Protocol rouwverwerking sector Rijk
27 oktober 2003
De constatering dat formele regels vaak te kort schieten wanneer een
werknemer wordt geconfronteerd met persoonlijk verlies, heeft geleid
tot het opstellen van een rouwprotocol. Het protocol is een
handreiking voor managers en collega's en belicht vooral de emotionele
kanten van verlies.
---
Protocol rouwverwerking sector Rijk
Algemeen
Iedereen maakt in zijn of haar leven gebeurtenissen mee die een
emotionele betekenis hebben. Deze emoties houden niet op bij het
betreden van de werkplek. Steeds meer wordt in de regelgeving rekening
gehouden met deze persoonlijke omgeving van de werknemers. De wet
Arbeid en Zorg heeft hieraan een extra impuls gegeven.
Wanneer een werknemer wordt geconfronteerd met een persoonlijk verlies
schieten de formele regels vaak te kort. Het individuele karakter van
het verwerkingsproces maakt een individuele benadering vanuit de
organisatie noodzakelijk. In het bijzonder de leidinggevenden hebben
hier een belangrijke taak. Dit protocol heeft tot doel een gedragslijn
te bieden aan de leidinggevenden en collega's.
Persoonlijke omgeving
In de formele regels met betrekking tot buitengewoon verlof is de
verwantschap duidelijk afgebakend. Emoties kennen dergelijke
afbakeningen niet. Het spreekt voor zich dat het verlies van een goede
vriend meer emoties kan oproepen dan dat van een hoogbejaard
familielid waarmee het contact al jaren was verbroken.
Om te kunnen beoordelen in welke mate iemand geraakt wordt door
gebeurtenissen, zijn dus geen objectieve criteria aan te geven. In een
organisatie waarin ruimte is voor persoonlijke belangstelling voor het
dagelijks leven van elkaar, zullen emoties eerder een plaats kunnen
krijgen. Ook de organisatie maakt immers deel uit van die persoonlijke
omgeving.
Persoonlijk verlies
Vaak gaat aan het verlies een lange periode van verslechtering van de
situatie vooraf. Tijdens deze periode groeit het besef dat het einde
komt en is al sprake van een rouwproces. Wanneer het overlijden na een
lange ziekteperiode plaatsvindt, zijn de emoties soms niet meer zo
heftig.
Bij een plotseling verlies in de persoonlijke omgeving moeten alle
emoties tegelijk verwerkt worden. Vaak worden die emoties weggedrukt
en vlucht men juist in het werk. Na enige tijd kunnen die emoties dan
toch naar boven komen.
Aanbevelingen voor leidinggevenden en collega's
1. Sta open voor de persoonlijke situatie van medewerkers en
collega's.
Persoonlijke belangstelling zorgt voor een klimaat waarin emoties
herkend worden en vervolgens bespreekbaar gemaakt kunnen worden.
Wanneer hiervoor nooit ruimte is geweest, zal de drempel om terug te
keren na een persoonlijk verlies onnodig hoog zijn.
2. Neem zelf contact op bij afwezigheid van betrokkene.
Voor de meesten is het moeilijk om na een persoonlijk verlies contact
op te nemen met de werkomgeving. Het is niet altijd gemakkelijk om
over verdriet te praten, vooral niet als je onzeker bent over de
reacties die dat oproept.
Het is raadzaam onderling af te stemmen wie contact opneemt, om te
voorkomen dat iedereen op dezelfde dag contact zoekt.
3. Wees voorbereid op emotionele momenten.
Een persoonlijk verlies is niet in een paar dagen verwerkt. Wanneer
het dagelijkse ritme weer is opgepakt, kunnen de eerste tijd
schijnbaar zonder aanleiding emoties optreden. Wanneer de collega's en
leidinggevenden hierop zijn voorbereid, kunnen zij op die momenten
bijdragen aan de werking.
4. Ga het contact niet uit de weg.
Niemand vindt het leuk op over tragische gebeurtenissen en verdriet te
praten. De weg van de minste weerstand is dan om het contact maar te
vermijden. De betrokkene zal dit ervaren als een gebrek aan
belangstelling en de negatieve ervaring in de toekomst de relatie
laten beïnvloeden.
5. Bedenk dat er geen juiste woorden zijn.
Laat blijken op de hoogte te zijn van het persoonlijke verlies door
het zelf bespreekbaar te maken. Stilzwijgen zal worden ervaren als
gebrek aan belangstelling.
Procedurele aanbevelingen
1. Zorg dat het werk, indien noodzakelijk, kan worden overgenomen
wanneer een medewerker is geconfronteerd met een terminale ziekte in
de persoonlijke omgeving.
Bied ruimte voor aangepaste werktijden en wijs de betrokkene op de
mogelijkheden voor verlof.
2. Wanneer de medewerker bericht dat in de persoonlijke omgeving
iemand is overleden, informeer dan naar de procedure rond de uitvaart.
Vraag of belangstelling van collega's daarbij op prijs wordt gesteld.
3. Informeer andere collega's waarmee regelmatig contact bestaat.
4. Reageer ook formeel als organisatie naar alle nabestaanden door
middel van een condoleance.
5. Stel collega's in staat de uitvaart bij te wonen of op andere wijze
contact op te zoeken.
6. Neem na de uitvaart contact op over de werkhervatting.
7. Houd tot de werkhervatting contact met het woonadres.
8. Informeer ook na werkhervatting hoe het met de betrokkene gaat.
9. Verwijs indien gewenst naar mogelijkheden voor begeleiding.
10. Informeer na een ruime periode (een half tot een heel jaar) hoe de
medewerker de begeleiding vanuit de organisatie heeft ervaren.
---
© Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
---
Centrum voor Arbeidsverhoudingen