Gemeente Wassenaar

Gemeente verbetert kwaliteit postafhandeling
30 juni 2005
Deze actie had tot doel alle reeds afgedane stukken die nog niet in het archief zijn opgeborgen boven water te krijgen. Tevens is nadrukkelijk gekeken of er zich tussen deze stukken wellicht toch onbeantwoorde brieven bevonden.
De actie mag geslaagd worden genoemd. Het grootste deel van de stukken is ter archivering aangeboden. Hier zaten overigens geen onbeantwoorde brieven bij!
Op 17 mei jl. werd over dit ontwerp uitvoerig gesproken in de raadscommissie voor Middelen en Veiligheid. In die vergadering hebben burgemeester en wethouders toegezegd de raadsleden en de inwoners van Wassenaar over de resultaten van de opschoonactie te informeren.

Bericht van ontvangst
Wanneer u een brief schrijft aan de gemeente die niet direct beantwoord kan worden dan ontvangt u van de gemeente een bericht van ontvangst. In dat bericht van ontvangst wordt vermeld welke afdeling uw brief in behandeling heeft en hoe lang het duurt voordat u antwoord kunt verwachten. Doorgaans is dat nooit langer dan 6 weken. Als die termijn om welke reden dan ook niet gehaald wordt dan zult u een tussenbericht ontvangen met een verklaring waarom het langer duurt voordat u antwoord krijgt.

Nieuw systeem, betere controle
Binnenkort gaat de gemeente werken met een nieuw postafhandelingssysteem. Dit systeem stelt de afdelingen nog beter in staat om te volgen waar een brief zich in de organisatie bevindt en welke procedurestappen nog doorlopen moeten worden. De controle mogelijkheden zullen als resultaat hebben dat de aan de gemeente gerichte post sneller beantwoord wordt.
De opschoonactie is ook bedoeld om dit nieuwe systeem met schone bestanden in gebruik te kunnen nemen.

Reageer!
Een volgende stap in de opschoonactie is daarom een oproep aan de inwoners van Wassenaar.
Heeft u in het verleden (tot 31 december 2004) een brief geschreven aan de gemeente waarop u een antwoord verwachtte maar dat antwoord heeft u nooit gekregen dan vragen wij u dit te melden. Uw onbeantwoorde brief wordt dan opgezocht en alsnog met voorrang afgedaan.
Stuur uw reactie naar het college van Burgemeester en Wethouders, postbus 499, 2240 AL Wassenaar. U kunt ook gebruik maken van Antwoordnummer 50. Een postzegel is dan niet nodig. Schrijf in de linker bovenhoek brieven aan de gemeente.