---
Brieven aan de Kamer
---
Voortgang invoering ERP
6-5-2005 10:30:00
In 2004 heb ik de vaste commissie voor Defensie van de Tweede Kamer enkele keren geïnformeerd over de introductie van ERP ter ondersteuning van de bedrijfsvoering in het materieellogistieke en financiële functiegebied bij Defensie. Naar aanleiding van het algemeen overleg van 24 juni 2004 heeft de Kamer ingestemd met de gunning van de leverantie van de benodigde software door de firma SAP NL. De uitvoering hiervan geschiedt onder het beslag van het hoger beroep dat SSA Baan heeft aangetekend tegen de rechterlijke uitspraak over de keuze voor SAP. Zoals met u overeengekomen betekent dit concreet dat de verwerving van licenties in deze fase beperkt zal zijn tot het aantal dat nodig is voor de uitwerking van de proces- en gegevensstandaardisatie, met een maximale omvang van 5 miljoen. Tijdens het algemeen overleg is dit omschreven als de licenties die nodig zijn in de zogenaamde proeftuinomgeving. Met deze brief informeer ik u op hoofdlijnen over het totale traject van de ERP-invoering bij Defensie en over de ERP-activiteiten in 2005 in het bijzonder.
De kosten verbonden aan het ERP-traject worden geraamd op ongeveer 200 miljoen. Daarvan is circa 110 miljoen onafhankelijk van het pakket, bijvoorbeeld voor de ondersteuning bij de regievoering en de implementatie (uitrol, opleiding & training). Het pakketafhankelijke bedrag wordt geraamd op circa 70 miljoen en betreft kosten van de vaststelling van de proces- en gegevensstandaarden, de inrichting van het pakket en de ontwikkeling van eventueel nog benodigde functionaliteiten (maatwerk). Daarnaast wordt er ongeveer 20 miljoen geraamd voor de licentiekosten van SAP. De introductie van ERP is van groot belang voor de verbetering van de samenhang en doelmatigheid van het materieellogistieke en financiële functiegebied. De logistieke ondersteuning van het operationele optreden neemt hierbij een centrale plaats in. Daarenboven is de relatie met de bestuursvernieuwing bij Defensie evident aangezien ERP een belangrijke rol speelt bij het behalen van de beoogde personele en financiële besparingen. Een tijdige uitvoering staat dan ook hoog op de agenda.
De introductie van ERP is verdeeld in een aantal plateaus. Ieder plateau doorloopt een inrichtings- en implementatiefase. Tijdens de inrichtingsfase worden standaard bedrijfsprocessen en gegevensstructuren uitgewerkt en verwerkt in het ERP-pakket (ERP-bouwstenen). De implementatiefase betreft de invoering van de gestandaardiseerde processen en bijbehorende ERP-bouwstenen bij de gebruikers. Het ERP-programma is zo ingericht dat er per jaar concrete doelen worden geformuleerd. Zo worden de bouwstenen die in 2006 worden ingericht, geïmplementeerd in 2007 (enz.). Voor de periode 2006 tot en met 2010 zijn de volgende vier plateaus gedefinieerd; * Plateau 1 (2006): de bevoorrading en de verwerving in het operationele domein, operationeel onderhoud en de modernisering van de financiële processen; * Plateau 2 (2007): de bevoorrading en de verwerving in de vredesbedrijfsvoering oftewel het statische domein; * Plateau 3 (2008): managementinformatie, complex onderhoud, logistiek ketenmanagement, de planning van operationele eenheden en projectmatige verwerving; * Plateau 4 (2009): de innovatie van de bedrijfsvoering door de introductie van geavanceerde managementconcepten.
Bij de keuze voor deze plateaus heeft Defensie prioriteit gegeven aan een snelle verbetering van de logistieke ondersteuning van operaties, alsmede aan de verbetering van de financiële processen (plannen, begroten, budgetteren). Zo kan Defensie met ERP tevens invulling geven aan de reeds bestaande operationele behoefte aan een functionaliteit voor Tracking & Tracing. Verder is bij de plateau-indeling rekening gehouden met het absorptievermogen van de organisatiedelen, de te behalen besparingen en de beheersing van risicos.
In 2005 en 2006 staan dus centraal de proces- en gegevensstandaardisatie en de inrichting van het ERP-pakket (inrichting ERP-bouwstenen) van het eerste plateau. In oktober 2005 worden de standaard processen en gegevens voor plateau 1 opgeleverd. De uitwerking van deze proces- en gegevensstandaardisatie gebeurt momenteel op grond van de mogelijkheden van het SAP-pakket in een zogenaamde proeftuininrichting. Vervolgens staan de inrichting van SAP en de voorbereiding van de uitvoering van plateau 1 gepland.
Voor de uitwerking van de proces- en gegevensstandaardisatie van plateau 1 is in oktober 2004 met SAP NL een mantelovereenkomst gesloten, aangevuld met nadere overeenkomsten voor dienstverlening, opleidingen en een beperkt aantal licenties met een financieel volume van 2 miljoen. Ter voorbereiding op de uitvoeringsfase van plateau 1 (te beginnen eind 2006) worden in 2005 één of meerdere implementatiepartners geselecteerd. De begroting ten behoeve van ERP bedraagt in 2005 16 miljoen. Ongeveer 8 miljoen daarvan heeft betrekking op externe inhuur voor de ondersteuning van Defensie bij de regievoering en bij de proces- en gegevensstandaardisatie. De rest heeft betrekking op de inrichting van plateau 1, de verwerving van licenties en de start van de voorbereiding van de implementatie van plateau 1. Naar verwachting zal de eerstvolgende verwerving van licenties van SAP eind 2005 aan de orde zijn; verwacht wordt dat dan de uitspraak in het door Baan aangetekende hoger beroep bekend is. Over de uitslag van het hoger beroep zal ik u afzonderlijk informeren.
De verwerving en de uitvoering van ERP vormen niet een klassiek materieelproject waarop het regime van toepassing is dat is afgesproken naar aanleiding van het interdepartementaal beleidsonderzoek (IBO) in 2002 naar de verwerving van defensiematerieel voor de Nederlandse krijgsmacht. De ontwikkeling en de uitvoering van het ERP-programma zal ik aan de hand van jaarprogrammas inrichten. De begroting en het jaarverslag bieden dan ook bij uitstek de gelegenheid om het parlement over de voortgang te informeren. Een bijkomend voordeel is dat dan vanuit een samenhangend perspectief de veranderingen in de bedrijfsvoering en daaraan gerelateerde projecten onder andere ook P&O2000+ - aan u kunnen worden gepresenteerd. Ik ben dan ook voornemens het parlement over het ERP-programma voortaan te informeren door middel van de begroting en het jaarverslag.
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE