ECA/04/10
Luxemburg, 20 april 2004
Persbericht van de Europese Rekenkamer betreffende speciaal verslag
nr. 1/2004 over het beheer van OTO-werkzaamheden onder contract binnen
het vijfde kaderprogramma (KP5) op het gebied van onderzoek en
technologische ontwikkeling (1998-2002)
(1)
In december 1998 werd door het Europees Parlement en de Raad het
vijfde kaderprogramma (KP5) van de Europese Gemeenschap (EG) voor
activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling
(OTO) en demonstratie vastgesteld met een totaal budget van 13 700
miljoen euro. De in het kader van KP5 gefinancierde
onderzoeksactiviteiten omvatten OTO-werkzaamheden onder contract
binnen de thematische en horizontale programma's die worden uitgevoerd
door middel van contracten met derden en ten dele gefinancierd uit de
communautaire begroting, en eigen werkzaamheden, uitgevoerd door het
Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Commissie en volledig
gefinancierd uit de communautaire begroting. De OTO-werkzaamheden
onder contract in het EG-deel van KP5 worden gezamenlijk beheerd door
vijf directoraten-generaal, namelijk die voor Onderzoek,
Informatiemaatschappij, Energie en vervoer, Ondernemingen en Visserij.
De controle betrof alle procedures vanaf de indiening van het voorstel
tot de levering van de projectproducten (met name kostendeclaraties en
periodieke verslagen met informatie over de vorderingen van het
wetenschappelijk werk) en in voorkomend geval de beëindiging van het
contract. De voornaamste opmerkingen hebben betrekking op het beheers-
en controlesysteem van de Commissie, de organisatiestructuur van de
Commissiediensten die KP5 uitvoeren, de toereikendheid van de
personele middelen, de IT-ondersteuning en de rapportage aan het
management.
De financiële bijdragen uit de communautaire begroting zijn gebaseerd
op terugbetaling van werkelijk gemaakte en behoorlijk gemotiveerde
kosten. De ingewikkelde regels voor het bepalen van de financiële
deelneming van de Gemeenschap hinderen een doeltreffend beheer van de
financiële en administratieve aspecten door de Commissie en vormen een
onnodige complicatie voor de deelnemers.
Een Commissievoorstel ter vereenvoudiging van de kostensystemen voor
KP6 (2002-2006), dat aansloot bij eerdere aanbevelingen van de
Rekenkamer, werd verworpen door de Raad en het Parlement. De later
vastgestelde regels voor het bepalen van de financiële bijdrage van de
Gemeenschap komen slechts ten dele tegemoet aan de zorgen van de
Rekenkamer. De Rekenkamer staat positief tegenover de invoering in KP6
van zichtbare en afschrikwekkende sancties en van de eis dat de
jaarrekening door een extern controleur moeten worden gecertificeerd.
De zeven specifieke programma's van KP5 worden gezamenlijk beheerd
door vijf directoraten-generaal. De versnippering van de programma's
heeft geleid tot verwatering van de verantwoordelijkheden,
verdubbeling van functies en een grotere behoefte aan coördinatie en
overleg. Bovendien is de basisopzet van de programma's, bestaande uit
kernactiviteiten, niet voldoende terug te vinden in de
organisatiestructuur van de Commissie.
In de beginfase kende KP5 aanzienlijke organisatorische problemen en
vertragingen, te beginnen met de te late vaststelling van het besluit
door de Raad en het Parlement. Gemiddeld verliepen er acht à negen
maanden tussen de ontvangst van een voorstel en de ondertekening van
een contract voor OTO-werkzaamheden onder contract door de Commissie.
De Commissie had nog steeds moeite om personeel met de gewenste
capaciteiten te vinden en vaste ambtenaren te werven. Per jaar waren
er voor het wetenschappelijk toezicht op elk van die werkzaamheden
gemiddeld slechts vier à vijf werkdagen beschikbaar. De procedures en
administratieve praktijken voor de selectie van OTO-werkzaamheden
onder contract leidden samen met de hortende aflevering van de in de
modelcontracten geëiste projectproducten tot een ongelijke werkdruk op
Commissieniveau. De daaruit voortvloeiende knelpunten waren niet
bevorderlijk voor een efficiënte werking van het beheerssysteem en
waren mede oorzaak van administratieve vertragingen en tekortkomingen
in de interne controle.
De beschikkingen van de Raad tot vaststelling van specifieke
programma's bepaalden maxima voor administratieve uitgaven: tussen 6,5
% en 9,8 % van de totale uitgaven van elk specifiek programma. Die
maxima werden bij alle programma's gerespecteerd.
De Commissie heeft geen gemeenschappelijk of geïntegreerd IT-systeem
ontwikkeld voor het beheer van voorstellen, contracten en projecten.
De door de Commissie toegepaste systemen waren ontoereikend, niet het
minst wegens onvoldoende investeringen. Tegen het einde van de
KP5-programmeringsperiode werden verbeteringen vastgesteld, maar de
meeste directoraten-generaal bleven kampen met technische en
operationele problemen.
Verificaties van de belangrijkste controles in een steekproef van
contracten voor OTO-werkzaamheden onder contract toonden aan dat niet
alle controles doeltreffend waren verricht. Een controle van de
wettigheid en regelmatigheid van betalingen op basis van
kostendeclaraties voor OTO-werkzaamheden onder contract van KP5 op het
niveau van de begunstigde bracht talrijke fouten aan het licht,
voornamelijk als gevolg van overdeclaratie van kosten door de
uiteindelijke begunstigden.
De rapportage aan het topmanagement moet nog worden verbeterd. Geen
van de vijf directoraten-generaal kende procedures en praktijken om
ervoor te zorgen dat de informatie voor het management tijdig werd
verzameld of in een standaardformaat toegankelijk was. De rapportage
aan het management over de kaderprogramma's voldeed in 2002 nog niet
volledig aan de eisen gesteld in de interne-controlenormen van de
Commissie.
In haar antwoorden accepteert de Commissie de meeste opmerkingen van
de Rekenkamer. Zij vestigt de aandacht op de belangrijkste
vereenvoudigingen die werden aangebracht in KP6 (2002-2006) en die
goeddeels werden geïnspireerd door de aanbevelingen van de Rekenkamer.
Volgens de Commissie biedt het gezamenlijke beheer van programma's
door meerdere directoraten-generaal kansen op synergie tussen
onderzoekswerkzaamheden en andere communautaire beleidsterreinen. Het
actieplan dat werd opgesteld in aansluiting op de samenvatting van de
jaarlijkse activiteitenverslagen van 2001 en dat in 2003 werd
goedgekeurd, beoogt de coördinatiemechanismen binnen de Commissie te
versterken, onder meer door de instelling van gecentraliseerde
ondersteunende functies. De Commissie wijst er met name op dat haar
diensten vanaf 2004 een gemeenschappelijk IT-systeem voor KP6 zullen
gebruiken.
De specifieke problemen in het personeelsbeleid op onderzoeksgebied
worden geleidelijk aangepakt overeenkomstig de aanbevelingen van het
Witboek over de hervorming van de Commissie. Vereenvoudigde procedures
en een betere planning moeten bij KP6 de werkdruk nivelleren en de
interne controle verbeteren.
De Commissie erkent het probleem inzake te hoge kostendeclaraties van
uiteindelijke begunstigden. Vóór de goedkeuring van betalingen kan zij
niet volledig en accuraat verifiëren of deze kosten correct zijn en
overeenstemmen met de contractbepalingen. Alleen een financiële
controle op het niveau van de begunstigden kan een en ander zeker en
exact vaststellen. Daarom heeft de Commissie in de
programmeringsperiode van KP5 veel meer financiële controles verricht
en moeten begunstigden onder KP6 controlecertificaten overleggen.
Kenmerkend voor de interne rapportage bij de Commissie is dat de
gedecentraliseerde en gecentraliseerde beheersfuncties binnen de
directoraten-generaal en de KP5-programma's uiteenlopende rollen en
bevoegdheden hebben. Naast de formele interne rapportage aan het
management produceert de Commissie, als voorgeschreven in de
rechtsgrondslag, uitgebreide verslagen voor externe gebruikers, zoals
programmacomités, externe adviesgroepen en toezichtscomités.
Speciaal verslag nr. 1/2004:
http://eca.eu.int/NL/RS/2004_rs01_04.pdf
Europese Rekenkamer, Dienst Externe betrekkingen
12, Rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxemburg
Tel.: (352) 4398 45410 - Fax: (352) 4398 46430
E-mail: euraud@eca.eu.int
(1)
Dit persbericht wil slechts een samenvatting geven. Het door de
Rekenkamer vastgestelde speciaal verslag is beschikbaar op de website
van de Rekenkamer HYPERLINK "http://www.eca.eu.int"
http://www.eca.eu.int en zal binnenkort in het Publicatieblad van de
Europese Unie^, serie C, verschijnen.
European Commission