Het Nationaal Archief
Digitaal archief
Den Haag, 28 oktober 2003
Op donderdag 30 oktober wordt het digitaal archief van de voormalige
Arbeidsvoorzieningsorganisatie overgedragen. Het Nationaal Archief
beschikt daarmee over het eerste - grootschalige - digitale archief
dat voldoet aan de eisen die vanuit conserveringsoogpunt aan digitale
archieven worden gesteld.
Digitale informatiekloof
Het project waarvan deze overdracht het slotstuk is, is tot dusverre
uniek in Nederland, en niet alleen vanwege de omvang van deze digitale
erfenis. Voor het eerst zijn voor een grootschalige organisatie
methoden en technieken ontwikkeld om een ongestructureerde hoeveelheid
digitale informatie te transformeren tot een toegankelijk en
geconcentreerd digitaal archief, dat voldoet aan de voorschriften van
wet- en regelgeving. Zo wordt een belangrijke stap gedaan om digitale
informatie voor de toekomst zeker te stellen, en de verwachte
'digitale informatiekloof' te overbruggen. De ontwikkelde inzichten en
technieken zijn van groot belang voor andere (overheids)organisaties
die op dit moment voor vergelijkbare uitdagingen staan. Dit project
toont namelijk ondubbelzinnig aan hoe belangrijk het is dat
organisaties die met digitale systemen gaan werken, vanaf het eerste
begin rekening houden met de eisen die vanuit recente archief- en
privacywetgeving worden gesteld.
Nieuwe methoden en technieken
Doordat de Arbeidsvoorziening niet over een strategie beschikte voor
het veiligstellen van digitale informatie, was het toegankelijk maken
van zijn archief erg complex. Het bleek nodig in het project
specifieke strategieën voor selectie en conversie van de informatie te
ontwikkelen. Daarbij moesten geavanceerde softwaretechnieken worden
ingezet rond Full Text Search en de nieuwe documentstandaard XML. Het
Nationaal Archief is blij met de succesvolle overdracht van dit
digitale archief. Met de ervaring en kennis die in dit traject is
opgedaan, komt de ontwikkeling van het kenniscentrum op het terrein
van digitale duurzaamheid dat het Nationaal Archief wil zijn, een stap
dichterbij.
Partners
Het project is uitgevoerd in opdracht van Arbeidsvoorziening in nauwe
samenwerking met het Nationaal Archief en de Rijksarchiefinspectie. De
realisatie van het project heeft plaatsgevonden onder advisering en
management van Het Expertise Centrum. Cap Gemini Ernst & Young was
verantwoordelijk voor de technische advisering, de ontwikkeling van de
software en de processing. De totale doorlooptijd van het project
heeft 2 jaar bedragen.