01-04-2004
Hieronder vindt u het financieel verslag van de PvdA Amsterdam,
gemaakt door Arend de Jong
Opdracht & uitvoering
uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de landelijk penningmeester
* een technische klus: reconstructie van de administratie
* het bestuur van de PvdA Amsterdam blijft onverminderd
verantwoordelijk voor het financieel beheer
* de administratie is vrijwel compleet overgedragen, maar zonder
grootboek
* voor 2003 en 2004 zijn sluitende gereconstrueerde administraties
opgesteld
Bevindingen
* overdracht tussen penningmeesters is slecht verlopen
* procuratie was niet in orde, ook al bij vorige wisselingen van
bestuur
* (te) veel (post)bankrekeningen om effectief overzicht te kunnen
houden
* beide zaken zijn geregeld met een nieuwe rekening, met de juiste
procuraties
* deze rekening valt onder de PvdA-delegatieregeling
* een aantal boekingen gaf een onjuist beeld: aanpassingen zijn
doorgevoerd
Financiële rapportage 2003
* het jaar is afgesloten met een verlies, dat kleiner was dan
begroot
* vooral extra kosten voor het magazine hebben hieraan bijgedragen,
terwijl uitgaven aan de campagne beduidend onder budget bleven
* e 1.666,- is afgeschreven om schoon schip te maken. Het ging
daarbij vooral om een lang heen en weer geschoven factuur voor een
bijeenkomst begin 2002
Voorlopig overzicht en begroting 2004
* de nieuwe afdrachtenregeling leidt tot een nieuw financiele
verhouding: de stadsregio neemt daarin een bescheidener plaats in.
* de financiële ruimte voor de stadsregio is in 2004 iets beperkter
dan voorheen
* de administratie is geheel gereed voor overdracht aan een nieuwe
verantwoordelijke
* het bestuur stelt een begroting voor 2004 voor.
Conclusies
* er zijn geen fraude of onregelmatigheden geconstateerd
* een onafhankelijk accountant heeft de administratie goedgekeurd in
een beoordelingsverklaring.
* delegatieregeling verzekert soepeler overdracht en correcte
procuratie
* aanbeveling decharge te verlenen over 2003 en 2004 tot en met 14
maart.
Algemeen
Opdracht
Als gevolg van het aftreden van R. Boas als penningmeester voor de
PvdA Amsterdam, ontstond de noodzaak de financiën van de stadsregio
Amsterdam voor zowel 2003 als 2004 op een rij te zetten. Doelstelling
was om in de vergadering van 24 maart decharge te verkrijgen van de
algemene ledenvergadering. Daarnaast moest de nieuwe
afdrachtenregeling worden ingevoerd.
Het bestuur van de stadsregio Amsterdam en de voorzitters en
secretarissen van de Amsterdamse afdelingen hebben mij gevraagd die
opdracht uit te voeren, onder verantwoordelijkheid van de landelijk
penningmeester, Jan van der Moolen. Ik heb het beschouwd als een
technische klus: het bestuur van de PvdA Amsterdam blijft
verantwoordelijk voor de resultaten en de inhoudelijke overwegingen
die daaraan ten grondslag lagen.
Voor 2003 en 2004 is een gereconstrueerde administratie opgesteld. Er
is gekozen een werkelijk onafhankelijk oordeel te vragen over de staat
van die gereconstrueerde administratie, ook om te verzekeren dat
verkeerde beelden geen voedingsbodem kunnen vinden. De huisaccountant
van de PvdA, Ernst & Young, heeft de boeken voor beide jaren
bestudeerd en heeft ze in orde bevonden. De volledige
accountantsverklaring ligt ter inzage bij Annelies Spork, directeur
Opleiding en Partijorganisatie.
Staat van de administratie
De administratie is, na tussenkomst van het partijbureau, geheel
overgedragen. Alle basisgegevens (facturen en bankafschriften) waren
aanwezig. Er was geen grootboekadministratie beschikbaar. Voor de
eerste drie maanden van 2003 is door de vorige penningmeester, F.
Martin, een grootboekadministratie bijgehouden die niet elektronisch
beschikbaar was. Door de kascontrolecommissie is de administratie van
2002 in orde bevonden. Er was bij de balans ultimo 2002 echter geen
eenduidig overzicht van debiteuren en crediteuren beschikbaar.
De gehele grootboekadministratie voor zowel 2003 als 2004 is opnieuw
opgesteld.
Procuratie
Op het moment van aftreden van R. Boas beschikte de stadsregio
Amsterdam over drie bank- en girorekeningen met een aantal daaraan
verbonden spaarrekeningen: twee bij de Postbank en een bij de
Rabobank. De procuratie van deze rekeningen is in kaart gebracht.
Daaruit is gebleken dat procuratie niet afdoende geregeld was.
Bovendien is een veelheid aan rekeningen ontstaan die het financieel
beheer niet vergemakkelijkt. Inmiddels zijn alle rekeningen
leeggeboekt en is het totale vermogen overgebracht naar een nieuwe
girorekening.
Rabobank 37.41.13.696
Deze rekening is geopend op 15 mei 2003 bij de Rabobank Zaanstreek.
Procuratie was in handen van J. Belinfante, D. Blokland en R. Boas. De
penningmeester voerde de transacties uit middels een elektronische
bankfaciliteit. Inmiddels is deze rekening en de bijbehorende
spaarrekening leeggeboekt en opgeheven door het PB in overleg met
ondergetekende.
Postbank 4516677
Procuratie was in handen van F. Martin, B. Olij en W. Sabatino: het DB
van het voor-vorige bestuur. Gebleken is dat een eerste verzoek van R.
Boas om de procuratie te wijzigen is teruggestuurd door de Postbank om
redenen van het niet accepteren van de handtekening van een van de
reeds vertrokken bestuursleden en het verder ontbreken van
legitimatiegegevens. Daarop heeft geen vervolgactie door R. Boas
richting Postbank plaatsgevonden. Inmiddels is ook deze rekening,
inclusief de geassocieerde spaarrekeningen, leeggeboekt en opgeheven
door het PB in overleg met ondergetekende.
Postbank 4660706
Procuratie was ook voor deze rekening in handen van F. Martin, B. Olij
en W. Sabatino. De Postbank heeft op 19 augustus 2003 schriftelijk
aangegeven dat wijzigingen voor beschikkingsbevoegdheid hadden
plaatsgevonden. Bij navraag door het PB bleek dit toch niet het geval.
Inmiddels is ook deze rekening, inclusief geassocieerde
spaarrekeningen, leeggeboekt en opgeheven door het PB in overleg met
ondergetekende.
Transacties op de Postbank rekeningen
Ondanks het feit dat geen van de huidige bestuursleden, inclusief de
penningmeester, officieel procuratie hadden, hebben op beide
rekeningen gedurende 2003 transacties plaatsgevonden. Dit is gebeurd
doordat L. Slot, toenmalig vice-voorzitter, toegang had tot de Girotel
aansluiting. Hij heeft, naar eigen zeggen in overleg met R. Boas, een
aantal transacties uitgevoerd.
Conclusie
De overdracht van de vorige penningmeester, F. Martin, aan R. Boas is
sub-optimaal geweest. Bij de voorzitterswisseling van B. Olij naar J.
Leerdam hebben de benodigde aanpassingen niet plaatsgevonden, toen
onder verantwoordelijkheid van F. Martin als penningmeester. De
overdracht tussen de penningmeesters bij de volledige
bestuurswisseling in 2003 in uiteindelijk onvoldoende geeffectueerd.
Daardoor was de procuratie onder zowel het huidige bestuur als het
vorige bestuur-Leerdam niet in orde. Dat is een ongewenste situatie
waaraan direct een einde is gemaakt door het sluiten van alle
bovenstaande rekeningen. De nieuwe rekening van de stadsregio
Amsterdam valt onder de delegatieregeling van de PvdA. Daardoor kunnen
toekomstige aanpassingen in de procuratie middels een simpele
handeling worden uitgevoerd.
Wijze van boeken en andere opmerkingen
Bij het opnieuw inrichten van de administratie van 2003 vielen twee
zaken op met betrekking tot de manier van boeken door F. Martin, de
voorganger van R. Boas.
Bijdragen fractie zijn geen bijdragen aan de afdeling
In geval van een door fractie en afdeling gezamenlijk georganiseerde
activiteit, werden de totale kosten van de activiteit geboekt als
kosten in de afdeling en werd de betaling van de fractie voor haar
deel van de kosten geregistreerd als overige bijdrage fractie. Dit
geldt bijvoorbeeld voor de nieuwjaarsbijeenkomst van begin 2003.
Gezien het feit dat het hier niet gaat om een bijdrage aan de
afdeling, maar om een coproductie met de afdeling, is ervoor gekozen
om de betaling van de fractie van haar deel van de kosten in zon geval
te boeken als negatieve kosten in plaats van inkomsten. Dit voorkomt
dat verwarring ontstaat over bijdragen van de fractie aan de afdeling.
Afdelingsactiviteiten
Gedurende een aantal jaren werden niet genoeg subsidies vergeven door
de stadsregio Amsterdam aan Amsterdamse afdelingen om deze pot leeg te
maken. Het resterende budget werd gewoonlijk toegevoegd aan de
campagnereserve van de stadsregio Amsterdam, en kwam daarmee dus niet
langer direct ten goede aan de afdelingen.
In 2003 werden door F. Martin echter een aantal activiteiten geboekt
binnen deze categorie die niet samenhingen met de Amsterdamse
afdelingen of hun activiteiten. Het ging om subsidies aan een
grootstedelijke activiteit die onafhankelijk werd georganiseerd.
Hierdoor zou de indruk kunnen ontstaan dat de afdelingen deze maal wel
alle mogelijke subsidies zouden hebben geclaimd. Deze boekingen zijn
dus teruggedraaid en hergeboekt onder de post activiteiten (van de
stadsregio Amsterdam).
Financiële rapportage 2003
In 2003 heeft zich een tekort op de exploitatie van
e 9.267,- voorgedaan, dat ten laste is gebracht van de algemene
reserve, die daarmee op e 10.233,- uitkomt. Daarnaast staan op de
balans een klein werkvermogen van e 1.260,- en het fonds permanente
campagne van e 55.000,-. Het exploitatietekort was echter kleiner dan
begroot. Er zijn een aantal variaties opgetreden die daaraan hebben
bijgedragen, waarvan enkele hieronder worden toegelicht.
Afdrachten afdelingen
De inkomsten voor afdrachten ten behoeve van de afdelingen waren
e 3.886,- lager dan begroot. Dit was een direct gevolg van een aantal
inhoudingen vanuit het Partijbureau, veelal voor door de afdelingen
bestelde materialen voor de campagne van begin 2003. De afdeling
Amsterdam betaalde deze afdrachten, na aftrek van een bijdrage van 20%
voor de afdeling Amsterdam door aan de afdelingen. De inhoudingen
werden echter in hun geheel ten laste gebracht van de aan de
afdelingen te betalen afdrachten. Die betalingen waren e 3.926,- lager
dan begroot. Het netto effect voor de afdeling Amsterdam is dus nihil.
Bijdragen fractie
De fractie heeft meer bijgedragen aan het magazine dan voorzien. Dit
is het resultaat van gesprekken tussen de fractie en het bestuur van
de afdeling op 25 november 2003, en reflecteert de additionele
uitgaven die voor het Magazine zijn gepleegd. Daarnaast heeft de
fractie eenmalige kosten voor convocaties betaald, die in de
administratie zijn aangewend om de kosten voor de Stadsregio te
reduceren. Dat heeft een positief effect gehad op het resultaat.
Rente
De rente-inkomsten waren
e 1.203,- hoger dan begroot, voornamelijk omdat de voorziene uitgaven
voor de verkiezingscampagne veel lager zijn uitgevallen. Daardoor
heeft de afdeling gedurende het gehele jaar 2003 een gezonde
kaspositie gehad.
Magazine
Aan het magazine is
e 8.914,- meer uitgegeven dan begroot. Het magazine is na de
bestuurswisseling begin 2003 frequenter verschenen en ook omvangrijker
en duurder geworden. In de laatste maanden is echter geen magazine
meer verschenen. Daardoor zijn de overschrijdingen nog enigszins
tegengegaan. Voor 2004 ontvouwt het bestuur nieuwe plannen omtrent het
magazine en de financiering daarvan.
Activiteiten
De overschrijding is voornamelijk een gevolg van het herboeken van
eerder genoemde subsidie van afdelingsactiviteiten naar activiteiten.
Programma / kandidaatstelling / campagne
Aan deze post is beduidend minder uitgegeven dan begroot. Maar het was
een succesvolle campagne! In 2002 werden reeds enkele uitgaven gedaan
voor de campagne van begin 2003, maar ook daar ging het om enkele
duizenden euro.
Afschrijvingen
Bij de overdracht was geen eenduidig overzicht beschikbaar van
debiteuren en crediteuren per 31 december 2002. Een reconstructie
heeft de meeste posten naar de oppervlakte gebracht. Enkele niet
geïdentificeerde posten (debiteuren
e 526,- en crediteuren e 703,88, netto e 177,88) zijn afgeschreven.
Daarnaast was er een vordering op een afdeling van e 67,35 waarvoor
geen ondersteunende documentatie beschikbaar was. Tenslotte is er een
claim van het Cosmic Theater met betrekking tot een bijeenkomst van 5
maart 2002. Die claim was, ondanks herhaald aandringen van het Cosmic,
nog niet betaald, als gevolg van aanhoudende onduidelijkheden tussen
fractie en afdelingsbestuur over deze factuur. Inmiddels is deze
onduidelijkheid opgelost en is de factuur betaald. De kosten zijn als
afschrijving ten laste van het resultaat van 2003 gebracht.
De balanspositie van de stadsregio Amsterdam heeft zich niet
substantieel gewijzigd. De kaspositie blijft onveranderd gezond, met
een kleine netto daling van
e 2.571,-. De post debiteuren is iets opgelopen, maar het betreft
slechts een zekere debiteur, de eigen Gemeenteraadsfractie.
De algemene reserve is, als gevolg van het exploitatietekort, in
omvang bijna gehalveerd. Verder is de post crediteuren fors gestegen.
Vrijwel alle crediteuren waren voor het eind van februari 2004
betaald.
Voorlopig Overzicht 2004
De Basis aan Zet
Tijdens het congres in Groningen in december is een nieuw
afdrachtenstelsel aangenomen. Het stelsel komt er in grote lijnen op
neer dat de financiële middelen allereerst worden geconsolideerd:
geoormerkte gelden zoals het ROSA-fonds, betalingen voor
dubbelstructuur Amsterdam en Rotterdam, AAP-activiteitengelden en
afdrachten worden bij elkaar genomen en vervolgens verdeeld volgens
een nieuwe verdeelsleutel.
Daarbij gaan er beduidend meer financiële middelen naar de afdelingen,
gedeeltelijk ten koste van de gewesten. In de nieuwe regeling zijn de
stadsregios Rotterdam en Amsterdam in financieel opzicht als gewest
aangemerkt. Daarnaast is een onderscheid gemaakt tussen grote
afdelingen, met meer dan 500 leden (500+), en kleinere afdelingen, met
minder dan 500 leden (500-).
De 500+ afdelingen worden groot genoeg geacht om organisatorisch hun
eigen broek op te houden. Financieel worden zij daarin gesteund
doordat alle voor hen bestemde gelden direct vanuit het PB naar de
afdeling worden overgemaakt. In Amsterdam geldt dit voor de afdelingen
Binnenstad, Oost/Watergraafsmeer en Oud Zuid. Zij ontvangen jaarlijks
e 15,41 per lid, waarvan e 2,- geoormerkt is die betrekking heeft op
politieke activiteiten van de centrale stad.
De 500- afdelingen ontvangen hun afdrachten via het de stadsregio. Een
deel van de afdracht,
e 8,96 per lid, wordt door de stadsregio direct aan de afdeling
uitbetaald. Het resterende bedrag van e 6,45 geldt als inkomsten voor
de stadsregio. De redenering is dat de relatief kleinere afdelingen
meer behoefte hebben aan ondersteuning van de stadsregio.
De stadsregio ontvangt dus middelen die onderdeel uitmaken van de
afdrachten van de 500- afdelingen. Die afdelingen moeten statutair
gezien ook instemmen met het bestedingsplan van het gewest. Daarnaast
zijn er geoormerkte gelden bij de 500+ afdelingen die weliswaar alleen
aan stedelijke activiteiten moeten worden uitgegeven, maar waar die
afdelingen zelf zeggenschap over houden. Het netto effect is dat de
stadsregio Amsterdam meer dienstverlenend gaat opereren.
Voorlopig Overzicht 2004
Ik heb ervoor gekozen, mede in het licht van aanhoudende geruchten
over onregelmatigheden, om ook de administratie van 2004 tot nu toe
(14 maart) te reconstrueren. Daarmee kan de toekomstige
verantwoordelijke zonder belast verleden zijn of haar taken opnemen.
Verder is hier de begroting voor 2004 verwerkt zoals die door het
bestuur wordt voorgesteld, inclusief enkele opmerkingen. Ter
referentie is de begroting van 2003 bijgevoegd. Gezien de beperkte
periode in 2004, heeft het geen meerwaarde een uitgebreide bespreking
van resultaten te geven. In plaats daarvan heb ik ervoor gekozen er
enkele hoofdzaken uit te lichten
Begroting - opmerkingen
De Eur 4.530 aan voorziene bijdragen uit de 500+ afdelingen zijn
statutair geoormerkt voor stedelijke activiteiten. Met de afdelingen
zijn gesprekken gaande over het gezamenlijk ontwikkelen van
afdelingsactiviteiten en de financiering daarvan. Het Regionale
Steunpunt is voorlopig niet in de begroting opgenomen. Daarvoor is wel
door het PB reeds Eur 5.000,- gereserveerd. Het bestuur van de
stadsregio zal komen met voorstellen om samen met de convenantpartijen
de financiele onderbouwing van het steunpunt te gaan regelen.
Inkomsten
De stadsregio Amsterdam ontvangt van het PB rechtstreeks bijna
e 20.000,- per jaar. Daarnaast zijn er eenmalig nog inkomsten uit de
afdracht voor de stadsregio uit de oude regeling van ruim e 2.000,-.
De stadsregio Amsterdam ontvangt alle afdrachten voor de 500-
afdelingen, in totaal ruim e 27.000,-. Ook hier zijn eenmalig nog
afdrachten uit de oude regeling.
Uitgaven
Aan overige communicatie is reeds meer uitgegeven dan in 2003 als
geheel. Dit hangt samen met een aantal mailings die zijn verstuurd,
bijvoorbeeld voor de algemene ledenvergadering van februari jl. Als
gevolg van het niet verschijnen van het Magazine was er ook geen ander
beschikbaar kanaal. De afdrachten aan afdelingen gaan zowel over 2004
als de laatste betaling uit de oude regeling. Op die laatste betaling
wordt door de stadsregio nog 20% ingehouden, waardoor de uitgaven
onder deze noemer lager uitvallen dan de inkomsten. Er hebben reeds
enkele activiteiten plaatsgevonden: de Dualisme conferentie, een
ROSA-debat en het nieuwjaarsfeest in de Badcuyp.
Bovenstaande balans geeft de balanspositie van de PvdA Amsterdam weer
per 14 maart 2004. De sterk gestegen posten voor debiteuren en
crediteuren zijn het gevolg van het reeds boeken, maar nog niet hebben
ontvangen en uitbetaald, van de verschillende afdrachten. Het
positieve resultaat is een momentopname en is het resultaat ven een
onvolledig boekjaar.
Beoordeling en toelichting van de accountant
Aan: het bestuur van de Partij van de Arbeid Amsterdam
Beoordelingsverklaring
Opdracht
Ingevolge uw opdracht hebben wij de financiële rapportage 2003 van de
Partij van de Arbeid Amsterdam te Amsterdam beoordeeld. De financiële
rapportage is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van
de vereniging. Het is onze verantwoordelijkheid een
beoordelingsverklaring inzake de financiële rapportage te verstrekken.
Werkzaamheden
Onze werkzaamheden bestonden, overeenkomstig in Nederland algemeen
aanvaarde richtlijnen met betrekking tot beoordelingsopdrachten, in
hoofdzaak uit het inwinnen van inlichtingen bij functionarissen van de
vereniging en het uitvoeren van cijferanalyses met betrekking tot de
financiële gegevens. Door de aard en de omvang van onze werkzaamheden
kunnen deze slechts resulteren in een beperkte mate van zekerheid
omtrent de getrouwheid van de financiële rapportage. Deze mate van
zekerheid is lager dan die welke aan een accountantsverklaring kan
worden ontleend.
Oordeel
Op grond van onze beoordeling is ons niets gebleken op basis waarvan
wij zouden moeten concluderen dat de financiële rapportage, volgens de
grondslagen voor waardering van de activa en passiva en de methoden
van resultaatbepaling zoals uiteengezet in de toelichting, geen
zodanig inzicht geeft in de grootte en de samenstelling van het
vermogen op 31 december 2003 en van het resultaat over 2003 als in de
gegeven omstandigheden is vereist.
Amsterdam, 22 maart 2004
Ernst & Young Accountants
namens deze
R. Tjon Tsoe Jin RA J.C.. Besters RA
Toelichting bij de financiële rapportage
Grondslagen voor waardering
De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, voor zover
nodig rekening houdend met mogelijke oninbaarheid.
De overige activa en passiva worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Grondslagen voor resultaatbepaling
Baten worden verantwoord in het jaar van ontvangst.
Lasten inzake afdrachten aan afdelingen worden verantwoord in het jaar
waarin deze betaald worden.
De overige lasten worden verantwoord in het jaar waarop deze
betrekking hebben.
Voor het volledige verslag, inclusief staatjes verwijs ik naar het
fractiekantoor van de PvdA: pvda@raad.amsterdam.nl of 020-5523477
AdJ
Partij van de Arbeid