PERSBERICHT / ARTIKEL
GBNED, 29 september 2005
SAP Business One - Kleintje SAP nog niet het predikaat "volwassen"
SAP doet menig ondernemer denken aan software voor grote ondernemingen. En dat klopt feitelijk ook. Onder de naam "mySAP Business Suite" worden totaaloplossingen aangeboden voor grote organisaties. Onder de naam "mySAP All-in-One" wordt branchespecifieke software aangeboden voor MKB-bedrijven vanaf 75 medewerkers. Feitelijk hebben we het dan nog steeds over "mySAP Business Suite", maar dan opgebouwd uit vooringerichte bedrijfsmodellen die volgende de leverancier precies zijn afgestemd op verschillende branches.
Wie de Nederlandse website van SAP raadpleegt ziet referenties als KLM, ABN AMRO, AKZO, DSM, Heineken, Unilever en vele andere bekende grote organisaties.
En dan is daar drie jaar geleden opeens SAP Business One dat door SAP wordt gelanceerd als een softwarepakket dat is geschikt is voor bedrijven vanaf 1 medewerker. "Software voor echte ondernemers", zo herinneren wij ons de advertentie in diverse bladen.
"U automatiseert hiermee in één keer al uw bedrijfsprocessen en uw administratie. De software geeft u snel meer grip op uw onderneming: uw financiële administratie, inkoop, voorraadbeheer, verkoop, relatiebeheer, service management en rapportage" zo luidt de tekst op de website van SAP.
Op de website pronkt verder de afbeelding "gecertificeerd door BDO". Maar geen inhoudelijke informatie over de certificering. Wat is goed aan het pakket en nog belangrijker "wat zijn de aandachtspunten", daarover geen informatie. En een lovende recentie van het blad Computable (april 2005) met ondermeer de zinsnedes "Wat ons betreft zou een mkb-bedrijf SAP Business One grondig moeten overwegen als het op zoek is naar administratieve software" en "een administratieve alleskunner voor het MKB".
SAP Business One is in elk geval geen gestripte versie van de "mySAP Business Suite", hetgeen we nogal eens tegenkomen in de praktijk bij de zogenaamde "gestripte instappakketten" die tegen zeer gunstige prijzen worden aangeboden en waar onder de motorkap meer in zit dan zichtbaar is voor de gebruiker. SAP Business One is een op zichzelf staand pakket dat zijn oorsprong kent in Israël.
Wat ook opvalt is dat SAP Business One niet is opgebouwd uit modules, die stuk voor stuk aangeschaft moeten worden. Bij SAP Business One is sprake van één prijs voor het totale pakket. Het aantal te voeren administraties is onbeperkt en bij de prijs inbegrepen. Is er dan echt geen addertje onder het gras? Jazeker wel: de prijs geldt per "named user", waarbij voor elke gebruiker die (wel eens) met het pakket werkt betaald moet worden. Er zijn ook leveranciers die werken met "concurrend user" (gelijktijdige gebruikers) als het gaat om de prijsstelling. In de praktijk staan 5 "named users" ongeveer gelijk aan 3 "concurrend users". Een tweede addertje is de database die apart aangeschaft moet worden. Het gaat dan meestal om de Microsoft SQL Server database.
De listprijs (adviesprijs) van het pakket bedraagt 2.500,- euro per named user. En de onderhoudskosten bedragen 17% op jaarbasis over de licentiewaarde. Een databaselicentie kan eventueel via SAP aangeschaft worden tegen 7,5% van de licentiewaarde.
Houdt u ook nog even rekening met de kosten van implementatie die volgens de leverancier gemiddeld zo'n 10 consultancydagen in beslag neemt. Uit onze test zal blijken dat ondersteuning bij dit pakket broodnodig is.
Voor de aanschaf en implementatie van dit pakket bent u trouwens aangewezen op partners van SAP.
Onze beoordeling van SAP Business One
Wij hebben het pakket beoordeeld in de categorie "Boekhoudsoftware voor middelgrote bedrijven". In deze range hebben wij ook de pakketten Exact Globe, AccountView Business en Microsoft Navision beoordeeld op de boekhoudfuncties. Logistieke functies als verkoop, voorraad en inkoop zijn door ons maar ten dele beoordeeld.
Doelgroep pakket is beperkt
We kennen SAP natuurlijk als softwareleverancier van uitgebreide ERP systemen met talloze functies voor vele branches. Met SAP Business One richt de leverancier zich op handelsondernemingen en bedrijven die een (beperkte) ERP toepassing zoeken. Het pakket is volgens ons niet echt bedoeld voor projectmatig werkende bedrijven, zoals bouwbedrijven of financiële dienstverleners als accountantskantoren. Wat betreft ERP is sprake van een materiaal behoefteplanning. Met beschikbare machine- en personeelscapaciteit wordt geen rekening gehouden in dit pakket. En ook het volgen van de voorraad in de tijd (in welke week is bijvoorbeeld de beschikbare voorraad onder het toegestane minimum gedaald en in welke week is dit dan weer aangevuld) kent dit pakket niet. De leverancier laat wel weten dat partners diverse add-ons hebben vervaardigd voor projectmatig werkende bedrijven, maar wij baseren ons op het standaard pakket.
De installatie van dit pakket wordt verzorgd door partners van SAP. Wij hebben het pakket samen met de leverancier geïnstalleerd op een notebook met een Pentium 4 processor en Windows XP Professional als besturingssysteem. Het installeren van het pakket is in ons geval binnen een half uur gereed.
Onze test is nogmaals met name gericht op de financiële functies van het pakket. Grootboek, debiteuren en crediteuren kunnen gevoerd worden met dit pakket, evenals een beperkte vorm van kostenplaatsen. Er kan gewerkt worden met vreemde valuta's, budgetten en vaste activa. Functies als kostenverdeelstaat en consolidatie ontbreken bij dit pakket, evenals het automatisch afletteren van elektronisch ontvangen bankafschriften. Voor wat betreft het uitwisselen van gegevens met uw accountant of de Belastingdienst missen we het aanmaken van de Auditfile als functie.
De bediening van het pakket is op zich eenvoudig. Bij de beheerfuncties komt de indeling van functies binnen de menu's echter rommelig op ons over. En ook worden we geconfronteerd met instellingen die niet op een Nederlandse administratie van toepassing zijn (zoals meerdere BTW nummers). Over de bediening van met name de rapportfuncties zijn we daarentegen goed te spreken.
Het pakket kent een groot altijd basisgegevens. Om optimaal met het pakket te kunnen werken is het beslist verstandig de inrichting goed af te stemmen met de implementatiepartner. Een groot aantal basisgegevens (denk aan relatiegegevens, artikelen en grootboek) kunt u uitbreiden met "eigen" velden.
Voor het vastleggen van boekingen wordt niet met de traditionele dagboeken gewerkt, behoudens voor Kas-, bank- en giroboekingen (KBG) waarvoor een Nederlands/Belgische Add-one wordt meegeleverd. Het handmatig vastleggen van boekingen gaat goed en de bestanden worden direct bijgewerkt. We kunnen echter achteraf geen boekingen meer aanpassen en met name voor de KBG-boekingen vinden we dat lastig. Het maken van boekingen in verschillende periodes is lastig. We moeten dan vooraf steeds de periode instelling aanpassen. Het automatisch afletteren van elektronische bankmutaties (telebankieren) is helaas niet mogelijk met dit pakket. De elektronische bankafschriften kunnen wel ingelezen worden, maar niet automatisch afgeletterd door het systeem.
De uitvoer van het pakket ziet er verzorgd uit en rapporten kennen veelal uitgebreide selectie mogelijkheden. We kunnen de rapporten ook direct exporteren naar MS Excel. Ook kan vooraf ingesteld worden dat de uitvoer van bepaalde rapporten (documenten, zoals een verkoopfactuur) geëxporteerd worden naar MS Word. Op het scherm kunnen we bepaalde kolommen aan en uit zetten om te tonen en tevens kunnen we de kolommen verplaatsen. Vanuit de balans kunnen we inzoomen op rekeningen, op mutaties en op de journaalpost. Via de speciale Drag & Relate functie kunnen we inzoomen op allerlei relaties. Zo kunnen we bij een orderregel de artikelcode oppakken en slepen naar het opvragen van voorraadgegevens.
Hoewel wij de logistieke functies van het pakket met name hebben getest voor de inkoop- en verkoopfacturering vallen ons de volgende punten op:
* We kunnen artikelen toewijzen aan meerdere magazijnen. Per magazijn kunnen we echter niet standaard met een locatiesysteem werken.
* Er is een materiaal behoefte planning op basis van beschikbare voorraad en prognoses. Voor koopartikelen kan een besteladvies worden vervaardigd en voor maakartikelen een productie advies. Een overzicht van economische voorraad in de tijd is niet mogelijk met dit pakket.
* Onder de noemer "Service" zijn er functies voor het vastleggen van service- en garantiecontracten en de uitvoering ervan. Servicecontracten factureren is niet mogelijk met deze module.
* De personeelsmodule is met name gericht op het registreren van eigen medewerkers. In beperkte vorm is er een afwezigheidsmelding. Er is geen sprake van een volledige personeelsadministratie. De documentatie van het pakket wordt alleen geleverd in de vorm van helpteksten die voor een deel ontbreken en voor een deel niet zijn vertaald in het Nederlands. Ook vinden we de uitleg binnen de helpteksten aan de beperkte kant op veel plaatsen en ontbreken voorbeelden. Over de documentatie zijn we dan ook niet tevreden. Met name bij een pakket als dit kan op implementatiekosten worden bespaard als de documentatie in orde zou zijn. Dit laatste is misschien niet zo fijn voor de implementatiepartners, maar wel voor de afnemer van het pakket die op deze wijze kan besparen op de totale investering.
Wij denken dat goede documentatie, aanwezigheid van de Auditfile en afletteren elektronische bankafschriften in elk geval vereisten zijn om een pakket als dit het predikaat "volwassen" te geven als het gaat om een boekhoudpakket.
"Een totaaloplossing voor het midden en kleinbedrijf waar alles in zit wat een bedrijf voor zijn administratie maar nodig zou kunnen hebben" is eveneens een tekst uit het eerder genoemde artikel in Computable (april 2005) over dit pakket. Wij zijn het daar in elk geval niet mee eens. We gaan natuurlijk ook niet beweren dat het pakket niet geschikt is voor MKB bedrijven. Per slot van rekening werken er volgens de leverancier wereldwijd zo'n 7.000 bedrijven met het pakket en in Nederland zo'n 300 ondernemingen. Als u dit pakket overweegt adviseren wij u in elk geval vooraf goed na te gaan of de aangeboden functies overeenstemmen met uw verwachting. Een goede test is om een partner van SAP een aantal processen te laten demonstreren op basis van uw eigen bedrijfsdocumenten, zoals een pakbon of verkoopfactuur. En met uw accountant is het raadzaam goed af te stemmen of de financiële functies van het pakket voldoende zijn voor uw (financiële) bedrijfsvoering. En dan zal blijken of het pakket inderdaad voor u een "administratieve alleskunner" is zoals in het blad Computable wordt beweerd.
Ons oordeel hebben wij als volgt samengevat (schaal 1-5): (1=slecht, 2=matig, 3=voldoende, 4=ruim voldoende, 5=goed)
Installatie
4
Gebruikersdocumentatie
2
Functionaliteit
3
Basisgegevens
4
Boekingen
3
Uitvoer
5
Bediening (gebruikersgemak)
3
Service
5
Prijs/prestatie verhouding
3
Daarmee scoort dit pakket 32 punten op een totaal te behalen van 45 punten. Het pakket blijft daarmee achter op de drie eerder geteste pakketten in deze reeks, te weten Exact Globe en Microsoft Navision met elk 34 punten en AccountView Business met 38 punten. Informatie over deze andere pakketten en samenstelling van de behaalde scores kunt u vinden op de website
Opmerking:
Het onderdeel "Service" hebben wij niet getoetst op het aspect bereikbaarheid en deskundigheid van de helpdesk omdat dit via partners loopt voor de eindgebruiker. Het kan dus best zijn dat de gegeven waardering in de praktijk anders uitpakt.
Rapport
Onze bevindingen zijn opgenomen in het rapport "Software op de testbank: SAP Business One". Het rapport is on-line te bestellen voor 55,00 euro excl. BTW via ondermeer de website
----------
Ingezonden persbericht