Kamerbrief inzake stand van zaken Medefinancieringsstelsel - bijlage
VERSLAG Informatiebijeenkomst MFS 26 januari 2006
Op donderdag 26 januari 2006 vindt op het Ministerie van Buitenlandse Zaken een
informatiebijeenkomst over het nieuwe Medefinancieringsstelsel (MFS) plaats, onder
leiding van de heer Rob de Vos, Plaatsvervangend Directeur Generaal Internationale
Samenwerking (plv.DGIS). Na een nadere toelichting vanuit het ministerie over de
uitgangspunten van het MFS is er gelegenheid voor het stellen van vragen.
Professor Hans Opschoor, vice voorzitter van de in oktober 2005 ingestelde
Adviescommissie Beoordeling MFS en de secretaris van de Adviescommissie
hebben vragen beantwoord over het beoordelingstraject. Vanuit het maatschappelijk
middenveld waren circa 80 organisaties vertegenwoordigd (ruim 120 personen).
Uitgangspunten MFS
Het voorbereidingstraject is uitvoerig geweest, waarbinnen velen uit het
maatschappelijk middenveld hebben geparticipeerd. Als resultaat van dit proces is
een aantal kwalitatief goede producten gereedgekomen die tezamen de ruggengraat
vormen van het nieuwe stelsel. Deze documenten zijn recentelijk aan de Tweede
Kamer aangeboden. Het gaat hierbij om de subsidieregeling, het beleidskader,
beoordelingskader en het financieel reglement. Inmiddels is ook het
aanvraagstramien ter beschikking gekomen en gepubliceerd. Naast het MFS zal het
ministerie in 2007 ook in overleg treden met SNV en PSO over de invulling hun
relatie met het ministerie.
Met het nieuwe MFS wordt ingespeeld op de nieuwe tijdgeest met duidelijke en
transparante verantwoordingsprocessen, de Nederlandse burger vraagt in
toenemende mate om een meer heldere verantwoording van de bestede
belastinggelden. Beseft dient te worden dat 15% van de begroting voor
Ontwikkelingssamenwerking wordt besteed aan maatschappelijke organisaties. In
het najaar van 2005 is de Tweede Kamer een resultatenrapportage aangeboden met
betrekking tot het bilaterale kanaal. In de toekomst zal ook het multilaterale- en
particuliere kanaal worden betrokken bij de volgende rapportages.
Centrale kernbegrippen in het MFS zijn: kwaliteit, partnerschappen en
samenwerkingsverbanden, partnerrelaties met het Zuiden, ruimte voor innovatie en
complementariteit. De uitgangspunten van het MFS (beleidskader,
beoordelingskader) zijn uitgebreid in meerdere Algemeen Overleggen aan de orde
geweest. Een Kamermeerderheid is hiermee akkoord gegaan. Over deze
uitgangspunten is dus geen discussie meer mogelijk, vragen om verduidelijking
hierover kan uiteraard wel. Via de MFS - website MFS (www.minbuza.nl/mfs) zullen
binnenkort veel gestelde vragen en de bijbehorende antwoorden worden
opgenomen. Alle voor de aanvraag relevante documenten zijn op dit moment reeds
te raadplegen.
Uit de tot dusver binnengekomen vragen blijken drie aspecten van het MFS
veelvuldig terug te keren:
- de 25% eigen bijdrage te realiseren vanaf 1 januari 2009
- de inrichting van samenwerkingsverbanden
- het financieel reglement
Deze drie elementen zullen allereerst aan de orde komen, waarna in het tweede deel
van deze bijeenkomst door de heer Opschoor een toelichting zal worden gegeven op
---
de werkwijze van de Adviescommissie en de inrichting van het beoordelingstraject en
het aanvraagstramien.
Vanuit het ministerie is het volgende toegelicht naar aanleiding van eerder
binnengekomen vragen.
Eigen bijdrage van 25%
De 25% eigen bijdrage regeling is door de minister ingesteld om het maatschappelijk
middenveld onafhankelijker te maken van BZ/OS - subsidie. De eigen bijdrage dient
te worden aangetoond ten opzichte van alle inkomsten van de organisatie en niet
alleen op de door de organisaties ingediende aanvraag. Via BZ verkregen
subsidiemiddelen die worden verstrekt aan andere organisaties kunnen door de
ontvanger niet worden aangemerkt als `eigen bijdrage'.
Samenwerking
Het MFS wil samenwerking stimuleren en concrete inspanningen hiertoe zullen
positief worden beoordeeld. Samenwerking kan in verschillende vormen worden
uitgevoerd en hoeft daarom ook niet per definitie van financiële aard te zijn:
- Organisaties dienen afzonderlijk een aanvraag in en beschrijven hierin hoe
wordt samengewerkt met andere organisaties (`los verband'); iedere
organisatie rapporteert over zijn aandeel in deze samenwerking in relatie tot
de toegekende subsidie.
- Samenwerken onder één penvoerderschap. Hierbij werken meerdere
organisaties in één aanvraag samen. Eén van de deelnemende organisaties,
met Nederlandse rechtspersoonlijkheid, vraagt subsidie aan. Tussen deze
penvoerder de subsidieaanvrager - en BZ wordt de subsidierelatie
aangegaan, waardoor er sprake is van een één op één relatie in juridische zin.
De penvoerder draagt derhalve de volledige verantwoordelijkheid voor de
verplichtingen die voortvloeien uit de beschikking, zoals het indienen van
rapportages. Hoe de samenwerking onderling tussen de verschillende
partners die deelnemen aan het samenwerkingsverband is een interne
kwestie. De penvoerder is immers aansprakelijk. Onder het MFS wordt per
organisatie één subsidie toegekend; derhalve kan een penvoerder naast de
gezamenlijke aanvraag geen eigen aanvraag meer indienen. Indien de
penvoerder binnen een samenwerkingsverband ervoor kiest een eigen
aanvraag in te dienen dan zal de organisatie de gezamenlijk met andere
organisaties uit te voeren activiteiten dienen te integreren in de eigen
aanvraag.
- Samenwerking onder een aparte rechtspersoonlijkheid: er kan ook gekozen
worden voor een samenwerkingsverband met ten behoeve waarvan een eigen
rechtspersoon. Deze rechtspersoon dient eveneens te voldoen aan alle
voorwaarden en kan een zelfstandige aanvraag indienen. Deelnemende
organisaties in dit samenwerkingsverband kunnen daarnaast een eigen
aanvraag indienen, uiteraard niet voor hetzelfde programma en/of activiteiten.
---
Financieel reglement
Het financieel reglement omvat de beheersregels en richt zich op de financiële
verantwoording. Veranderingen in vergelijking tot de huidige programma's MFP en
TMF betreffen vooral de 25% eigen bijdrage en het afschaffen van de 9% algemene
kosten vergoeding (AKV). Er is gekozen voor afschaffing van dit percentage om
inzicht te krijgen in de koppeling tussen "resultaten" en ''middelen." Per aanvraag kan
zo beter worden beoordeeld of de kosten in verhouding staan tot de resultaten.
Het door Financiën voor het Rijk geïntroduceerde VBTB (van Beleidsbegroting tot
Beleidsverantwoording) is voor DGIS uitgangspunt geweest bij het hanteren van de
verantwoordingsmethodiek op basis van de DRAM en SMART systematiek. Meer
zichtbaarheid van de koppeling tussen doelen en middelen is dus ook een
uitgangspunt voor het MFS.
Vragen en antwoorden
Onderstaand de vragen en antwoorden met betrekking tot bovenstaande punten.
Vraag (PLAN Nederland): een 25% regeling is eveneens van toepassing op het
uitvoeren van activiteiten in Nederland, waarop is dit gebaseerd en waarom moeten
deze activiteiten zichzelf terugverdienen?
Antwoord: Het verschil tussen activiteiten gericht op naamsbekendheid, draagvlak,
educatie en voorlichting is vaak niet eenvoudig aan te geven. Daarom zijn deze
activiteiten in één mand gedaan; hierbij is rekening gehouden met de CBF-norm van
25% over de kosten bij de werving van particuliere fondsen. Het gaat er ook niet om
dat elke activiteit zich individueel voor 25% terugverdient, maar om het totaal aan
activiteiten.
Vraag (HIVOS) omtrent deze "kleine" 25% regeling met betrekking tot activiteiten in
Nederland en kostenposten als educatie, draagvlak en lobby. Hoe kunnen deze
activiteiten zich deels zelffinancieren? Er is geen donateur te vinden die hiervoor
geld ter beschikking wil stellen; de mensen willen dat hun geld in het veld terecht
komt. Zou graag speciale aandacht willen vragen voor dit knelpunt.
n.b. deze vraag krijgt veel bijval vanuit de zaal.
Antwoord: Gerealiseerd wordt dat dit door veel organisaties als een praktisch
probleem en knelpunt wordt ervaren. Het zal onder de aandacht worden gebracht
van de minister.
Vraag (Press Now): Moeten bij het penvoerderschap alle organisaties de organisatie
toets uitvoeren zoals opgenomen in het aanvraagstramien?
Antwoord : Nee, het gaat hier om het beleid en de organisatie van de penvoerder. Bij
de beoordeling zal op dit onderdeel alleen worden gekeken naar de penvoerder, als
waarborg voor de verleende subsidie. Het is aan de penvoerder om de
samenwerking met de andere organisaties te verantwoorden. Het ministerie treedt
niet in de onderlinge relaties binnen het samenwerkingsverband.
Vraag (HOM) : Welke bestaande en nieuwe actoren zijn er in Nederland om mee
samen te werken?
Antwoord: Het MFS wil vernieuwing stimuleren, hetgeen onder andere betekent dat
niet alleen met de traditionele en gebruikelijke actoren wordt samengewerkt, maar
dat naar nieuwe actoren wordt gezocht, zoals bijvoorbeeld actoren het bedrijfsleven.
Het is aan uzelf om dit te motiveren en uit te werken.
---
Vraag (HIVOS) : Wordt de "grote" 25% regeling per programma of organisatie
gehanteerd en betekent dit dat er bij samenwerking tussen organisaties geld van een
andere organisatie bij de samenwerking worden opgeteld? Het zal het ministerie niet
verbazen dat ook samenwerking wordt gezocht tussen organisaties om aan dit
criterium te kunnen voldoen.
Antwoord : Het gaat om een 25% eigen bijdrage van de indienende organisatie. Bij
samenwerkingsverbanden onder één penvoerder gaat het er om wat op de rekening
van de penvoerder staat. Bij de penvoerdersconstructie is de juridische partij de
penvoerder en daar gelden dus alle voorwaarden voor.
Vraag (Woord en Daad) : Mag bij een penvoerderschap het door de penvoerder
ontvangen geld direct worden overgemaakt naar de andere partners zodat zij zelf het
geld kunnen overmaken naar hun zuidelijke partners?
Antwoord : Ja dat is mogelijk. Het ministerie treedt niet in de wijze waarop binnen het
samenwerkingsverband de onderlinge verantwoordelijkheden zijn verdeeld.
Vraag (HOM) : Zijn er ook inhoudelijke relaties mogelijk? Er wordt vooral gesproken
over financiële relaties? En als de organisatie financiering ontvangt van een andere
organisatie wie moet dan de 25% realiseren?
Antwoord: Het MFS wil samenwerking bevorderen en dat betekent juist dat er niet
altijd geld aan te pas komt. Het is daarom belangrijk dat de aangegane relaties,
samenwerking en partnerschappen zo helder mogelijk worden beschreven in de
aanvraag. Wanneer de meerwaarde goed voren komt betekent bij wijze van spreken
extra punten in de score. De 25% eigen bijdrage dient te worden gerealiseerd door
elke aanvrager van de MFS-subsidie.
Vraag (Waste) : Met betrekking tot het beheersmodel : in hoeverre heeft de
accountant daar aan het eind van het jaar een rol in? Zijn er bepaalde verplichtingen
waaraan moet worden voldaan? Is een accountantsverklaring vanuit partnerlanden
nodig en zijn er verdere verplichtingen?
Antwoord : Bij samenwerkingsverbanden is het de penvoerder die rapporteert. Het
gaat erom dat de organisaties in hun aanvraag beschrijven hoe hun financiële relatie
met hun zuidelijke partners is ingebed. Er hoeft niet een accountantsverklaring vanuit
het Zuiden te worden overlegd voor elke partner. Wel is het zo dat de aanvragende
organisatie die partners in het Zuiden financiert, moet beschrijven hoe de onderlinge
financiële verantwoording wordt geregeld conform het gestelde in het financieel
reglement.
Tenslotte zijn voor afsluiting van het eerste deel van de bijeenkomst nog enkele
vragen ten aanzien van andere, meer algemene onderwerpen gesteld.
Vraag (HOM) De Millennium Development Goals worden bij het thema
mensenrechten niet als leidraad gekozen, wat dient hier wel als referentiekader en
hoe wordt dat gewogen?
Antwoord : Een rechtenbenadering is belangrijk, deze wordt ook door het ministerie
gehanteerd binnen de bilaterale samenwerking. Leidend hierin is het academisch
werk van de Wereldbank, opgesteld door Daniël Kaufmann. Hij heeft een groot
aantal indicatoren ontwikkeld over de effectiviteit van hulpmiddelen in relatie tot
mensenrechten en goed bestuur. Hierbij wordt de link gelegd tussen de effectiviteit
4
van de hulpinspanningen en de vooruitgang die wordt geboekt. Dat is een goed
handvat.
Vraag (Sharenet) : Er heerst verwarring of er gewoon MFS subsidie moet worden
aangevraagd of dat er een overgangssubsidie mogelijk is nadat de TMF-subsidie
afloopt.
Antwoord : Er zijn geen tussentijdse rondes gedurende de periode 2007-2010, dus
alle organisaties waarvan de TMF - subsidie tussentijds afloopt kunnen een
subsidieaanvraag indienen voor de periode na afloop van hun subsidie tot en met
2010. Dat is dus in sommige gevallen voor 2 jaar. Ook dergelijke aanvragen moeten
uiterlijk 22 april 2006 ingediend zijn. De organisatie kan deze aanvraag inhoudelijk
formuleren zijnde een verlenging van de huidige TMF subsidie. Het is echter ook
mogelijk om totaal ander voorstel, gericht op andere activiteiten in te dienen.
Vraag (KNCV) : Hoe passen de meer specifiek thematische organisaties in het MFS?
De indruk bestaat dat sterk gefocused wordt op de hoofdlijnen van het Nederlandse
OS-beleid? Wat kunnen wij verwachten?
Antwoord : Uitgaande van de relevante themaparagraaf past het KNCV binnen de
kaders met focus op TBC, malaria en HIV/Aids. De thematische kaders staan vast en
zijn opgenomen in de annex bij het beleidskader. Sommige organisaties zullen beter
dan anderen passen bij de geldende thematische focus.
Vraag (KNCV) : Hoe kunnen organisaties bijdragen aan de resultatenverantwoording
van het ministerie aan de Tweede Kamer?
Antwoord : In de toekomst zal naast het bilaterale kanaal ook vanuit het particuliere
kanaal worden gerapporteerd over de behaalde resultaten. Hoe dit zal worden
opgepakt is nog niet besproken. Nader overleg zal plaatsvinden. Ten behoeve van
de MDG rapportage wordt reeds overleg gevoerd met vertegenwoordigingen vanuit
het maatschappelijk middenveld.
---
Beoordelingstraject
De vice-voorzitter van de Adviescommissie MFS, Hans Opschoor geeft een inleiding
over het beoordelingstraject.
In oktober 2005 heeft de Adviescommissie MFS opdracht gekregen tot het uitwerken
van het beleidskader. Dit heeft in overleg met het veld plaatsgevonden, na
terugkoppeling zijn de definitieve kaders voor beoordeling vastgesteld. Het
aanvraagstramien is een operationalisering van het beoordelingskader. Een
uitgewerkt voorbeeld van een fictieve organisatie is tevens op de MFS-website te
vinden.
De kwaliteit van het voorstel en van de organisatie zijn belangrijk en moeten gezien
worden als randvoorwaarden voor subsidiëring. Complementariteit, partnerschap en
innovatie zijn tevens belangrijke elementen. Waarbij de Commissie zich terdege
realiseert dat innovatie een moeilijk meetbaar aspect is. Wat je gaat meten moet je
kunnen terugvertalen naar de doelstelling. Dit is in het aanvraagstramien
doorgevoerd.
Uitgangspunt van het beoordelingskader en dus ook van het aanvraagstramien is de
ketenbenadering; deze is gericht op de vaststelling van het bereik. Het gaat erom dat
de resultaten in de keten zichtbaar worden; welke doelgroepen zijn bereikt en wat zij
kunnen zij hiermee doen. Niet alles is kwantificeerbaar, er moeten dan ook geen
getallen worden genoemd waar dat niet kan. Er moet zoveel mogelijk worden
geobjectiveerd; naast harde data tellen plausibiliteitaspecten ook mee.
Het aanvraagstramien is een `one size fits all'-stramien voor zowel kleine als grote
organisaties, als logisch gevolg van het ineenschuiven van de programma's TMF en
MFP. Dit kan voor TMF-organisaties complex zijn en voor de MFO's overkomen als
een keurslijf.
Speciaal voor nieuwkomers wordt er binnen MFS een apart window gereserveerd,
waarvoor in totaal 40 miljoen beschikbaar is (10 miljoen per jaar). Omdat deze
nieuwkomers niet langs dezelfde meetlat gelegd kunnen worden als het bestaande
veld, telt het ontbreken van een track record niet mee. Ze moeten daarentegen wel
aantonen dat zij daadwerkelijk iets aan het huidige veld toevoegen vanuit de
doelstelling innovatie.
Het aanvraagstramien bestaat, naast de drempelcriteria, uit twee delen: een
voorsteltoets en een organisatietoets. Omdat de nadruk op de inhoud van het
voorstel ligt, weegt de voorsteltoets twee keer zo zwaar mee in de beoordeling als de
organisatietoets. Voor de organisatietoets moet wel een minimum worden gehaald.
Hierbij geldt het track record als het belangrijkste element. In de voorsteltoets ligt de
nadruk op doelmatigheid, de verwachte meerwaarde van de vernieuwende
elementen, samenwerkingsrelaties en de inzet op innovatie. Complementariteit is
door het ministerie open en toegankelijk ingevuld, er wordt geen rigide opvatting
gehanteerd. Wel wordt verwacht dat er omtrent complementariteit duidelijk
beargumenteerde keuzes worden gemaakt.
6
Vragen en antwoorden
Onderstaand de vragen en antwoorden met betrekking tot het aanvraagstramien. De
vragen zijn door de Adviescommissie respectievelijk het ministerie beantwoord.
Vraag (Press Now): In het stramien onder punt 3a op pagina 10 van het
aanvraagstramien staat een vraag over de `vertegenwoordiging van de zuidelijke
partners in het dagelijk bestuur van de organisaties.' Dit punt is ook eerder in de
gesprekken over het beoordelingskader tussen de Adviescommissie en het
maatschappelijk middenveld aan de orde geweest. Daarbij is vanuit het veld naar
voren gebracht dat het opnemen van partners in het eigen bestuur zou kunnen leiden
tot belangenverstrengeling omdat partners dan gaan beslissen over middelen aan
partners worden toegekend. Vervolgens is ook naar voren gebracht dat dit in strijd is
met de CBF criteria. Naar aanleiding van dit gesprek is door de Commissie
toegezegd dat dit punt niet zou terugkeren.
Antwoord : Het CBF is hier zeer duidelijk over. Daar wordt gesteld dat die partners
waarmee u een financiële relatie heeft niet meer dan voor 1/3 in uw bestuur
vertegenwoordigd kunnen zijn of zeggenschap kunnen hebben over het bestuur. In
het overleg met het veld is ook gezegd "als wij het hebben over zuidelijke partners wil
dat niet zeggen dat u automatisch daarmee ook een financiële relatie heeft". Wat er
in het beoordelingskader is gehanteerd richt zich op de structurele invloed van de
partners waarmee u werkt. Dat wil de Commissie graag weten. Maar er is geen norm
die wordt opgelegd.
Vraag (Press Now) : Op pagina 22 van het aanvraagstramien wordt gesproken over
annex 6 `'subsidievoorstel programma'. Is dit de aanvraag zelf?
Antwoord : Het stramien is een vertaling van het beoordelingskader en gaat uit van
de informatie die de Adviescommissie nodig heeft om de beoordeling te kunnen
maken. Het kan zijn dat een organisatie al een programma heeft uitgeschreven waar
alle relevantie informatie in is opgenomen. Indien dit zo is dan kan dit worden
bijgevoegd en kan ernaar worden verwezen. Het betekent echter niet dat het
verplicht is om apart een dergelijk programma te schrijven als het niet voor handen
is. Geprobeerd is in het aanvraagstramien de essentiële informatie te identificeren
die nodig is om alle voorstellen op een eenduidige manier te kunnen beoordelen.
Vraag (Save the Children) : Is er een maximum ten aanzien van het aantal pagina's
van de aanvraag?.
Antwoord : Er geldt geen maximum of een minimum. Elke organisatie is immers
verschillend, door een maximum aan te geven kunnen bepaalde organisaties worden
benadeeld, dan zou het als keurslijf worden gehanteerd. In de toelichting op het
aanvraagstramien is aangegeven dat de antwoorden de hoofdlijnen moeten
bevatten, waarbij verwezen kan worden naar het uitgewerkte programma als dit
aanwezig is. Eventuele verwijzingen dienen helder te zijn (titel document, relevante
pagina's) om te kunnen worden meegenomen. Wanneer een organisatie bijvoorbeeld
een beleidsnotitie heeft over het partnerbeleid dan is het logisch dat deze notitie het
uitgangspunt vormt voor de beantwoording.
7
Vraag (Save the Children) : Is er een vuistregel of iets dergelijks hoeveel procent van
het programma aan monitoring mag worden besteed?
Antwoord : De AKV is afgeschaft omdat zichtbaarder dan voorheen moet worden
gemaakt hoe de link wordt gelegd tussen de beoogde resultaten en de middelen.
Monitoring is van belang om de voortgang van de activiteiten te bewaken, hetgeen
betekent dat een goed monitoringsbeleid de nodige middelen kost. Maar er wordt
vanuit het ministerie niet voorgeschreven welk percentage hieraan besteed mag
worden. De middelen die hiervoor worden gereserveerd moeten de organisaties zelf
onderbouwen en verantwoorden. Een vuistregel stellen is niet goed mogelijk omdat
binnen MFS uiteenlopende organisaties zullen gaan indienen: de grootte van de
organisatie, het type activiteiten, de interventiestrategieën die worden toegepast zijn
factoren die per organisatie verschillen.
Vanuit het ministerie is niet vaak geconstateerd dat er teveel aandacht aan
monitoring wordt besteed. Uit de OESO-DAC rapportages blijkt dat Nederland op het
gebied van monitoring en evaluatie er slecht uitkomt. Nederland heeft veel middelen,
veel mensen houden zich bezig met diverse thema's maar we volgen onvoldoende
de voortgang. Wij willen deze systemen graag beter ontwikkelen en moedigen MFS
aanvragers aan dit ook te doen. Het ministerie pleit er natuurlijk niet voor dat achter
elke interventie een compleet team van 5 tot 10 personen wordt ingezet t.b.v. de
monitoring.
Vraag (ICCO ): De eisen die voor het MFS worden gesteld waar het gaat om
resultaten en de zichtbaarheid hiervan zijn anders dan in de afgelopen periode. We
worden nu gevraagd het track record op te schrijven volgens de normen die naar de
toekomst gelden en niet volgens de normen die eerder golden. Dat dwingt ons zo
ongeveer om alles dat we de afgelopen drie jaar hebben gedaan opnieuw te moeten
doen. Is dat de bedoeling van de Commissie?
Antwoord : Wat de Commissie heeft gedaan is het track record operationaliseren. De
Commissie is geïnteresseerd in : een organisatie heeft financiering gekregen en
daarmee is een aantal zaken met de partners ondernomen en die partners hebben
daardoor capaciteiten ontwikkeld. Kennis, geld en informatie is overgedragen en die
partners hebben daarmee activiteiten ontwikkeld. De partners hebben vervolgens
een doelgroep bereikt waardoor zij hun capaciteiten hebben kunnen versterken.
Is die doelgroep er nu echt beter op geworden? Dit is het ketenperspectief dat de
Commissie heeft geïntroduceerd en dit is doorvertaald naar het track record. Wij
willen weten wat er met de mensen is gebeurd waarmee de MFS - organisatie
samenwerkt en waarop de activiteiten zijn gericht. Het kan zijn dat de informatie
anders gegroepeerd moet worden, hier en daar bijgesteld. Maar het zal niet nodig
zijn om alles helemaal opnieuw te doen. Wel zal elke organisatie moeten bezien
welke informatie waarover u reeds beschikt voor deze aanvraag relevant is. Met een
goed track record profileert een organisatie zich goed. Het kan echter niet
neerkomen op een 1 op 1 knip-en-plak vanuit de monitoringsverslagen, er zal een
vertaalslag moeten worden gemaakt.
---
Vraag (AMREF) : Wij zijn een jonge organisatie en willen iets weten over de
drempelcriteria. Er is aangegeven dat je in minimaal 2 landen werkzaam moet zijn.
Kun je met 1 land beginnen die valt onder de DAC 1 lijst en je programma dan verder
uitbouwen naar tweede land en later zelfs naar meerdere landen? Wij overwegen nu
een voorstel voor Somalië in te dienen maar de aansturing hiervan zal plaatsvinden
vanuit Kenia.
Antwoord : De nieuwe DAC lijst is onlangs beschikbaar gekomen en gaat niet meer
uit van een onderscheid tussen DAC 1 en DAC 2. Alle activiteiten in landen die op de
nieuwe lijst voorkomen komen in aanmerking voor financiering. U kunt de lijst
raadplegen via de website van de OESO en u kunt hiernaar ook doorklikken via de
MFS - website.
Wat betreft de uitvoering van de voorgestelde activiteiten, deze dienen inderdaad in
meer dan één land plaats te vinden. Het kan zijn dat een organisatie op dit moment
alleen beschikt over een track record m.b.t. één land, maar de MFS aanvraag zal
betrekking moeten hebben op meerdere landen. Zowel Somalië als Kenia staat op
de nieuwe DAC lijst.
Vraag (NIZA) : Op pagina 10 wordt verwezen naar Jaarplan 2005 en in de bijlage
wordt verwezen naar Jaarplan 2006. Graag helderheid hierover.
Antwoord: Het indienen van het jaarplan 2006 geldt alleen voor de grote aanvragen.
Vraag (NIZA) : Onder partnerbeleid wordt in het aanvraagstramien gevraagd naar
institutionele capaciteit. Als je het hebt over capaciteitsversterking dan kan dit gaan
over verschillende niveaus en daar is verder in het beoordelingskader niets over
terug te vinden. Wel is door de Commissie aangegeven dat het hier niet gaat om
bijvoorbeeld thematische capaciteitsopbouw maar institutionele capaciteitsopbouw.
Hoe wordt dit gedefinieerd?
Antwoord : De Commissie heeft een vorm moeten vinden ten behoeve van het
aanvraagstramien voor die organisaties die meerdere programma's hebben en
organisaties die er maar één hebben. Het risico bestond dat op verschillende
plaatsen naar dezelfde informatie zou worden gevraagd. Daarom is de aanvullende
opmerking opgenomen, om het onderscheid aan te geven. In het eerste deel dient te
worden aangegeven wat de MFS organisatie doet aan het versterken en
ondersteunen van de institutionele capaciteiten van de partnerorganisaties: de
capaciteiten die de organisatie nodig heeft om als instituut goed te kunnen
functioneren, het versterken van de organisaties en de rol die zij spelen in de eigen
samenleving. Dit moet worden losgekoppeld van de meer praktische
capaciteitsversterking die in het programma zit ingebouwd. Dat dient namelijk te
worden uitgelegd bij het onderdeel "de logica van het programma."
Aanvullende vraag (NIZA) : U bedoelt dus met de meer gewone capaciteitsopbouw
`human recourses development' en `organisational development' en met institutionele
capaciteitsopbouw het functioneren van de organisatie binnen hun samenleving, hun
netwerken met andere organisaties, eventueel lobby capaciteiteiten richting hun
overheid?
Antwoord : met institutionele capaciteit wordt vooral gedoeld op de capaciteit die de
organisatie als instituut nodig heeft. Dat is iets anders dan de meer technische
capaciteit die nodig is om de activiteiten op zich goed uit te kunnen voeren.
---
Vraag (PWC) : Wat wordt er gevraagd ten aanzien van het accountantswaarmerk.
Komt er bijvoorbeeld een protocol?
Antwoord : Inderdaad, er komt een protocol over waarover in februari nog nader
overleg plaatsvindt. Wanneer de beslissingen ten aanzien van de subsidietoekenning
worden bekendgemaakt dan zal dit als bijlage worden toegevoegd.
Vraag (Zeister Zendingsgenootschap) :er wordt onderscheid gemaakt tussen
organisaties die al eerder geld toegekend hebben gekregen van DGIS en een
duidelijk track record hebben en de `jonge honden'. Nu is er nog een 3e categorie
waar het ZZG onder valt : wij bestaan al 200 jaar, we zijn ook niet erg innovatie
gericht want we hebben juist alle modegrillen overleefd. Hoe worden dergelijke
organisaties beoordeeld? Wij hebben een duidelijk track record maar dat is altijd met
eigen middelen geweest.
Antwoord : U kunt als organisatie heel goed een track record presenteren gebaseerd
op uw eigen middelen dat gerelateerd is aan datgene wat u wilt gaan doen. U geeft
zelf aan niet te passen in de categorie "jonge honden", maar wel een nieuwe
organisatie die voor het eerst subsidie wil aanvragen. U zult dan aan dezelfde eisen
als alle anderen moeten voldoen om subsidie te verkrijgen.
Vraag (Dokters van de Wereld) : Komen het beoordelingskader en het
aanvraagstramien ook in het Engels beschikbaar?
Antwoord : Alleen het beleidskader zal in het Engels beschikbaar komen, op dit
moment wordt het vertaald. Het MFS is bestemd voor Nederlandse organisaties en
wij gaan ervan uit dat er voldoende mensen werkzaam zijn binnen deze organisaties
die het Nederlands beheersen. Uiteraard is het toegestaan de aanvraag in het
Engels op te stellen.
Vraag (Dokters van de Wereld) : Wij hebben momenteel een TMF-subsidie t/m 2008.
Dus wij moeten alleen voor 2009 en 2010 aanvragen. Kan ik er vanuit gaan dat als
het moment daar is wanneer 2009 begint om een voorstel dat wij nu gaan
indienen aangepast kan worden? Inhoudelijk, maar met hetzelfde budget.
Antwoord : Dit jaar moet de aanvraag worden ingediend voor de periode 2009-2010.
Na goedkeuring zal het jaarplan worden besproken met de betreffende themadirectie
binnen DGIS. Dit betekent dat in het jaarplan 2009 kan worden aangegeven dat het
voorstel op basis van gewijzigde omstandigheden en/of laatste ontwikkelingen
noodzakelijkerwijs moet worden aangepast. Die aanpassingen dienen wel in het
verlengde van het reeds goedgekeurde voorstel te liggen. Als het gaat om geheel
nieuwe ideeën, kan niet op voorhand toestemming worden verleend.
Vraag (Nederlands Helsinki Comité) : We willen gaan samenwerken met een Britse
organisatie en met hen een voorstel indienen. Is dit mogelijk en zo ja, krijgen wij dan
ook geld voor de door hen te maken kosten?
Antwoord : Het gaat er om dat het uw aanvraag is waarvoor subsidie wordt gevraagd.
Een aanvraag met activiteiten waarvoor u de verantwoordelijkheid neemt. Wanneer u
daarbij een soort onderaannemer heeft die voor u deels activiteiten uitvoert dan mag
dat ook een buitenlandse organisatie zijn.
Vraag (Nederlands Helsinki Comité) : Wij hebben een TMF subsidie lopend tot en
met 2010 en willen graag daarnaast nog een ander voorstel indienen.
10
Antwoord : Dat kan helaas niet, er is maar één subsidie tegelijkertijd over dezelfde
periode mogelijk.
Vraag (CILC) :eerst een opmerking: Veel organisaties werken niet vanuit een
financiële relatie met partners. Dit wil ik graag ook aan de beoordelingscommissie
doorgeven omdat het risico bestaat dat wij worden gezien als doorgevers van geld
aan partners in het zuiden. Mijn vraag is "spelen we straks voor alles of niets" of kan
het zijn dat bepaalde onderdelen gefinancierd gaan worden en andere delen niet?
Antwoord : Gekeken wordt naar de aanvraag in zijn totaliteit. Het is dus niet zo dat de
Commissie zegt onderdeel A wel en onderdeel B niet om op die manier te proberen
het gemiddelde scoringspercentage dat dan resteert op te krikken. Het kan echter
wel zo zijn dat een lager bedrag wordt toegekend vanwege allerlei redenen:
financieel maar ook inhoudelijk.
Allereerst wordt de totale beoordeling uitgevoerd, vooral ook de organisatie analyse
die dient voldoende te zijn om überhaupt voor financiering in aanmerking te kunnen
komen. Daarnaast is er de voorstel toets waarbij wordt gekeken naar de
programma's die u als organisatie wil gaan uitvoeren. Daarbij kan het inderdaad zo
zijn dat het ene onderdeel beter scoort dan het andere. Bij de totale beoordeling
wordt gekeken naar al deze aspecten maar het eerste uitgangspunt is de hele score
ten aanzien van het presteren van de organisatie. En dan komt ook aan de orde :
hoe staat het met de aangevraagde middelen, is er sprake van overvraging. Als er in
totaal door alle organisaties meer wordt aangevraagd dan er beschikbaar is, dan
komt het moeten korten om de hoek kijken.
Aanvullende vraag (CILC): Stel een organisatie vraagt 10 miljoen aan, de aanvraag
wordt als goed beoordeeld maar er kan minder worden toegekend vanwege een
schaarste aan middelen. Dient de organisatie dan de kaasschaafmethode te
hanteren?
De Commissie zal een cijfer gegeven voor het totale programma en dat is bepalend
voor de toekenning. Ik heb begrepen dat er in het verleden bij dit soort gevallen met
een herziening kon worden gekomen binnen een bepaalde periode. Het is goed
mogelijk een dergelijke methode toe te passen.
Aanvullende vraag (CILC): een organisatie heeft meerdere programma's die allemaal
in aanmerking zouden komen voor volledige subsidiering, maar dit is niet mogelijk
vanwege de beschikbare fondsen. Gaat de Commissie dan bepalen op welke
programma's er wordt gekort of is dit aan de organisaties?
De Commissie heeft nog niet onder ogen gezien hoe concreet om te gaan met het
korten van aanvragen in het geval van overvraging. De Commissie zal dit op korte
termijn bepalen na intern overleg.
Vraag (HOM): Indien een organisatie regionaal werkt, maar niet alle landen staan op
de DAC lijst, moet het programma dan worden opgeknipt?
Antwoord : De huidige DAC lijst is zoals aangegeven zeer uitgebreid, landen die hier
niet op staan kunnen niet worden opgenomen in de subsidieaanvraag. Vanuit de
eigen bijdrage kunnen dergelijke activiteiten gewoon gefinancierd worden.
Vraag (Sharenet) : Wij zijn een Nederlandse netwerkorganisatie, onze huidige TMF
subsidie loopt af eind 2006. Onze organisatie doet aan kennis en
---
deskundigheidsbevordering onder leden en dat zijn ontwikkelingsorganisaties in
Nederland die in het Zuiden werken. Wat zijn onze kansen bij een MFS aanvraag?
Antwoord : Uiteraard kan er vandaag niets worden gezegd over kansen van
aanvragen. Het uitgangspunt van het MFS is capaciteitsopbouw van de partners in
het Zuiden. Dat is de hoofddoelstelling van de financiering van de organisaties. Dat
betekent dat er bij de beoordeling veel punten in dit kader zijn te vergeven.
Vraag : Wordt de huidige in uitvoering zijnde TMF-evaluatie meegenomen bij de
beoordeling? En zo ja, op welke wijze?
Antwoord : De uitkomsten van de TMF evaluatie komen voor het ministerie te laat
beschikbaar. De doelstelling was om de resultaten beschikbaar te hebben als input
voor het beoordelingskader alsmede voor de Adviescommissie. Dat is niet gelukt.
Het is echter wel goed om terug te kijken in het kader de verantwoording. De
hoofdlijnen die uit deze evaluatie naar voren komen zullen aan de Commissie
worden meegegeven als inspiratie voor het beoordelingstraject. Maar het is niet zo
dat de resultaten van individuele organisaties zo is de TMF evaluatie ook nooit
bedoeld mee gaan wegen bij het beoordelingsproces van de nieuwe aanvraag.
Tenzij een organisatie het zelf als track record wil meenemen.
Vraag (NCIV) : Wat de verplichte bijlagen aan Jaarverslagen en Jaarrekeningen over
de afgelopen twee jaar betreft : kan worden volstaan met deze documenten over
2003 en 2004 omdat wij over 2005 nog niet klaar kunnen hebben op 22 april?
Antwoord : Ja, dit is mogelijk.
Vraag (Free Voice): Wat gebeurt er met een organisatie die als grote organisatie
indient maar net niet voldoet aan de zwaardere criteria? En wat gebeurt er als gekort
gaat worden als gevolg van onvoldoende middelen en we op een lager totaalbedrag
gaan uitkomen?
Antwoord : Wanneer een organisatie een grote aanvraag indient wordt deze
beoordeeld als zodanig. Elke organisatie dient van tevoren voor zichzelf te bepalen
of men voldoet aan de criteria. Daarop zal worden beoordeeld, de competitie wordt
aangegaan in die categorie. Of de aanvraag gehonoreerd gaat worden hangt geheel
af van de kwaliteit.
Vraag (Stichting Vluchteling) : Wat `needs assessments' betreft : Onze organisatie is
werkzaam in post conflict gebieden. Hierdoor is het moeilijk van tevoren de
omstandigheden en de activiteiten in te schatten. Is het toegestaan om een needs
assessment uit te voeren en deze mee te nemen in de aan te vragen doorlopende
subsidie?.
Antwoord : Een eventuele uit te voeren needs assessment zal voor eigen rekening
komen. De aanvraag moet worden ingediend op basis van wat de organisatie op dit
moment weet en daarop zal worden beoordeeld.
Vraag (HOM) : Er wordt vooral gesproken over financiële relaties terwijl er al eerder
is aangegeven dat er verschillende soorten relaties mogelijk zijn. Hoe beoordeelt de
Commissie de meer strategische en inhoudelijke partnerschappen?
Antwoord : Er zijn vele redenen om met organisaties samenwerken. Een financiële
relatie waarbij activiteiten van een partnerorganisatie worden ondersteund is er een
van. Maar er zijn inderdaad vele andere relaties mogelijk. Dit kan allemaal worden
12
uitgelegd in de aanvraag. Maak duidelijk hoe de partners waarmee wordt gewerkt
een structurele invloed kunnen hebben op uw beleid.
Aanvullende vraag (HOM): hoe gaan wij hierbij om met vragen naar transacties e.d.,
zoals die in het aanvraagstramien terugkomen? Als hier punten voor gegeven
worden is dat nadelig voor organisaties als het HOM.
Antwoord : Partnerschappen zijn een veel breder begrip dan financiële relaties. In het
aanvraagstramien is zelfs een hele paragraaf over partnerschappen opgenomen
waar dit naar voren komt.
Vraag (Save the Children ) : Waar is er ruimte in het aanvraagstramien om in te gaan
op het lerend vermogen in de keten? Ik zie daar wel ruimte voor in de Organisatie-
toets maar dat gaat over het heden en het recente verleden.
Bij de voorbereidende gesprekken tussen de minister en de Commissie is er voor het
lerend vermogen, vernieuwing en innovatie veel aandacht geweest. De Commissie is
met name geïnteresseerd in hoe de organisaties dit nu doen en hoe het lerend
vermogen is geïnstitutionaliseerd. Relevante zaken in de toekomst komen aan de
orde bijvoorbeeld in het partnerbeleid en bij innovatieve elementen.
Vraag (Save the Children) : graag verduidelijking over paragraaf 1 "consistentie van
de strategische keuzes" waar het gaat om de meerjarige planning op organisatie
niveau. Save the Children werkt op meerdere thema's in meerdere regio's. In onze
MFS aanvraag willen we 1 thema in 1 regio onderbrengen. Is het de bedoeling dat
wij onder paragraaf 1 toch in die tabel al onze programma's en de verschillende
thema's in samenhang ga presenteren? En dat ik op pagina 16 onder programma A
het MFS programma onderbreng? Of moet ik mij op pagina 1 alleen maar richten op
mijn MFS-thema?
Antword : Bij paragraaf 1 gaat het inderdaad om het bredere verhaal en vervolgens
dient te worden ingezoomd op de programma's waarvoor financiering wordt
aangevraagd.
Vraag (Plan Nederland) : Er wordt gevraagd naar beschikbare externe evaluaties.
Welke bedoelt u? Als Plan Nederland hebben wij de laatste jaren er heel wat
uitgevoerd voor ons eigen programma.
Antwoord : Het gaat om de meest recente, relevante evaluaties. Indien u verwijst in
uw aanvraag naar evaluaties stuur deze dan ook als annex mee. Vooral grotere
organisaties beschikken over meerdere evaluaties, maak een realistische keus.
Vraag (Plan Nederland). Kunt u de DRAM systematiek verduidelijken?
Antwoord : Doelen, Resultaten, Activiteiten en Middelen betekent DRAM.
De Adviescommissie heeft het als volgt toegepast. In onderdeel 4 dient de logica van
het programma te worden toegelicht. Dat betekent dat de resultaten worden
uitgesplitst op het niveau `output': wat doet de MFS organisatie met de partners en
welke capaciteiten ontwikkelen de partners hierdoor. `Outcome' verderop in de keten
richt zich op de vraag: welke capaciteiten gaat de doelgroep ontwikkelen. Dat is
namelijk niet hetzelfde. Kijk ook naar het gegeven voorbeeld op de website: de
doelgroep wordt beroepsmatig opgeleid. Dit zal de MFS organisatie niet zelf doen, dit
is aan de partners. De MFS organisatie richt zich meer op het ondersteunen van de
partnerorganisaties bij het ontwikkelen van de cursussen.
13
In de DRAM paragraaf gaat de Commissie de beoogde resultaten op verschillende
niveaus bekijken en de link naar met de te ondernemen activiteiten. De MFS
organisaties worden verzocht uit te werken welke middelen horen bij de door de
ketenpartners uit te voeren activiteiten. Dus zowel `output' als `outcome' moet DRAM
worden uitgewerkt. Dit is de toepassing van de ketenbenadering op een serie
actoren.
Afsluiting
De bijeenkomst wordt door de voorzitter afgesloten met het benadrukken van de
volgende punten:
- Over de methodiek voor het korten van de aanvragen in geval van overvraging
zal nadere informatie op de website worden geplaatst nadat de Commissie dit
punt heeft uitgewerkt.
- Er is kennelijk nog enige onduidelijkheid over de te volgen DRAM-systematiek
en de begrippen input/output en outcome/effect. Ook hier zal op de website
nader worden ingegaan.
- Capaciteitsontwikkeling en institutionele opbouw is de essentie van
ontwikkelingssamenwerking. Over de invulling hiervan is een dialoog met het
maatschappelijk middenveld gewenst.
- De uiterste indieningtermijn voor MFS-aanvragen is 22 april 2006 en dit geldt
voor alle aanvragen.
14
---- --
Ministerie van Buitenlandse Zaken