Programma Elektronische Provincies
Human Resource Management in Drenthe gedigitaliseerd
IWPplus: digitale drager van HR-informatie
Inleiding
De provincie Drenthe heeft in 2005 nieuw HRM beleid [LINK MET PDF HRM
NOTA???] opgesteld. Resultaat- en ontwikkelingsgericht werken speelt
hierin een belangrijke rol. Ook de flexibele inzetbaarheid van
medewerkers moet met scholing, competentieontwikkeling en mobiliteit
worden bevorderd. De medewerker krijgt de ruimte zich te ontwikkelen
en de organisatie krijgt flexibele en resultaatgerichte medewerkers.
Dat is in het belang van de organisatie en in het belang van de
medewerker.
De basis van het nieuwe HR stelsel, dat in de sectorale CAO van
provincies is vastgelegd, is een structureel contact tussen
leidinggevende en medewerker. Planningsgesprek, Voortgangsgesprek en
Beoordelingsgesprek zijn daarbij cruciaal en vormen samen de
HR-jaarcyclus.
Ondersteuning van de HR-cyclus
In de jaargesprekken worden in een Planningsgesprek afspraken gemaakt
over werk, competenties, loopbaan, scholing en mobiliteit (LSM) en
arbeidsomstandigheden. Halverwege het jaar worden deze afspraken
geëvalueerd en eventueel bijgesteld in een Voortgangsgesprek en aan
het einde van het jaar volgt de beoordeling door de leidinggevende. Al
deze informatie wordt vastgelegd in het IWP. IWP staat voor
Individueel Werkplan. IWPplus is
het digitale systeem dat de jaargesprekken ondersteunt. Alle afspraken
staan in een database. Het IWPplus is een documentsysteem en een
managementinstrument. De HR-cyclus zelf is gekoppeld aan de planning-
en controlcyclus van de provincie. Dit betekent dat de
resultaatafspraken van medewerkers afgestemd zijn op de
bedrijfsvoeringadministratie. Daar zit geen licht tussen. Overzichten
van geplande uren en taken, individuele resultaten en andere
afspraken tussen medewerker en leidinggevende zijn on line oproepbaar.
Het voeren van Voortgangs- en Beoordelingsgesprekken wordt hiermee ook
aanzienlijk gestructureerd. De benodigde formulieren worden
automatisch en conform de regeling Jaargesprekken uitgedraaid.
Afspraken kunnen ook gewijzigd. Het systeem kent versiebeheer.
Managementinformatie
Oorspronkelijk was dit digitale Individueel Werkplan een middel om in
inzicht te krijgen in geplande en gerealiseerde uren (tijdschrijven).
De toepassingsmogelijkheden zijn nu enorm uitgebreid. Door een
koppeling van de systemen voor de bedrijfsvoering (Oracle e-business)
en de personeelsadministratie (Beaufort/GEMAL) is het mogelijk
geworden meer gegevens te integreren en uit te wisselen. Het resultaat
is beter onderbouwde managementinformatie. De managementinformatie
dient als relevante input voor HR beleidsontwikkeling en verbetering
van de planningen. Daarnaast wordt de informatie door de P&O afdeling
gebruikt voor het uitoefenen van de rapportage- en controlfunctie. Zo
kon bijvoorbeeld met een simpele zoekvraag binnen 1 seconde worden
vastgesteld dat met 16% van de medewerkers loopbaanafspraken waren
gemaakt tussen manager en medewerker.
Eigen verantwoordelijkheid
Er is in het nieuwe HR stelsel een actieve rol weggelegd voor zowel
medewerkers als managers. Medewerkers maken niet alleen afspraken met
hun leidinggevenden, maar ook met zichzelf. Immers, ze zijn ook zelf
verantwoordelijk voor hun individuele ontwikkeling en voor de
realisatie van hun werkresultaten. En de beoordeling stoelt op een
vastgelegde planning, Een beleidsmedewerker: 'Mijn werk is met het
nieuwe IWP minder vrijblijvend geworden, maar dat betekent allerminst
dat ik nu in een keurslijf zit. Integendeel, want ik kan mijn
leidinggevende ook aanspreken op wat wij hebben afgesproken. Overigens
is het systeem niet helemaal dichtgetimmerd. Tussentijdse wijzigingen
zijn mogelijk; het voordeel is dat je die nu ook vastlegt. En wat ik
ook belangrijk vind: die eigen verantwoordelijkheid schept ook een
grotere betrokkenheid. Het is toch een soort contract'.
Self service en hulp
Managers worden op hun beurt in de gelegenheid gesteld de medewerkers
te begeleiden op maat. 'Er is een gedegen basis in de vorm van
afspraken, die op hun beurt weer zijn afgeleid van
afdelingsdoelstellingen en de doelstellingen van de provincie zelf',
aldus een afdelingshoofd. 'De voordelen zijn er dus niet alleen voor
ons als medewerkers en leidinggevenden, maar ook voor de provincie als
organisatie.' Zij voegt toe: 'Maar het was wel even wennen. Met dit
systeem moeten we als manager zelf achter de knoppen. Het invoeren van
gegevens voor beoordelingsgesprekken moeten we zelf doen.'
Om ervoor te zorgen dat het systeem binnen de organisatie zo positief
mogelijk wordt ontvangen, zijn medewerkers en leidinggevenden
betrokken geweest bij de ontwikkeling van het systeem. Ook zijn er
verschillende workshops georganiseerd om de eindgebruikers aan het
systeem en de werkwijze te laten wennen. Met de introductie van het
systeem werd ook een uitgebreide helpfunctie ingevoerd. Een site met
de naam Mijn Werk , als onderdeel van
het Drentse Personeelsplein met informatie over arbeidsvoorwaarden en
HRM beleid. Op de site Mijn Werk worden medewerkers stap voor stap
geïnstrueerd om een IWP te maken en gesprekken voor te bereiden.
De revenuen
De invoering van het IWP-Plus heeft in Drenthe een aantal voordelen
opgeleverd. Grootste winst is tijd. De benodigde tijd voor het
verkrijgen van inzicht in de planningen en beslag op LSM en
beloningsbudgetten is verkort van 4 à 6 weken naar 2 dagen. Verder
krijgt men met één druk op de knop zicht op de stand van zaken rondom
de jaargesprekken en de bedrijfsvoeringcyclus, de LSM-afspraken en de
kosten van de beoordelingsronde. Deze informatie wordt gebruikt voor
het ontwikkelen van HR ken- en stuurgetallen van de provincie. Omdat
afspraken tussen medewerkers en leidinggevenden worden vastgelegd en
op basis hiervan de medewerkers worden beoordeeld, wordt er meer
aandacht besteed aan de gesprekken en worden afspraken steeds SMARTER
gemaakt.
Een ander groot voordeel dat er nu voor het eerst een centraal
volledig en betrouwbaar archief is van individuele planningen,
afspraken en beloningsbesluiten. De P&O afdeling kan nu veel betere
overzichten maken en betere onderbouwingen van adviezen aan de
directie, management en medewerkers. Het biedt de P&O afdeling de
mogelijkheid om haar rol en positie te professionaliseren.
Hoe verder
In 2005 heeft Drenthe gewerkt met versie 1.0. Er was eerst behoorlijke
scepsis met deze "nieuwe vorm van bureaucratie". De attitude ten
aanzien van het systeem is verbeterd doordat er nu ervaring is
opgedaan en het invullen wel meeviel. Maar toch blijft het nog
wennen: HR in bits en bytes.
Het systeem is niet af. Aan de gebruikersvriendelijkheid van het
systeem (een Web applicatie) wordt continu gewerkt en er zijn al
diverse verbeteringsvoorstellen en nieuwe functies door gebruikers en
P&O ingebracht. Versie 2.0 zal zeker meer bieden dan de huidige
versie. Maar overeind blijft: het is een handige ondersteuning van de
nieuwe HR cyclus, afspraken altijd on line en goed vastgelegd en 'druk
op de knop' managementinformatie.
Drenthe heeft het systeem ontwikkeld in HTML en specifiek gekoppeld
aan haar eigen interne systemen. Het systeem is dus niet zondermeer
over te nemen door andere provincies. Maar het functionele ontwerp is
beschikbaar en CAO-proof. Dat ontwerp is wellicht een mooi startpunt
voor andere provincies?
Tips
Zorg ervoor dat de directie en het hoofd P&O het project sponsort,
betrek management en OR bij de ontwikkeling en begin simpel, met de
basics (blijf dicht bij het reglement jaargesprekken). Het systeem
wordt vanzelf beter als de organisatie er mee werkt. En de managers?
Nou die kunnen ook best zelf aan de knoppen. Laat ze niet ontsnappen
en geef ze geen alternatief op papier!