Programma Elektronische Provincies
Telewerken in Groningen
In het strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 van de provincie
Groningen wordt de behoefte vanuit de organisatie aangegeven om zich
sterker extern te oriënteren en zich meer bewust te zijn van de
functie die de provincie heeft naar de externe omgeving. Middels een
vijftigtal projecten moet dit gerealiseerd gaan worden. Voor alle
projecten staat centraal dat ze ondersteunend zijn aan het
functioneren van de provinciale organisatie en/of afdelingen. Alle
projecten vallen onder RIO, Realisatie ICT Ontwikkelingen.
Een onderdeel van het RIO-programma is de invoering van telewerken. De
provincie Groningen wil de mobiele medewerkers die werkzaamheden
buiten het provinciehuis of op nevenlocaties uitvoeren kwalitatieve,
betrouwbare en beveiligde internet voorzieningen aanbieden. Daarnaast
wil de provincie een moderne en aantrekkelijke werkgever zijn voor
haar medewerkers. Het kunnen aanbieden van mogelijkheden om plaats- en
tijdonafhankelijk werkzaamheden uit te voeren draagt hieraan bij. Voor
het ontwikkelen van zowel de technische en organisatorische aspecten
van telewerken als het verzorgen van de communicatie, is een
projectgroep in het leven geroepen.
Telewerken is een breed begrip, in de beginfase is het van belang
geweest duidelijk voor ogen te krijgen wat met dit begrip bedoeld
wordt. De provincie Groningen heeft telewerken als volgt gedefinieerd:
"een overkoepelend begrip voor het uitwisselen van informatie en
gegevens via een beveiligde verbinding en met behulp van
internettechnologie, zodat werkzaamheden (bijvoorbeeld lezen en
verzenden van email, werken aan rapport of notitie) buiten het
provinciehuis en buiten kantooruren kunnen worden verricht." De
techniek hiervoor bestaat uit een zogenaamd token, dat elke minuut een
andere code vertoont die de gebruiker vervolgens kan intoetsen in het
inlogscherm op de pc.
Het scenario
Telewerken is niet nieuw. De ICT middelen en technieken zijn volwassen
en er is genoeg kennis en ervaring beschikbaar. De acceptatie van
telewerken, met name thuiswerken, van en in de organisatie is echter
een proces dat ook nu nog voortduurt. De afdeling P&O en ABJ(Algemeen
Bestuurlijke en Juridische zaken) hebben in dit project dan ook een
belangrijke rol gespeeld om te waarborgen dat telewerken op een
correcte, juridische wijze en passend binnen het totaal pakket van
regelingen aan de medewerker zou worden aangeboden.
In het project is een duidelijk onderscheid gemaakt tussen telewerken
en thuiswerken. Door het Managementteam is gekozen voor een scenario
waarbij telewerken begeleid wordt ingevoerd en waarbij thuiswerken
zeer beperkt zal worden ingevoerd. Het werken op verschillende
plaatsen is wel een bekend fenomeen binnen de provincie Groningen. Op
de steunpunten en andere nevenlocaties zijn werkplekken ingericht. De
infrastructuur, beveiliging en middelen zijn echter altijd gericht
geweest op het provinciehuis zelf en niet op informatie uitwisselen
met nevenlocaties of buitenlocaties. Het verbeteren van de
mogelijkheden (o.a. snelheid) en het aanbod zijn meegenomen in het
telewerkenproject. Het betreft namelijk dezelfde technieken.
Er zijn drie type telewerkers te onderscheiden:
1. Provinciehuiswerker
Medewerker die op het provinciehuis een volledige werkplek tot
zijn/haar beschikking heeft. Het betreft ongeveer 900 medewerkers.
2. Mobiele werker
Medewerker die voor de provincie Groningen werkzaamheden verricht op
een nevenlocatie of buitenlocatie. De medewerker heeft al dan niet
beschikking over een laptop of andere mobiele voorzieningen. Het
betreft ongeveer 200 medewerkers.
3. Thuiswerker
Medewerker die thuis een volledige ingerichte werkplek heeft en thuis
werkzaamheden voor de provincie uitvoert. Het aantal thuiswerkers zal
beperkt blijven tot 5-10 medewerkers.
Onderzoek
Zoals eerder gezegd is de techniek achter telewerken niet nieuw, voor
de projectgroep lag hier niet de uitdaging. De moeilijkheid zat in het
bereiken van acceptatie van een verandering binnen de organisatie.
Communicatie speelt bij organisatieveranderingen altijd een
belangrijke rol, zo ook bij de invoering van telewerken. In opdracht
van de projectleider, Mark Hoogenboom, is daarom onderzoek onder
medewerkers en literatuuronderzoek naar het adopteren van
veranderingen binnen organisaties gedaan om een op maat gesneden
communicatieplan te kunnen formuleren teneinde de doelstelling van het
project te halen.
Uit het onderzoek onder medewerkers is gebleken dat medewerkers van de
provincie Groningen destijds veel wisten over telewerken. Daarnaast
hebben de meeste medewerkers een positieve houding ten opzichte van de
invoering van telewerken en wilde meer dan de helft zelf gaan
telewerken zodra dit mogelijk was.
Communicatie
Het communicatieplan is samengesteld aan de hand van de gegevens die
zijn voortgevloeid uit bovengenoemd onderzoek. Achteraf gezien is het
van belang dat je duidelijk in kaart brengt welke consequenties de
invoering van telewerken heeft voor wie. Vervolgens kun je met deze
informatie verschillende beoogde ontvangersgroepen onderscheiden en
duidelijke en realistische communicatiedoelen stellen.
Communicatie is geen wondermiddel. Communicatie speelt bij
organisatieveranderingen een cruciale rol, maar eerst moet aan
allerlei randvoorwaarden zoals goed werkende faciliteiten worden
voldaan. Pas dan kan met behulp van een doordacht en goed
georganiseerd communicatietraject de veranderingsbereidheid onder
medewerkers positief beïnvloed worden. De provincie Groningen had het
voordeel dat telewerken een gewenste verandering binnen de organisatie
was. Hierdoor werd de kans van slagen een stuk groter dan bij de
invoering van een verandering waar medewerkers niet op zitten te
wachten.
De faciliteiten werkten en organisatorisch was alles gedekt. Alles wat
restte was medewerkers bereid te vinden te gaan telewerken. Om dit te
realiseren is een kortlopende promotiecampagne met prijsvragen
opgezet. In deze campagne stond het enthousiasmeren van potentiële
telewerkers centraal. Herkenbaar teken in de gehele campagne was onze
mascotte: de 'telewerkleeuw'. Eerst uitgedeeld als sleutelhanger,
later afgebeeld op alle communicatiemiddelen. Mede door dit opvallende
en herkenbare leeuwtje heeft het telewerkenproject veel bekendheid
verkregen bij de medewerkers.
Toekomst
De helft van de provinciemedewerkers is inmiddels voorzien van een
telewerktoken. Naast e-mail en het intranet is het mogelijk om op
afstand MS Office bestanden te bekijken en te bewerken. Met dit
laatste is de provincie tegemoet gekomen aan de wens van veel
medewerkers om elders bestanden van de pc op kantoor te kunnen
raadplegen.
In de toekomst verwachten we dat het aantal medewerkers met een
telewerktoken gaat groeien, tot ongeveer tweederde van het totaal
aantal medewerkers. De basis is gelegd en het project wordt beëindigd
en overgedragen aan de lijn. Nieuwe faciliteiten en het aanvragen
hiervan is onderdeel van de standaard dienstverlening van de ICT
afdeling geworden.
Meer weten ?
Uiteraard zijn we trots op deze voorziening en willen graag de kennis
en ervaring delen. Neem voor meer informatie contact op met de
medewerkers van het RIO-project: Bianca Top
(b.top@provinciegroningen.nl) of David van der Meer
(d.van.der.meer@provinciegroningen.nl), telefoon 050 316 4531.