Nederlandse Zorgsector kan eenvoudig Eur 300 miljoen per jaar besparen

Met een gemiddelde implementatietijd van 1 maand kan elke zorginstelling starten

ROTTERDAM, 20060412 -- Rotterdam 7 april, 2006 - Onderzoek onder 25 zorginstellingen en ruim 250 leveranciers aan deze sector wijst uit dat de nederlandse zorgsector op eenvoudige wijze ongeveer ¤300 miljoen per jaar kan besparen door echt electronisch te gaan inkopen. Binnen een week kan elke zorginstelling starten met besparen.


Deze opvallende conclusie trekt softwarebedrijf TBlox dat onderzoek heeft gedaan onder onder ruim 25 nederlandse ziekenhuizen en ruim 250 leveranciers aan de zorgsector. TBlox komt tot de conclusie dat een besparing van ruim 16 miljoen Euro aan extra inkoopkortingen en een besparing in de proceskosten bijna 300 miljoen Euro op korte termijn realiseerbaar zijn. Deze procesbesparing is geen echte geld-besparing, omdat er veelal geen mensen ontslagen worden als gevolg van een efficienter proces. "Dat is ook niet nodig", meent Jeroen Volk, operationeel directeur van TBlox, "omdat er over het algemeen meer werk is dan waar er mensen voor zijn, de werknemers kunnen juist activiteiten verrichten die meer toegevoegde waarde hebben voor de zorginstelling, zoals het analyseren van de beschikbare inkoopinformatie waardoor nog beter ingekocht kan worden".

Het is vanaf heden mogelijk voor zorginstellingen om echt electronisch in te kopen in een markt die daar gereed voor is. We staan nog maar aan het begin van een reeks besparingsmogelijkheden, waarbij telkens een win-win-win-win situatie optreedt.

"Leveranciers willen graag extra korting geven, wanneer zij er ook iets voor terug krijgen. In dit geval is dat een echte electronische order.", noemt Vilayat William, commercieel directeur van TBlox. "Wanneer er echt electronisch wordt besteld, betekent dit dat er maximaal gebruik gemaakt wordt van de vele miljoenen investeringen die leveranciers de afgelopen jaren gedaan hebben in hun eigen web-verkoop systemen. Een stuk van de efficiency die deze investeringen oplevert delen leveranciers graag met hun klanten. Voorwaarde is wel dat er maximaal gebruik gemaakt wordt van deze investeringen".

De echte wedstrijd zit meestal in de procesbesparingen en niet in de laatste dubbeltjes of kwartjes korting, hetgeen ook werd bevestigd door de aanwezigen van de eerst TBlox-Academy van 11 april 2006 in Rotterdam.

Wat betekent echt electronisch inkopen in Nijntje-taal in de praktijk?
In de praktijk betekent dit dat een werknemer van een zorginstelling via een inkoopsysteem als TBlox, SAP of Oracle, direct doorgelinkt wordt naar de verkoop-website van de leverancier. Het gevolg is dat een zorginstelling geen tijd meer kwijt is aan het bijhouden van een artikelbestand om producten in te kopen, dit doet de leverancier namelijk in zijn eigen systeem.
Na het winkelen bij deze leverancier wordt niet afgerekend, maar worden de orderregels mee terug genomen naar het eigen inkoopsysteem. Niet iedereen is immers bevoegd om orders bij leveranciers te plaatsen. Na electronische goedkeuring door iemand met deze bevoegdheden, worden de goedgekeurde orders electronisch verzameld.
De laatste stap is voor een inkoopafdeling, die de verzamelde en goedgekeurde orders, wederom electronisch, naar de leverancier stuurt, waarbij de order direct naar het verkoopsysteem van de leverancier wordt gestuurd. Een leverancier hoeft dus niets meer over te typen, hetgeen niet alleen veel werk scheelt, maar ook veel fouten en ergenis over verkeerde en onduidelijke prijzen, producten en aantallen hetgeen met een papieren order vaak het geval is.
Leveranciers zijn bereid om korting te geven wanneer ze echte electronische orders ontvangen, ze hebben niet voor niets miljoenen geinvesteerd in IT infrastructuur

Echt electronisch inkopen kan bij elke zorginstelling binnen 1 maand gerealiseerd worden
Omdat veel leveranciers de afgelopen jaren vele miljoenen hebben geinvesteerd in hun eigen IT infrastructuur, zijn zij in staat om het inkoopproces van zorginstellingen op een efficiente manier te ondersteunen. Hierbij valt niet alleen te denken aan een gebruikersvriendelijke en goedgeorganiseerde catalogus met een goede zoekfunctie, maar ook aan de vele electronische communicatie-stromen die worden ondersteund. "De electronische order is slechts het begin", noemt Jeroen, "electronische orderbevestigingen, leverbonnen en facturen zijn enkele electronische documenten die ons systeem en dat van vele leveranciers ook ondersteunen".

"De afgelopen jaren hebben tijdelijke oplossingen als marktplaatsen het gat opgevuld dat nu door miljoenen investeringen van leveranciers is gedicht"

Een electronische marktplaats (niet te verwarren met marktplaats.nl dat voor particulieren is bedoeld) is een bedrijf dat aan leveranciers in een branche vraagt om haar product-prijs-lijsten aan haar te overhandigen, zodat de marktplaats deze allemaal in een grote electronische bak stopt. Dit is een handmatige oefening; er is dus geen electronische koppeling tussen het web-verkoop systeem van een leverancier en de marktplaats. De marktplaats rekent hier geld voor aan de leverancier.
Aan de andere kant van de marktplaats staan de klanten. Die krijgen tegen betaling toegang tot die grote bak met product-prijsinformatie per leverancier, zodat het voor de klant eenvoudiger is om producten te bestellen. De marktplaats zorgt vervolgens voor het plaatsen van de order bij de leverancier op verzoek van de klant.
Een marktplaats ontvangt dus van twee kanten geld om een dienst te verlenen. Ten tijde van de internet-bubble in 1999-2000 schoten marktplaatsen als paddelstoelen uit de grond. De meeste marktplaatsen hebben het niet overleefd, omdat ze veelal een oplossing hadden voor iets dat geen probleem was. Een aantal marktplaatsen hebben het wel overleeft. Waarom? Omdat ze in het gat sprongen van een niet-transparante markt, een markt waarin het voor klanten niet mogelijk was om op een eenvoudige en efficiente manier over de product-prijs informatie van leveranciers te beschikken. De meeste bedrijven, en dus ook de meeste leveranciers, zijn ten tijde van de internet-bubble ook gaan investeren in een goede IT infrastructuur. Nu, 6-7 jaar en vele miljoenen Euros later, hebben de meeste leveranciers hun web-verkoop systemen op orde en is het dus voor klanten eenvoudig om electronisch toegang te krijgen tot deze data, zonder tussenkomst van een dure marktplaats. Marktplaatsen hebben er dus geen belang bij om het proces transparant en echt efficient te maken, het is lastig om een factuur te sturen voor iets waar je geen toegevoegde waarde hebt gehad. In de nederlandse zorgsector is marktplaats Market4Care actief.

De uitdaging die nog overblijft, is de uitdaging om op een gestructureerde wijze toegang tot de product-prijs informatie van de verschillende leveranciers te krijgen, zonder het overzicht te verliezen. Het antwoord hierop is door softwarebedrijven als TBlox, SAP en Oracle de afgelopen jaren voorbereid. Via de inkoopmodules van deze systemen is het mogelijk om direct en gestructureerd toegang te krijgen tot de verschillende verkoop-webwinkels van de leveranciers, met als gevolg dat er maximaal gebruik gemaakt wordt van de investeringen van de leveranciers (de geavanceerde webwinkels) tegen minimale kosten (geen dure marktplaatsen of andere tussenpersonen).

"De marktplaatsen hebben hun functie gehad en zijn door miljoenen-investeringen van leveranciers samen met slimme inkoopsoftware van bedrijven als TBlox, SAP en Oracle overbodig geworden"

Een eerder onderzoek in september 2005 van softwarebedrijf TBlox onder 50 leveranciers aan de zorgsector toonde aan dat 48% van de leveranciers geheel gereed was om bovengenoemde electronische koppeling te faciliteren. Dit percentage was te laag om in een sluitend en totaal efficient systeem van inkopen met echte electronische orders te voorzien. Om de klanten van TBlox (voornamelijk zorginstellingen en life sciences bedrijven) toch maximaal te laten profiteren van de voordelen van electronisch inkopen, heeft TBlox het afgelopen half jaar alle leveranciers aan de zorgsector die geen of geen geschikte webwinkel hadden (de resterende bovengenoemde 52%) voorzien van een webwinkel. Deze webwinkels kunnen aan de inkoopsystemen van elke willekeuringe aanbieder (TBlox, SAP, Oracle, etc) gekoppeld worden en worden beheerde door de leveranciers zelf.

"Het is vanaf heden mogelijk voor zorginstellingen om echt electronisch in te kopen in een markt die daar gereed voor is."

We staan nog maar aan het begin van een reeks besparingsmogelijkheden, waarbij telkens een win-win-win-win situatie optreedt.
Nu alle leveranciers de mogelijkheid hebben om hun producten via een webwinkel aan te bieden en klanten de mogelijkheid hebben om hier op een efficiente manier gebruik van te maken, is dit nu reden voor een polonaise gevolgd door een tevreden gevoel over onszelf?

Om op deze vraag een antwoord te geven, heeft TBlox de TBlox-Academy opgericht. Elke maand worden beslissers en beleidsbepalers van zowel klanten als leveranciers uit eenzelfde branche en vakgebied uitgenodigd waarbij de tegenpolen aan tafel (klanten en leveranciers) met elkaar kunnen nadenken wat er verder te verbeteren valt. Hierbij natuurlijk niet te stappen in de eerder genoemde internet-bubble-valkuil zodat er geen oplossingen worden bedacht voor zaken die geen probleem zijn.

De kans om in deze valkuil te stappen is beperkt. Een echte electronische order, welke volgt op het electronisch zoeken van producten is immers slechts het beginpunt van het inkoopproces. Enkele stappen die in dit proces volgen zijn het bevestigen van de order, versturen van de goederen, het ontvangen van de goederen, het verplaatsen van goederen in het magazijn, het uitleveren van goederen uit het magazijn, het ontvangen van facturen en het verwerken van alle financiele gevolgen in de administratie van een bedrijf.
Het is geen science fiction, maar de realiteit van elke dag, dat bovengenoemde stappen, waarbij doorgaans veel papier door een bedrijf gaat, geheel op electronische manier mogelijk is. Het gaat wat ver om in dit artikel uit te wijden over de vele electronische vormen waarmee dit mogelijk is, maar om een tipje van de sluier op te lichten, is www.xcbl.org een aardig startpunt. xCBL staat voor "XML Common Business Library", een bibiliotheek met ruim 13.000 gedefinieerde elementen die in een electronisch bericht kunnen zitten dat een leverancier naar een klant stuurt. Middels deze electroische taal is het mogelijk om verschillende bedrijven met verschillende IT systemen toch met elkaar te laten praten en de papierstromen te vervangen door electronische berichten.

Tijdens de eerste TBlox-Academy op 11 april zullen klanten in de zorgsector met leveranciers bespreken wat de huidige stand van het electronisch zakendoen is en wat de wensen voor de korte, middellange en lange termijn zijn. De leveranciers zullen hierbij op 11 april in de meerderheid zijn. Op 9 mei is het thema gelijk, maar zullen de zorginstellingen in de meerderheid zijn.

Stijgen de kosten niet boven de besparingen uit, zoals dat zo vaak het geval is?
Uit het onderzoek kwamen een tweetal stellingen regelmatig naar voren. Inkopers van zorginstellingen die expliciet van mening zijn dat "de leverancier het electronisch inkoop systeem moet betalen" en de leveranciers die aan de andere kant in koor roepen dat "de zorginstelling uiteindelijk de kosten toch betaalt".

Zoals zo vaak zal de eind-klant de rekening wel betalen, en dat zijn we met zijn allen in Nederland. Het is dus zaak dat de kosten zo laag mogelijk zijn en dat er een echte win-win-win-win situatie ontstaat.

De win-win-win-win situatie verdient uitleg, omdat er altijd een verliezer in elk spel is, toch?
De eerste "win" is voor de gebruiker van een zorginstelling die op een eenvoudige en efficiente manier een intern bestelverzoek in kan dienen. Hier is sprake van een "win" wanneer dit makkelijker en sneller gaat dan de traditionele papieren verzoeken of een niet-gebruikersvriendelijk electronisch systeem. De gebruikers zijn namelijk ergens anders voor aangenomen dan bestellingen te doen, en willen hier zo weinig mogelijk tijd aan besteden. Deze "win" is voor de inkoopafdeling, die meer tijd heeft om inkoop-informatie te analyseren en anderzijds meer tijd kan besteden aan het maken van inkoopafspraken etc (de zogenaamde tactische en strategische inkoop activiteiten). Natuurlijk heeft de zorginstelling een voordeel omdat de kosten van het inkopen omlaag gaan, aangevuld met extra kortingen van leveranciers als beloning voor het aanleveren van een echte electronische order. Tenslotte zijn er de procesverbeteringen, die resulteren in meer tijd voor de hoofdactiviteiten (zorg verlenen). In tijden waar alles efficienter moet en meer gedaan moet worden in minder tijd is de eerste winst te halen door minder tijd kwijt te zijn met niet-hoofdactiviteiten.
De tweede "win" is voor de leveranciers. Zij hebben immers niet voor niets miljoenen geinvesteerd in IT infrastructuur en hebben dezelfde uitdaging als elk bedrijf; namelijk meer werk verrichten met minder mensen met maximaal gebruik van IT.
De derde "win" is voor TBlox. Ook TBlox wil natuurlijk graag een boterham verdienen. Echter, door altijd uitsluitend een klant (en dus nooit een leverancier) te laten betalen voor gebruik van de software, via een systeem van abonnementen, met contracten zonder opzegtermijn en met een garantie dat wanneer geen geld verdiend wordt met de software de klant de rekening niet hoeft te betalen, hoopt TBlox een duidelijke statement in software-land te maken dat de software er is om te helpen en te verbeteren. Dus zonder grote investeringen vooraf met een "software-loterij" tot gevolg en zonder lange contracten om ontevreden klanten niet te verliezen.
De vierde "win" is misschien wat opportunistisch, maar toch iets om over na te denken. Een item dat momenteel hoog op de politieke agenda staat is het probleem van de vergrijzing en daarmee twee nationale uitdagingen: een steeds kleiner wordende groep werkende mensen gecombineerd met een steeds groter wordende groep mensen die van hun pensioen gaat genieten met ook een grotere druk op de gezondheidszorg tot gevolg. We weten immers allemaal dat het vanaf nu de komende 15-25 jaar alleen nog maar bergafwaarts gaat met betrekking tot het aantal mensen dat in Nederland de kost moet verdienen voor de mensen die niet werken. Een in de politiek steeds vaker gehoorde optie om de mensen die hun hele leven gewerkt hebben en daarmee de pensioenen en sociale zekerheden van hun oudere medemens betaald hebben tot hun 70e te laten werken, is misschien niet de beste en misschien ook niet de meest sociale. De steeds kleiner wordende groep werkende mensen moet dus steeds meer geld verdienen om Nederland niet failliet te laten gaan. De oplossing zou zijn om gebruik te maken van de technologien die deze baby-boomers zelf hebben ontwikkeld - namelijk de internet-IT. Nog beter is misschien om zo maximaal mogelijk gebruik te gaan maken van alle IT investeringen die de afgelopen jaren zijn gedaan. Extra investeren in de "software-loterij", waarbij grote investeringen noodzakelijk zijn kan immers altijd nog.

Nu is de tijd om te oogsten van de investeringen die de afgelopen jaren zijn gedaan
"Dat zorginstellingen niet met elke wind meewaaien is logisch", aldus Jeroen Volk, "velen gebruiken nog een 30 jaar oud Ziekenhuis Informatie Systeem, dat zeer goed werkt, maar niet zomaar aangepast kan worden". Het is daarom zaak om zorgvuldig naar veranderingen in de markt te kijken en niet met alle winden mee te waaien. Een aantal andere ziekenhuizen zijn overgestapt op systemen als SAP en Oracle. Deze ziekenhuizen kunnen eenvoudiger een directe koppeling maken met de verkoopwebsites van de leveranciers, om de echte electronische orders te genereren.
TBlox-Inkoop biedt naast de inkoopfunctionaliteit ook de mogelijkheid om enkele modules van het Ziekenhuis Informatie Systeem te vervangen. Dit zijn modules die binnenkort ook niet meer ondersteund worden. "Een mooi moment om 2 vliegen in 1 klap te slaan", noemt Vilayat William, "Maximaal gebruik maken van de investeringen van leveranciers samen met gebruikersvriendelijk inkoopsoftware die geld oplevert en een gedeelte van het bestaande informatiesysteem vervangen dat binnenkort niet meer wordt ondersteund"


Een gezond financieel model
TBlox heeft een kosten-opbrengsten model uitgewerkt samen met leveranciers, waarbij de klanten beloond worden door leveranciers voor het plaatsen van echte electronische orders en de bovengenoemde win-win-win-win situatie ontstaat.

Omdat het bij zorginstellingen gaat om grote hoeveelheden transacties, kunnen de kosten per transactie beperkt zijn. De kosten van 0,50 Euro per order voor het gehele proces van orders maken, zijn zeer beperkt te noemen. Het maken van een handmatig bestelverzoek, printen, handtekening eronder van de budgethouder, doorsturen naar de inkoopafdeling en het faxen van verzamelde orderzoeken als inkooporder naar de leverancier kost iets meer dan 0,50 Euro. De extra korting die veel leveranciers direct aan hun klanten geven bedraagt 1,00 Euro per diezelfde echte electronische order. Dit als beloning omdat de leverancier die fax niet over hoeft te typen in het eigen IT systeem.

Dit in tegenstelling tot een marktplaats waar de kosten voor de zorginstelling over het algemeen 1,00 Euro per (niet echte) electronische order bedragen en waarbij de leverancier ook nog eens 1,50 - 2,50 Euro per (niet echte electronische) order moet betalen. In aanvulling hierop zijn de proceskosten voor de leverancier ook nog eens hoog, terwijl deze geheel door de IT systemen worden opgevangen bij echte electronische orders.

In aanvulling hierop bestaat de vuistregel dat elke handmatige order tussen de 50-75 Euro aan proceskosten kost. Een besparing op deze proceskosten is door onderzoeksbureaus als Gartner op 75% becijferd. Hier valt te denken aan een vermindering van het aantal foutfacturen, product- en prijs-fouten en het vervallen van de papierstromen.

Los hiervan bieden systemen als TBlox, SAP en Oracle de mogelijkheid om ook gebruik te maken van aanvullende functionaliteiten als voorraadbeheer en factuur verwerking (zowel geheel electronische facturen als ook gescande papieren facturen). De kosten hiervoor bij TBlox bedragen 0,50 Euro per order.

Over win-win-win-win gesproken.

Over TBlox
TBlox levert online software die het inzicht in de bedrijfsactiviteiten vergroot en de administratieve lasten van de gehele organisatie vermindert. TBlox rekent af met complexe en dure software. TBlox software bestaat uit verschillende modules (Bloxen) die gezamelijk, maar ook los gebruikt kunnen worden. Enkele modules zijn TBlox-Inkoop, TBlox-Tijd, TBlox-Verkoop, TBlox-Onkosten, TBlox-Planning, TBlox-CRM, TBlox-Project Tracking.
TBlox is marktleider in de life-sciences sector, een sector die grotendeels dezelfde leveranciers kent als de zorgsector, maar is ook actief in andere sectoren als dienstverlening, groothandel, detailhandel en automotive. TBlox heeft ruim 250 leveranciers gekoppeld aan de inkoopmodule TBlox-Inkoop.




TBlox BV