Heliview Marketingservices
Noodzaak tot efficiencyslag in documentverwerking bij Top 1000
organisaties
14-02-2005
Eén op de vijf Top 1000 organisaties in Nederland geeft aan dat het
distribueren van inkomende documentstromen, waaronder facturen,
inefficiënt plaatsvindt. Ervan uitgaande dat zo'n 40% van deze
organisaties meer dan 15.000 facturen per jaar verwerkt, zijn de
kansen voor kostenbesparingen aanzienlijk. Verder blijkt dat bijna
20% van de Top 1000 haar systemen voor het verwerken en opmaken
van klantgerichte documenten niet op orde heeft. Dit blijkt uit
een onlangs door Heliview en StreamServe uitgevoerd grootschalig
onderzoek naar documentverwerking en automatisering.
De volumes voor inkomende documenten bij deze organisaties zijn
aanzienlijk. Slechts een kwart van deze organisaties heeft een
geautomatiseerde koppeling met leveranciers voor inkomende
documentstromen. Bij het merendeel van de Top 1000 is dus sprake
van handmatige invoer. Ruim 35% van alle Top 1000 organisaties
geeft aan dat digitalisering van inkomende documentstromen een
direct verbeterpunt is.
Knelpunten bij interne -en uitgaande documenten liggen vooral op
het gebied van archivering en het werken met verschillende
opmaakprofielen. Immers ongeveer de helft van de Top 1000
organisaties heeft een volume van uitgaande facturen van ongeveer
50.000 per jaar. Daarbij komt nog een gemiddeld aantal van twee
kopieën per factuur en een veelheid aan andere uitgaande
documenten zoals orderbevestigingen, herinneringen en bijvoorbeeld
klantdocumentatie. Momenteel wordt 65% van alle uitgaande
documenten eerst handmatig geprint en vervolgens per post
verstuurd. Naast het feit dat dergelijke processen uiterst
arbeidsintensief zijn en dus hoge kosten met zich meebrengen, is
er tevens sprake van een hoge foutgevoeligheid. Onder andere deze
redenen is voor 9% van de Top 1000 organisaties de aanleiding
geweest om de distributie van uitgaande documenten uit te
besteden.
Eén belangrijke reden voor inefficiëntie in documentverwerking is
volgens Heliview en StreamServe dat er binnen grotere organisaties
geen eenduidige verantwoordelijkheid is voor document processing.
Daarnaast laat de huidige automatiseringsgraad van
documentverwerking te wensen over. Dat de noodzaak tot verbetering
hoog is wordt nogmaals duidelijk als blijkt dat 54% van de Top
1000 organisaties binnen twee jaar verwacht te investeren in
geautomatiseerde oplossingen voor documentverwerking -en
distributie. Tenslotte geeft een ruime meerderheid van deze
organisaties aan zich te richten tot een gespecialiseerde
leverancier van software op het gebied van documentautomatisering.