Ministerie van Buitenlandse Zaken

Aan de Voorzittervan de TweedeKamerderStaten-Generaal

Binnenhof4

Den Haag


- Directoraat Generaal Regiobeleid en Consulaire Zaken

Bezuidenhoutseweg 67

Postbus 20061

2500 EB Den Haag


Datum


- 20 oktober 2003

Behandeld


- Lise Gregoire-van Haaren


Kenmerk


- DGRC-102/03

Telefoon


- 070-3486175


Blad


- 1/3

Fax


- 070-3485152


Bijlage(n)


---

Betreft


- Verzoek Lid Wilders inzake prestatiemeting op ambassades-

Graag - kom ik u hierbij- mijn toezegging na te proberen meer transparante informatie over de ambassades te geven en meer inzicht te verschaffen over de interne controlesystematiek. - Deze toezegging is gedaan in reactie op vragen van het lid Wilders tijdens het algemeen overleg over het jaarverslag op 24 juli jongstleden (28880, nr. 106).

In de gestelde vragen wordt opening en sluiting van posten in verband gebracht met het functioneren van de post en individuele medewerkers. Dit is geen voor de hand liggende koppeling. Om meer helderheid te verschaffen over hoe dit ministerie de controlesystematiek inricht, wil ik mijn antwoord graag in vier delen uiteenzetten: het openen en sluiten van posten, de beleidscyclus, interne inspectie en personeelsbeoordelingen.

Openen en sluiten van posten-

De keuze voor de vestiging, handhaving of sluiting van een post komt voort uit een afweging van de gestelde beleidsdoelen en de beschikbare middelen. Het functioneren van de post en van individuele medewerkers heeft geen invloed op deze besluitvorming. De taakstelling die het huidige Kabinet dit ministerie heeft opgelegd, dwingt tot het maken van een scherpere afweging inzake de omvang van het netwerk van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Indien bepaalde taken in een land bijvoorbeeld niet meer uitgevoerd hoeven te worden, zal gekeken worden of een presentie noodzakelijk blijft.

De beleidscyclus-

Het postennetwerk is een instrument dat wordt ingezet om de beleidsdoelen van de regering op internationaal vlak te verwezenlijken. Deze doelen zijn uiteengezet in de Begroting van het ministerie van Buitenlandse Zaken en worden uitgewerkt in de jaarplannen van de posten en de directies op het departement in Den Haag. In deze jaarplannen leggen posten en directies tevens verantwoording af over de ondernomen activiteiten in het voorgaande jaar. Deze informatie wordt vervolgens als input gebruikt voor het Jaarverslag van het ministerie. Het Jaarverslag wordt gecontroleerd door de accountantsdienst voordat het aan uw Kamer wordt toegezonden. De Begroting, het Jaarverslag en de jaarplannen die binnen het departement worden opgesteld, zijn zoveel mogelijk VBTB-conform ingericht. In het kader van de begrotingsbehandeling voor 2003 heb ik uw Kamer vier jaarplannen toegezonden om inzicht te verschaffen in dit interne sturingsinstrument.

Interne Inspectie-

Tevens beschikt het ministerie van Buitenlandse Zaken over een 'Inspectie & Evaluatie Bedrijfsvoering'. Deze Inspectiedienst onderzoekt het functioneren van de Nederlandse Ambassades en Consulaten-Generaal. Het doel van dit onderzoek is om vast te stellen of een post zodanig effectief functioneert en zodanig efficiënt is ingericht, dat de doelstellingen van beleid en beheer worden bereikt. In een intern rapport worden de analyse en aanbevelingen neergelegd. Dit rapport wordt voorafgaand aan het vertrek van de inspectiemissie met de leiding van de post en de medewerkers besproken. Vervolgens wordt het rapport en de aanbevelingen besproken met de Secretaris-Generaal en dienen de aanbevelingen te worden opgevolgd. De Inspectie bestaat uit vier inspecteurs en drie adjunct-inspecteurs. Elke post wordt één keer in de vier maximaal vijf jaar geïnspecteerd.

Personeelsbeoordelingen-

Om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in het functioneren van individuele medewerkers is voor alle personeelsleden van het ministerie van Buitenlandse Zaken de beoordelingscyclus van toepassing. Hieraan wordt strikt de hand gehouden, mede met het oog op de overplaatsingssystematiek. Iedere medewerker, zowel op de post als op het departement, begint een nieuwe plaatsing met een startgesprek. In de meeste gevallen is dit met de direct leidinggevende. In het geval van een ambassadeur kan dit de directeur van een regiodirectie zijn. Tijdens het startgesprek worden de taken besproken, worden de wederzijdse verwachtingen over het functioneren besproken en worden afspraken gemaakt over de te behalen resultaten.

Het startgesprek wordt gevolgd door een functioneringsgesprek. Een functioneringsgesprek wordt minimaal één keer per jaar gevoerd. Dit gesprek heeft tot doel de functievervulling en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker te optimaliseren. Daarnaast draagt dit gesprek ertoe bij dat de formele personeelsbeoordeling over de wijze van functievervulling en de door de beoordelaar gestelde eisen geen verrassing zijn.

Vervolgens wordt periodiek een formele beoordeling opgemaakt. Deze beoordeling wordt opgenomen in het personeelsdossier en wordt meegewogen bij het bepalen van een nieuwe plaatsing van de medewerker. Zo wordt de beoordelingscyclus niet alleen gebruikt als ontwikkelinstrument, maar tevens ingezet om de juiste persoon op de juiste functie te plaatsen. De gegevens die uit de personeelsbeoordelingen naar voren komen hebben een personeelsvertrouwelijk karakter.

Daarnaast zal het ministerie van Buitenlandse Zaken in 2004 starten met een 'management development' beleid en worden tal van instrumenten ingezet op het meten en verhogen van de kwaliteit van medewerkers, zoals opleiding en training, 'development centres' en '360 graden feedback'.


- De Minister van Buitenlandse Zaken,

Mr. J.G. de Hoop Scheffer


---