Gemeente Leiden

Leveranciersbeleid Leiden onvoldoende transparant en verifieerbaar

Leiden, 24 augustus 2005 - Op papier zijn het inkopen en aanbesteden van werkzaamheden in Leiden goed geregeld, maar in de praktijk laat het leveranciersbeleid te wensen over. De Rekenkamercommissie van de gemeente noemt de uitvoering van de leveranciersselectie onvoldoende rechtmatig, doelmatig en doeltreffend. Procedures zijn onduidelijk en er bestaat geen systeem om de uitvoering van het beleid te controleren. Dit staat in het vandaag gepresenteerde rapport 'Werk in uitvoering' van de Rekenkamercommissie, die het leveranciersbeleid in het afgelopen halfjaar heeft onderzocht.

Aanleiding voor het onderzoek waren vermeende onregelmatigheden bij het aanbesteden van straatwerk in Leiden, waarover eind 2004 in de gemeenteraad en in de pers discussie ontstond. De gemeente deed zelf onderzoek naar deze kwestie, waaruit bleek dat interne regels niet altijd werden nageleefd. De Rekenkamercommissie vond dat in het interne onderzoek de leveranciersselectie onvoldoende belicht was en stelde hiernaar een gericht onderzoek in. Tevens beoordeelde de commissie de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid en voerde zij een globale toets uit op de implementatie van het beleid.

Onvoldoende
In 2001 stelde de gemeenteraad de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. Hiervan zegt de Rekenkamercommissie dat de nota in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, maar dat deze onvoldoende geschikt is om als handleiding te dienen voor de werkvloer. De gemeentelijke diensten werken weliswaar 'in de geest van de nota', maar de nota laat op onderdelen ruimte voor een eigen invulling door de diverse diensten. Hierdoor is het voor het College van Burgemeester en Wethouders moeilijk om zicht te hebben/houden op een goede uitvoering van het beleid.

De Rekenkamercommissie stelt vast dat op gemeenteniveau onvoldoende aandacht wordt besteed aan de bewaking van de uitvoering van de nota, waardoor de kwaliteit van de uitvoering onvoldoende verifieerbaar en geborgd is. "Er bestaat een sterke kloof tussen theorie en praktijk van het Leidse leveranciersbeleid. De samenvattende conclusie is dat de uitvoering van het leveranciersbeleid onvoldoende rechtmatig, doelmatig en doeltreffend is. Het feit dat de diensten op een andere en niet transparante wijze toch proberen tot een doelmatige aanbesteding van werken te komen, is geen reden om ons oordeel te verzachten," aldus de Rekenkamercommissie.

Aanbevelingen
De betreffende diensten zijn inmiddels al bezig met de verbetering van interne procedures en systematisering. Om het leveranciersbeleid volledig op orde te krijgen, doet de Rekenkamer-commissie vijf aanbevelingen. De belangrijkste is om het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te implementeren. Zo zou een handboek moeten worden geschreven met concrete regels en procedures. Daarbij moet een systeem van zogenoemde checks en balances worden opgezet, voor de controle op het naleven van de regels. Verder adviseert de Rekenkamercommissie om een centraal systeem op te zetten, uitmondend in een gemeentelijke leverancierslijst, die alle relevante gegevens van (potentiële) leveranciers en overeenkomsten met hen bevat. Veel van deze informatie zit nu in het hoofd van medewerkers. Bij de afdeling die het centrale systeem zal beheren, kan ook het toezicht op de jaarlijkse evaluatie van de leveranciersprofielen worden ondergebracht.

Ten slotte beveelt de Rekenkamercommissie aan om de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid op een aantal punten aan te passen, onder meer op het punt van de rechtmatigheid van het geformuleerde beleid ten aanzien van bestaande en lokale leveranciers. De nota laat een voorkeursbehandeling toe. Weliswaar heeft het College van Burgemeester en Wethouders al laten weten dat 'regionaal aanbesteden' niet aan de orde is, maar de nota is nog niet in die zin aangepast.

Vervolg procedure
Het rapport van de Rekenkamercommissie wordt op dinsdag 6 september a.s. behandeld in de commissie Bestuur en Veiligheid. De leden van de Rekenkamercommissie beantwoorden dan vragen van de commissieleden. Vervolgens zal de commissie B&V zich verder over het onderzoek, de conclusies en aanbevelingen beraden.

Rekenkamercommissie
De Rekenkamercommissie is een onafhankelijk orgaan en bestaat uit vijf leden die geen directe binding hebben met de Leidse politiek. Voorzitter is de heer C. van der Werf, directeur van Research voor Beleid. De overige leden zijn: de heer J.A. Hofman, ra en mga (vice-voorzitter) directeur ISON BV, de heer mr. B.M.H. de Brey, griffier van de gemeente Wijdemeren, de heer J.T. Langelaar, gemeentesecretaris van Veenendaal en de heer A.G.V. Vergeer, ra, freelance organisatieadviseur en interimmanager. De Rekenkamercommissie doet gevraagd en ongevraagd onderzoek naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuurlijk handelen van de gemeente Leiden. Het onderzoek naar het leveranciersbeleid is het tweede dat de Rekenkamercommissie aan de gemeenteraad oplevert. Het eerste onderzoek ging over de huisvesting en het onderhoud van de scholen in Leiden.

Voor meer informatie over dit persbericht of het werk van de Rekenkamercommissie, kunt u contact opnemen met mevrouw M. Ritzema, ambtelijk secretaris, tel. (071) 516 51 05


---- --