Programma Elektronische Provincies
Verslag bijeenkomst Elektronisch Documentbeheer in Brabant (15
september 2005)
's-Morgens was het dringen bij de inschrijfbalie in het provinciehuis
van Brabant. Er meldden zich bijna tweehonderd deelnemers (!) voor de
kennisbijeenkomst over Elektronisch Documentbeheer.Een deel daarvan
wist ook nog de goede oplossing van de prijsvraag te vertellen.
De aanwezigen werden in de mooie Bar le Duczaal welkom geheten door
Peter van Vugt, gedeputeerde van Noord-Brabant. Hij gaf het woord aan
Bert Mulder die een boeiend en prikkelend betoog hield over waar we
met de andere overheid staan. Hij benadrukte nog eens dat de burger
steeds meer een volwaardige digitale partner wordt waar de overheid
zaken mee doet. Hij zette met zijn presentatie de aanwezigen zeker
aan het denken!
Lees verder voor de presentatie (PDF)
Jaap Uijlenbroek bracht de deelnemers weer met beide benen op de
grond. In zijn presentatie ging het erom of de elektronische overheid
het gaat maken. Jaap heeft 'in zijn vorig leven' veel ervaring
opgedaan met elektronisch documentbeheer. Volgens Jaap is het grote
gevoel van de burger dat 'alles digitaal' moet aan het verdwijnen.
Zeker voor bejaarden en mensen aan de onderkant van de maatschappij
zullen papier, telefoon en een balie altijd nodig blijven. Na een
betoog dat doorspekt was met de nodige humor trok hij zijn conclusie:
'we komen vooruit maar zijn er nog lang niet.'
Lees verder voor de presentatie (PPT)
De laatste plenaire presentatie was van de dagvoorzitter. Peter van
Vugt zette in een half uur het streefbeeld van Brabant neer. In dat
streefbeeld schetst hij hoe de provincie in 2008 op een andere manier
zal gaan werken. Het was een boeiend, zo nu en dan zeer grappig,
betoog.
Lees verder voor de presentatie (PPT)
Tijdens de pauze konden de deelnemers aan de prijsvraag, als zij de
oplossing hadden gevonden, een moderne gegevensdrager ophalen in de
vorm van een USB stick. De congresgangers hadden allen een 51/4 floppy
toegezonden gekregen en moesten het Wordstar bestand dat daarop stond
lezen.
Na de pauze waren er in twee rondes in totaal tien zeer interessante
parallelsessies. Voor velen was het moeilijk om uit het ruime aanbod
een keuze te maken.
Digidoc door Charlotte van der Grift en Lysette Fokké van het
ministerie van Binnenlanse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
DigiDoc is een goed voorbeeld van een succesvolle implementatie! Daar
zag het kort na de start eind negentiger jaren niet naar uit. Het
management maakte toen echter niet de fout de hele zaak maar weer af
te blazen, doch leerde van de opgedane ervaringen. En nu, medio 2005,
is DigiDoc bij alle beleidsdirecties ingevoerd (ca. 1500 medewerkers)
en wordt invoering bij de staf afgerond in het eerste kwartaal 2006.
De werkwijzen rond de aanmaak, verwerking, bewaking, afhandeling en
archivering van documenten zijn dan BZK-breed aangepast aan moderne
maatstaven dankzij inzet van slimme ICT. De grootste uitdagingen voor
het projecteam zaten overigens niet in de ICT, maar in het doorvoeren
van veranderingen in de organisatie cq in het dagelijkse handelen van
mensen. Niet de ICT, maar de organisatie kwam bij de herstart dan ook
centraal te staan. En er was het besef dat digitalisering van
onheldere werkprocessen geen kansrijke excercitie was; eerst moest een
fase van beoordeling en zonodig herontwerp van processen worden
doorlopen.
Thans is duidelijk dat het eerste grote doel - het bereiken van een
hoge mate van transparantie in de totstandkoming en afhandeling van
stukken - is bereikt. Het tweede belangrijke doel - terugdringen van
de bureaucratie - gaat hiervan profiteren omdat nu inzichtelijk is
waar stagnaties optreden. Een belangrijk advies vanuit het project:
Borg je afspraken, zit dicht op je klant en zorg - zeker in het begin
- voor intensieve begeleiding.
Lees verder voor de presentatie (PPT)
DAGO door Tom Reijnders van provincie Noord-Brabant
In het project DAGO (Digitale Aangifte Grondwateronttrekking) gaat het
om de koppeling tussen de front en back-office. De provincie
Noord-Brabant biedt houders van een beregeningsvergunning de
mogelijkheid om in plaats van aangifte te doen op papier, nu aangifte
te doen via internet. Verwerking, inclusief het documentenbeheer,
vindt automatisch plaats. Onderdeel van de presentatie was een 'live'
demo van het systeem. Een van de opmerkingen uit de zaal was dat
er altijd rekening gehouden moet worden met mensen die geen digitale
aangifte willen doen. Een van de vragen was of er is onderzocht wat de
reden is dat een deel van de agrariërs hun aangifte (nog) niet
digitaal hebben gedaan. Hier volgens Tom nog geen onderzoek naar
gedaan. Dit is echter wel een aandachtspunt.
Lees verder voor de presentatie
Digitalisering Documentaire Informatie Voorziening door Cees van der
Weijde, provincie Drenthe
Drenthe staat op volgens het onderzoek van Berenschot op de 13e
plaats van de website lijst. In Drenthe is niet de andere overheid het
belangrijkst, maar een betere overheid. Niet de vraag 'of' digitaal
maar 'wanneer en hoe'. In ieder geval zijn zij in 2007 volledig
digitaal. Een risico is de ruggengraad van het management en de
cultuuromslag die gemaakt moet worden.
Lees verder voor de presentatie (PPT)
Digitale Duurzaamheid in relatie tot rechtmatigheid door Boudien
Glashouwer van Het Expertise Centrum (HEC)
In toenemende mate komen rapportages elektronisch beschikbaar en
worden zij ook elektronisch uitgewisseld. Daartoe moet er veel
gedigitaliseerd worden. Digitaliseren alleen is geen oplossing. Kies
met verstand wat gedigitaliseerd gaat worden; het op orde houden ervan
is erg belangrijk. Het organiseren is noodzakelijk. Maak eerst een
informatiebewaarbeleid: wat is relevant, hoe betrouwbaar is de
informatie, wordt het rechtmatig handelen bewezen en is dat toetsbaar.
Kortom de kwaliteit moet geborgd zijn. Stel een bewaartermijn vast.
Let op de kosten van het digitaliseren en het beheer. Voor de "DIVer"
liggen de kansen om dit goed op te pakken.
Lees verder voor de presentatie (PPT)
Digitaal rapporteren en XBRL door Paul Snijders, bestuurslid van XBRL
Nederland
Paul Snijders gaf een zeer boeiende kijk op de ontwikkelingen en
mogelijkheden van de open standaard XBRL. Uit deze sessie is gebleken
dat XBRL dé oplossing is voor de veelheid en ondoorzichtelijkheid van
managementrapportages. Met XBRL is het mogelijk om met een druk op de
knop financiële data te transporteren en te integreren in de
organisatiesystemen. Aardig om te weten is dat er vanuit Nederland
veel bijdrage wordt geleverd aan de ontwikkeling van XBRL en dat
Nederland voorop loopt met het toepassen van deze open standaard
(Nederlands Taxonomie Project).
Lees verder voor de presentatie (PPT)
Workshop "Morgen begint Vandaag" door Marcel Hoogwout van adviesbureau
Zenc en Saskia Kroon van e-Provincies
In deze workshop aandacht voor de doelstellingen van de Andere
Overheid. Wat betekent de Andere Overheid voor de provincies en hoe
ver zijn de provincies eigenlijk? Aan de hand van een aantal
prikkelende stellingen werd de proef op de som gesteld. Van de circa
vijf aanwezige provincies bleek dat er slechts twee provincies op
schema zijn om de doelstellingen van de Andere Overheid te halen in
2007.
Werken met een digitaal informatiesysteem door Maurice Frequin van
provincie Gelderland
In Gelderland werd er niet bezuinigd door de invoering van het
Documentaire Informatie Systeem (DIS). Integendeel: er kwamen zes
structurele plaatsen bij! De start van het project was in 2001 en in
april 2005 is het DIS ingevoerd. Een belangrijke raad aan de
aanwezigen was: 'denk aan de communicatie en maak veel lol op de
werkvoer'. Ook zeer belangrijk is het dat de directeur erachter staat.
Alleen met de steun van het management kan er een cultuurverandering
op gang komen.
Lees verder voor de presentatie
Het E-dossier door Paul Zeef van het ICTU programma architectuur
Het E-dossier wordt gepresenteerd als een persoonlijke internetpagina
waarmee burgers contacten onderhouden met verschillende
overheidsdiensten.
Een demo (filmpje) schetst hoe de dienstverlening in een elektronische
overheid kan gebeuren. Hierin wordt aangegeven hoe Johan de Zwart,
die door een reorganisatie is ontslagen, via zijn e-dossier zijn weg
langs verschillende instanties maakt. Hierin hoeft hij slechts één
keer zijn gegevens door te geven, heeft hij inzicht in de gegevens die
over hem zijn vastgelegd en bepaald hij voor een deel zelf wat er met
zijn gegevens gebeurd.
N.a.v. de case hebben de deelnemers aan de workshop kort
gediscussieerd waarbij o.a. de volgende punten aan de orde kwamen:
· De film schetst een mooi beeld maar er ontstaat een risico als de
gebruiker van het e-dossier er opzettelijk misbruik van maakt. Dit kan
worden ondervangen door de controleslagen bij de verschillende
instanties te handhaven.
· Veel instanties zijn al met een eigen 'e-dossier' bezig. Het is een
sterk punt dat in dit project verschillende organisatie (gaan)
samenwerken waardoor de diensten in samenhang en gestructureerd kunnen
worden aangeboden. Het zal echter niet mee vallen. Het is nu al lastig
om binnen één organisatie de samenhang te krijgen.
· Er zal zoveel als mogelijk moeten worden aangesloten bij reeds
lopende initiatieven.
Het belang van het project wordt gestaafd door gebruikersonderzoek dat
uitwijst dat 85% attendering op maat wil en zelfs 90% inzicht wil
hebben in hetgeen over hen is geregistreerd.
Lees verder voor de presentatie (PPT)
Het archief op het bureau door Bert Arnold van Het Expertise Centrum
(HEC)
De presentatie was een toelichting op het onlangs uitgebrachte boekje
"De moderne informatiehuishouding van de digitale overheid", een
uitgave van Het Expertise Centrum.
De prikkels voor de overheid om haar informatiehuishouding te
moderniseren komen vooral van buiten. Voor het beter presteren van de
overheid is het op een zeker moment onontkoombaar hieraan substantiële
aandacht te schenken en in lijn daarmee de werkprocessen op orde te
brengen. Daarbij is bijzondere aandacht nodig voor duurzame
archivering, die hier en daar nogal in het slob is geraakt ten
opzichte van de voortschrijdende digitalisering op andere terreinen.
In het boekje wordt aandacht besteed aan architectuuraspecten met
betrekking tot de uitwisseling van informatie en aan de veranderende
DIV-functie. Herontwerp van werkprocessen levert de meeste winst op.
En. de bereidheid tot verandering is cruciaal.
Interessant zijn ook de vele praktijkvoorbeelden in het boekje,
voorzien van wijze lessen.
Lees verder voor de presentatie (PPT)
BPEL door Richard Claassens, IT architect bij UWV
Aan de hand van een praktijkvoorbeeld bij de nieuwe polisadministratie
van het UWV licht Richard het gebruik van BPEL (Business Proces
Execution Language) toe. Dit is een samenwerkingsverband met de
Belastingdienst, waarbij 200 miljoen berichten uitgewisseld worden. De
taal BPEL en de techniek zijn het eenvoudigste deel van de invoering.
De problematiek ligt in de ruimte die de standaard toch laat voor
interpretatie. De afstemming van de verschillende projecten is lastig;
men richt zich liever op de koppelingen terwijl de nadruk moet liggen
op de gehele organisatie. In de toekomst zullen steeds meer
applicaties (zoals nu al SAP) omgezet worden naar BPEL.
Lees verder voor de presentatie
De laatste presentatie was van Hein Albeda van de stichting
rekenschap. Zijn verhaal bestond uit twee delen: een algemeen deel en
een terugblik op de andere presentaties. Hij schetst om te beginnen
het probleem waar de provincies tegenaan lopen: 'je wil participatie,
maar wat komt er allemaal op je af. Jaren geleden was het al een
probleem om je e-mail adres ergens onder te zetten want als je een
e-mail kreeg moest je ook antwoorden! Tegenwoordig willen mensen, meer
nog dan een snel antwoord, vooral zekerheid.'
Wat Hein heeft overgehouden aan deze dag is dat we een weg moeten
vinden tussen goed regelen en risico nemen. Dit kwam in een aantal
parallelsessies goed naar voren. Verder vond hij het leuk dat er
allemaal mensen waren op zoek naar vernieuwing.
Lees verder voor de presentatie
Na het dankwoord van Hans Dekkers van provincie Noord-Brabant nodigde
hij de gasten uit voor een borrel met een hapje.