12-10-2004
Provincie Gelderland entousiast over duurzaamheidsscan van PreDO
"Duurzaamheid staat nu meer vooraan op de agenda"
Gelderland is de eerste provincie die met een zogenoemde P4-scan
integraal is doorgelicht op het thema `maatschappelijk verantwoord
ondernemen'. Van twaalf beleidsterreinen en organisatieonderdelen is
in kaart gebracht hoe duurzaam de provincie opereert en waar nog
verbeteringen mogelijk zijn. "Een gedetailleerd onderzoek, dat helder
aan het licht heeft gebracht waar we staan en waar we nog aan kunnen
werken", concludeert Coen Volp, sectordirecteur bij de provincie en
intern opdrachtgever voor de scan. "Ik draag het instrument van harte
uit naar mijn collega-overheden. Hoe vaker de scan wordt toegepast,
hoe beter die wordt. Bovendien is dan een onderlinge benchmark
mogelijk".
Verbeterslagen
Bij maatschappelijk verantwoord (of duurzaam) ondernemen denken veel
mensen in eerste instantie aan het particuliere bedrijfsleven. Daar
zijn verbeterslagen mogelijk door economische, ecologische en sociale
dimensies van de bedrijfsvoering beter met elkaar in balans te
brengen. In vakjargon heet het de triple-P benadering: people, planet
en profit. Maar wat betekent duurzaam ondernemen voor een
overheidsorganisatie? Hoe kan een overheid doelbewust bijdragen aan
duurzame ontwikkeling? "Wij willen ons voortdurend bewust zijn van het
feit dat we een verantwoordelijkheid hebben voor het nageslacht",
analyseert Volp: "En dat moet je breed zien. Het komt ook tot
uitdrukking in het RO-beleid, ook in het personeelsbeleid, het
milieubeleid, het verkeer- en vervoerbeleid. Kijk bijvoorbeeld naar
het aanbestedingenbeleid: hoe ga je daar om met duurzaamheid? Zo
schrijven wij het hergebruik van materialen voor. Op het moment dat je
in het RO-beleid of het milieubeleid beleidslijnen uitzet, dan hebben
die een doorwerking naar gemeenten en bedrijven. Maar het gaat ook
over interne zaken. Een jaar of vier geleden zijn we op een ander
soort koffie overgegaan. Juist vanwege die duurzaamheidsgedachte. Het
zijn ook de kleine dingen die het doen."
Met preventie naar duurzaam ondernemen
Om de prestaties van een provinciale organisatie nauwkeurig in beeld
te brengen is de P4-scan ontwikkeld (P4 staat voor people, planet,
profit en provincie). Deze scan is een verfijning van de zogenoemde
Duurzaamheidsstrategiescan die eerder is ontwikkeld door adviesbureau
BECO. In opdracht van SenterNovem en in samenwerking met de provincie
Gelderland is de scan op maat gemaakt voor provinciale organisaties.
Dat is gedaan in het kader van het programma `Met preventie naar
duurzaam ondernemen' (PreDO). Doel van dit programma is ontkoppeling
van economische groei en milieudruk. Met de P4-scan heeft SenterNovem
een pasklaar instrument op de plank liggen, waarmee provinciale
overheden hun prestaties op dit gebied doelgericht en systematisch
kunnen verbeteren. Het is de bedoeling om de scan ook op maat toe
snijden voor gemeentelijke organisaties. Volp: "Er is veel tijd gaan
zitten in het ontwikkelen van die scan. Welke indicatoren kies je en
hoe bepaal je de scores op die indicatoren? De scan signaleert
bijvoorbeeld of ik in mijn vergunningvoorwaarden één, twee of
vierhonderd duurzaamheidsaspecten toets. Let ik erop in mijn
regelgeving? Hetzelfde voor mijn inkoopvoorwaarden. Wat schrijf je in
je beleid voor als vestigingsfactor voor bedrijven? Zo kun je dat heel
breed maken."
Interviews
De P4-scan is uitgevoerd door BECO en startte met een bijeenkomst met
hoofden van afdelingen, projectleiders en directeuren. Volp: "Het gaat
om de mensen die de beleidsvelden en interne afdelingen in de voorste
regionen goed kunnen overzien. Bij ons ging het om zestien, zeventien
mensen." In die startbijeenkomst is het verloop van het onderzoek
toegelicht en zijn gedachten uitgewisseld over ambities, visies en
beleid op het gebied van duurzaam ondernemen. Vervolgens zijn in
interviews aan de hand van gedetailleerde vragenlijsten twaalf
organisatieonderdelen onder de loep genomen: strategie en juridische
zaken, facilitaire zaken, personeel en HRM, ICT, financiën, inkoop,
communicatie en voorlichting, economische zaken, infrastructuur,
verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening en gebiedsontwikkeling,
welzijn, zorg en cultuur en milieu, water en bodem. Is er
duurzaamheidsbeleid op die gebieden? Zo ja, is dat vastgelegd? Wordt
er bij vergunningverlening op getoetst?
Stakeholders
Naast vraaggesprekken met leidinggevenden binnen de provinciale
organisatie, zijn ook interviews afgenomen bij stakeholders waaronder
een gemeente, de Kamer van Koophandel en de milieufederatie. Wat
verwachten zij van de provincie op duurzaamheidsgebied en hoe vinden
zij dat de provinicie het doet? Volp: "Dat levert leuke discrepanties
op. Bijvoorbeeld dat externe partijen soms hele hoge verwachtingen
hebben en dat ze ons daar laag op scoren, terwijl we feitelijk in de
buurt van die hoge verwachtingen komen of daar zelfs overheen gaan.
Dat is niet altijd zo, want er zijn ook punten waar we achterblijven
bij wat wordt verwacht."
Best practices
De uitkomsten van alle vraaggesprekken zijn gebundeld in een reeks
zogenoemde spiegels. Hierin is in de vorm van spinnenwebben grafisch
weergegeven hoe de provincie op elk van de indicatoren scoort ten
opzichte van best practices op dat gebied. Een voorbeeld is de
aandacht voor duurzaamheid bij de ontwikkeling van beleid. Een
maximale score wordt gehaald als er in beleidsnota's specifieke
uitspraken worden gedaan over de gevolgen van het voorgestane beleid
voor mens, milieu en middelen. Door een heldere grafische weergave
ontstaat direct een overzicht van de relatieve prestaties van de
organisatie en van mogelijke verbeterpunten. Volp: "Ik was erg blij
dat we de resultaten op een hoog abstractieniveau teruggekoppeld
kregen. Met de scan zijn onderwerpen geïdentificeerd waar we aan
kunnen werken. Je kunt het zien als een 360-graden feed back scan. Je
krijgt alles teruggekoppeld."
Meer aandacht
Op alle onderzochte beleidsvelden en organisatieonderdelen zijn
verbeterpunten aan het licht gebracht. Volp: "De afronding moet nog
plaatsvinden, want we moeten nog een selectie maken waar we mee aan
het werk gaan. Op elk terrein is wel een actie mogelijk. Ook bij de
interne organisatie zijn op een aantal terreinen wel degelijk een
aantal aandachtspunten die de moeite waard zijn om aan te werken. Veel
van die punten zijn al voorzien in uitvoeringsprogramma's, maar
krijgen nu wel meer aandacht. We gaan de scan aan GS voorleggen met de
bijbehorende analyse en de vertaling in actiepunten. Ik wil ook
voorstellen om de scan over een aantal jaren te herhalen zodat we
kunnen zien of we voortgang boeken. Je zou kunnen aansluiten bij het
ritme van vier jaar waarin we ook de uitvoeringsprogramma's
evalueren."
Onder de korenmaat
Behalve inzicht in de prestaties van de provincie heeft ook het
proces, het werken met de scan veel opgeleverd, zegt Volp: "We hadden
hier een platform waar mensen van RO en milieu, welzijn en water trouw
op acteerden. Dat heeft nu een nieuwe status gekregen. Er zijn meer
mensen bij betrokken. Het onderwerp staat nu meer vooraan op de
agenda. Een heel belangrijke conclusie is verder dat we teveel onder
de korenmaat houden. Op tal van terreinen doen we veel meer dan mensen
weten en dat is zonde, want dan maken we geen gebruik van de
voorbeeldwerking die van de provincie uit kan gaan. Dus als het gaat
om de aandachtspunten voor het vervolg dan liggen die met name op het
terrein van communicatie."
Benchmark
Met de ervaringen in Gelderland is de scan op maat gemaakt voor
provinciale overheden. Door ook andere provincies met de P4-scan door
te lichten, is het mogelijk de scores op verschillende indicatoren
steeds objectiever te maken. Daardoor wint het instrument aan waarde
en is het mogelijk de prestaties van verschillende provincies met
elkaar te vergelijken. Volp: "Ik draag het instrument van harte uit
naar mijn collega-overheden, met name collega-provincies. Mensen,
treedt alstublieft in en doe hier aan mee. Dan krijg je ook een
onderlinge benchmark."
De P4-scan is in opdracht van SenterNovem op maat ontwikkeld om de
duurzaamheidsprestaties van provinciale overheidsorganisaties te meten
en om specifieke verbeterpunten aan het licht te kunnen brengen. De
scan wordt uitgevoerd door adviesbureau BECO. Bel voor meer informatie
met Jan Spit van SenterNovem, j.spit@senternovem.nl, telefoon (030)
239 3517
Novem