Kamerbrief inzake Samenwerkende Hulporganisaties
Samenwerkende
Hulporganisaties
Overeenkornst
van "De Samenwerkende
Hulporganisaties"
voor bet voeren van nationale acties ten behoeve van de hulpverlening
aan slachtoffers van rampen van 1 januari 2005 - 31 december 2006.
1. InleidiDg
In de periode 1984 tot 1989 zijn enkele grate nationale inzamelacties
gevoerd ten behoeve
van de slachtoffers van grote rampen,
vooral in de derde wereld: Ben voor Afrika (1984) en
Afrika Nu (1987).
Deze acties kenmerkten
rich enerzijds door samenwerking
tussen de hulporganisaties
onderling, anderzijds door sarnenwerking
tussen hulporganisaties de
de en
publiciteitsmedia.
Geleidelijk ontwikkelde rich een vast patroon in deze samenwerking. deelnemers
De waren
doorgaans Nederlandse
bet Rode Kruis, Mensen in Nood/Caritas
Neerlandica, de Stichting
Oecumenische
Hulp (SOH), Novib, bet Nederlands
ComitC Unicef, Memisa, Terre des
Hommes Nederland, Artsen zonder Grenzen TEAR fund.
en
Deze Degen
organisaties, verklaarden
zo ze:
. verstaan en respecteren
elkaar in uitgangspunten,
doelstellingen, werkmethodes
en
identiteit;
. bereiken en representeren gezamenlijkheid overgrote meerderheid
in de van de
Nederlandse
bevolking;
. zijn in structuur en omzet de meest belangrijke particuliere (nood)hulporganisaties
in
Nederland;
. kunnen tezamen
vrijwel overal tel wereld belangrijke particuliere
(nood)hulporganisaties bun directe partners
tot rekenen.
De goede ervaringen
sinds 1984 hebben de Degen
organisaties juli 1989 doen besluiten
in
tot bet maken van structmele afspraken
voor samenwerking geval van nationale acties.
in
De Nederlandse
bevolking en de media hebben
duidelijk laten blijken zulk een
sarnenwerking de fondsenwerving grate rampen te waarderen.
in bij Daamaast de
is
samenwerking
bevorderlijk gebleken
voor de effectiviteit van de gevoerde
acties.
Het ontstaan
van een zekere structuur voor de verdeling van werkzaamheden,
verantwoordelijkheden opbrengsten
en bleek in hoge mate tijdbesparend doeltreffend.
en
Deze structuur lag ten grondslag
aan de overeenkomst in 1989 voor de duur van drie
die
jaar werd aangegaan.
Daarna werd besloten de overeenkomst
van 1989 met enige
aanpassingen verlengen en met 30 september
te tot 1996.
Op 26 juni 1996 werd wederom
met enige aanpassingen
besloten tot verlenging van de
overeenkomst
voor een vervolgperiode
van drie jaar, zijnde van 1 oktober 1996 tot en met
30 september
1999. Voomoemde
aanpassingen
betroffen: deelname
SOH onder de naam
---
van Kerken in Actie, bijstelling van de verdeelsleutel toetreding
en van de Stichting
Vluchteling.
Omdat ten tijde van de afloop van de overeenkomst
SHO actief was in een actie en er
behoefte bestond aan een zorgvuldige
bezinning op de inhoud van de nieuwe overeenkomst
is besloten om de overeenkomst eerste
in instantie te verlengen 1 januari 2000 en daama
tot
tot 1 juni 2000.
Op 1 juni-2000 is opnieuw besloten met enige aanpassingen overeenkomst
om de te
verlengen tot 31 rnei 2003. De aanpassingen
betreffen de instelling van een aspirant
lidmaatschap,
een aanscherping de criteria en de inbreng van kwaliteitsverbeterende
van
elementen.
Op 1 januari 2002 zijn tussentijds
een aantal wijzigingen doorgevoerd. naar aanleiding
Dit
van discussies
over verantwoording,
stemgedrag verdeelsleutel onder andere
en - door
fusieprocessen gang gebracht.
op
Belangrijkste aanpassingen
betreffen:
. een nieuwe verdeelsleutel
. na bet fusieproces
blijven de rnerknamen
Mensen in Nood en Memisa gehandhaafd,
maar Cordaid heeft een stem in de directeurenvergadering in berekening
en van de
verdeelsleutel.
. toevoeging van twee bijlagen: naast bijlage 1) Draaiboek Nationale Acties is er nu oak
bijlage 2) Richtlijnen Rapportage Verplichtingen
SHO en bijlage 3) SHO
Verdeelsleutel.
Op 1 januari 2005 zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd verdere verduidelijking van
tel
de actie- en toelatingscriteria
van de SHOo
Per 1 januari 2005 kent de SHO de volgende reguliere leden: Artsen zander Grenzen,
KerkinActie, Mensen in Nood/Cordaid,
Nederlandse
Rode Kruis, Novib, Stichting
Vluchteling, TEAR fund, TeITe
des Hommes, UnicefNederland.
De huidige overeenkomst geldig van 1 januari 2005 tJrn 31 december
is 2006.
2. DoelsteUingen
Het samenwerkingsverband Samenwerkende
"De Hulporganisaties"
beoogt:
a) de cOOrdinatie fondsenwerving
van onder bet Nederlandse
publiek, vanwege de
Nederlandse
overheid en andere
organisaties behoeve
ten van de slachtoffers
van grate
rampeD
buiten Nederland,
met name door een gezamenlijk appel via de
publiciteitsmedia;
b) gezamenlijke
verantwoording
naar pers en publiek met betrekking tot de besteding
van
de opbrengsten de actie rowel ten tijde van als na de actie;
uit
c) onderlinge uitwisseling van informatie inzake de situatie in rarnpgebieden inzake
en
de programma's die door de individuele organisaties lokale partnerorganisaties
en
worden uitgevoerd;
d) voor rover mogelijk en door afzonderlijke organisaties
gewenst,
onderlinge afstemming
en dienstverlening organisatie
bij van de hulpverlening, bijvoorbeeld door bet
uitwisselen van informatie en bet gezamenlijk organiseren
van transporteD
van
hulpgoederen.
3. Uitgangspunten
3.1. Definitie "grote rampen"
Als grate rampeD
worden beschouwd:
noodsituaties
waarin bet dagelijks leven van grate
aantallen
mensen
emstig wordt verstoord en mensen
vervallen tot lijden en
hulpbehoevendheid gevolge waarvan zij duidelijk beboefte bebben aan redding,
ten
z
beschenning, voeding, kleding, onderdak,
rnedische sociale zorg of andere
en
basisvoorzieningen.
3.2. Criteria
De SHO is onafhankelijk en laat rich in de besluitvorrning
over bet al of niet houden van
een nationa1e
actie leiden door eigen inzichten.
Bij de besluitvonning over bet al dan Diet voeren van gezarnen1ijke acties gelden de
volgende criteria:
A) De objectieve omvang van de ramp die de aanleiding
vormt:
. aantallen slachtofTers reeds bekend zijn dan wel moeten worden verwacht;
die
. grootte van bet getrofTen
ofbedreigde gebied en daar wonende
bevolking;
. actuele schade schade termijn;
en op
. de mogelijkheid voor de bevolking om deze op eigen kracht te haven te kamen,
B) De noodzaak en mogelijkheden
voor de deelnemers de SHO om -hetzij zelf, hetzij via
in
partners- snel en adequaat participeren de hulpverlening,
te in zoals gebleken uit reeds
ontvangen aangekondigde
of vragen om hulp. Ben appel za1 binnen vijf dagen worden
overlegd. Criteria die aan dit appel zijn meegegeven: type interventie, met wie, de
bet
regio/plaats,
bet tijdsbestek tentatiefbedrag.
en
C) Het beeld van de ramp dat bestaat de Nederlandse
in publieke opinie, en de vermoedelijke
bereidheid van bet publiek om positief op een appel te reageren. woldt voor em groot
Dit
gedeelte
bepaald door:
. de mate van media-aandacht
voor de humanitaire aspecten
van de ramp;
. bet advies van de persvoorlichters;
. onderzoek
naar de geefbereidheid,
indien nodig.
D) Aandacht voor de ramp in de media en de verwachte cq. toegezegde
steun van
de media voor de attic.
3.3. Vormen van hulp
De opbrengsten
van gezamenlijke
acties kunnen worden besteed
aan directe noodhulp.En-
in beginsel binnen em tennijn van maximaal tweejaar- aan structurele en rehabilitatiehulp
teneinde de slachtoffers staat te stellen hWl ontwikkelings-potentieel herstellen en hWl
in te
levensornstandigheden verbeteren.
te
Als de termijn van twee jaar niet gehaald
kan worden, dient dit beargumenteerd de
aan
voomtter voorgelegd worden.
te
AIle deelnemende
organisaties
dienen te participeren in bet verlenen van directe noodhulp.
Meedelen in de opbrengsten
irnpliceert dat de deelnemende
organisaties
moeten kunnen
aantonen zij uiterlijk binnen drie weken na de start van de actie beginnen met de
dat
besteding
van middelen.
3.4. Frequentie
van attics
De Degen
reguliere deelnemers
zijn er rich van bewust dat nationale attics slechts bij
uitzondering, de regel niet meer dan een- of tweemaal per jaar, kunnen worden gevoerd
in
Bij een te hoge rrequentie
dreigt het gevaar dat het middel"nationale actie" devalueert,
waardoor afbreuk wordt gedaan
aan de geloofwaardigheid
van de deelnemende
organisaties het publiek.
bij
3.5 Deelneming aan acties
De invloed van elke organisatie aanzien
ten van de besluitvonning over de doorgang
van
een nationale actie woldt bepaald aan de band van de op dat moment geldende
verdeelsleutel-methodiek de opbrengsten SHO-acties.
van uit Voor bet voeren van een
nationale actie is tenrninste
een 600/0
meerderheid
nodig.
3.6. Bestedingen - ,,-
Het samenwerkingsverband zelf besteedt geeD hulpgelden. Deze taak wordt overgelaten
aan de afzonderlijke organisaties.
3.7. Status
Het samenwerkingsverband
heeft geeD
rechtspersoonlijkheid streeft het verwerven
en
daarvan niet na. Het heeft en behoudt bet karakter van regelmatig terugkerende
adhoc
samenwerking streeft ernaar
en niet een regulier merk te worden op de Nederlandse
charimarkt.
3.8. J\n"idische
Aansprakelijkheid
Vorderingen terzake van kosten van ofbestedingen de opbrengst
uit van een SHO actie san
bet adres van de deelnemende
organisaties
zul1en
door de SHO als geheel als vorderingen
gericht aan de SHO als geheel worden beschouwd,
tenzij er sprake is van ernstig
onzorgvuldig handelen
door em of meeT
deelnemende
organisaties.
Bij ernstig onzorgvuldig handelen
dient de onzorgvuldig handelende
organisatie bedrag
bet
van de vordering zelf te voldoen.
4. Toetredingscriteria nieuwe deelnemers
4.1. Aspirant deelnemers
Een organisatie,
wiens verzoek om a1s
regulier deelnemer
van de SHO door de
directeurenvergadering beginse1 ingewi11igd, gedurende
in is za1 drie nationa1e
acties,
deelnemen aspirant deelnemer.
als
Aan bet einde van deze periode za1
een extern deskundige 3 acties toetsen. De
de
vergadering
van directeuren
bes1ist
vervo1gens grand van bet advies. Bij een positief
op
besluit kan bet aspirant lid als regulier deelnemer
toetreden.
Om aspirant deelnemer de SHO te kunnen worden, client te worden voldaan aan de
in
volgende criteria:
4.2. Criteria voor deelnarne
Aan bet sarnenwerkingsverband
nemen deel: Nederlandse
organisaties
voor internationale
hulpverlening
a) met ruime mate van geografische
spreiding van bet werkterrein over de hele
wereld;
b) die humanitaire
hulpprogramma' ondersteunen een groot aantallanden;
s in
c) die in staat zijn onafhankelijk van de opbrengst gezamenlijke acties zelfstandig
uit
aanzienlijke
hulpprograrnrna' te ondersteunen;
s
d) die zelf of via partnerorganisaties
snel en adequaat plekke aanwezig kunnen zijn om
ter
noodhulp te verlenen;
e) die de uitvoering van bun hulpprograrnrna's
zorgvuldig monitoreD en evalueren, dan
al
met met inschakeling van onafhankelijke deskundigen;
f) die geworteld zijn in de Nederlandse
samenleving een significant deel van de
en
Nederlandse
bevolking en/ofNederlandse
organisaties bun acbterban
tot kunnen
rekenen, zoals blijkt uit tenrninste 100.000
vaste leden of donate1D'S;
g) die in staat zijn een toegevoegde
bijdrage te leveren aan de uitvoering van de nationale
acties van de SHO in Nederland;
b) die in bet bezit zijn van bet CBF-keur en in dit verband de Code of Conduct
onderschrijven;
i) uit de statuten
blijkt dat de organisatie basis van politieke en religieuze neu1raliteit
op
opereert;
j) die gevestigd en tenminste jaar kantoorboudend in Nederland.
5 zijn
4.3. Gastdeelnemers
Een organisatie kan voor de duur van een specifieke
actie toegelaten
worden als
gastdeelnemer bet samenwerkingsverband, deze kan aantonen hij of de lokale
tot als dat
partners ervan een substantieel
bulpprograrnma
uitvoeren in bet rarnpgebied.
De directeurenvergadering een gastdeelnemer een actie laten deelnemen
kan aan indien
deze over specifieke kenmerken
beschikt die aan deze actie ten goede komt.
Gastdeelnemerschap
biedt geen garantie tot regulier (aspirant) lidrnaatschap.
4.4. Beeindiging deelnemerschap
reguliere deelnemers
Het deelnernerschap de reguliere deelnemer
van woldt beeindigd als de organisatie:
a) zijn lidmaatscbap
aan SHO opzegt onder voldoening van aIle verplichtingen
voortkomend uit bet lidmaatschap de dag van opzegging;
tot
b) zich Diet houdt aan de in de overeenkomst
opgestelde
afspraken;
c) bet CBF-keur is kwijtgeraakt;
Bij een geschil hierover wOldt artikel12 toegepast.
5. Taken en bevoegdheden
5, De directeurenvergaderingen
De leden van de SHO worden tijdens de directeurenvergadering
vertegenwoordigd
door
bun directeuren, afgevaardigde
of met mandaat.
Het is voorbehouden
aan de vergaderingen directeuren
van om beslissingen te nemen
over:
. bet al dan Diet voeren van een gezamenlijke
actie;
. bet toelaten van andere organisaties, genoemd artikel 4;
als in
. de naam en bet motto van de actie en de strekking van de voorlichting;
. de vaststelling van budgetten;
. aIle beleidszaken
inzake bet sarnenwerkingsverband;
. de uitvoering van de overeenkomst.
5.2. Voorzitter en vice-voorzitter van SHO
Het voorzitterschap
rouleert 18 maanden
onder de reguliere leden van bet
samenwerkingsverband.
Als vice-voorzitter treedt op de directeur van bet reguliere lid die in de voorgaande
18
maanden voorzitter beeft geleverd;
de
5.3. Secretariaat
Het secretariaat wordt verzorgd door het reguliere lid dat de voorzitter levert.
5.4. Campagneteam
Per actie wordt een campagneteam
van tenminste drie leden samengesteld door de
voorzitter. Een van de leden fungeert als actie-coordinator.
5.5. Financieel beheer
Het tinancieel beheer de betalingsverwerking een actie worden verzorgd door
en van
Novib.
6. Procedures
Bij de besluitvonning over het voeren van een nationale actie is elk regulier lid verplicht
zijn opinie en conclusie (voor oftegen actie) kenbaar maken.
te
Is het een directeur onmogelijk aan de directeurenvergadering te nemen, dan kan hij
deel
rich daarin laten vervangen. ook dat met mogelijk, dan kan hij zijn standp\D1t
Is voor de
vergadering aan de voorzitter rnededelen. geen reactie besluit de vergadering
Bij voor hem.
6, Besluitvonning
De leden besluiten tot bet al dan Diet voeren van een gezarnenlijke
actie biDDen
max. 5
dagen nadat een of meerdere
van de fCguliere leden betzij zo~ actie bebben voorgesteld,
betzij te kennen bebben
gegeven
zelf em op bet alg~ publiek gericbte fondswervende
actie te willen starten.
De Teguliere aspirant leden zijn verplicht bet voomemen tot een eigen actie bij de
en
voorzitter of - bij zijn afwezigheid - vice-voorzitter van bet samenwerkingsverband te
aan
melden.
Gedurende
dezc (rnax) S dagen zullen de leden tot bet moment van besluitvonning geen
publieke aankondigingen
doen of gironummers
vennelden, c.q. laten vennelden in
advertenties,
radio- of televisiespots
danwel in gedrokte of audiovisuele
publicaties.
Acht de voorzitter de kans Diet aanwezig,
dan staat bet de leden die een eigen actie
aankondigen,
vrij hiermee te beginnen.
Tot op dat moment is bet bun met geoorloofd
publieke aankondigingen doen of gironummers vermelden, c.q. te laten vermelden in
te te
advertenties,
radio- of televisiespots
dan wel in gedrukte of audiovisuele
publicaties.
6.2. Is bet besluit tot bet voeren van een actie genomen,
dan dienen de directc\D"en spoedig
---
mogelijk vast te stellen:
. onder welke naam of motto ze wordt gevoerd eo welke kemgedachtc
ten grondslag ligt
aan de voorlichting;
. gedurende
welke periode eeo werveode campagne
wordt gevoerd (maximaall maand);
. gedurende
welke periode bet gironummer open blijft staan;
. de budgettcn;
. of er een contactpersoon
naar bet rampgebied
wordt gezonden.
. actiemodel
met inzet van mensen middeleo.
en
. Actieve eo passieve
deelname.
Indieo reguliere of aspirant leden in een door ceo ramp
getrofIen gebied Diet werkzaam
kunnen zijn of Diet beschikken over operationele
partnerorganisaties,
k1mneo rich onthoudeo van meedeleo de opbrengst van een
zij in
actie. Dit betekent
Diet, dat ze ook bun naam aan de actie hoeven tc onthoudeo.
Ze
kunnen deze naar vermogen
ondersteunen.
. de voorzittcr formuleert een Q&A ten behoeve van eenduidige communicatie naar pcrs
eo publiek.
6.3. Telefonisch overleg
---
Als een meerderheid
van de reguliere leden hiermee akkoord gaat kan bet secretariaat
beslissen om een besluitvormende
directeurenvergadering telefonisch overleg te laten
via
plaatsvinden.
6.4. Stemmingen
Reguliere- en aspirant ledm hebben stemrecht,
met uitzondering van stetmecht ten aanzien
van bun eigen toetreding SHOo
tot
In de vergadering
van directeuren
vindt de besluitvorming
omtrent bet actiemodel bij
voorkeur plaats bij consensus;
indien nodig overeenkornstig 60% regeling van de
de
verdee Is 1 eu te lmethodi ek.
6.5. Rapportage
SHO legt verantwoording aan pers, algemeen
af publiek en eventueel
specifieke groepen
over de besteding
van de fondsen (zie bijlage 1: Draaiboek Nationale Acties van de
samenwerkende
hulporganisaties
(SHO». Hiertoe stellen de deelnemers
aan de actie
tijdens en na atloop van de actie de volgende inforrnatie beschikbaar
aan de voorzitter:
~ Heldere en publiek toegankelijke inforrnatie over de opbrengsten de verdeling
en
daarvan.
~ Heldere en publiek toegankelijke inforrnatie over de bestedingen over in dit kader
en
relevante activiteiten door de deelnemende
organisaties. bijlage 2: Richdijnen
Zie
Rapportage Verplichtingen SHOo
6.6. Evaluaties
Kart na bet ~digen van een campagne
stelt de actie-coOrdinator overleg met bet
na
voorlichtersteam
een evaluatieverslag dat wordt besproken vastgesteld de
op en in
vergadering
van directeuren,
waama de actie-coOrdinator
wordt gedechargeerd.
Op initiatief van de directemenvergadering besloten
kan worden tot een bredere evaluatie.
Zie bijlage 2: Richtlijnen Rapportage Verplichtingen
SHOo
7. Gedragscode
7.1. Teneinde geen afbreuk te doen aan bet effect van gezarnenlijke
acties onthouden de
deelnemende
organisaties
zich gedurende actieperioden van fondswerving ten eigen
de
bate ten behoeve
van bet gezarnenlijke
actiedoel.
7.2. Reeds voorbereide
t.v.-reportages
over bet gezarnenlijke
actiedoel, waarbij een of meer van
de deelnemende
organisaties
zijn betrokken, worden voorzien van een appel ten behoeve
van de gezarnenlijke
actie. De gemaakte
kosten worden uit bet voorlichtingsbudget
vergoed.
7.3. Op handeD
zijnde acties van afzonderlijke leden ten behoeve
van andere doelen dan bet
gezamenlijke
actiedoel worden zo mogelijk uitgesteld. Is dit niet mogelijk, dan worden ze
bij de start van een gezamenlijke
actie gemeld.
7.4. Spontane
donaties de afzonderlijke leden van SHO ontvangen,
die kunnen ze behouden;
deze worden bij de verdeling van opbrengsten gezamenlijke
uit acties buiten beschouwing
gelateD.
7.5. De deelnemende
leden verstrekken
elkaar openhartig alle beschikbare
informatie over de
situaties in bet rampgebied,
bun bulpoperaties
daar en bun samenwerking
met
partn erorganisa
ties.
Op basis van vrijwilligheid kan informatie van gemeenschappelijk worden gedeeld en
nut
toegankelijk gemaakt
met als doel meer gezamenlijk opereren
daar waar nuttig en nodig.
..
7.6. Na bet beeindigen van de wervings- en voorlichtings-campagne een gezamenlijke
van actie
nemen de leden een wachttijd van drie weken in acht, alvorens
zelf fondsen te werven
onder bet Nederlandse
publiek, tenzij de vergadering
van directeuren
hieromtrent andere
afspraken
heeft gemaakt.
7.7. Ter bevordering van de onderlinge afstemming
stelt de voorzitter aan aIle leden die
overwegen activiteiten te ontplooien, de doorhem ontvangen
informatie ter bescbikking
over de planneD
van collega-leden.
De leden rolleD tevens bevorderen de in bet veld werkzame
dat parb1ers
een goede
afsternming coordinatie nastreven
en met andere
hulporganisaties in bet gebied
die
werkzaam zijn.
7.8. Voor de hulpverlening dient de Code of Conduct of the Red Cross and Red Crescent
Movement and NGOs in Disaster Relief als uitgangspunt.
7.9 Besluiten genomen
door de SHO directeuren
worden door individuele SHO leden
publiekelijk Diet ter discussie
gesteld.
Uitgangspunt loyaliteit aan bet genomen
is besluit.
In de verantwoording
naar de eigen acbterban
over genomen
SHO besluiten worden
allereerst de argumenten
genoemd de basis vormden voor dit besluit, waarna bet SHO
die
lid de eigen argumenten/
accenteD toevoegen,
kan waar wordt uitgelegd waarom er weVniet
ingestemd met dit besluit of meegedaan aan de SHO actie. AIle leden worden tijdig
is is
geinformeerd
over mededelingen
naar de acbterban SHO besluiten als onderwerp
die
bebben.
8. Bet secretariaat
8.1. Taakstelling
Behalve de gebruikelijke taken van een secretariaat organisatie verslaglegging
- en van de
vergaderingen,
correspondentie,
archivering - is bet secretariaat
van bet
samenwerkingsverband een aantal specifieke
met hierna te noemen taken belast.
8.2. Als bet besluit tot een gezamenlijke
actie genomen stelt bet secretariaat NOS en bet
is, de
Centraal Bureau Fondsenwerving hiervan op de hoogte.
8.3. Voortgangscontrole
Het secretariaat
ziet toe op de uitvoering van aIle besluiten die de vergadering van
directeuren
heeft genomen.
9. Uitvoering SHO-acties
De uitvoering van SHO-acties
vindt plaats volgens bet Draaiboek Nationale Acties van de
sarnenwerkende
bulporganisaties
(SHO), dat als aanhangsel deze overeenkomst
bij is
gevoegd biervan deel uitmaakt.
en
Adressen
van donateurs
aan gezarnenlijke
acties komen niet ter beschikking van
individuele deelnemers aan de SHO voor volgende aeries.
of
10. Financieel beheer
10.1. Het lid dat de financien van SHO-acties
beheert,
verzorgt:
. de beta1ingsverwerking;
. de tenaamstel1ing bet gironummer;
van
. de vrijstelling van bet schenkingsrecht de belastingaftrekbaarheid bet
en van
giftenbeheer van de budgetten;
. de betaling van de kosten;
. de regelmatige verstrekking
van saldo-opgaven de leden;
aan
. de verdeling van de opbrengsten, aftrek van de overeengekomen
na kosten en op data
die door de vergadering
van directeuren
worden vastgesteld;
. bet doen uitvoeren vandeaccoun~tscontrole. -
. bet jaarlijks berekenen
van de verdeelsleutel
volgens de hieronder beschreven
afspraken, op basis van
I) cijfers over fondsenwerving gebaseerd CBF jaarverslagen,
- op kolom
"totaal baten eigen fondswerving"
en
2) cijfers over bestedingen
hurnanitaire
hulp - deze worden door de leden tijdig
aangeleverd.
Voor gezamenlijke
attics worden gironummers
gebruikt die door afzonderlijke
organisaties
uitsluitend voor dergelijke acties zijn gereserveerd.
Het centrale gironummer is 555, door Novib ter beschikking gesteld. A1s meerdere
attics tegelijk worden gevoerd,
kan hiernaast
gironummer 800.800 worden
opengesteld.
Mensen in Nood en KerkinActie houden postgiro 797 aan als
reservenummer
.
Het voorlichtingsbudget
wordt beheerd
door de actie-coOrdinator.
Facturen worden door
hern/haar geparafeerd.
Betalingsopdrachten
worden getekend
door de directeur van bet
lid dat de financien beheert.
Het overige actiebudget wordt beheerd door bet secretariaat. Betalingsopdracbten
worden getekend door de directeur van bet lid dat bet secretariaat verzorgt, en door de
directeur van bet lid dat de financien beheert.
10.5. Verdee1s1eute1
De percentue1e verde1ing van opbrengsten van acties wordt jaar1ijks berekend op basis
van een door de directeuren overeengekomen rekenmode1 (rJe bijlage 3: SHO
Verdeelsleutel). Dit model is gebaseerd op een vast percentage van 4%, terwij1 de rest
wordt verdee1d aan de hand van 2 wegingsfactoren (humanitaire hulp en
fondsenwerving over 3 ~1aar).
Het model is in eerste instantie geldig van 1 januari 2002
t/m 31 december 2006.
Als de vergadering van directew-en besluit om een gastdeelnemer of aspirant deelnemer
tot bet samenwerkingsverband toe te laten, wijst ze deze organisatie een bepaald
percentage of een bepaald bedrag van de opbrengst toe. Het percentage wordt naar rato
van de verdeel-sleutel in mindering gebracht op de aandelen - buiten bet vaste
percentage van 4% van de andere deelnemende organisaties.
10.7. Wanneer een van de leden zelf of via een lokale partnerorganisatie
evident meeT
actief
is in bet getroffen gebied dan de overige deelnemers,
dan kan dit lid de vergadering
van
directeuren
vragen om een grater deel in de opbrengst.
De vergadering kan hiertoe
overeenkomstig 60% regeling van de verdeelsleutelmethodiek de reguliere leden
de van
besluiten.
Wanneer
een regulier lid afziet van zijn aandeel de actie of als een lid geen feitelijke
in
informatie kan verstrekken
over de voorgenomen
wijze waarop bet aandeel de
in
..
.
opbrengsten
besteed worden, zal dit lid afzien van zijn aandeel. dat geval wordt
zal h1
bet aandeel verdeeld
volgens bet rekenmodel
(met de 2 wegingsfactoren),
zander dat bet
vaste percentage
van 4% wordt opgehoogd,
tenzij de vergadering
overeenkomstig
de 60% regeling van de verdeelsleutelmetbodiek de reguliere leden anders
van beslist.
De vergadering van directeuren
stelt vast op welke termijn deelnemers
bestedingen
moeten vemntwoorden.
Als maximum termijn geldt een periode van twC&jaar na de
start van de actie, tenzij anders
wordt beslist in de directeurenvergadering
(bijvoorbeeld
bij acties die zeer lang lopen). Verantwoording
geschiedt
volgens de overeengekomen
rapportage fonnats.
Rente-inkomsten
worden bij de opbrengst
van de actie gevoegd.
10.11 De kosten voor bet secretariaat en voor bet financieel bebeer worden door de
betreffende leden per actie begroot. Hun begrotingen beboeven de goedkeuring van de
vergadering van directeuren. De begrotingen betreffen rowel directe kosten als toe te
rekenen interne kosten.
10.12. De kosten van de voorlichting worden per actie begroot. Over een vergoeding van
personeelskosten een regeling worden getroffen door de vergadering
kan van
directeuren.
11. Verantwoording
Na beeindiging van een actie, maakt bet financieel co
Voor de verslaglegging
naar bet ministerie van Buitenlandse
Zaken gelden eigen
specifieke regels.
De deelnernende
leden leggeD
over de besteding van opbrengsten gezamenlijke
uit
aktes, expliciet verantwoording in bun eigen jaarverslagen.
af
Daamaast
wordt een gezamenlijk
eindverslag
opgesteld (zie bij/age 2: Richt/ijnen
Rapportage Verp/ichtingen)
Binnen redelijke tennijn na bet afsluiten van een actie, te bepalen door de vergadering
van directeuren,
publiceert de voorlichtersgroep
een bestedingsoverzicht.
Wanneer
relevant worden rapportages
vertaald voor bij de actie betrokken bevolkingsgroepen.
12. Geschillen
Kunnen een of meer leden zich onmogelijk verenigen met besluiten van de vergadering
van
directeuren,
dan kunnen zij deze vergadering
vragen een onafhankelijke externe persoon
als arbiter aan te wijzen. De vergadering
kan hiertoe bij gewone meerderheid
van sternmen
van de reguliere leden besluiten. arbiter zal worden verzocht binnen 24 uur een
De
uitspraak te doen. Deze uitspraak is bindend.
10
..
..t
1 januari 2005
Vastgesteld in bet directeurenoverleg SHO d.d. 7 december 2004 te Voorburg
Door: de directeuren van:
1) Artsen zonder Grenzen
2) KerkinActie
3) Mensen in Nood/Cordaid
4) Nederlandse
Rode Kruis
5) Novib
6) Stichting Vluchteling
7) TEAR fund
8) Tene des Hommes
9) Unicef Nederland.
Bijlage:
1. Draaiboek Nationale Acties
2. A. Richtlijnen Rapportage Verplichtingen SHO
B. Rapportage Formats SHO
3. SHO Verdeelsleutel
Aldus voor akkoord getekend,
'.. (naam
organisatie)
(handtekening)
(naam in blokletters)
Datum:
---- --
Ministerie van Buitenlandse Zaken