Technische Universiteit Delft
Waarom zo mobiel, waarom niet virtueel?
In Nederland wordt jaarlijks bijna twaalf miljard euro gespendeerd aan vervoer van en naar vergaderingen. Toch passen bedrijven nog weinig video- en teleconferenties toe. Dat is jammer want vrijwel alle werktaken, zoals vergaderen, zijn door 'virtuele' teams aan te pakken. Dat is een van de stellingen van prof.dr. Erik Andriessen in zijn afscheidsrede als hoogleraar Arbeids- en Organisatie Psychologie aan de TU Delft die hij vandaag, vrijdag 29 september, uitspreekt.
Mobiel werken rukt flink op. In Nederland is 46% van de werkers minstens een paar uur per week voor hun werk onderweg (afgezien van woon-werkverkeer). Vier procent doet dat meer dan 10 uur per week (2002). In 1999 was dit nog slechts 1,5 %.
In de jaren negentig is het aantal echte tele-thuiswerkers echter nauwelijks gegroeid en minder dan 2% gebleven. Er wordt dus steeds meer gereisd en het thuiswerken blijft uit de mode. Dit leidt tot tijdverlies, kosten en milieuvervuiling. Zo wordt in Nederland jaarlijks bijna twaalf miljard euro gespendeerd aan vervoer van en naar vergaderingen. De reistijd naar vergaderingen neemt met zeventien procent af als bedrijven video- en teleconferenties houden.
Waarom wordt er dan niet veel meer gebruikgemaakt van video-conferencing en andere technische tools voor virtueel teamwerk, vraagt prof.dr. Erik Andriessen zich in zijn afscheidsrede af. Als redenen worden aangedragen dat de sociale afstand bij virtueel samenwerken te groot is voor het bespreken van moeilijke onderwerpen, het ontwikkelen van vertrouwen en een goed wederzijds begrip. De mening is gangbaar dat alleen eenvoudige taken virtueel zijn uit te voeren.
Nu is er op deze gedachtegang volgens Andriessen wel wat af te dingen. Uit bepaalde praktijkvoorbeelden blijkt dat medewerkers heel goed kunnen leren omgaan met de nadelen van een virtuele setting. Ten tweede blijkt dat men zich tegenover de leiding of tegenover onderzoekers graag negatief uitlaat over de onpersoonlijke virtuele communicatie maar dat men zich net zo persoonlijk kan gedragen als in face to face werkende groepen. Verder zijn er absoluut geen aanwijzingen dat de stress onder virtuele teamwerkers groter is dan bij direct samenwerkende groepsleden.
Voor effectief en plezierig samenwerken is, net als in conventionele teams gemeenschappelijk begrip nodig. Als dat gemeenschappelijke begrip er is kun je alle taken uitvoeren, ook virtueel, stelt Andriessen. Een beperkte mate van reizen is daarbij wel nodig.
Er zijn, vermoedt Andriessen, heel andere barrières voor volledige virtuele samenwerking dan die (vermeende) gebrekkige communicatie, zoals een gebrek aan kennis. Men geeft af op de techniek, maar weet gewoon niet weet wat er de laatste jaren beschikbaar is gekomen. Verder zijn status en plezier wellicht belangrijke factoren. Men vindt het erg leuk, en het geeft ook status, om regelmatig naar het buitenland te reizen. Ten slotte noemt Andriessen gebrek aan vaardigheden en gewenning: men is gewoon nog niet gewend aan virtueel samenwerken en beschikt niet over de vaardigheden en de nieuwe vormen van leidinggeven daarvoor.
Andriessen draagt in zijn afscheidsrede de volgende verbeteringen voor om het virtueel werken te stimuleren: Aangepast leiderschap. Een nieuwe combinatie van sensitiviteit voor de groepsleden, goed overleg en zeer directief leiderschap. Sociale vaardigheden, zoals sensitiviteit voor diversiteit, open staan voor onbekende anderen en omgaan met onzekerheid en stress. Technische vaardigheden, vooral in het gebruik van de beste technische hulpmiddelen. Kennisnetwerken, om het delen van ervaringen en nieuwe oplossingen actief te stimuleren. Technische verbeteringen, zoals betere video-verbindingen en mobiele voorzieningen en software waarmee je samen aan documenten kunt werken.
Nadere informatie:
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met prof.dr. Erik Andriessen; tel. 015-2781742/3720 e-mail: erika@tbm.tudelft.nl, of met wetenschapsvoorlichter Maarten van der Sanden; tel.: 015-2785454; e-mail: m.c.a.vandersanden@tudelft.nl.