Aanbestedingsdocument inhuur (senior)klantmanagers Gemeenten Hilversum
en Weesp
15 augustus 2006
1. Inleiding
De gemeenten Hilversum en Weesp voeren samen met het CWI en het UWV
een dienstverleningsconcept uit dat onder de noemer Wisselwerk is
geïmplementeerd. Wisselwerk houdt in dat een werkzoekende
uitkeringsgerechtigde na aanmelding gedurende een zoekperiode van
enkele maanden diverse uitstroomgerichte instrumenten krijgt
aangeboden. In elke fase wordt weer een nieuw instrument beschikbaar
gesteld die het meest passend is bij de dan ontstane situatie van de
individuele werkzoekende.
De gemeenten Hilversum en Weesp zoeken voor een periode van 1 jaar met
een mogelijke verlenging van maximaal 3 keer één kalenderjaar (te
bepalen door de gemeenten Hilversum en Weesp) in het kader van de
reïntegratie van diverse doelgroepen (senior) klantmanagers die
intensieve begeleiding aan klanten (uitkeringsgerechtigeden /
werkzoekenden) bieden in de toeleiding naar de arbeidsmarkt.
Voor de periode van het eerste jaar is een beoogde inzet van 6 extra
fte gewenst. Met kracht wordt benadrukt dat de gemeenten Hilversum en
Weesp geen leveringsplicht hebben, maar de gevraagde omvang van de
dienstverlening voor het eerste jaar is heel reëel.
2. Waarom Europees aanbesteden
In het kader van de totstandkoming van de Europese Unie geldt voor
onder meer aanbestedende diensten de verplichting hun opdrachten, die
een waarde van EUR 211.000 (Gemeentelijke overheid) exclusief BTW of
meer vertegenwoordigen, Europees aan te besteden. In het onderhavige
geval is daarvan mogelijk sprake.
Europees aanbesteden betekent normaliter, dat de opdracht in het EG
Publicatieblad moet worden aangekondigd, zodat belangstellenden naar
de opdracht kunnen meedingen. Teneinde tot een selectie van de beste
aanbieding te komen, dienen bepaalde aanbestedingsprocedures in acht
te worden genomen.
Reïntegratiediensten, maar ook detacheringsdiensten vallen echter
onder de zogenaamde residuaire- diensten (2B diensten). Dit betekent
dat bij deze diensten slechts een deel van de richtlijn diensten van
toepassing is. Dit betreft alleen de voorschriften om de technische
specificaties in de contractuele documenten op te nemen, de juiste
technische voorschriften toe te passen, alsmede het publiceren van de
aankondiging van de gegunde opdracht in het Publicatieblad van de EG.
Voor het overige geldt de richtlijn niet bij residuaire diensten.
De gemeente Hilversum en Weesp hebben ervoor gekozen om deze opdracht
te publiceren op de eigen website en een verwijzing naar deze
publicatie (op de eigen website) te publiceren in een landelijk
dagblad. De procedure kenmerkt zich door de omstandigheid dat de
bedrijven de gegevens ter kwalificatie en de eigenlijke offerte in één
keer moeten aanbieden.
De gemeenten Hilversum en Weesp kiezen voor kwaliteit tegen een zo
gunstig mogelijk tarief. Dat betekent dat ook in deze aanbesteding de
kwaliteit van de aangeboden dienstverlening nadrukkelijk onder de loep
wordt genomen. Aanbieders wordt aangeraden hier nadrukkelijk rekening
mee te houden.
Deze aanbesteding heeft tot doel om een overeenkomst te sluiten met
twee (2) dienstverlener(s) die in staat zijn de gemeenten Hilversum en
Weesp middels de inzet van klantmanagers en senior klantmanagers op
professionele en passende wijze te ondersteunen bij de uitvoering van
de werkzaamheden zoals beschreven in paragrafen 3, 4, 5 en 6 en
bijlage 5 (zie de link aan de rechterkant van dit scherm), onder
andere door verantwoordelijkheid te nemen voor de correcte uitvoering
van het geheel aan voorwaarden en voorschriften, conform de eisen en
uitgangspunten als neergelegd in deze offerteaanvraag.
3. Inkadering van de opdracht
Zoals aangegeven hebben de gemeenten Hilversum en Weesp samen met het
CWI, het dienstverleningsconcept 'Maak werk van uw uitkering'
ontwikkeld. Dit concept maakt deel uit van de brede samenwerking
tussen de gemeenten, het CWI en het UWV dat onder de noemer Wisselwerk
is geïmplementeerd.
Binnen het door bovengenoemde dienstverleningsconcept wordt met
werkzoekenden na aanmelding (bij het CWI als
werkzoekende/uitkeringsgerechtigde) gedurende een zoekperiode van
maximaal 2 maanden gekeken naar de mogelijkheden op de reguliere
arbeidsmarkt. Als deze eerste weken niet resulteert in uitstroom naar
een betaalde baan zullen nadat de eerste weken van de zoekperiode zijn
afgerond de Wwb-klanten die op dat moment nog een uitkering (nodig)
hebben een programma aangeboden van de WisselWerkAcademie voor een
periode van 3 weken.
Nadat de WisselWerk Academie is afgerond krijgt elke klant, die nog
geen reguliere baan heeft gevonden, een concreet aanbod voor 'werk'.
De klant met een relatief korte afstand tot de arbeidsmarkt (Fase 1 en
2/Categorie A) krijgt via een Work First gerichte wijze een
arbeidsovereenkomst aangeboden dan wel een aanbod bij een reïntegratie
bedrijf gericht op directe inzetbaarheid. De overige klanten krijgen
een andere activiteit aangeboden. Uitgangspunt is dat voor iedere
afzonderlijke klant maatwerk wordt geleverd met de kortste lijn naar
uitstroom. Om de klantmanager daartoe in de gelegenheid te stellen zal
een hele toolkit van in te zetten producten beschikbaar zijn.
De werkstage is bedoeld als een directe opstap naar werk. Aan de
klanten die dat (nog) niet aankunnen wordt een andere activiteit
aangeboden onder de noemer 'activerende participatie'. Wij verstaan
daaronder dat de betrokken klanten, na afloop van de WisselWerk
Academie, gedurende zes maanden opbouwend naar 20 uur per week,
nuttige maatschappelijke taken uitvoeren. Doel hiervan is het
verkrijgen van (zelf)inzicht in de mogelijkheden, wensen en
beperkingen in relatie tot arbeid. Doel is tevens het opbouwen van
arbeidsritme, arbeidshouding en weekstructuur.
In het dienstverleningsconcept WisselWerk wordt momenteel aan met
name de nieuwe instroom de producten van de WisselWerkAcademie en
vervolgens (vormen van) werk aangeboden. De gemeenten Hilversum en
Weesp willen nu eveneens gebruik maken van de voorzieningen binnen
Wisselwerk en die van het CWI voor het zittende bestand. Deelnemers
worden ondergebracht in de volgende doelgroepen; jongeren 18 tot 23
jaar, alleenstaande ouders, niet-uitkeringsgerechtigden en nog nader
te bepalen andere relevante subgroepen. Het zittende bestand (ongeveer
1400 klanten) zal gefaseerd worden begeleid richting arbeidsmarkt.
Beide gemeenten gaan vooralsnog uit van ongeveer 500 personen op
jaarbasis. Deze 500 klanten worden verdeeld in de hierboven geschetste
subgroepen en nog nader te bepalen andere relevante subgroepen.
4. De opdracht: het programma van eisen
Wij zoeken in het kader van de reïntegratie van genoemde doelgroepen
voor de komende jaren klantmanagers en senior klantmanagers. Zoals
aangegeven zoeken de gemeenten Hilversum en Weesp deze ondersteuning
voor een periode van 1 jaar met een mogelijke verlenging van maximaal
3 keer één kalenderjaar. Na afloop van elk jaar wordt besloten of de
contracten weer met een jaar wordt verlengd dan wel er een nieuwe
aanbesteding wordt gestart. Vooralsnog is de verwachte omvang voor het
eerste jaar 6 klantmanagers (6 FTE's) die intensieve begeleiding
bieden in de toeleiding naar de arbeidsmarkt van de diverse
klantgroepen en 1 senior klantmanager. Onder intensieve begeleiding
wordt verstaan minimaal 6 contacten/gesprekken per individu in een
periode van 6 maanden, eventueel in samenwerking met een uitvoerder
(het ingehuurde reïntegratiebedrijf). Voor meer informatie over het
functieprofiel van de (senior) Klantmanager wordt verwezen naar
bijlage 5 (zie de link aan de rechterkant van dit scherm).
De caseload van een full time (36 uur per week) (senior) klantmanager
varieert van 80 tot 120 klanten. De in te huren (senior) klantmanagers
zijn zakelijk, sturend, creatief en daadkrachtig, maar ook flexibel.
Ze kunnen ingezet worden op meerdere doelgroepen dan wel activiteiten
van een soortgelijk karakter. De senior is daarboven ook nog sturend
en coördinerend en kan andere medewerkers coachen dan wel daaraan
leiding geven.
De (senior) klantmanagers professionals hebben kennis van de locale
arbeidsmarkt dan wel zijn in staat om deze kennis uitermate snel te
verwerven en hebben een uitgebreide ervaring in het leggen van
contacten tussen de klant en het bedrijfsleven of instelling die
betrokken is bij deze klant.
Als resultaat wordt verwacht dat op een gedreven wijze met de
doelgroep aan de slag wordt gegaan en een zo optimale (maximale)
uitstroom wordt gerealiseerd. Uitgangspunt is dat voor iedere
afzonderlijke klant maatwerk wordt geleverd met de kortste lijn naar
uitstroom. Om de klantmanager daartoe in de gelegenheid te stellen zal
een hele toolkit van in te zetten producten beschikbaar zijn.
Onder optimale uitstroom verstaan de gemeenten Hilversum en Weesp een
uitstroom uit de uitkering (dan wel instroom in (betaald) werk) van
minimaal 30% van de in behandeling genomen klanten binnen 12 maanden
na de start van de dienstverlening. Per half jaar wordt er door een
leidinggevende van de gemeenten Weesp en Hilversum een
voortgangsgesprek gevoerd, waarbij het algemeen functioneren en de
gerealiseerde uitstroom (doelstellingen) aan de orde komen. In geval
van een lagere realisatie op jaarbasis dan 30% hebben de gemeenten het
recht zonder verdere verplichtingen en zonder discussie daarover
aanbieder te vragen een medewerker te vervangen. Alsdan vervangt
opdrachtnemer de betrokken medewerker(s).
De (senior) klantmanagers worden ingehuurd via een
detacheringconstructie, directe aansturing vindt uitsluitend plaats
door de gemeenten Hilversum en Weesp. De opdrachtnemer ziet na op
correcte, tijdige en volledige aangifte en afdracht van alle
verschuldigde belastingen en/of premies sociale verzekeringen
betreffende de ingezette deskundige en vrijwaart de gemeenten
Hilversum en Weesp van iedere aanspraak dienaangaande.
Wij vragen de aanbieder een prijs per uur te offreren voor de inzet
van klantmanagers gericht op toeleiding en begeleiding. Dit tarief is
een 'all inclusief' tarief zonder verder opslagen voor reiskosten
(woon-werk en werk-werk), verblijfskosten, overhead en administratie.
5. Plaats van de werkzaamheden
De werkzaamheden worden verricht vanuit de Wisselwerk locatie van de
gemeenten Hilversum en Weesp.
6. Een VOG / geheimhouding
Voor de aanvang van de werkzaamheden dient de aanbieder van de
aangeboden medewerker(s) een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) per in te
zetten medewerker te hebben overlegd. Tevens kan gevraagd worden een
geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. De gemeenten Hilversum/Weesp
verlangen dat de gebruikelijke regels ten aanzien van privacy en
vertrouwelijkheid in acht worden genomen. De gemeenten zijn
gerechtigd op grond hiervan de inzet van medewerker(s) te weigeren. De
gemeenten hebben het recht, zonder opgave van redenen en zonder
verdere verplichtingen, aanbieder te vragen een medewerker te
vervangen. Alsdan vervangt opdrachtnemer de betrokken medewerker(s).
De uitbrenger van de offerte dient volledige geheimhouding te
betrachten naar derden met betrekking tot alle informatie die
betrekking heeft op deze aanbesteding. De gedurende deze aanbesteding
verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van
het uitbrengen van een offerte naar aanleiding van deze aanbesteding
worden gebruikt. Indien de gemeenten Hilversum en Weesp, gegronde
redenen hebben om hieraan te twijfelen, kan dit leiden tot
diskwalificatie van de uitbrenger van de offerte, dit ter exclusieve
beoordeling van de gemeenten Hilversum en Weesp. De opdrachtnemer ziet
toe op de strikte naleving van de geheimhoudingsplicht door de in te
zetten medewerkers, evenals eventuele onderaannemers en hun
medewerkers. Indien u instemt met bovengenoemde voorwaarden wordt u
verzocht in uw offerte hier melding van de maken.
7. Offerte
Uw offerte is ingericht volgens de in deze paragraaf genoemde eisen en
wensen. Wij verwachten dat u op basis van bovenstaande een offerte
indient waarin tenminste de volgende informatie is opgenomen.
7.1. Kwalitatieve en kwantitatieve inzet van personeel
Allereerst vult u bijlage 1 (zie de link aan de rechterkant van dit
scherm) in waarin u de bedrijfsgegevens invult. Tevens stuur u een
kopie in van de inschrijving van uw organisatie bij de Kamer van
Koophandel. Dit kopie is niet ouder dan 1,5 jaar.
Dan beschrijft u in maximaal 3 pagina's A4 (lettertype 12,
regelafstand 1,5) de volgende thema's:
1. Uw visie ten aanzien van de kwalitatieve inzet van personeel,
d.w.z. de wijze waarop u kwalitatief goed personeel gaat leveren.
U beschrijft eveneens de (locale) netwerken waarover u beschikt
(dan wel geeft u aan hoe u deze in een sneltreinvaart gaat
opbouwen) om op doelmatige manier de gemeenten Hilversum en Weesp
van dienst te zijn;
2. Uw visie ten aanzien van de kwantitatieve inzet van personeel en
op welke wijze u aan de behoefte aan de flexibele inzet van
klantmanagers tegemoet kunt komen. U geeft tevens aan hoe u
eventuele piekbelastingen gaat opvangen in combinatie met de
continuïteit die u kunt aanbieden;
3. Informatie over de beschikbaarheid van personeel, waarbij
nadrukkelijk de continuïteit van de dienstverlening van 1
september 2006 tot 1 september 2007 wordt beschreven. Verder wordt
u verzocht aan te geven hoe u een continuering van de opdracht
(met maximaal 3 keer één kalenderjaar) denkt te kunnen realiseren.
7.2. Curricula Vitae
Een Curriculum Vitea profiel van de in te zetten medewerkers(s)
(maximaal 3 pagina's in A4 formaat (lettertype 12, regelafstand 1,5)
per aangeboden medewerker conform bijlage 2 (zie de link aan de
rechterkant van dit scherm). Het maximum aan CV's bedraagt 6. U
rubriceert de CV's conform de volgorde dat u ze gaat aanbieden in het
geval u de opdracht krijgt gegund. Tenslotte dient u de naam op te
geven van de eindverantwoordelijke (namens uw bedrijf) medewerker en
zijn/haar eventuele plaatsvervanger. Alleen de eerste 4 CV's worden
meegenomen bij de beoordeling.
7.3. Referenties
U levert (conform bijlage 3, zie de link aan de rechterkant van dit
scherm) een opgave van maximaal 3 organisaties waar u eerder
opdrachten op het gebied van klantmanagement heeft uitgevoerd. U
levert additioneel een inhoudelijke beschrijving van de historische
ervaring tot al geleverde diensten op dit gebied. (Totaal maximaal 2
pagina's in A4 formaat (lettertype 12, regelafstand 1,5). U geeft
tevens aan of de gemeenten Weesp en Hilversum deze refentie-adressen
mogen benaderen.
7.4. Prijzen
Uw offerte bevat een standaard uurtarief (conform bijlage 6, zie de
link aan de rechterkant van dit scherm) voor de inzet van een
klantmanager en een senior klantmanager (excl. BTW) van de medewerkers
die ten behoeve van de opdracht zullen worden ingezet. U geeft aan of
er gebruik wordt gemaakt van derden. Indien hiervan gebruik wordt
gemaakt dan verstrekt u naam, adres en telefoonnummer. U dient verder
te bevestigen dat de gestanddoeningstermijn van de offerte drie
maanden is, prijsverhogingen gedurende het eerste jaar van de opdracht
zijn niet aan de orde. Elk jaar daarna is een indexering toegestaan
van maximaal 2,5% over het oorspronkelijke tarief in het eerste
kalenderjaar. U dient aan te geven dat het gehanteerde uurtarief in de
offerte een maximum is en dat dit is inclusief alle kosten zoals
overhead, reis- en verblijfkosten, druk- en verzendkosten en alle
eerder genoemde kosten.
Aan de offerte zullen voor de opdrachtgever geen kosten verbonden
zijn. U dient uw offerte in (3) drievoud in te dienen. Uw offerte
heeft een geldigheidstermijn van tenminste (3) drie maanden.
Alle opgaven worden als bindend aanbod beschouwd. Tenslotte dient de
offerte te zijn voorzien van een ingevulde bijlage 4 (zie de link aan
de rechterkant van dit scherm). Juridische status van de organisatie
(bijgevoegd model gebruiken)
8. Beoordelingscriteria
* De opdracht wordt verleend aan de uit economisch oogpunt
voordeligste aanbieding waarbij gelet wordt op de Curricula Vitae
van de in te zetten (Senior) klantmanagers (7.2), Kwalitatieve en
kwantitatieve inzet van personeel (7.1), de Prijs (7.4) en de in
de referenties getoonde ervaring bij vergelijkbare trajecten
(7.3);
* Zolang niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en
nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende
overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige
gebondenheid van de opdrachtgever. In dat geval is er ook geen
enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan
ook;
* Na preselectie op basis van bovenstaande criteria zullen van de 2
aanbieders met de hoogste scores tenminste drie personen, die in
aanmerking komen voor het vervullen van deze taak, worden
uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek. In dit gesprek zal
onder meer worden geselecteerd op basis van de 'fit' tussen de
aangeboden kandidaat en de inhurende organisatie. Een persoonlijk
gesprek is dus onderdeel van de selectieprocedure. Deze gesprekken
zijn gepland op vrijdag 15 september 2006. Zo spoedig mogelijk na
de selectie zal gestart worden met de uitvoering, de geplande
startdatum is medio september 2006.
Samengevat worden de offertes als volgt beoordeeld:
Weging Offertes
Item Onderdeel Weging
Kwalitatieve en kwantitatieve inzet van personeel 7.1 25 pnt
Curricula Vitea 7.2. 40 pnt
Referenties 7.3. 10 pnt
Prijzen 7.4. 25 pnt
9. Tijdsplanning
De tijdsplanning voor deze offerteprocedure is als volgt:
* Publicatie op Internet en advertentie dagblad (22 juli 2006)
* Verzoeken om nadere informatie over de procedurele of inhoudelijke
aspecten van deze aanbesteding dienen uitsluitend per e-mail te
worden gericht aan de gemeente Hilversum, e-mail:
m.vandiemen@hilversum.nl, o.v.v.: "Aanbesteding klantmanagement".
De deadline daarvoor is: 15 augustus 2006. Telefonische vragen
worden niet in behandeling genomen. Vragen die na 15 augustus,
12.00 uur worden ontvangen, worden niet meer in behandeling
genomen. Uiterlijk 18 augustus 2006 om 16.00 uur staan alle vragen
en antwoorden geanonimiseerd op de website van de gemeente
Hilversum;
* Uiterste indieningdatum van de offerte is 30 augustus 2006, 12.00
uur;
Offertes die na de aangegeven sluitingsdatum en het aangegeven
tijdstip worden ontvangen, zullen (en kunnen) niet in behandeling
worden genomen. De risico's van (te late) postbezorging liggen bij
de aanbieder.
* Beoordeling offertes tussen 31 augustus en 6 september 2006;
* Beoordelingsgesprekken met 6 kandidaten op donderdag 14 en vrijdag
15 september 2006;
* Definitieve keuze vrijdag 15 september 2006. Daarna volgt de
contractfase.
10. Adresgegevens
De offerte en bijlage moeten worden gezonden naar:
Gemeente Hilversum
Dienst Inwoners
Afd. Sociale Zaken
t.a.v. mw. Y. van den Bergh
Postbus 9900,
1201 GM HILVERSUM
In de linkerbovenhoek van de envelop dient u te vermelden: Offerte
klantmanagement
Gemeente Hilversum