---
Brieven aan de Kamer
---
Selectie van een ERP-pakket voor het financiële en materieellogistieke
functiegebied
4-3-2004 10:07:00
Met de Prinsjesdagbrief van 16 september 2003 heeft Defensie de koers
uitgezet naar een nieuw evenwicht tussen de taken van de krijgsmacht
en de beschikbare middelen. Aansluitend bent u op 17 oktober 2003
geïnformeerd over het nieuwe besturingsmodel dat Defensie daarbij
hanteert. Dit model zal de beleidsuitvoering bij Defensie verbeteren
doordat het meer aandacht besteedt aan de uitvoeringsresultaten en de
mogelijkheden verruimt voor directieve planning en management control.
Het besturingsmodel gaat uit van duidelijke procedures, vergaande
eenvoud in de aansturing, effectieve informatievoorziening (IV) en
waarborgen voor de samenhang. Het model leidt bovendien tot
doelmatigheidswinst.
Zowel de uitvoering van de maatregelen uit de Prinsjesdagbrief als de
introductie van het nieuwe besturingsmodel stellen hoge eisen aan het
IV-systeem wat betreft tijdige, juiste en onderling vergelijkbare
informatie. Moderne informatie- en communicatietechnologie is daarbij
voor elke organisatie onmisbaar, Defensie niet uitgezonderd. Het
Defensie IV-beleidsplan 2002-2007, dat de Kamer op 10 september 2001
is aangeboden, is leidraad bij de herstructurering van de Defensie-IV.
Belangrijke beleidsuitgangspunten zijn: zoveel mogelijk defensiebreed
en gezamenlijk alsmede het gebruik van producten "van de plank"
("Commercial Off The Shelf"). Op termijn wordt gestreefd naar een
volledig geïntegreerde-IV binnen Defensie. Zoals in het IV-beleidsplan
is gemeld, spelen "Enterprise Resource Planning" (ERP) pakketten
daarbij een belangrijke rol.
ERP is een standaard software pakket met een sterk geïntegreerde
functionaliteit op vele gebieden, zodanig dat het veelal de gehele
bedrijfsvoering van organisaties kan ondersteunen. De introductie van
ERP is een stap op weg naar een samenhangend en geïntegreerd
informatiesysteem en levert bovendien doelmatigheidswinst op,
bijvoorbeeld omdat minder personeel nodig is om de informatiestromen
te beheren en te controleren.
Met de brief van 12 maart 2002 is de Kamer geïnformeerd over het
Defensie informatievoorzieningstraject en de voorgenomen verwerving
van een ERP-pakket. Vervolgens is de Kamer op 26 april 2002 met een
brief op de hoogte gesteld van het tijdschema dat daarbij wordt
gehanteerd. Deze brief meldde de Kamer tevens dat er sprake is van
twee ERP-oplossingen: één voor het personele functiegebied en één voor
het financiële en materieellogistieke functiegebied. Beide
ERP-oplossingen moeten samen een geïntegreerd systeem gaan vormen om
de gewenste transparantie van de bedrijfsprocessen te waarborgen. Voor
het personele functiegebied is in 2002 gekozen voor het ERP-pakket
"PeopleSoft".
Deze brief informeert u over de resultaten van de gecombineerde
(voor)studie- en verwervingsfase (B/C/D-brief) van de selectie van het
ERP-pakket voor het financiële- en materieellogistieke functiegebied
alsmede over de bijbehorende vervolgstappen. Dit project beperkt zich
tot de selectie van het ERP-pakket, waarna een mantelovereenkomst met
een leverancier wordt gesloten. Dus hoewel in deze fase de verwerving
van de gebruikerslicenties zelf niet aan de orde is, wordt wel
vastgesteld welke ERP-leverancier de komende jaren tijdens de
invoering van ERP een groot aantal licenties mag leveren.
Behoefte
Met de invoering van een ERP-pakket voor het financiële- en
materieellogistieke functiegebied worden de huidige, separaat van
elkaar draaiende en in sommige gevallen sterk verouderde IV-systemen
vervangen. Het nieuwe pakket koppelt bovendien financiële- en
materieellogistieke gegevens waardoor deze in samenhang kunnen worden
bezien.
Met de invoering van ERP wordt tevens de logistieke ondersteuning van
(joint) operaties verbeterd doordat de krijgsmachtdelen met hetzelfde
software-pakket gaan werken. Hiermee wordt invulling gegeven aan een
modern logistiek concept dat uitgaat van interoperabiliteit en
samenwerking met coalitiepartners en civiele partijen.
De kwalitatieve eisen voor het ERP-pakket zijn defensiebreed
vastgesteld en vervolgens getoetst. De eisen richten zich in de eerste
plaats op de materieel-logistieke en financiële procesondersteuning en
op de informatievoorziening binnen deze functiegebieden. Verder zijn
eisen gesteld aan de ondersteuning van het Kas-Verplichtingenstelsel
en het Baten-Lastenstelsel. Ook zijn eisen gesteld aan de
flexibiliteit van het pakket en de aansluitmogelijkheden voor
zogenaamde "add-on´s": additionele toepassingen voor functies waarin
het standaard ERP-pakket niet voorziet. Uitgangspunt is het aantal
"add-on´s" tot het minimum te beperken.
Om deze eisen te verifiëren zijn "business cases" ontwikkeld aan de
hand waarvan de aanbiedingen van de verschillende leveranciers op
toepasbaarheid in de defensieorganisatie konden worden
beoordeeld.Omdat binnen Defensie onvoldoende kennis over ERP-pakketten
aanwezig is, heeft zij al in een eerder stadium de combinatie Cap
Gemini Ernst & Young Nederland BV en Logica CMG als regiepartner
gekozen. Deze combinatie beschikt wel over de benodigde kennis en
verleent tevens steun bij de regie van het stapsgewijze proces naar
een geïntegreerde-IV, waaronder de keuze voor een ERP-pakket.
Volgens de oorspronkelijke behoeftestelling moest het betreffende
ERP-pakket (en de "add-ons") op termijn een organisatie van ongeveer
20.000 tot 25.000 gebruikers in één IV-omgeving kunnen ondersteunen.
De maatregelen die in de Prinsjesdagbrief en in de Personeelsbrief
zijn aangekondigd, leiden echter tot een vermindering van dat aantal
met enkele duizenden gebruikers. Thans worden op termijn maximaal
12.000 gebruikers voorzien.
Resultaten verwervingsvoorbereiding
De selectie van het ERP-pakket is Europees aanbesteed. Naar aanleiding
van de EU-publicatie hebben vier aanbieders een offerte uitgebracht.
De vier offertes zijn in eerste instantie uitgebreid beoordeeld aan de
hand van vooraf vastgestelde criteria voor prijs en kwaliteit. Bij de
beoordeling van de vier pakketten heeft de waardering van de kwaliteit
van de aanbiedingen zwaar meegewogen. De kwaliteitseisen omvatten de
gebieden (a) functionaliteit, (b) architectuur en technische
flexibiliteit, (c) mobiliteit en organisatorische flexibiliteit, (d)
"standaard" geïntegreerde software en (e) onderhoudbaarheid,
gebruikervriendelijkheid, betrouwbaarheid en doelmatigheid. Ook de
mate van acceptatie van de concept (mantel) overeenkomsten maakte deel
uit van de kwaliteit. Aan de factor kwaliteit is een hoge waardering
toegekend, omdat een pakket met een goede kwaliteit naar verwachting
de minste problemen en bijkomende kosten (zoals verwerving en
implementatie van "add-on" modules) zal opleveren.
Vervolgens zijn de offertes van de beste twee aanbieders (Baan en SAP)
met behulp van bovengenoemde "business cases" in overleg met de
regiepartner op hun toepasbaarheid binnen Defensie getoetst. Op basis
van deze toetsing is de eerste beoordeling van de kwaliteit
geverifieerd en in voorkomend geval aangepast. Op basis van de
uiteindelijke prijs / kwaliteit vergelijking bleek SAP de economisch
meest voordelige aanbieding te hebben gedaan.
Financiëleaspecten
In 2001 zijn ter voorbereiding van de selectie diverse activiteiten
(waaronder de inhuur van externe deskundigen) ontplooid. In 2002 en in
2003 was hiermee in totaal 668.000 gemoeid.
Dit project beperkt zich tot de selectie van een ERP-pakket en de
ondertekening van een mantelovereenkomst. De feitelijke verwerving van
de licenties zal tijdens de vervolgprojecten plaatshebben. In de tot
2010 onderkende IV-plannen wordt thans rekening gehouden met een
behoefte aan 12.000 ERP-licenties op financieel en materieellogistiek
gebied ter waarde van circa 20 miljoen. Voor de invoering van dit
ERP-pakket wordt daarnaast in de periode tot 2010 een bedrag geraamd
van ongeveer 165 miljoen, waaronder kosten voor opleiding en training,
ontwikkeling en implementatie. De kosten voor onderhoud zijn in dit
bedrag niet opgenomen. De onderhoudskosten bedragen jaarlijks 17% van
de prijs per afgenomen licentie; dit valt onder de exploitatie.
Vervolgstappen
Nadat met dit project de keuze voor het ERP-pakket is vastgesteld en
een mantelovereenkomst is gesloten, maakt de verwerving van de
ERP-gebruikerslicenties onder de mantelovereenkomst deel uit van
verschillende vervolgprojecten van het ERP-invoeringstraject. Deze
projecten betreffen bijvoorbeeld "Ondersteuning Operationeel Optreden"
(O3) inclusief "Tracking &Tracing" alsmede de modernisering van de
financiële administratie (FINAD). Tijdens deze projecten worden de
onderliggende processen en gegevens gestandaardiseerd en wordt de
Defensie IV-architectuur nader gedetailleerd. Over deze en andere
vervolgprojecten wordt de Kamer overeenkomstig het Defensie Materieel
Proces (DMP) te zijner tijd geïnformeerd.
Risicoanalyse
Bij de ERP-pakketkeuze is het voornaamste risico dat Defensie over
onvoldoende kennis en ervaring met betrekking tot ERP beschikt om
zonder externe advisering verantwoord keuzes te kunnen maken. Zoals
gesteld, heeft Defensie bij de pakketselectie daarom de combinatie Cap
Gemini Ernst & Young Nederland BV en Logica CMG betrokken, waarmee dit
risico voldoende is afgedekt.
Het financiële risico van de verwerving van de licenties zelf is
gering, mede dankzij het feit dat een mantelovereenkomst zonder
afnameverplichting zal worden gesloten, waarin alleen de prijzen per
licentie zijn vastgelegd. Fluctuaties in de vorm van meer of minder
licenties kunnen zo eenvoudig worden opgevangen.
Daarnaast kent de invoering van ERP tijdens de implementatie tot 2010
risico´s met betrekking tot de aspecten tijd, geld en kwaliteit:
* Tijd. De invoering van ERP binnen het materieellogistieke en
financiële domein is voor de voortgang mede afhankelijk van de
tijdige herinrichting van het materieellogistieke en financiële
veld (incl. de oprichting van de Defensie Materieel Organisatie)
als onderdeel van de bestuursvernieuwing. Het risico van uitloop
van het ERP-traject zal worden beheerst door de instelling van een
stuurgroep-ERP en een regiegroep-ERP, waarin de beleids- en
procesverantwoordelijken zijn vertegenwoordigd. Deze groepen
zullen het geheel aansturen en de samenhang bewaken tussen
enerzijds de herinrichting van de genoemde velden en de invoering
van ERP en anderzijds tussen de, in verschillende stappen, in te
voeren delen van ERP.
* Geld. Het risico van uit de hand lopende kosten wordt bewaakt
doordat steeds tussentijds verantwoording wordt afgelegd. Naast de
vaste interne meetmomenten wordt de Kamer conform het DMP over de
vervolgprojecten en de daarmee samenhangende kosten geïnformeerd.
Daarnaast vindt jaarlijks toetsing plaats via de begroting. Op
deze wijze kunnen mogelijke kostenstijgingen tijdig worden
gesignaleerd en worden gemeld. Zo nodig worden nieuwe afwegingen
gemaakt.
* Kwaliteit. Het risico dat de beoogde kwaliteit van de
ERP-functionaliteit niet wordt gehaald, wordt beheerst door de
aandacht vooral te richten op de standaard financiële en
materieellogistieke processen uit het ERP-pakket. Maatwerk wordt
in principe niet toegestaan. De stuurgroep-ERP en de
regiegroep-ERP zullen hierop toezien.
Conclusie
Na een eerste beoordeling van de aanbiedingen zijn twee ERP-pakketten
aan de hand van zogenaamde "business cases" door Defensie in
samenwerking met de regiepartner op hun toepasbaarheid binnen Defensie
getoetst. Op basis van een prijs / kwaliteit vergelijking bleek SAP de
economisch meest voordelige aanbieding te hebben gedaan. Ik ben dan
ook voornemens, desgewenst na overleg met u, de
mantelovereenkomst voor de verwerving van de gebruiksrechten voor
ERP-programmatuur en het bijbehorende onderhoud te gunnen aan de firma
SAP Nederland BV. Conform de zogenaamde Alcatel-jurisprudentie wordt
aan de afgewezen inschrijvers een termijn geboden om de
gunningsbeslissing desgewenst in rechte te laten toetsen. Na afloop
van die termijn, c.q. na een positief rechterlijk oordeel kan de
voorgenomen gunning worden omgezet in een definitief besluit van
gunning en ondertekening van de mantelovereenkomst. Vorenbedoelde
termijn bedraagt in het onderhavige geval dertig dagen. Gelet daarop
geef ik u in overweging in uw beraadslagingen over deze brief daarmee
rekening te houden. Over de vervolgprojecten wordt de Kamer conform
het DMP geïnformeerd.
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
Ministerie van Defensie