Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

logoocw

Aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten Generaal

Postbus 20018

2500 EA Den Haag

Den Haag Ons kenmerk 13 september 2004 PO/KB/43425

Onderwerp Bijlage(n) Voortgangsrapportage lumpsumbekostiging ITS: "Rapportage voortgang pilots lumpsum primair onderwijs primair onderwijs" Ecorys: "Flankerend beleid invoering lumpsum PO" Ernst & Young: "Onderzoek pilot lumpsumfinanciering Primair Onderwijs"


1. Inleiding

Verbetering van de onderwijskwaliteit door meer beleidsvrijheid Dat is waar het om gaat bij de invoering van lumpsumbekostiging in het primair onderwijs. In september 2003 heb ik met u gesproken over de uitgangspunten en de randvoorwaarden voor een gefaseerde invoering van lumpsumbekostiging. Er bleek toen een ruime meerderheid voor vergroting van de beleidsvrijheid van scholen te zijn. Daarom wordt op alle fronten gewerkt aan invoering van lumpsumbekostiging per 1 augustus 2006. De voorbereidingen liggen goed op schema. Op het voorstel tot wetswijziging is inmiddels een positief advies van de Raad van State ontvangen. Het wetsvoorstel is bij uw kamer ingediend.

Meer beleidsvrijheid door lumpsumbekostiging
Op basis van de uitgangspunten en randvoorwaarden en op basis van de bespreking daarvan met u, heb ik de Uitwerkingsnotitie lumpsum PO geschreven, waarin ik heb aangegeven hoe ik mij voorneem de nieuwe lumpsumbekostiging vorm te geven. Ook heb ik in de Uitwerkingsnotitie aangegeven hoe ik invulling denk te geven aan de randvoorwaarden op het terrein van de zeggenschap en de medezeggenschap, het flankerend beleid met inbegrip van de inrichting van de pilots en de overgangsregeling. De Uitwerkingsnotitie heb ik in februari met u besproken. Daarbij hebt u aangegeven in meerderheid achter de invoeringsplannen te staan, maar u heeft er ook op gewezen dat de plannen voor de schoolbesturen en hun scholen wel uitvoerbaar moeten zijn. Ouders en personeel moeten voldoende in positie worden gebracht door middel van een goede medezeggenschapsregeling. Er moet rekening gehouden worden met de positie van de kleine schoolbesturen. De autonomie moet ten goede komen aan de scholen, dat vraagt om gezonde bestuurlijke verhoudingen. Daarbij kwam ook het belang van een goede evaluatie van de pilots aan de orde.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Rijnstraat 50, Postbus 16375, 2500 BJ Den Haag T +31-70-412 3456 F +31-70-412 3450 W www.minocw.nl

blad 2/12

Lumpsum een belangrijke stap
De pilots zijn gestart op 1 januari 2004. Uit de pilots blijkt dat de schoolbesturen en hun scholen de overstap naar lumpsum willen en kunnen maken. Wel blijkt dat de betrokken besturen en scholen moeten leren omgaan met lumpsumbekostiging. Dat geldt voor het verkrijgen van inzicht in de kosten van het personeel en voor de afstemming van de uitgaven op de ontvangsten. Als besturen nu declarabel personeel aannemen, hoeven zij alleen maar na te gaan of zij daarvoor voldoende formatieruimte hebben. De kosten van het personeel worden dan vergoed. Bij lumpsumbekostiging, moeten besturen de kosten van het personeel vooraf calculeren. Daar heeft het management in het primair onderwijs geen ervaring mee.
In de pilots blijkt dat het voor sommige besturen moeilijk is om goed inzicht te krijgen in de feitelijke uitgaven. Deze moeilijkheid blijkt in de praktijk oplosbaar, maar vraagt wel de nodige inzet van het bestuur, de scholen en het administratiekantoor. Zo blijkt dus uit de pilots dat besturen positief zijn over de overgang naar lumpsum, maar ook dat het wel een stap is die goede voorbereiding vraagt. Besturen hebben tijd nodig om te leren omgaan met lumpsum.

Daarom goed voorbereiden
Nu is die stap is door de pilotbesturen ook wel snel gemaakt. In september 2003 spraken wij nog over de wet die de pilots mogelijk moest maken, in december is die wet door de Eerste Kamer aangenomen en al op 1 januari 2004 is de lumpsum voor 12 besturen met samen meer dan honderd scholen realiteit geworden. Het veld heeft twee jaar de tijd om zich grondig voor te bereiden, om te werken aan professionalisering, gebruik makend van de ervaringen uit de pilots en gesteund door een goed georganiseerd flankerend beleid. De ervaringen uit de pilots hebben al geholpen en zullen verder helpen bij de goede opzet en inhoud van het flankerend beleid, dat volop draait. Er zijn brochures uitgebracht, de rekenregels zijn gepubliceerd er is een tool met rekenregels beschikbaar, er zijn conferenties met workshops georganiseerd en per 1 augustus 2004 ontvangen schoolbesturen de eerste tranche voor verbetering van bestuur en management ter voorbereiding op de invoering van lumpsum (48 mln euro in het schooljaar 2004/2005). Ook per 1 augustus 2004 is het meetjaar van start gegaan. Daarmee worden scholen en schoolbesturen zich bewust van de consequenties van lumpsumbekostiging en krijgen zij inzicht in de herverdeeleffecten. In september komt een uitgebreid simulatiemodel beschikbaar, waarmee scholen en bestuur en management een instrument hebben om het beleid af te stemmen op de komende lumpsumbekostiging. Het is van belang dat schoolbesturen het meetjaar goed gebruiken om het kostenbewustzijn te versterken. Over het kalenderjaar 2005 moeten besturen voor het eerst een jaarverslag opstellen conform de nieuwe onderwijswetgeving. Besturen zullen daarvoor een beginbalans moeten opstellen en de administratie moeten afstemmen op de nieuwe verslaggeving. Dat vergroot het financieel inzicht van bestuur en management en besturen kunnen beoordelen of hun financiële bedrijfsvoering voldoende op orde is om over te gaan op lumpsumbekostiging en zij kunnen zonodig aanpassingen in het financiële beleid doorvoeren. In de komende twee jaar zal in het flankerend beleid met name ook aan de specifieke financieel-administratieve punten aandacht worden gegeven. Dat zijn immers de punten die voor de overstap in de eerste plaats van groot belang blijken.

Drie onderzoeksrapporten
Er zijn twee rapporten over de pilots bij deze brief gevoegd. Eén over de ervaringen van de pilotdeelnemers (ITS) en één over de financiële positie van de pilotdeelnemers en over de risico's en de financiële gevolgen van de invoering van lumpsumbekostiging (Ernst & Young). Ook is in de besprekingen met u aan de orde geweest in hoeverre het veld nu klaar is voor de invoering van lumpsumbekostiging. Om daar zicht op te krijgen en om te bepalen waar het flankerend beleid het best op gericht kan zijn, heb ik een nulmeting laten verrichten. Ook de rapportage over de nulmeting heb ik bij deze brief gevoegd. Uit de pilots blijkt dat de besturen de beleidsvrijheid willen en dat zij door hard werken de overstap kunnen maken. Ook uit de verschillende onderzoeksrapporten blijkt dat het veld toe is aan meer beleidsvrijheid en aan lumpsumbekostiging. Wat ook blijkt is dat voor een zorgvuldige invoering nog veel werk moet worden verzet.

Eénpitters
Ernst & Young heeft in haar rapport ook de financiële risico's geïnventariseerd. De onderzoekers geven aan dat de besturen met één school minder goed risico's kunnen spreiden dan grote besturen met meer

blad 3/12

scholen. In die zin is kleinschaligheid een nadeel. Daar staat echter tegenover dat het financiële reilen en zeilen van kleine besturen veel overzichtelijker is. De grote besturen zijn afhankelijk van periodieke management rapportages en administratieve systemen. Als de rapportages niet het gewenste inzicht geven, of als de systemen niet deugdelijk zijn, kunnen de risico's voor grote besturen weer groter worden. Er wordt door eenpitters gewerkt aan risicospreiding zowel via het federatiemodel als via het coöperatiemodel. Ook via het flankerend beleid worden samenwerkingsvormen ondersteund. Zo werken kleine besturen eraan het voordeel van overzichtelijkheid te behouden en de mogelijkheden tot risicospreiding te vergroten.

Nulmeting
Uit de "nulmeting" komt ondermeer naar voren, dat naar de mening van betrokkenen zelf, zeker niet alle schoolorganisaties nu al voldoende voorbereid zijn op de introductie van lumpsum. Besturen zijn verder dan directeuren. Ten opzichte van de besturen en directeuren vormen medezeggenschapsraden de achterhoede. Ook komt naar voren dat meerpitters verder gevorderd zijn dan éénpitters. Openbare scholen scoren lager op met name bewustwording, kennisvergaring en algemene vorderingen en zijn daarmee minder ver gevorderd met de voorbereidingen. Misschien hoeft dat nog niet te verwonderen, omdat de lumpsumfinanciering per 1 augustus 2006 realiteit wordt. Wel is het nodig dat de verschillende geledingen nu beginnen met de voorbereidingen. Daar is het flankerend beleid ook op gericht.
De toenemende beleidsvrijheid is bedoeld voor de scholen. Lumpsum dient ook een wenkend perspectief te bieden aan de kleine schoolbesturen en éénpitters. Dat is ook steeds naar voren gekomen bij de bespreking van de Uitwerkingsnotitie met u. Daarom zal in het flankerend beleid extra aandacht gegeven worden aan de groepen die nu op onderdelen nog minder ver zijn.

Medezeggenschap
Bij de bespreking van de lumpsumbekostiging met u is het belang van een goede betrokkenheid van ouders en personeel via de medezeggenschap door alle partijen benadrukt. In de Uitwerkingsnotitie heb ik aangegeven welke maatregelen op het terrein van de medezeggenschap ik voorstel als randvoorwaarde bij de invoering van lumpsum. Bij de bespreking kwam naar voren dat naast de invulling van deze randvoorwaarden een meer definitieve regeling van de medezeggenschap gewenst is. Daartoe groep van deskundigen op het gebied van medezeggenschap in het onderwijs de mogelijkheden onderzocht en een voorstel geformuleerd. In een separate brief informeer ik u nader over het advies van de expertgroep. Ook leg ik u in die brief mijn voorstel voor.

Principes van goed bestuur
Bij de bespreking van de uitgangspuntennotitie is uitgebreid aan de orde geweest dat de autonomievergroting ten bate van de scholen dient te komen. Vergroting van de autonomie legt meer verantwoordelijkheid neer bij de besturen. De besturen realiseren zich dit. In februari heb ik aangegeven dat de besturenorganisaties, schoolleiderorganisaties en bonden, de principes van goed bestuur vastleggen in een code van goed bestuur. Het formuleren van de principes van goed bestuur in het primair onderwijs vanuit de sector zelf, ondersteun ik van harte. De sector primair onderwijs is een sector met veel variëteit in bestuurlijke organisatie. Er zijn grote besturen met veel scholen en kleine met één school. Er zijn verenigingen en stichtingen en openbare scholen al dan niet met een bestuurscommissie. Er zijn besturen van verschillende denominatie, waarbij soms de denominatie mede bepalend is voor de opvattingen over de rol en verantwoordelijkheid van het bestuur. De principes van goed bestuur, dienen richting te geven aan de werkwijze van alle besturen in het primair onderwijs. Een te ontwikkelen code waarin deze principes zijn vervat, dient recht te doen aan de genoemde variëteit. Daarom hebben de organisaties een conceptcode tot stand gebracht met in alle situaties aanvaarbare principes, die toch voldoende concreet blijven om van reële betekenis te zijn voor het handelen en de verantwoording van het bestuur. De organisaties raadplegen nu hun achterban over dit concept. De conceptcode is bij deze brief gevoegd en zal u nog definitief worden aangeboden door de organisaties die de code hebben opgesteld. De principes die in de code zijn vastgelegd, vormen mijns inziens een goed vertrekpunt voor gezonde bestuurlijke verhoudingen in het primair onderwijs, waarbij de scholen centraal staan. Het is van belang dat de code meer is dan een stuk papier met goede bedoelingen. De organisaties zullen hun achterban moeten aanspreken op toepassing van de code. De principes in de code zullen ook een rol spelen in het inspectietoezicht. Zij

blad 4/12

vormen een toetsingskader in die gevallen waarin het handelen van het bestuur in het geding is. Een "levende" code zal ook regelmatig moeten worden geëvalueerd en bijgesteld op basis van de ontwikkelingen die zich in het bestuur van het primair onderwijs voordoen. Het is van belang hierin ook de ontwikkelingen en ervaringen met governance in de overige sectoren te betrekken. Naar verwachting kan de code verder geconcretiseerd worden voor de verschillende bestuurlijke situaties. In dit verband verwijs ik naar de inzet van de VOS/ABB om tot een code te komen die specifiek is toegespitst op de positie van het openbaar onderwijs.

Integraal toezicht
Eveneens in samenhang met de toenemende autonomie worden stappen gezet op weg naar een integraal toezicht. De Auditdienst, de uitvoeringsorganisatie CFI en de Inspectie van het onderwijs zijn de partijen die hier een rol in krijgen. Doel is dat de kwaliteit van het toezicht verbetert en dat er minder toezichtlasten voor de scholen zijn.

Indeling brief
Gezien het belang van de eerste evaluaties van de pilots en daarmee samenhangend de inrichting van het flankerend beleid, ga ik daar in het vervolg van mijn brief het eerst op in. Vervolgens geef ik nog kort aan hoe het staat met de voorbereiding van het meetjaar, de vaststelling van prijzen op basis van het meetjaar, de ILC, het jaarverslag en de aanpassingen bij Cfi (de ontwikkeling en de implementatie van het bekostigingssysteem). Zoals aangegeven wordt u in een aparte brief geïnformeerd over de herziening van de medezeggenschap.


2. Pilots

Zoals gezegd blijkt dat de pilotbesturen de overstap naar lumpsum willen en kunnen maken, maar ook dat het wel een stap is die goede voorbereiding vraagt. De bevindingen van de pilotbesturen zijn van groot belang. Zij geven richting aan de voorbereidende werkzaamheden in het veld om te komen tot een verantwoorde invoering per 1 augustus 2006. Deze voorbereidende werkzaamheden zijn inmiddels volop ingang gezet en de resterende tijd wordt gebruikt om te zorgen dat mede op basis van de nog komende evaluaties van de pilots, de scholen en schoolbesturen op 1 augustus 2006 klaar zijn voor lumpsumbekostiging.

Het primair onderwijs telt een groot aantal vaak kleine scholen. Ook zijn er nog veel besturen met één school. De schaal van de instellingen en de organisatie van het onderwijs wijken in het primair onderwijs af van die in andere sectoren. Ook u hebt aandacht gevraagd voor de specifieke situatie waarin de kleine scholen zich bevinden en voor de éénpitters. Lumpsum mag niet dwingen tot verdere schaalvergroting en is geen operatie die alleen voordeel biedt aan de grote besturen met meer scholen. Daar hebt u duidelijk op gewezen en dat ben ik met u eens. Uiteraard wordt bij de invoering van lumpsum in het primair onderwijs zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de ervaringen in de andere onderwijssectoren, maar daarnaast heb ik ervoor gekozen voorafgaand aan de invoering van lumpsumbekostiging in het hele veld een aantal pilots in te richten. In de gesprekken die wij hebben gehad over de invoering van lumpsumbekostiging in het primair onderwijs, heeft u aangegeven groot belang te hechten aan de uitkomsten van de pilots. Gehoor gevend aan uw wens, zullen de uitkomsten mede bepalend zijn voor de wijze waarop lumpsumbekostiging in het primair onderwijs wordt ingevoerd.
Het doel van de pilots is tweeledig. Enerzijds zijn deze erop gericht ervaring op te doen met lumpsumfinanciering en die ervaring te gebruiken bij het uitwerken van de wet- en regelgeving en de ontwikkeling van het flankerend beleid en anderzijds zijn de pilots erop gericht instrumenten te ontwikkelen die de invoering van lumpsumfinanciering bij de rest van het po-veld kunnen ondersteunen.

In januari heb ik u geïnformeerd over de inrichting van de pilots. Resumerend: op 1 januari jl. zijn 2 pilots van start gegaan. Pilot 1 bestaat uit 12 besturen, die ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor
1 tot 19 scholen. De besturen binnen deze pilot werken met lumpsumfinanciering. Pilot 2 bestaat uit 22, voornamelijk grote schoolbesturen (meer dan 10 scholen). Voor deze besturen, die nog op basis

blad 5/12

van de huidige declaratiesystematiek worden bekostigd geldt dat de ontschotting personeel/ materieel die voor de rest van het scholenveld per 1 augustus 2004 is ingegaan al vanaf 1 januari 2004 geldt. Daarnaast is voor pilot 2 verruiming van de bestedingsvrijheid gerealiseerd door afrekenen op bestuursniveau mogelijk te maken.

In de afgelopen periode zijn twee onderzoeken uitgevoerd binnen pilotverband. Het eerste onderzoek betreft de eerste meting van de ervaringen en resultaten van de pilots. Dit onderzoek is uitgevoerd door het ITS. Het tweede onderzoek, uitgevoerd door Ernst & Young heeft alleen betrekking op pilot 1. Dit onderzoek was gericht op het verkrijgen van inzicht in de financiële effecten van de invoering van lumpsumbekostiging in het primair onderwijs. Beide rapporten met de resultaten van de onderzoeken zijn bij deze rapportage gevoegd.

Zowel uit de gesprekken met de pilotbesturen als uit de onderzoeken blijkt, dat voor de scholen en het management van de scholen de invoering van lumpsumbekostiging financieel inzicht vraagt. Het blijkt niet eenvoudig om de financiële informatie uit de administratie te halen die nodig is om een goed inzicht in de kosten te krijgen. De administratie en het financieel beheer zijn gericht op declaratiebekostiging. Ook de onderzoekers van Ernst & Young hebben dit ervaren bij de analyse van de financiële positie van de schoolbesturen. Lumpsumbekostiging vraagt inzicht in de kosten en een goed liquiditeitenbeheer. Daarvoor is andere managementinformatie nodig en dat stelt andere eisen aan de administratie en dus ook aan de dienstverlening van de administratiekantoren. Inmiddels is vanuit de projectgroep flankerend beleid het gesprek met de administratiekantoren over de veranderende dienstverlening geopend.

De besturen binnen pilot 1 hebben nu een half jaar ervaring met het werken met geld in plaats van formatierekeneenheden (fre's). Uit de eerste ervaringen is duidelijk geworden dat de overgang naar lumpsumfinanciering voor de meeste scholen en besturen een ingrijpende verandering is geweest. De omslag van het inzetten van personeel op basis van formatierekeneenheden, naar werken met geld blijkt niet gemakkelijk. Redenerend vanuit de wijzigingen die de overgang van declaratiebekostiging naar lumpsumfinanciering betekent, lijkt dit ook logisch. Bij lumpsumfinanciering leidt de inzet van meer personeel direct tot hogere kosten, het bestuur moet de middelen die daarmee zijn gemoeid direct beschikbaar hebben. Inzicht in de daadwerkelijke personeelskosten is dan een belangrijk punt. Bij de declaratie van personeel hoeft een directeur, of een bestuur geen inzicht te hebben in de daadwerkelijke kosten van personeel, deze worden immers toch gewoon betaald. Binnen pilot 1 uitten de gevolgen van de omslag in financieringssystematiek zich vooral in het verzoek om meer informatie over de opbouw van het lumpsumbudget en over het betaalritme. Op deze manier wordt geprobeerd houvast te krijgen.

De 12 besturen die nu geld krijgen in plaats van formatierekeneenheden hebben er in het afgelopen half jaar hard aan moeten trekken om de juiste stappen te zetten op weg naar een financieel beheer dat is afgestemd op lumpsumbekostiging en op de financiële verantwoording die daar bij hoort.

In het algemeen kan gesteld worden dat de pilotbesturen voorzichtig optimistisch zijn over de pilot en de uiteindelijke invoering van lumpsumfinanciering. Ook de deelnemers aan pilot 2 zouden het liefst al met geld in plaats van formatierekeneenheden willen werken, of op andere wijze de mogelijkheden binnen de pilot willen verbreden. Zij zijn daarom minder positief over de pilot dan de deelnemers aan pilot 1. De verwachtingen zijn hooggespannen als het gaat om het vergroten van de beleidsvrijheid en de effecten op het onderwijskundig beleid en op de onderwijskwaliteit. Op dit moment is men in pilotgroep 2 echter voornamelijk bezig met de start van een aantal projecten. Met behulp van deze projecten worden instrumenten ontwikkeld gericht op een beleidsrijke invoering van lumpsumbekostiging. Het is nog te vroeg om daadwerkelijke effecten op het gevoerde beleid te kunnen zien. De geluiden uit pilotgroep 1 geven ITS echter reden voor optimisme: er komt duidelijk naar voren dat de noodzaak tot professionalisering wordt onderkend en dat een deel van de besturen deze slag ook al blijkt te maken.

De pilotdeelnemers geven aan dat voor een succesvolle invoering van lumpsum het draagvlak binnen de scholen, het beleidsvoerend vermogen, een goede organisatie, de ondersteuning vanuit het

blad 6/12

administratiekantoor en de aanwezigheid van voldoende kennis van groot belang zijn. Aan deze aspecten zal in het flankerend beleid aandacht worden geschonken.

Voor een goed verloop van de pilots blijft de informatievoorziening belangrijk: in beide pilotgroepen blijken nog onduidelijkheden te leven over een aantal zaken (zoals BAPO, Vervangings- en Participatiefonds). Ook kunnen de pilotgroepvergaderingen effectiever worden door ze beter te organiseren.
Met de bevindingen wordt in het vervolg van de pilots rekening gehouden. De begeleiding van de pilots wordt op de bevindingen afgestemd.

Aan Ernst & Young is de opdracht gegeven onderzoek uit te voeren naar de financiële startpositie van de deelnemers aan pilot 1 (de besturen die met geld werken in plaats van formatierekeneenheden) en naar de financiële gevolgen van de invoering van lumpsum bij deze besturen. Uit de rapportage komt naar voren dat de pilotdeelnemers gemiddeld over een vermogensbuffer van voldoende omvang beschikken (het vermogen tegenvallende resultaten op de te vangen). Echter tussen de deelnemers onderling zijn er wel grote verschillen in de omvang van de vermogensbuffer. Een eenduidige norm voor een gemiddeld noodzakelijke vermogensbuffer is volgens Ernst & Young niet te geven. Wel is Ernst & Young van mening dat vier van de elf onderzochte pilotbesturen zouden moeten nagaan of de vermogensbuffer in hun specifieke situatie toereikend is, dan wel dat door aanpassing van het financieel beleid (kostenreductie) moet worden aan vergroting van het vermogen.

Als de lumpsum van de pilotbesturen met de nieuwe rekenregels wordt berekend dan zouden zij gemiddeld 1,1% minder krijgen dan de lumpsum waarmee zij in de pilot werken. Hierbij wordt door Ernst & Young aangetekend dat dit effect niet doorvertaald kan worden naar het hele veld. De populatie is te gering om statistisch gezien als representatief te worden beschouwd. Er volgt nog een nader onderzoek naar de oorzaken die ten grondslag liggen aan deze bevindingen. Ook zullen op basis van het meetjaar de herverdeeleffecten per bestuur zichtbaar worden. Dat beidt de mogelijkheid de oorzaken van eventuele grote afwijkingen te analyseren en de invulling van de budgettair neutrale overgangsregeling daarop af te stemmen.
Het blijkt dat het in de praktijk erg lastig is voor een individueel bestuur een goede vergelijking te maken tussen de huidige omvang van de declaratiebekostiging en de toekomstige lumpsumbekostiging. Daarvoor zijn gegevens nodig die door administratiekantoren vaak moeilijk geleverd kunnen worden. Voor het meetjaar, waarop de prijzen en de overgangsregeling wordt gebaseerd, is een speciale voorziening getroffen in het salarissysteem om in de benodigde informatie te voorzien. Daarom is op basis van het meetjaar pas goed aan te geven wat het herverdeeleffect van een individueel bestuur is.

Een onderdeel van de opdracht aan Ernst & Young was het opstellen van een risicoanalyse. Uit de risicoanalyse concludeert Ernst & Young dat weliswaar sprake is van enkele (financiële) risico's, maar dat de onderkende risico's beheersbaar zijn door het treffen van de juiste beheersingsmaatregelen. De beheersingsmaatregelen die Ernst & Young met name van belang acht om deze risico's te mitigeren zijn:

- bevordering van de noodzakelijke deskundigheid om de omslag van formatie- budgetsysteem naar lumpsumbekostiging te kunnen maken. Het gaat daarbij om deskundigheid bij bestuur, schooldirectie en administratiekantoor;
- duidelijke vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en management;

- implementatie van een gedragscode voor goed bestuur;
- goede voorlichting over lumpsumfinanciering en samenlopende trajecten door of namens het ministerie van OCW;
- goed functionerende en zelfstandig optredende (mede)zeggenschapsraden;
- adequaat functionerende planning & control cyclus waardoor met name door een goede begrotingsstructuur en periodieke managementrapportages tijdig kan worden geanticipeerd op ontwikkelingen die financiële nadelen kunnen inhouden;

- het in geval van uitbesteding overeenkomen van Service Level Agreements door het bestuur met het administratiekantoor, waarbij voor alle relevante

blad 7/12

afspraken het overeengekomen serviceniveau en de wederzijdse verantwoordelijkheden schriftelijk zijn vastgelegd;
- risicospreiding tussen meerdere besturen bij met name éénpitters;
- het aanhouden of vormen van een toereikend weerstandsvermogen.

Uw Kamer heeft bij herhaling aandacht gevraagd voor de positie van de éénpitters en de specifieke risico's voor deze groep. Daar heb ik bij het onderzoek van Ernst & Young ook expliciet aandacht voor gevraagd. Ernst & Young geeft aan dat de omvang van de instelling en het aantal onder het bestuur vallende scholen van belang is voor het benodigde vermogensbuffer. Hoe kleiner de massa, des te minder mogelijkheden er bestaan tot interne risicospreiding, waardoor de gewenste vermogensbuffer daarom hoger zal zijn.
In theorie zou dan bij een groot bestuur (met meer scholen) een relatief lagere vermogensbuffer noodzakelijk zijn dan bij een éénpitter, omdat door de grotere massa de kans groter is dat positieve en negatieve gevolgen van risico's elkaar compenseren. Echter Ernst & Youg relativeert dit schaalvoordeel, omdat bij grote besturen met meer scholen een hogere afhankelijkheid bestaat van de planning & control cyclus en hiermee samenhangende formeel ingerichte systemen. In het geval van gebrekkig functionerende systemen kan het gebeuren dat risico's niet tijdig worden gesignaleerd, zodat te laat wordt ingegrepen waardoor toch grote nadelige gevolgen kunnen optreden. Grotere besturen met meer scholen zijn op het punt van de planning & control cyclus derhalve kwetsbaarder dan kleine besturen, omdat gezien de grotere afhankelijkheid hiervan de hieraan te stellen eisen hoger zijn. Zo bezien hebben éénpitters vanwege de overzichtelijkheid ook een voordeel. Daarbij komt dat het nadeel als gevolg van de verminderde mogelijkheid tot interne risicospreiding tenminste deels kan worden ondervangen door in samenwerking met andere besturen de risico's onderling te spreiden. Er worden twee modellen beproefd om tot dit soort samenwerking te komen: de federatie en de coöperatie. Ook via het flankerend beleid wordt het onderzoek naar deze samenwerkingsvormen ondersteund.
Daarnaast wordt met de positie van éénpitters en met kleine scholen rekening gehouden in het nieuw ontwikkelde bekostigingsstelsel, door de handhaving van de kleine-scholen-toeslag, de leeftijdsafhankelijke bekostiging en door in de regeling bestuur en management een vast bedrag per school op te nemen.

De conclusie uit de pilots is tot nu toe, dat de pilotbesturen de overgang naar lumpsumbekostiging als een positieve stap ervaren, die echter wel de nodige inspanning vraagt. Er is nieuwe deskundigheid nodig voor de planning van de kasstromen en voor het (meerjarig) inschatten van de kosten. De dienstverlening van de administratiekantoren moet veranderen. De besturen moeten in de verandering investeren om tot een verantwoorde invoering te komen. Dat kunnen de besturen ook, door het in gang gezette flankerend beleid. Tegelijk zijn de besturen hard aan het werk om alles op orde te brengen. Gezien de ontwikkelingen in het eerste half jaar, is er nu geen aanleiding te veronderstellen dat de besturen daar niet in zullen slagen. De ervaringen van de besturen en de aanbevelingen uit de onderzoeken worden verwerkt in de inrichting van het flankerend beleid. Zo kunnen de ervaringen die zijn opgedaan gebruikt worden om in de twee jaren tot de invoering van lumpsum in het gehele veld, de scholen, schoolbesturen, management, ouders en personeel goed voor te bereiden op de overstap naar lumpsum.


3. Flankerend beleid

De pilots, de diverse onderzoeksrapporten en de besprekingen die ik met u heb gehad wijzen in de zelfde richting. Vergroting van de beleidsvrijheid doormiddel van lumpsumbekostiging is een belangrijke zaak, maar de overgang naar lumpsum moet wel zorgvuldig. Een goede voorbereiding, met goede instrumenten, opleiding, versterking van bestuur, management en medezeggenschap zijn een vereiste. Kortom alles moet gezet worden op een succesvol flankerend beleid om een verantwoorde invoering per 1 augustus 2006 te garanderen.

Het doel van lumpsum is verbetering van de onderwijskwaliteit. Voor het bereiken van dat doel is de betrokkenheid van de organisaties uit het veld bij de implementatie van lumpsum van groot belang. Het

blad 8/12

flankerend beleid is zo opgezet dat een gezamenlijk optrekken is gegarandeerd. De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep, een projectgroep en een projectleider. In de stuurgroep zijn alle dragende organisaties vertegenwoordigd. De projectgroep bereidt besluiten voor de stuurgroep voor en zorgt dat besluiten van de stuurgroep worden uitgevoerd. Er is een projectbureau dat bestaat uit een projectleider, een pilot-coördinator, een communicatiespecialist en een managementassistent. De projectleider is onafhankelijk en is extern aangetrokken. Er is een projectplan vastgesteld door de stuurgroep. De organisatie voor de communicatie is vastgesteld. Er is een eigen logo, huisstijl en website (www.lumpsumpo) voor alle communicatie rond lumpsum.

Een goed flankerend beleid sluit aan bij de kennis en vaardigheden die in het veld aanwezig zijn en vult de witte vlekken in die kennis en vaardigheden. Het is daarom van groot belang te weten welke kennis en vaardigheden bij de doelgroepen van het flankerend beleid aanwezig zijn. Daarom is in opdracht van de projectorganisatie door Ecorys-NEI in juni 2004 een nulmeting uitgevoerd. Deze nulmeting heeft tot doel vast te stellen hoever besturen, (bovenschoolse) directeuren en (G)MR-en zijn in hun voorbereiding op de lumpsumfinanciering. Tevens is nagegaan welke ondersteuningsbehoefte zij daarbij hebben.
De nulmeting is uitgevoerd door specifieke elektronische vragenlijsten voor te leggen aan alle voorzitters van besturen, schoolleiders en bovenschoolse directeuren en voorzitters van (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraden. Ecorys-NEI stelt dat de respons representatief is voor het gehele primair onderwijs.
De nulmeting zal in het voorjaar van 2005 en het voorjaar van 2006 gevolgd worden door een vervolgmonitor.

In de nulmeting hebben betrokkenen zelf een beeld gegeven van de mate waarin zij voorbereid zijn op c.q. zich voorbereiden op lumpsumfinanciering; het is dus een subjectieve meting.

Wat betreft de voorbereidingen is op vier onderdelen gemeten: de vorderingen (hoe ver is men al op weg), bewustwording (men is zich ervan bewust dat lumpsum eraan komt en dat er gevolgen zijn voor de eigen organisatie), kennisvergaring (men is op zoek naar instrumenten, middelen, informatie om de eigen organisatie voor te bereiden) en de implementatie (men is bezig instrumenten en middelen in te zetten en de eigen organisatie gereed te maken voor lumpsum.

Samenvattend levert dat voor besturen, directies (waaronder bovenschoolse directeuren) en (G)MR-en naar hun eigen inzicht het volgende beeld op. Naar de mening van betrokkenen zelf, zijn zeker niet alle schoolorganisaties voldoende voorbereid op de introductie van lumpsum. Besturen zijn verder dan directeuren. Ten opzichte van de besturen en directeuren vormen medezeggenschapsraden de achterhoede. Ook komt naar voren dat meerpitters verder gevorderd zijn dan éénpitters. Openbare scholen scoren lager op met name bewustwording, kennisvergaring en algemene vorderingen en zijn daarmee minder ver gevorderd met de voorbereidingen. De vraag op welke terreinen men behoefte heeft aan externe expertise, levert de volgende top-5:
· hoe risico's tegen te gaan;

· eventuele gevolgen van lumpsum;

· hoe kansen te benutten;

· de werking van lumpsum;

· en het personeelsbeleid.
De bevindingen uit de nulmeting geven richting aan de activiteiten en de communicatie binnen het flankerend beleid.

Inmiddels is een inventarisatie gemaakt van de instrumenten die ontwikkeld zijn, de instrumenten die ontwikkeld worden en van de witte vlekken: instrumenten waarvan de ontwikkeling ter hand genomen moet worden. Zo wordt toegewerkt naar een volledig voorziening in de behoefte aan instrumenten.

De communicatie is breed van start. Er is een algemene brochure uitgebracht over de invoering van lumpsumbekostiging. Daarna is er een specifieke brochure uitgebracht waarin de werking van het nieuwe bekostigingsstelsel uitvoerig wordt uitgelegd. Er volgen de komende maanden meer brochures

blad 9/12

over de diverse thema's rond de invoering van lumpsum (code goed bestuur, medezeggenschap, jaarverslag en verantwoording). De rekenregels van het nieuwe bekostigingsstelsel zijn via internet beschikbaar gesteld door Cfi. De regels zijn beschikbaar in een spreadsheet, zodat scholen en besturen er mee kunnen rekenen. In september komt er een uitgebreide tool waarmee de besturen tot de invoering in 2006 kunnen schaduwdraaien. Dat vergroot het bewustzijn en het inzicht in de financiële gevolgen voor scholen en besturen. Ook worden in september door het hele land conferenties met workshops over verschillende lumpsumthema's georganiseerd. De eerste vijf conferenties zijn volgeboekt, er worden extra conferenties georganiseerd. Er wordt periodiek een nieuwsbrief uitgebracht. Er is een eigen website (www.lumpsumpo.nl) in gebruik. Kortom het flankerend beleid is volop van start. De resultaten van de pilot en de bevindingen van de verschillende praktijkonderzoeken, zijn in sterke mate bepalend voor uitvoering van het flankerend beleid, dat zo belangrijk is om ervoor te zorgen dat lumpsum leidt tot het doel: betere kwaliteit door meer vrijheid.


4. Meetjaar

Ook het zojuist begonnen schooljaar 2004-2005, het meetjaar, vormt een belangrijke schakel in de voorbereiding van de invoering van lumpsum. Het blijkt uit de pilots en uit de onderzoeken dat het inzicht in de kosten bij bestuur en management van scholen nog niet voldoende is om verantwoord op lumpsum over te gaan. Het meetjaar kan daar verandering in brengen, zeker als de scholen en schoolbesturen ook gebruik maken van het lumpsum simulatiemodel dat in september 2004 door Cfi beschikbaar wordt gesteld.

Het fre-verbruik van scholen en de loonkosten die in dit schooljaar gemaakt worden, zijn mede bepalend voor het lumpsumbudget dat vanaf 1-8-2006 per school wordt berekend en voor de overgangsrechten van een bestuur. De opzet van het meetjaar is in overleg met de besturenorganisaties en een afvaardiging van de administratiekantoren tot stand gekomen. Er is gekozen voor een opzet die het scholenveld zo min mogelijk belast. De informatie voor scholen en schoolbesturen over het meetjaar is in april jl. in het Gele Katern (nr. 8a, 28 april 2004) geplaatst. Ook is in juni 2004 een brochure verschenen over de systematiek van de lumpsumbekostiging (Bekostiging: de knikkers en het spel, Projectbureau Lumpsum, juni 2004). In deze publicatie is informatie over het meetjaar compact weergegeven. Om de gevraagde gegevens met zo min mogelijk administratieve last te kunnen leveren, is in het salarissysteem voor het onderwijsveld (het CASO-systeem) een speciale voorziening gebouwd. Zo spoedig mogelijk ontvangen alle scholen en schoolbesturen een brief waarin het meetjaar nog eens expliciet onder de aandacht wordt gebracht en waarin de randvoorwaarden worden beschreven om het meetjaar succesvol te laten verlopen.

In het overleg over de Uitwerkingsnotitie is opgemerkt dat het verstandig is de resultaten van het meetjaar te betrekken in de vormgeving van de overgangsregeling. Zoals tijdens het overleg met u is toegezegd, kan de overgangsregeling nog bijgesteld worden op basis van de herverdeeleffecten zoals die in het meetjaar blijken, waarbij de overgangsregeling wel budgettair neutraal blijft werken.

Kort voor de zomervakantie is voor alle scholen een rekentool beschikbaar gekomen ter voorbereiding op de invoering van lumpsum. Het rekentool is ontwikkeld en beschikbaar gesteld door Cfi en via de website van Cfi te bereiken, maar ook via de sites van de organisaties voor bestuur en management. Het rekentool geeft scholen, schoolbesturen en organen voor medezeggenschap inzicht in de berekening van de personele bekostiging onder lumpsum. De berekeningen vormen een indicatie, omdat de gehanteerde bedragen nog niet gebaseerd zijn op de meetjaargegevens. In september 2004 zal een uitgebreid simulatietool beschikbaar komen. Dit simulatietool biedt meer functionaliteiten waardoor een nauwkeuriger beeld van de toekomstige lumpsum gegeven kan worden. Dit simulatietool biedt de mogelijkheid om ook inzicht te verkrijgen in de materiële bekostiging, de leerlinggebonden financiering (LGF), de groeitelling en het maken van een meerjarenbegroting. Het rekentool biedt scholen de gelegenheid kennis te maken met de bekostigingssystematiek onder lumpsum, het uitgebreide simulatietool kan door scholen benut worden om gedurende het meetjaar een vergelijking te maken tussen de huidige bekostiging en het lumpsumbudget dat zij vanaf 1-8-2006 kunnen verwachten.

blad 10/12


5. Vaststellen prijzen op basis van het meetjaar

Het meetjaar wordt ingericht om de prijzen vast te stellen en om exact te bepalen hoe groot de herverdeeleffecten door lumpsumfinanciering zijn. Dit laatste is nodig voor de overgangsregeling. Er is aandacht gevraagd voor de ontwikkeling van de kosten van de BAPO regeling (ouderenverlof). In de toe te kennen lumpsum wordt de omvang van het BAPO verlof zoals die is in het meetjaar 2004/2005, in de genormeerde gemiddelde personele last verwerkt. Zo wordt de BAPO vergoeding van 2004/2005 over alle scholen verdeeld. Om te bepalen of de lumpsumbekostiging gebaseerd op het meetjaar 2004/2005 toereikend is, is de toekomstige ontwikkeling van de BAPO-kosten in kaart gebracht. Het blijkt dat als gevolg van de toenemende BAPO-kosten, de gemiddelde personele last in het eerste lumpsumjaar (2006/2007) 0,2 % hoger wordt dan in het meetjaar. Met de besturenorganisaties en de bonden is het voorstel besproken om de stijging van 0,2 % als gevolg van de toenemende BAPO-kosten op te nemen in de lumpsum, zodat de besturen voor deze stijgende kosten worden gecompenseerd. De organisaties kunnen zich in het voorstel vinden. In de begroting is dekking voor deze toenemende BAPO-kosten.

Het is voor een goede uitkomst van het meetjaar van belang dat schoolbesturen hun administratie over het schooljaar tijdig op orde hebben, anders verliest het meetjaar zijn waarde. Prijzen kunnen dan immers niet goed worden vastgesteld en zullen op een later tijdstip moeten worden herzien. Dat levert extra administratieve last op in het veld en bij het departement. Daarbij komt dat scholen pas op een laat tijdstip weten op welk lumpsumbedrag ze kunnen rekenen. Om te voorkomen dat het meetjaar om deze reden niet slaagt, gaat er in het begin van het schooljaar een brief naar de schoolbesturen, waarin zij er op gewezen worden tijdig hun administratie op orde te hebben en welke administratieve handelingen tot vervuiling van meetjaargegevens leiden.


6. ILC

Tijdens de bespreking van de Uitwerkingsnotitie heeft u aandacht gevraagd voor de wijze waarop de incidentele loonontwikkeling wordt verwerkt in de lumpsumbekostiging. Op dit moment komt de incidentele loonontwikkeling via de declaratie altijd ten laste van het rijk. Binnen de lumpsumsystematiek wordt een normatieve bekostiging gegeven. Dat geldt ook voor de incidentele loonontwikkeling. De incidentele loonontwikkeling is voor de komende jaren in kaart gebracht. De incidentele loonontwikkeling voor de jaren 2006/2007, 2007/2008 en 2008/2009 is 0 %.


7. Samenhang jaarverslag en verantwoording

Uit de pilots en zeker ook uit het onderzoek van Ernst & Young blijkt dat het de besturen en het management nog ontbreekt aan voldoende financieel inzicht om met lumpsum te kunnen werken. Ook de financiële administratie is nog niet voldoende ingericht om te kunnen omgaan met de lumpsumbekostiging.
Mede om deze reden wordt al met ingang van het kalenderjaar 2005 het jaarverslag conform de nieuwe onderwijswetgeving ingevoerd. De invoering van het jaarverslag, het instrument voor de verantwoording, vergroot tevens het inzicht in de financiële situatie en dwingt tot het tijdig aanpassen van de interne organisatie. Een ander belangrijk voordeel van invoering over het jaar 2005 is dat besturen en scholen daarmee de financiële informatievoorziening beter kunnen toesnijden op de invoering van lumpsum. Daarmee vormt de invoering van het jaarverslag over het kalenderjaar 2005 een goede voorbereiding op de invoering van lumpsumbekostiging per 1 augustus 2006. Om extra administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken en tegelijkertijd de voorbereidingen op de invoering van het jaarverslag bij de lumpsumbekostiging te stimuleren, wordt in overleg met het onderwijsveld en met de departementale accountantsdienst bekeken welke onderdelen van het jaarverslag in 2005 verplicht zijn. Tevens zullen de scholen en hun besturen ondersteund worden door `ambassadeurs'. Dertig ambassadeurs zullen binnenkort in het land actief zijn om directies van scholen en schoolbesturen te helpen bij het vormgeven van het financiële beleid in het algemeen en bij het invoeren van het jaarverslag in het bijzonder.


8. Kengetallen

blad 11/12

De autonomie moet ten goede komen aan de scholen. U heeft er bij herhaling op gewezen dat scholen, ouders en personeel in positie gebracht moeten worden om te zorgen dat de scholen en daarmee uiteindelijk de leerlingen centraal komen te staan bij de keuzes die worden gemaakt als de beleidsvrijheid toeneemt. Een goede informatievoorziening is daarbij onontbeerlijk. Informatie over hoe de school het doet. Ook informatie die kan worden vergeleken met informatie over andere scholen. Kengetallen kunnen daarbij een uitstekende dienst verlenen. Door een goede keuze van de kengetallen is het mogelijk vergelijkingen tussen besturen en scholen te maken waardoor een systeem van benchmarking ontwikkeld kan worden. Daardoor ontstaat voor besturen en scholen de mogelijkheid om de eigen resultaten te spiegelen aan die van andere besturen en scholen en daar lering uit te trekken. Op landelijk niveau krijgt het ministerie met deze gegevens interessante beleidsinformatie over de keuzes die scholen en hun besturen maken over de besteding van de middelen.


9. Servicegerichte uitvoering en aanpassing CFI

Tijdens de bespreking van de Uitwerkingsnotitie is gevraagd welke risico's er nu nog zijn die invoering per 1 augustus 2006 in gevaar kunnen brengen. Daarbij is de tijdige ontwikkeling van het geautomatiseerde systeem bij CFI aan de orde geweest. Belangrijk is een goede en tijdige invoering van lumpsumbekostiging in het primair onderwijs. Hiertoe bouwt CFI een operationele bekostigingsunit, die het volledige bekostigingsproces verzorgt voor de lumpsumfinanciering, inclusief de overgangsregeling.
Daarnaast wordt gestreefd naar een administratieve lastenverlichting door de ontwikkeling van elektronische loketten voor de scholen. Met behulp van informatieportals wordt de informatie voor de instellingen beter toegankelijk. Om deze servicegerichte aanpak te realiseren, dient de architectuur van de systemen bij CFI in de komende jaren te worden herzien. Het nieuwe bekostigingssysteem voor de invoering van lumpsum in het primair onderwijs, wordt uiteraard zo gebouwd, dat het binnen die nieuwe architectuur past. Om tot een meer servicegerichte overheid te komen, wordt de algehele klantgerichtheid bij CFI verbeterd. De ontwikkeling van het nieuwe lumpsumsysteem binnen de doelstelling van een meer klantgerichte overheid, brengt meer risico met zich mee dan de ontwikkeling binnen de bestaande structuur en werkwijze van CFI. Toch wil ik de doelstelling van een meer klantgerichte organisatie en het behalen van administratieve lastenverlichting door gebruik te maken van moderne technologie en inzichten niet laten liggen. Daarom heb ik gekozen voor de bouw van een lumpsumsysteem binnen de nieuwe architectuur, maar tegelijk de invoeringsdatum veilig gesteld door opdracht te geven tot de bouw van een lifeline. Deze lifeline is een robuuste terugvaloptie, die gebruikt kan worden voor de lumpsumbekostiging in het primair onderwijs als mocht blijken dat het systeem onder de nieuwe architectuur toch niet tijdig gereed is. De lifeline wordt ontwikkeld op basis van het eerder genoemde simulatietool en het huidige bekostigingssysteem.


10. Samenhang met andere beleidseffecten

Het is wel van belang dat gelijktijdig met de invoering van lumpsum niet nog allerlei andere ambities gerealiseerd hoeven te worden. Een verantwoorde invoering vraagt dat besturen en scholen goed inzicht hebben in de kosten en in de omvang van de bekostiging. Daarvoor moeten zij een goede vergelijking kunnen maken tussen de huidige declaratiebekostiging en de toekomstige lumpsumbekostiging. Dat kan niet als in het nieuwe lumpsumbedrag allerlei financiële effecten van beleidswijzigingen zitten. Zo is het van belang zaken als herziening van het Vervangingsfonds en Participatiefonds, of van de gewichtenregeling goed te faseren en niet eerder dan in 2007 door te voeren. Zo wordt een stapeling van werkzaamheden en een stapeling van financiële risico's voor de scholen vermeden.


11. Slot

De invoering van lumpsumbekostiging is een hele klus. Dat blijkt uit de pilots die nu meer dan een half jaar draaien. Uit de pilots wordt ook duidelijk waar de werkzaamheden in de komende twee jaar op

blad 12/12

gericht moeten zijn om tot een verantwoorde invoering van lumpsumbekostiging over te gaan per 1 augustus 2006. De administratie en de financiële informatievoorziening moeten passen bij lumpsumbekostiging. Bestuur en management dienen inzicht te hebben in de kosten en in de liquiditeit. Dit is de basis om tot invoering van lumpsumbekostiging te komen, die dan vervolgens de besturen en de scholen de mogelijkheid biedt om een integraal beleid te voeren, waarbij de onderwijskwaliteit voorop staat. Het flankerend beleid zal daarop gericht zijn. De diverse rapporten, de gesprekken met u en de pilot zijn mede bepalend voor de focuspunten van het flankerend beleid. Uit de pilots komt niet alleen naar voren dat de invoering van lumpsum een hele klus is, maar ook dat het een klus is die geklaard kan worden.

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

(Maria J.A. van der Hoeven)