Brief KNHS m.b.t. huidige financiële situatie
9/29/2003
Maandag 29 september stuurt de KNHS een brief over de huidige financiële situatie naar o.a. de verenigingen, kringen, regio's, officials, juryleden, regioconsulenten en leden van de discipline- en adviescommissies. In deze brief wordt ingegaan op de oorzaken van de ontstane situatie en op de oplossingsrichting die de KNHS voor ogen heeft.
Federatiebestuur Aan: De Beek 125 Alle betrokken bij de KNHS Postbus 3040 3850 CA Ermelo à à T 0577 - 408 200 F 0577 - 401 725
info@knhs.nl www.paardensport.nl Datum ons kenmerk uw kenmerk onderwerp 29.09.03 Mat/corr2003 --
Hoofdsponsor: Rabobank Geachte heer/mevrouw,
Donderdagavond 25 september heeft de Ledenraad met het Federatiebestuur vergaderd over de financiële situatie van de KNHS. Uit de stukken die de Ledenraad voorafgaand aan de vergadering toegezonden had gekregen was helder dat de KNHS voor 2003 afstevent op een tekort van 0,5 mln. Dit tekort is een gevolg van vooral lagere inkomsten dan begroot. Naar verwachting zal de financiële problematiek bij ongewijzigd beleid voor 2004 substantieel groter worden. Dit beeld is duidelijk geworden op basis van een analyse van de halfjaarcijfers onder leiding van de nieuwe penningmeester van de KNHS, de heer Ieko Sevinga, en de Algemeen directeur ad interim, Ineke Donkervoort.
Tijdens de vergadering gaf de heer Sevinga een presentatie waarbij hij inging op de oorzaken van de ontstane situatie en een richting aangaf voor een oplossing. Beiden worden hieronder uiteengezet.
Tekort 2003
In de oorspronkelijke begroting 2003, die in het najaar van 2002 is opgesteld, werd uitgegaan van een inkomstenstijging van meer dan 10%. Het kostenniveau was daarmee in lijn. Vervolgens bleek in de loop van 2003 dat vooral de kosten hoger zouden worden geraamd. In opdracht van het Federatiebestuur zijn vervolgens maatregelen genomen die tot doel hadden de kosten terug te brengen. In de Ledenraad van 3 juli 2003 is daarvan melding gemaakt. Op basis van de halfjaarcijfers en een nadere situatieanalyse is inmiddels gebleken dat ook de inkomsten tegen gaan vallen: er kan niet gerekend worden op een stijging van 10%, maar van 4%-punt.
Deze inkomstendaling vindt zijn oorzaak onder meer in lagere inkomsten uit de ruiter- en koetsierbewijzen ten opzichte van de laatste raming. In de loop der jaren is het aantal mensen met vooral een ruiterbewijs minder gestegen dan werd verwacht. Verder zijn de inkomsten uit sponsoring, mede door de economische recessie, lager dan in de begroting is opgenomen. Daarbij moet overigens aangetekend worden dat de inkomsten nog 80.000,- hoger zijn dan in 2002.
Aan de kostenkant zijn het vooral de algemene en kantoorkosten (onder meer automatisering en kosten voor porti) en kosten van cursussen die hoger zijn dan geraamd. De tegenvallers aan de inkomstenkant en de genoemde hogere kosten leiden gezamenlijk dus tot het verwachte tekort van 0,5 mln.
Overigens zijn de liquiditeit en de solvabiliteit van de KNHS zeker niet in gevaar. De KNHS heeft een eigen vermogen van 5 mln., en het banksaldo is nog toereikend.
Diepere oorzaken van het tekort 2003
De vraag is vaak gesteld waarom de KNHS een tekort heeft, terwijl dat bij de fuserende organisaties niet het geval was. Uit analyse van de cijfers blijkt inmiddels dat het kostenniveau van de nieuwe organisatie na en door de fusie structureel is gestegen. Het gaat dan om kostenstijgingen als gevolg van afspraken die tijdens de fusie zijn gemaakt:
WÃAfschrijving van de kosten die aan herstructurering zijn besteed 93.000,- WÃHarmonisatie van de arbeidsvoorwaarden 75.000,- WÃStijging van de afdrachten aan de regio's 125.000,- WÃUitbreiding en niet meer doorbelasten van de premie WA-verzekering aan verenigingen 30.000,- Totaal dus een bedrag van 320.000,-. Verder is de dienstverlening na de fusie uitgebreid. Er wordt meer gedaan aan persvoorlichting, marketing en sponsoring. De discipline- en topsportcommissies worden ondersteund en er zijn accountmanagers voor regio's aangewezen. Totaal heeft dat geleid tot een uitbreiding van de organisatie met zes mensen ten opzichte van vóór de fusie. Dat kost ruwweg 240.000,-. Door de extra inspanningen die de integratie van de werkorganisatie vraagt en de beperkte kwaliteit van de automatiseringssystemen zijn de te verwachten efficiëncy voordelen nog niet bereikt.
Ook moest het afgelopen jaar extra geld worden besteed om het automatiseringsysteem van de KNHS operationeel geschikt te maken voor een grotere organisatie. Tevens vroeg de technische infrastructuur aanzienlijke investeringen. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de fuserende organisaties op het terrein van de ICT met achterstallig onderhoud zijn overgegaan naar de nieuwe organisatie. De kostenstijging die hier een gevolg van is wordt geschat op circa 100.000,-. Tenslotte zijn er extra kosten gemaakt doordat de fusieafspraak was dat iedere werknemer de mogelijkheid kreeg mee te gaan naar de nieuwe organisatie. Dat heeft er onder meer toe geleid dat mensen zijn terecht gekomen op functies waarvoor zij overgekwalificeerd zijn, en mensen zijn terecht gekomen op functies waarvoor zij nog niet alle kwalificaties hebben. De kosten van de overkwalificatie leiden tot een bedrag aan bovenschaligheid van circa 75.000,-.
Het totale kostenniveau na de fusie ligt door bovenstaande op ruim 0,7 mln. hoger dan voor de fusie, hetgeen meer is dan het geraamde tekort voor 2003.
Vooruitzichten 2004
Het tekort over 2003 zal structureel zijn. Voor 2004 en de jaren erna mag verwacht worden dat het tekort gaat toenemen. Immers de groei in het ledental lijkt te stagneren, de lonen en prijzen
stijgen en een belangrijke post als de subsidies van de overheid gaat sterk afnemen. Wat betreft het laatste punt heeft de overheid de KNHS inmiddels bericht het voornemen te hebben de subsidie van 420.000,- voor de werkorganisatie volgend jaar direct te stoppen en op de subsidies voor topsportactiviteiten en opleidingen 10- 15% te korten. Zoals ook eerder is aangegeven zijn er verder middelen nodig om de kwaliteit van de organisatie, met name mensen en systemen, te verbeteren. Op dit moment ontbreken daarvoor de middelen. Het structurele tekort 2003, het wegvallen van de subsidies, het stijgen van de kosten (in 2004 4%-punt), en de financiële middelen noodzakelijk voor de kwaliteitsslag tellen tezamen op tot een bedrag van ruim boven de 1,5 mln. dat de KNHS de komende jaren bij ongewijzigd beleid in de exploitatie tekort dreigt te komen
Maatregelen
Er is dus sprake van een acute negatieve financiële situatie. Dat vraagt om maatregelen in de kostensfeer, waartoe het Federatiebestuur ook de opdracht heeft gegeven. Het effect van deze maatregelen zal echter pas op termijn gerealiseerd kunnen worden, aangezien bij maatregelen van deze omvang reductie van personeel in het geding is.
Daarom zijn, zoals de penningmeester tijdens de vergadering aangaf, ferme maatregelen nodig om de begroting in 2004 te kunnen sluiten. De contributies en de tarieven van de KNHS zullen over de gehele breedte omhoog moeten. Vooralsnog wordt daarbij door het Federatiebestuur gedacht aan het volgende:
· Verhogen van de contributie naar tenminste 10 voor leden. · Een verhoging van de tarieven met gemiddeld tenminste 15%. · Doorberekenen van de premie WA-verzekering aan de verenigingen. · De afdracht van de KNHS aan de regio's (thans 350.000,-) terugbrengen naar het niveau van vóór de fusie ( 225.000,-).
De opbrengst van deze maatregelen zou op een bedrag van 1,4 mln. komen. Daarbij tekende de penningmeester tegelijkertijd aan dat als de overheidssubsidie inderdaad in 2004 al in één keer weg zou vallen de contributie voor dat jaar verder verhoogd zou moeten worden, aangezien hij dan circa 250.000,- meer nodig lijkt te hebben.
Het verhogen van de inkomsten laat onverlet dat er verdere beleidsmaatregelen genomen moeten worden. De KNHS zal zich moeten uitspreken over de capaciteit die door de werkorganisatie besteed mag en kan worden aan andere activiteiten dan de basisdienstverlening. Het bestuur gaat thans uit van een besparing op de werkorganisatie van totaal 450.000,-, waarvan in 2004 100.000,- effectief moet zijn. In dat kader zal er een beslissing genomen moeten worden over de KNHS- accommodaties. Zijn ze nodig en hoeveel mogen ze dan kosten? Hetzelfde geldt voor de middelen die aan opleiding en bijscholing van wedstrijdkader mogen worden besteed.
Tijdens de vergadering werd helder dat de werkorganisatie deze punten en de aanbevelingen uit het doorlichtingsrapport "Oogkleppen af" heeft uitgewerkt en heeft gepland wanneer er resultaten kunnen en mogen worden verwacht. De vergadering gaf aan verheugd te zijn dat genoemde zaken nu door de werkorganisatie opgepakt lijken te zijn.
Ter vergadering gaf de Financiële Commissie in de persoon van de voorzitter, de heer Maas, aan dat zij de visie van het Federatiebestuur deelt dat de KNHS een fors financieel probleem heeft. Verder wees de heer Maas erop dat het noodzakelijk is om naast het oplossen van het acute financiële probleem nu ook middelen vrij te maken voor de noodzakelijke vernieuwing. Maatregelen die geen ruimte bieden voor de broodnodige oplossingen in ICT of in de kwaliteit van de personeelsformatie zijn naar het oordeel van de Commissie halve oplossingen. Het is volgens de Commissie dus belangrijk een plan op te stellen dat de financiële ruimte biedt om alle geïnventariseerde knelpunten de komende tijd aan te pakken. Voorkomen moet worden in een slepend proces terecht te komen.
Reactie vergadering
De vergadering kon zich voorstellen dat in de gegeven situatie de inkomsten aanzienlijk verhoogd zouden moeten worden. De Ledenraad wilde daarin meedenken mits het Federatiebestuur en de directie ook resultaat boeken met de ingezette plannen en maatregelen. Een punt dat aan het Federatiebestuur werd meegegeven over het verhogen van de inkomsten was onder meer: zorg voor een zo evenwichtig mogelijke verdeling over de verschillende sectoren die de KNHS heeft, waarbij de vergadering iets meer accent leek te willen leggen op contributieverhoging dan op verhoging van de tarieven.
Hoe verder
Het Federatiebestuur voelt zich gesteund door de eerste reactie van de Ledenraad en de Financiële Commissie. De situatie waarin de KNHS nu verkeert is buitengewoon vervelend en teleurstellend. Het is daarom tijd om aan structurele oplossingen te werken. Het Federatiebestuur zal de voorstellen voor de inkomstenverhoging verder uitwerken, zodat zij tijdig vóór de vergadering van het Wedstrijdplatform van 6 november 2003 beschikbaar zullen zijn. Tevens zullen voorstellen worden ontwikkeld op de aanbevelingen van het rapport Boer & Croon conform de planning die de directie daarvoor ter vergadering heeft gepresenteerd. Daarbij heeft zij ook als prioriteit aangegeven de wisselwerking tussen werkorganisatie en de KNHS-omgeving, waaronder de regio's, te willen verbeteren.
Op 27 november 2003 wordt de volgende vergadering van de Ledenraad gehouden. Dan zullen er knopen doorgehakt moeten worden. Wilt u reageren, dan kunt u één van de leden van het Federatiebestuur aanspreken of uw reactie richten aan de Algemeen directeur ad interim Ineke Donkervoort (donkervoorti@knhs.nl).
Met vriendelijke groet,
M. van den Heuvel Voorzitter
---- --