Federale regering Belgie
Elektronische boekhouding wettelijk erkend
(2004-12-03)
Persbericht van de Ministerraad
Tot op vandaag zijn zo'n 600.000 bedrijven en eenmanszaken verplicht
om naast hun eventuele elektronische boekhouding ook een papieren
boekhouding bij te houden. In de praktijk betekent dit een hoop
nodeloze rompslomp die tot 60 miljoen euro per jaar kost aan het
bedrijfsleven. Vandaag keurde de Ministerraad op initiatief van de
heer Vincent Van Quickenborne, Staatssecretaris voor Administratieve
Vereenvoudiging, een ontwerp van koninklijk besluit goed over
elektronische boekhouding waardoor de papieren boekhouding in haar
geheel wordt afgeschaft.
Hoewel de meeste ondernemingen hun boekhouding voeren via aangepaste
boekhoudsoftware, bepaalt de regelgeving in België nog steeds dat de
boekhoudboeken verplicht op papier dienen te worden gehouden.
Bovendien moesten deze boeken voordat ze in gebruik werden genomen,
elk individueel geviseerd of geparafeerd worden door de griffies van
de rechtbanken van koophandel.
In een tijd waar een computer niet meer weg te denken is uit het
bedrijfsleven, leidt dit tot de absurde praktijk dat ondernemers
computerlijsten dienden uit te printen en manueel in te kleven in de
wettelijk voorgeschreven geviseerde en/of geparafeerde boeken. Het
prijskaartje is niet min: wanneer men ervan uitgaat dat een
onderneming gemiddeld een halve dag per jaar spendeert aan een
papieren boekhouding aan gemiddelde kost van 100 euro (gemiddelde kost
van 25 euro bruto per uur per werknemer) dan kunnen zo'n 600.000
bedrijven tot 60 miljoen euro per jaar uitsparen.
Concreet betekent de vereenvoudiging, dat ondernemingen niet langer
verplicht zijn naar de griffie van de rechtbank van koophandel te gaan
om hun boeken te laten viseren of te paraferen. Het betekent ook dat
ze niet langer verplicht zijn om hun elektronisch bijgehouden
boekhouding uit te printen en manueel in voorgeschreven boeken in te
kleven.
Bovendien werd erover gewaakt dat de nieuwe regeling voor de kleinste
bedrijven, waar een papieren boekhouding goedkoper is, geen
administratieve meerkost veroorzaakt. Voor deze bedrijven is het vaak
duurder te investeren in boekhoudsoftware of beroep te doen op een
externe boekhouder. Zij kunnen, indien ze dat wensen, gebruik blijven
maken van een eenvoudige papieren procedure.
In het ontwerp van koninklijk besluit wordt een rechtszeker kader
gecreëerd voor het (louter) elektronisch bijhouden van de boekhouding.
De elektronische boekhouding dient aan dezelfde vereisten inzake
continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid te voldoen als de
papieren boekhouding, en moet bewaard blijven en toegankelijk zijn
voor controledoeleinden. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen zal
aan de hand van adviezen en aanbevelingen, regels uitwerken voor het
gebruik van elektronische boekhoudprogramma's.