Gemeente Kerkrade
22-02-2006
22.02.06: Nieuw systeem contractbeheer
Wethouder Toon Willems van Kerkrade en wethouder Ger Nievelstein van
Landgraaf ondertekenen de overeenkomst. De gemeente Kerkrade en de
gemeente Landgraaf starten beide met een nieuw systeem voor
contractbeheer. Vandaag ondertekenden wethouder Toon Willems van
Kerkrade en wethouder Ger Nievelstein van Landgraaf een overeenkomst
met de leverancier van het nieuwe systeem, Getronics Pink Roccade.
Aanleiding
De gemeente sluit jaarlijks vele contracten af zoals huurcontracten en
contracten voor aan- en verkoop, reïntegratie en automatisering. In de
praktijk blijkt dat het zicht op de vele overeenkomsten te wensen over
laat. Om deze reden is besloten dat contracten centraal moeten worden
opgeslagen en dat er een centraal registratiesysteem moet komen.
Juridisch gemeentebreed contractbeheer
Juridisch gemeentebreed contractbeheer houdt in dat alle contracten
die de gemeente afsluit, zullen worden samengebracht in een centrale
digitale kaartenbak en digitaal opvraagbaar zullen zijn. Het gaat hier
om alle langlopende contracten met een duur van langer dan 6 maanden,
waarbij de gemeente partij is en die rechtsgevolgen en of financiële
consequenties hebben. Enkele voorbeelden zijn huurcontracten,
lease-overeenkomsten en ICT-contracten. Hier vallen ook
garantietermijnen onder. Ook alle inkoopcontracten zullen in deze
databank worden verwerkt.
Proquro
Kerkrade en Landgraaf hebben gekozen voor het systeem `Proquro' van
Getronics Pink Roccade. Het programma biedt tal van mogelijkheden dat
gecoördineerd contractmanagement mogelijk maakt. Het voorziet in zaken
als de registratie van contracten, de registratie van de belangrijkste
contractgegevens, het beheren van contractafspraken, het communiceren
van contractafspraken en het digitaal archiveren van contracten en
gerelateerde documenten.