpleging volledig
kunnen worden achterhaald. Het vereiste snelheid maakt het onmogelijk om - zoals in een
rechterlijke procedure - de feiten in hoor en wederhoor te toetsen. Slechts zelden kunnen
concepten aan de betrokkenen worden voorgelegd, zo dit al afdoende zou zijn. Het gewicht
van de zaken vereist echter dat ondanks deze beperkingen de
Betrouwbaarheid van de antwoorden waarop een minister zich baseert, zoveel mogelijk
systematisch verzekerd dient te worden. Dat is essentieel voor de vertrouwensrelatie met
het parlement zowel als voor het vertrouwen van de burger.
Ieder incident moet voor de organisatie aanleiding en aansporing zijn om ervan te leren.
Dat geldt dus ook voor de gebeurtenissen die de aanleiding voor deze brief vormen. Zoals
ik u heb toegezegd heb ik dan ook onderzoek laten doen naar de gang van zaken die leidde
tot de verkeerde informatie omtrent de juistheid van 7.4.3, laatste alinea van
het rapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid.
Onderzoek informatie Schiphol
In de verklaring die ik op 25 oktober jl. tijdens het debat in Uw Kamer heb afgelegd, heb
ik melding gemaakt van mijn opdracht aan de Secretaris-Generaal van het Ministerie van
Justitie. De Secretaris-Generaal heeft onmiddellijk op 26 oktober een intern onderzoek
gelast naar de gang van zaken.
Hieruit is het volgende gebleken:
De in het debat aan de orde gestelde passage op blz. 108 van het rapport van de
Onderzoeksraad voor Veiligheid kwam ook al voor in het conceptrapport, dat op 7 juli 2006
aan mijn ambtsvoorganger werd voorgelegd.
Vast is komen te staan dat tussen 7 juli en 11 augustus wel door ambtenaren van mijn
ministerie contact is gezocht met de locatiedirecteur en dat het verslag van 17 september
2003 van de gezamenlijke vergadering van de betrokken commissies van toezicht toen al
beschikbaar was, niet echter het bezoekverslag van 3 september. Het had gelet op de
beladenheid van de betrokken passage in het conceptrapport in de rede gelegen nader
onderzoek te doen naar de precieze voorbereiding en het daadwerkelijke verloop van de
vergadering van 17 september 2003. Dat onderzoek is ten onrechte achterwege gebleven Op
basis van het nader onderzoek dat op donderdag 26 en vrijdag 27 oktober jl. alsnog heeft
plaats gevonden, is vast komen te staan, dat
1. het bezoekverslag van 3 september 2003 waarin de bewuste, door de Onderzoeksraad
geciteerde passage, is opgenomen, als bijlage (ter informatie) was gevoegd bij de
vergaderstukken van de vergadering van 17 september 2003 waarbij de locatiedirecteur
aanwezig was;
2. aan de hand van het bezoekverslag tijdens de vergadering onder meer over
brandveiligheid is gesproken;
3. de locatiedirecteur ter vergadering de zorgen van de Commissie-Siepel over de
procedures en de onbekendheid van de medewerkers met de procedure heeft onderschreven en
melding heeft gemaakt van een aantal met het oog op de brandveiligheid reeds getroffen
maatregelen. Niet is komen vast te staan dat de beladen zin met zoveel woorden op 17
september aan de orde is gekomen.
Het een en ander betekent dat gedurende de periode van 7 juli 2006 en de dag van het debat
geen toereikend onderzoek naar de gang van zaken, bedoeld aan het slot van 7.4.3.
had plaatsgevonden. Als gevolg daarvan werd ten departemente nog tijdens het debat
verondersteld dat het verslag van het bezoek op 3 september 2003 niet aan Justitie/DJI
beschikbaar was gesteld en in de bespreking op 17 september 2003 niet met de
locatiedirecteur was besproken. Deze veronderstelling strookte weliswaar met de
herinnering van de locatiedirecteur, maar strookt niet met wat moet worden geconcludeerd
bij vergelijking van de verslagen van 3 en 17 september 2003. Niet alle stukken waren
tijdig voorafgaand aan het debat opgevraagd, hetgeen uiteraard - gelet op het gewicht van
het onderwerp - wel had moeten gebeuren.
Onderzoek informatievoorziening TBS - kliniek
Over de het verloop van de zaken voorafgaand aan de onttrekking van de
terbeschikkinggestelde B. zal ik na rapportage door de betrokken inspecties zo spoedig
mogelijk nader berichten. Daarbij zal ook aan de orde moeten komen waarom in de
aanvankelijke berichten de aangifte door het slachtoffer niet is gemeld. Aan de Inspectie
voor de sanctietoepassing (Ist) is inmiddels verzocht ook de algemene gang van zaken
binnen de inrichting en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening aan het
ministerie te onderzoeken. Ook het OM heb ik om nadere informatie gevraagd. Op de
uitkomsten van de onderzoeken kan ik niet vooruitlopen. Aanpassing van de relevante
regelgeving sluit ik in dit verband echter niet uit.
Bevindingen
Een eerste analyse van het gebeurde brengt enige gemeenschappelijke kenmerken van deze
informatie-incidenten aan het licht. Er ontstaan fouten wanneer conclusies worden
verbonden aan een slechts gedeeltelijk onderzocht feitencomplex. Het probleem gaat dus
mede hierop terug dat geen vaste intervisie of contra-expertise plaatsvindt. De
beoordeling in de lijn van de ambtelijke organisatie blijft hiermee beperkt tot een
toetsing vanuit eigen expertise, daarbij de competentie van de concipiënt als
gegeven veronderstellend.
De verbeteringen die ik nodig acht kunnen aansluiten bij werkwijzen die ook in andere
organisaties bekend zijn. Disciplines zoals de accountancy, wetenschappelijke onderzoek,
recherche en rechtspraak hebben een systematisch en verifieerbaar onderzoek als
gestandaardiseerde werkwijze. Deze hebben alle gemeen dat zij stringente voorschriften
voor feitenonderzoek en feitenverificatie kennen.
De maatregelen die ik laat treffen zijn mede hierop geënt. De versterking van de
control-functie op het terrein van de informatievoorziening kan en mag echter nooit in de
plaats komen van de primaire verantwoordelijkheid van de individuele medewerker in zijn of
haar hiërarchische lijn.
1. Protocollering van het feitenonderzoek.
Binnen de Justitieorganisatie zal voor alle hier van belang zijnde onderdelen een protocol
worden vastgesteld van de wijze waarop feitenonderzoek en feitenverificatie dient plaats
te vinden. Hiertoe behoort in ieder geval het controleren van informatie bij de bron en
opneming van een verificatieteken in het dossier.
2. Centrale justitiële verwijsindex
Samenhangend met deze protocollering zal een verbeterde, centrale justitiële
contactpersonen-, onderwerpen- en verwijsindex worden ingericht. Een dergelijke
verwijsindex vergemakkelijkt ook het systematisch 'cross-checken' van informatie in geval
er meer dan één onderdeel van justitie erbij betrokken is. Zodra het
justitie in het kader van het omvangrijke project digijust is overgegaan op het
elektronische dossier, worden nog geavanceerdere vormen van informatie-uitwisseling
mogelijk.
3. Informatieaudits
De kwaliteit van informatievoorziening zal verder geborgd worden door controles op het
systeem van informatievoorziening. De departementale Auditdienst heeft daartoe de
opdracht gekregen hun periodieke audits uit te breiden naar het systeem van
informatievoorziening zoals dat is neergelegd in de voor dat organisatieonderdeel
geldende informatieprotocollen. Dit zal worden voorbereid met quick scans in de hele
organisatie ten behoeve van de inventarisatie van bijzondere risico's rondom
informatievoorziening.
4. De controlfunctie
Lijnverantwoordelijken moeten kunnen vertrouwen op de hun verschafte informatie. Daartoe
worden binnen de staande organisatie extra waarborgen geregeld in de vorm van een
informatiecontrolfunctie in de lijn die functioneel nauw aansluit op de onafhankelijke
auditfunctie buiten de lijn.
De controlfunctie komt natuurlijk niet in de plaats van het primaire proces van
informatievoorziening. Het gaat dus om de ondersteuning van de lijn in de toetsing, niet
om een verlegging van verantwoordelijkheden. De departementale auditdienst zal het gehele
systeem doorlichten en onderzoekt specifiek aandachtspunten en voedt van daaruit ook de
informatiecontrolfunctie.
5. Wijze van rapportage
Naar aanleiding van de gebeurtenissen zal in de informatievoorziening aan de Kamer, waar
nodig scherper dan voorheen, een onderscheid worden aangebracht tussen de informatie met
betrekking tot het incident zelf en de evaluatie van de gebeurtenissen rondom het
incident gericht op het voorkomen ervan. In voorkomende gevallen zal expliciet moeten
worden aangegeven welke tijd voor feitenonderzoek nodig is.
Tot slot
De gebeurtenissen van de afgelopen week zijn voor mij aanleiding geweest om de
informatievoorziening binnen mijn departement te bezien en daar waar nodig te verbeteren.
Uiteraard kan dit alles alleen slagen indien het past in de cultuur van het werkverband.
Belangrijk is dat vragen niet hoeven te worden gezien als een bedreiging, maar als een
(ongezochte) aanleiding om te leren van ervaringen en reacties.
Ik acht het geboden dat, ook in deze gecompliceerde sector, zo spoedig mogelijk uitvoering
wordt gegeven aan de in deze brief geschetste veranderingen. Wat de hieraan verbonden
personele aspecten betreft merk ik -zonder in details te treden - nog op dat de reeds
voorziene herbezetting van sleutelfuncties - ook op het departement - verder zal worden
bespoedigd,
Ik heb het vertrouwen dat de maatregelen die ik hierboven heb geschetst Justitie in staat
stellen haar taken en verantwoordelijkheden nog meer dan thans adequaat en zorgvuldig in
te vullen.
De Minister van Justitie,