IP/04/141
Brussel, 3 februari 2004
Modernisering van het boekhoudsysteem van de Commissie: er worden
snelle vorderingen gemaakt om de streefdatum van 2005 te halen
In 2003 is het ambitieuze tijdschema voor de modernisering van het
boekhoudsysteem van de Commissie in zeer ruime mate nageleefd. De
conceptuele werkzaamheden in verband met de talrijke onderdelen van
het project zijn voltooid en er is een aanvang gemaakt met de
implementatie van de IT-ontwikkelingen. 2005 is de erg krappe deadline
die het Financieel Reglement heeft vastgesteld voor de invoering van
een boekhouding op transactiebasis. De Commissie kan rekenen op het
externe advies van topdeskundigen van PriceWaterhouseCoopers voor de
boekhouding en van IBM voor de IT. Mevrouw Schreyer, het Commissielid
voor begroting, heeft in dit verband het volgende verklaard: "Dit zeer
ambitieuze project zal ervoor zorgen dat de Commissie straks
vooroploopt op het gebied van overheidsboekhouding. De Rekenkamer en
het Europees Parlement volgen de door ons geboekte vooruitgang op de
voet. Het verheugt mij dan ook te kunnen meedelen dat wij volledig op
schema liggen."
Het project
De Commissie streeft ernaar in 2005 te voldoen aan de hoogste
internationale boekhoudnormen, met name de internationale standaarden
voor jaarrekeningen in de overheidssector (International Public Sector
Accounting Standards IPSAS), die worden opgesteld door de
internationale federatie van accountants (IFAC). Tot dusver zijn er
nog maar zeer weinig lidstaten die bijna aan deze standaarden
voldoen(1)
. Volgens het nieuwe Financieel Reglement moet vanaf 2005 een
boekhouding op transactiebasis worden gevoerd (waarbij boekhoudkundige
gebeurtenissen worden geregistreerd op het moment dat ze zich
voordoen, en niet pas als geld wordt ontvangen of betaald, en waarbij
activa en verplichtingen niet pas aan het einde van het jaar worden
gewaardeerd).
Op 17 december 2002 heeft de Commissie haar goedkeuring gehecht aan
een mededeling over de modernisering van het boekhoudsysteem van de
Europese Gemeenschappen(2)
. De Commissie verstrekt driemaandelijks informatie over de voortgang
van het project aan het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer.
In het thans gepresenteerde voortgangsverslag wordt beschreven welke
stappen zijn ondernomen en wordt geconcludeerd dat het tijdschema tot
dusver is nageleefd.
Voortgang tot nu toe
Bij de modernisering van het boekhoudsysteem staan de volgende drie
punten centraal:
* inachtneming van recente en internationaal aanvaarde
boekhoudbeginselen voor de overheidssector, in het bijzonder wat
boekhouding op transactiebasis betreft;
* integratie van de verschillende financiële en boekhoudsystemen;
* verbetering van de werking van het huidige systeem, met name ten
aanzien van de beveiliging en de samenhang van gegevens uit
verschillende bronnen.
De modernisering van het boekhoudsysteem vereist een aanpak op drie
fronten, die onderling verband houden:
* de boekhouding;
* de gebruikersbehoeften;
* het IT-platform.
Het projectteam heeft het gedetailleerde projectplan gevolgd. De
definitie van standaarden voor boekhouding op transactiebasis is
grotendeels afgerond en er zijn instrumenten ontworpen om ervoor te
zorgen dat alle boekhoudprocessen van de Commissie aan deze
standaarden voldoen. Om met de behoeften van de eindgebruikers
rekening te houden, zijn de bestaande lokale systemen geanalyseerd en
zijn er nieuwe vereisten voor het beheer van dagelijkse activiteiten
in het projectplan geïntegreerd. De IT-architectuur is gedefinieerd en
de mogelijkheden van de software zijn getest. De beide adviesorganen
hebben een actieve rol gespeeld: de raad die toezicht houdt op het
project, onder voorzitterschap van de directeur-generaal Begroting,
waarin vertegenwoordigers van negen diensten, inclusief de DIA en de
Europese Rekenkamer zitting hebben, en het Comité standaarden voor de
jaarrekening, onder voorzitterschap van de adjunct-directeur-generaal
van DG Begroting en rekenplichtige van de Commissie, de heer Brian
Gray, lid van het Institute of Chartered Accountants of England and
Wales, waarin vertegenwoordigers van de DIA en de Europese Rekenkamer
als waarnemers aanwezig zijn. Als externe deskundigen zijn Professor
Montesinos, op wiens studie het moderniseringsproject is gebaseerd, en
de heer Hathorn, lid van de IFAC-commissie voor standaarden voor
jaarrekeningen in de overheidssector, aangetrokken.
Inmiddels is de overschakeling van het bestaande systeem op de laatste
versie van SAP-enterprise met succes afgerond, wordt de beveiliging
van de toegang steeds verder verbeterd, en is in 2003 continu
toegezien op de afstemming van de gegevens tussen de
niet-geïntegreerde systemen.
Extern advies van topdeskundigen
De SAP-software wordt al gebruikt voor het officiële boekhoudsysteem
van de Commissie, met name het geavanceerde kasbeheersysteem. Het
gebruik van een aantal andere SAP-functies is nog uitgebreid.
Bovendien heeft SAP zich bereid verklaard de functies voor de
overheidssector verder te ontwikkelen om in de behoeften van de
Commissie te voorzien.
PriceWaterhouseCoopers heeft bijstand verleend bij de gedetailleerde
planning van het project en het in kaart brengen van het kritieke pad,
bij het projectbeheer en bij de ontwikkeling van boekhoudnormen en
-procedures. De Commissie wordt momenteel geadviseerd door een
twaalftal deskundigen.
IBM verleent bijstand bij de planning en ontwikkeling van de
IT-functies.
Uitgangspunten en doelstellingen
Het moderniseringsproject voor de boekhouding is in 2000 van start
gegaan met een studie in opdracht van de toenmalige directeur-generaal
Begroting J.P. Mingasson. Commissielid Michaele Schreyer stelde in
2001 voor om in het nieuwe Financieel Reglement nieuwe boekhoudregels
op te nemen, die vervolgens door de Raad en het Europees Parlement
werden goedgekeurd.
Het motto van het project is: "decentrale toepassing, centrale
informatie". Dat staat voor een geïntegreerd boekhoudsysteem, waarin
gegevens slechts eenmaal worden ingevoerd, en gebeurtenissen worden
geregistreerd op het moment dat ze zich voordoen.
Een dergelijk grootscheeps project kan alleen slagen wanneer alle
betrokkenen er zich voor inzetten en met hun inbreng rekening wordt
gehouden.
Het projectteam van DG Begroting heeft regelmatig contact met
eindgebruikers en met alle diensten. Gebruiksvriendelijkheid staat
centraal: de beeldschermen mogen zo weinig mogelijk afwijken van de
bestaande schermen en moeten gemakkelijk te gebruiken zijn en voorzien
zijn van ingebouwde controles. Het systeem moet informatie over
verschillende jaren verstrekken die aan de behoeften beantwoordt.
De betrokkenen bij de Commissie, het Europees Parlement en de
Rekenkamer worden regelmatig op de hoogte gehouden. Mevrouw Schreyer
zal dit verslag doen toekomen aan de commissie begrotingscontrole van
het Parlement, het begrotingscomité van de Raad en de Rekenkamer.
Volgende stappen
2004 is het jaar van de implementatie van de IT-ontwikkelingen in het
centrale boekhoudsysteem en van de voorbereiding van de invoering van
de boekhouding op transactiebasis. Op elke dienst van de Commissie
wordt een beroep gedaan om aan dit proces mee te werken door een
inventaris van alle activa en passiva op te maken, de creatie voor te
bereiden van een gegevensbank van alle contractanten en ontvangers van
subsidies van de Commissie, en nieuwe boekhoudprocedures in te voeren.
Ter ondersteuning van deze inspanning is gestart met een grootschalig
opleidingsprogramma.
Het volgende voortgangsverslag verschijnt eind april.
Achtergrond
Zie IP/03/962 voor het vorige voortgangsverslag.
Momenteel bestaat de boekhouding van de Commissie uit twee soorten
rekeningen:
* de begrotingsrekeningen: deze geven een nauwkeurig beeld van de
uitvoering van de jaarlijkse begroting en zijn van wezenlijk
belang voor de begrotingscontroleautoriteiten. De
begrotingsboekhouding is een boekhouding op kasbasis.
* de algemene rekeningen: deze geven een algemeen beeld van de
"economische situatie" van de Commissie naast de uitvoering van de
begroting, om rekening te houden met de waarde van activa (zoals
gebouwen en leningen) en andere aspecten (zoals afschrijving,
voorzieningen, enz.). Deze rekeningen worden gevoerd op basis van
het beginsel van het dubbel boekhouden, maar de activa en de
verplichtingen worden thans alleen aan het einde van het jaar
gewaardeerd.
In het jaarverslag van 2002 heeft de Rekenkamer, net als in het
verleden, verklaard dat de begrotingsboekhouding een betrouwbaar beeld
geeft van de inkomsten en uitgaven en van de financiële situatie van
de Gemeenschap. De Rekenkamer heeft opmerkingen geformuleerd en er,
net als in het verleden, bij de Commissie op aangedrongen het
boekhoudsysteem uit te bouwen tot een volledig geïntegreerd
boekhoudsysteem op transactiebasis, waarin activa en verplichtingen
worden opgenomen op het moment dat zij ontstaan. De opmerkingen van de
Rekenkamer hebben voornamelijk betrekking op de algemene rekeningen en
op transactieaspecten. Het feit dat de Rekenkamer geen ruimere
betrouwbaarheidsverklaring kan afgeven, houdt geen verband met de
wijze waarop de Commissie de begroting (88,7 miljard EUR in 2002)
heeft verantwoord, maar met de transacties.
Op basis van de kasrekeningen worden maandelijks cijfers over de
uitvoering van de begroting op internet gepubliceerd, een uniek
voorbeeld van transparantie.
http://europa.eu.int/comm/budget/execution/utilisation/details_en.htm
(1)
De nationale rekeningen van Finland, Spanje en Zweden worden opgesteld
op transactiebasis.
(2)
COM(2002) 755.
European Commission