Gemeente Gouda
gemeente gaat documentaire informatie verder digitaliseren (09/02/2005)
De gemeente Gouda gaat de documentaire informatievoorziening binnen de
gemeente versterken. Verder worden post- en archiefzaken niet
uitbesteed. Dat heeft het college van Ben W op 8 februari 2005
besloten.
De gemeente heeft onderzocht of post- en achieftaken misschien beter
konden worden uitbesteed. De gemeente heeft ondermeer gekeken of er
leveranciers met ervaring waren en wat de ervaringen zijn van
gemeenten die hun post- en archiefzaken hebben uitbesteed. Ook is
nagegaan of de documentaire informatievoorziening binnen de gemeente
kon worden verbeterd. Uiteindelijk is een analyse gemaakt van de
afbreukrisicos en een inschatting van de kosten van volledige
uitbesteding.
Conclusie is dat het beter is de post- en archieftaken niet uit te
besteden en zelf te blijven doen. Er zijn namelijk nog weinig
ervaringen met uitbesteding bij gemeenten, het kost te veel en de
afbreukrisicos zijn te groot.
Afgesproken is ook dat de documentaire informatievoorziening wordt
versterkt. Post- en archiefstukken gaan zoveel mogelijk
gedigitaliseerd worden. Ook de routing en archivering zal digitaal
worden bijgehouden. De gemeente gaat daarvoor werken met DIVA, een
elektronisch documentair informatiesysteem. Hiervoor loopt op dit
moment een Europese aanbesteding. DIVA zal de komende jaren zijn
beslag krijgen. Geleidelijk gaat Gouda over van papieren naar digitale
informatie.
Het onderzoek naar de mogelijke uitbesteding van post- en archiefzaken
past binnen OptimaForma, het project waarmee de gemeente beter en
efficiënter wil gaan werken en uitvoerende taken zoveel mogelijk
uitbesteden. De gemeente wil met OptimaForma vanaf 2008 jaarlijks in
totaal meer dan 13 miljoen euro bezuinigen.
De Ondernemingsraad moet nog over dit besluit van BenW adviseren.
-- einde bericht --
Voer hier de berichttekst in