Onderzoeksrapport Cultura klaar
ONDERZOEKSCOMMISSIE CULTURA - aanbieden rapport Kunstgreep
PERSBERICHT
Ede, 13 mei 2004
Ondanks een moeilijk, moeizaam en langdurig traject met hindernissen
is de Kunstgreep tevens titel van het rapport - van een bestuurlijke
fusie tussen vier culturele instellingen in principe een goede greep
geweest; verrijking van het culturele leven in Ede ligt binnen
handbereik. Dit is één van de vele conclusies van de commissie die in
de afgelopen tijd onderzoek heeft gedaan naar het proces van groeiende
samenwerking tussen de bibliotheek, het Muziek- en Danscentrum,
Creatief Centrum Krek en de Stichting Kunst en Cultuur. Op
donderdagavond 13 mei 2004 tijdens de raadsvergadering biedt de
commissie het rapport aan aan de gemeenteraad. Lees hier het volledige
onderzoeksrapport .
Klik op de foto voor een vergroting
Overhandiging onderzoeksrapport `Kunstgreep` aan burgermeester
Robbertsen
(Klik op de foto voor een vergroting)
Aanleiding instellen Onderzoekscommissie
Op 29 januari 2004 besluit de gemeenteraad tot het instellen van de
Onderzoekscommissie Cultura. Aanleiding is het in de beleving van de
raad steeds opnieuw vragen om financiële middelen teneinde Cultura
draaiende te houden. De Onderzoekscommissie krijgt de volgende
opdracht mee:
* het doen van onderzoek naar het samenwerkingsproces tot het komen
van de stichting Cultura;
* het bezien van het ontstaan van de gerezen financiële problemen;
* het doen van aanbevelingen om lessen te trekken voor de toekomst.
Op 11 februari 2004 installeert de burgemeester in zijn rol als
voorzitter van de raad de vijf leden van de Onderzoekscommissie, twee
raadsleden en drie onafhankelijke derden, waaronder de voorzitter. De
commissie krijgt tot mei 2004 de tijd om haar bevindingen op papier te
zetten, voornamelijk via dossieronderzoek en later ook
(vertrouwelijke) interviews met betrokkenen.
Ontstaan van Cultura
Vanaf 1990; investeren in oud of nieuw
Zo rond 1990 staat Ede voor de keus om investeringen te plegen in
bestaande, maar ernstig verouderde huisvesting van onder andere de
bibliotheek of het bijeenbrengen van de instellingen toentertijd nog
drie - in één nieuw gebouw. Dat laatste zou tevens goede mogelijkheden
bieden om de kwaliteit van het culturele aanbod te verhogen. Het
college stelt voor om met instemming van de betrokken instellingen
gefaseerd aan de slag te gaan met de voorbereidingen voor de bouw van
een nieuw, gezamenlijk onderkomen. Gefaseerd vanwege de financiële
(on)mogelijkheden van zowel de gemeente als de instellingen zelf.
Vanaf 1995; 1^e fase Cultura gereed; gemeenteraad stelt kritische
vragen
In 1995 is de 1^e fase van het Cultura-project besteksgereed. Voor de
2^e fase is inmiddels een voorlopig programma van eisen opgesteld met
daarbij een financieel plaatje wat betreft de stichtingskosten. Het is
dan dat de gemeenteraad voor het eerst kritische vragen stelt; een
aantal partijen toont zich bevreesd voor de financiële risicos.
De betrokken instellingen hechten zeer aan hun eigen identiteit,
traditie, deskundigheid en autonomie (met gescheiden budgetten). Van
inhoudelijke samenwerking is dan ook (nog) geen sprake. De
samenwerking richt zich op dat moment louter op de fysieke kant, een
goede huisvesting voor de eigen organisatie. Hun grootste zorg op dat
moment is of de nieuwe lasten voor de huisvesting niet te hoog zullen
worden. De gemeente stelt hen gerust: de hogere huisvestingslasten
komen voor rekening van de gemeente.
De 1^e fase van Cultura is gereed op het moment dat de bibliotheek
zijn intrek neemt in het nieuwe gebouw: april 1997.
In datzelfde jaar besluit het college tot de oprichting van de
stichting Kunst en Cultuur. De stichting krijgt als taak de
multifunctionele zaal, het atrium en het theatercafé van Cultura te
exploiteren en de cultuurpromotie te verzorgen. Met de oprichting van
de stichting krijgt Cultura er een 4^e participant bij.
In juni 1999 stemt de gemeenteraad toch in met de realisatie van de
2^e fase van Cultura.
2000 tot heden; 2^e fase Cultura; bestuurlijke samenwerking, maar ook
financiële problemen
Vanaf april 2000 zijn de instellingen en de gemeente het erover eens
dat ook inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke samenwerking
een vereiste is om Cultura tot een succes te maken. Alle partijen
tekenen de opdracht om de mogelijkheden om zover te komen te
onderzoeken en uit te werken. Een en ander zou tevens moeten leiden
tot een nieuw bestuursmodel. Uiteindelijk rolt het
Raad-van-Toezicht-model (een eenheidsorganisatie met vier
werkmaatschappijen) als meest aantrekkelijke en werkzame uit de bus.
Op 5 juni 2001 stemt het college in met de samenwerkingsovereenkomst
en stelt de gemeenteraad voor om tijdens de aanloopperiode van 3 jaar
een extra incidentele subsidie van maximaal 1,2 miljoen (3 x
400.000,-) beschikbaar te stellen. In 2004 moet de begroting sluitend
zijn en in 2006 moet Cultura zichzelf financieel kunnen bedruipen zijn
de eisen die daarbij gesteld worden.
In januari 2002 wordt echter duidelijk dat de nieuwe
Cultura-organisatie grote tekorten gaat vertonen. Dit heeft onder meer
te maken met de schulden van de oude instellingen en opgelegde
generieke kortingen. Na het wegvallen van voornoemde extra,
incidentele subsidie zou dit structurele tekort nog verder op kunnen
lopen. Een extra bijdrage van de gemeente voor Cultura is vooralsnog
wat het college betreft niet aan de orde. Ook de gemeenteraad, c.q.
raadscommissie Maatschappelijke Zaken stelt zich uitermate kritisch
op. De Raad van Toezicht ziet zich genoodzaakt harde maatregelen te
treffen (onder andere in de personele sfeer) en de gemeenteraad vraagt
om een onderzoek naar de toedracht.
Conclusies van de Onderzoekscommissie
De Onderzoekscommissie constateert dat de startpositie van de
instellingen slecht was, onder meer doordat men bedrijfsmatig
onvoldoende was geëquipeerd (het management van de culturele
instellingen was niet toegerust voor de nieuwe, zakelijker
verhoudingen met de gemeente) en door financiële problemen als gevolg
van bezuinigingen. Hierdoor waren de instellingen niet in staat een
financiële buffer voor slechte tijden op te bouwen. Met name de
generieke kortingen op de subsidies zijn debet geweest aan de
financiële malaise aan het eind van de jaren negentig.
Ook wat betreft bestuurskracht ontbrak het een en ander. Feitelijk
zijn de besturen van de instellingen buiten hun bevoegdheden getreden
door uitgaven te doen die substantieel boven de vastgestelde begroting
uitstegen. Daarnaast stond het door de instellingen gewenste behoud
van de eigen autonomie de noodzakelijke bestuurlijke samenwerking
zeker in het begin in de weg. Dit gaf spanning tussen de instellingen
en de gemeente.
Over de informatievoorziening tussen het college en de raad
concludeert de commissie het volgende. Financiële risico's werden door
het college acceptabel geacht en niet op beperkt gecommuniceerd.
Tegenover de gemeenteraad werden, overigens mede op aandringen van de
raad zelf, harde, maar betwistbare stellingen betrokken ten aanzien
van de maximale kosten. Dit maakte het proces kwetsbaar.
De gemeenteraad is laat geïnformeerd over de grote financiële druk op
het fusietraject. Hetzelfde gold voor de cumulatie van bestuurlijke en
financiële problemen bij de culturele instellingen aan de vooravond
van de fusie. Over dit laatste werd de raadscommissie wel
vertrouwelijk op de hoogte gesteld.
Een fusie kost altijd eerst geld. De portemonnee bleef bij het
fusietraject Cultura lange tijd gesloten. Dit heeft het traject
gefrustreerd, stelt de commissie. De exploitatie van Cultura is nu
sluitend gemaakt. Dit is het gevolg van hard ingrijpen door de Raad
van Toezicht. Maar: sanering van de tekorten die er nu nog zijn (oude
schulden) en een bijdrage van de gemeente in de frictiekosten zijn
noodzakelijk om Cultura een reële startpositie te geven, vindt de
commissie.
Uiteindelijk heeft de fusie in de optiek van de commissie wel geleid
tot een grotere professionaliteit, meer efficiency en een grotere
culturele meerwaarde van de culturele instellingen in Ede.
Aanbevelingen van de Onderzoekscommissie
Bij toekomstige fusietrajecten
De commissie hamert op investeren in communicatie op alle niveaus,
zowel bij de aanvang als gedurende het proces. Daarbij moet de
gewenste eindsituatie in heldere termijn zijn aangegeven. Een
inventarisatie van de startpositie (boedel) van deelnemende partijen
is noodzakelijk. Een en ander moet worden vastgelegd in een
beschrijving van de projectorganisatie, een tijdpad en bestuurlijke
terugkoppelingsmomenten (samenwerkingsovereenkomst met taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden).
Verantwoordelijkheden
Zowel raad als college moeten tijdig met elkaar in debat over
inhoudelijke ambities in relatie tot de financiële mogelijkheden en
onmogelijkheden. Raad en college moeten daarbij afspraken maken over
de respectievelijke rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden,
alsmede de momenten van informatievoorziening (maak de raad
deelgenoot). Zorg ervoor dat college en raad daar waar het gaat om
bezuinigingen en hoe die te behalen hetzelfde beleid voorstaan.
Verhouding met gesubsidieerde instellingen
De commissie raadt de gemeente aan een richtlijn te ontwikkelen om te
komen tot voldoende stevige, onafhankelijke besturen en professionele
organisaties (doorbreken patroon van coöptatie en voorkomen van
persoonlijke banden met de gemeente of verwante instellingen).
Daarnaast vindt de commissie het belangrijk dat er een heldere
gedragslijn komt (één aanspreekpunt) voor ambtelijke contacten met
gesubsidieerde instellingen. Met andere woorden: het moet duidelijk
zijn wie wanneer mandaat heeft. Verlang van de instellingen zakelijke
kwartaalrapportages. Controle van de instellingen hoeft niet alleen
plaats te vinden via papieren rapporten of presentaties, maar kan ook
prima in de vorm van een visitatie.
Ten slotte dringt de commissie aan op het formuleren van een visie op
de mate van autonomie van de instellingen.
Afwikkeling Cultura-dossier
De commissie beveelt aan om op korte termijn overeenstemming te
verkrijgen tussen gemeente en Cultura over de omvang van de negatieve
vermogens en de frictiekosten, alsmede de wijze van afwikkeling.
De commissie constateert dat de positie van Cultura uiterst kwetsbaar
is en doet de aanbeveling om Cultura in de eerstkomende 3 jaar niet te
belasten met bezuinigingen, zodat de organisatie zich kan herstellen
en om voorwaarden te scheppen om noodzakelijke additionele inkomsten
te verwerven.
Laatste wijziging: 14-05-2004
Gemeente Ede