Ingezonden persbericht


Persbericht

Onderzoek: De helft van de bedrijven gebruikt inkoopsoftware, van de rest overweegt een op de drie de aanschaf

15% kostenbesparingen op de inkoop van facilitaire goederen haalbaar

Baarn, 20 april 2006 - Software ter ondersteuning van de inkoopprocessen is in gebruik bij de helft van de Nederlandse bedrijven en instellingen (52%). De software wordt gebruikt voor de inkoop van zowel strategische als facilitaire goederen. Van de organisaties die geen inkoopsoftware hebben, zegt ongeveer eenderde (29%) in de toekomst inkoopsoftware te willen aanschaffen. Dat blijkt uit de maart-editie van de INSINC Procurement Survey onder de top500 van het Nederlandse bedrijfsleven.

De uitkomsten uit het onderzoek zijn in lijn met de ervaringen van BasWare. Het Finse BasWare is een prominente internationale leverancier van software voor het stroomlijnen van het zogeheten purchase-to-pay proces. De toepassingen van BasWare voorzien in het faciliteren van de inkoop en van het factureren. "Wij zien dat inkoopmanagers en financiële managers actueel inzicht willen hebben in de lopende verplichtingen. Met inkoopsoftware krijgen ze dat inzicht. Verder vinden ze belangrijk dat de software niet te complex is voor de eindgebruiker en betaalbaar in aanschaf en onderhoud. Om die reden kiezen ze vaak voor best-of-breed oplossingen in plaats van dat ze het ERP-pakket ook inzetten voor met name de facilitaire inkoop ." Dat zegt Patrick Klaver, account manager bij BasWare.

Trend: besparen op de inkoop van facilitaire goederen Alex Couperus, Managing Partner van INSINC, heeft gemerkt dat het stroomlijnen van de inkoop van niet-strategische goederen momenteel de trend is. "Eind jaren negentig waren ondernemingen voornamelijk gericht op het verhogen van de omzet en het vergroten van marktaandeel. Tijdens de dip begin jaren 2000 wilde men vooral personele kosten besparen. Even later kwam het besparen op de inkoop van primaire goederen hoog op de agenda. Daar zijn de meeste bedrijven inmiddels goed mee op weg. Nu is de inkoop van facilitaire goederen aan de beurt. Ook daarin valt nog veel te besparen."

Harde besparingen
Drie motieven voor de inzet van inkoopsoftware worden door de respondenten veel genoemd: om de efficiency van de inkoopafdeling te vergroten en om transparantie te creëren. De bedrijven die het ERP-pakket gebruiken ter ondersteuning van de inkoopfunctie doen dit voornamelijk om alles in één omgeving te houden. Opvallend is dat het willen besparen van kosten nauwelijks als motief is wordt genoemd (8%).

Weliswaar wordt kostenbesparing als motief in het onderzoek nauwelijks genoemd, maar toch moeten de effecten daarvan niet worden onderschat. "Met goede inkoopautomatisering kunnen organisaties 8% besparen aan de leverancierskant, en nog eens 7% in hun processen. Dat zijn harde waarden, die direct van invloed zijn op de bedrijfsresultaten," zegt Couperus.

ERP versus specifieke (maatwerk-)software: circa 1 op 1 In de meeste gevallen (55% van de bedrijven met geautomatiseerde inkoop) wordt het ERP-systeem gebruikt voor inkoopautomatisering. Eén op de drie bedrijven (30%) met inkoopsoftware gebruikt specifieke pakketten zoals Ariba, Villa of Pentagon. Eén op de acht bedrijven (14%) heeft maatwerk in gebruik.

Pakket
Percentage
SAP
25%
Maatwerk
14%
Oracle
9%
Metacom
7%
Villa
9%
Navision
5%
Contracto
2%
Hiscom
2%
Movex
2%
Open-S Logistics
2%
Ariba
2%
Pentagon 2000
2%
Isah 7
2%
E-Procurement
2%
Other
15%
Totaal
100%

Tevredenheid en aanschafplannen
De inkoopsoftware bevalt doorgaans goed. Negen van de tien gebruikers is tevreden met de software (91%). De rest is uit ontevredenheid op zoek naar vervanging.

Van de organisaties die geen inkoopsoftware hebben, zegt ongeveer eenderde (29%) in de toekomst inkoopsoftware te willen aanschaffen voor de totale inkoop. Dit betekent dat men de software voor zowel de directe als de indirecte inkoop wil inzetten. Over het algemeen kan geconcludeerd worden dat het hoofd inkoop de primaire sleutelfiguur is in het selectieproces voor specifieke inkoopsoftware.

Programma van eisen
De eisen die aan de inkoopsoftware gesteld worden zijn niet eenduidig. Sommige organisaties vinden het belangrijk om een duidelijk beeld te krijgen van de leveranciers en de bestelde producten. Andere willen dat de hele organisatie volgens dezelfde richtlijnen en procedures werkt. Weer andere respondenten zien het feitelijke bestellen niet meer als taak van de inkoopafdeling. Zij willen die verantwoordelijkheid terug leggen in de organisatie zodat de inkoopafdeling zich kan bezig houden met strategische inkoopprocessen, selecties van leveranciers en met projecten. Zij geven dan de voorkeur aan catalogi. Ook dit strookt met de bevindingen van Klaver (BasWare): "Ondernemingen willen meer grip op hun leveranciers. Het aantal leveranciers kan in de praktijk significant verlaagd worden. Dit kan worden afgedwongen door zoveel mogelijk via raamcontracten in te kopen, om daarmee ook maverick buying uit te bannen. Organisaties willen hun inkoopproces verbeteren en verkorten. Tevens is er de wens om te voldoen aan allerlei interne en externe regels en procedures, bijvoorbeeld IFRS en SOX. CFO's willen meer informatie om beter te kunnen sturen. Inkoopmanagers willen zich liever richten op de strategische inkoop. Voor operationele inkoop hebben ze dan geautomatiseerde tools nodig, die de wensen van zowel de CFO als de Inkoopmanager ondersteunen."

Verantwoording
Aan het onderzoek van INSINC hebben de hoofdverantwoordelijken voor Inkoop (Hoofd Inkoop, Inkoopmanager, Purchasing manager, Chief Purchasing Officer) uit ongeveer 110 organisaties meegedaan. Het ging om organisaties met meer dan 500 medewerkers. Ongeveer 85% van de respondenten heeft de vragen over inkoopsoftware beantwoord, meestal de grotere organisaties. De uitkomsten zijn daarmee nadrukkelijk indicatief voor de situatie op de markt.

Noot voor de pers,

Ingezonden persbericht