de Voorzitter van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal
Postbus 20018
2500 EA Den Haag
Datum Uw brief Ons kenmerk
(Kenmerk)
1 september 19-03-Fin DMN 2003/570 M
2003
Onderwerp
Agentschap Domeinen Roerende Zaken
Bij brief van 2 juni 2003 heeft u de minister
van Financiën nadere inlichtingen gevraagd over
de voorgenomen omvorming van Domeinen Roerende
Zaken tot een agentschap per 1 januari 2004. U
hebt gevraagd om informatie over de actuele
stand van zaken, de voornemens met betrekking
tot het opmaken van een tussenbalans, de wijze
en het tijdstip waarop de Kamer wordt
geïnformeerd over de uitkomsten van de
tussenbalans en de conclusies die de minister
van Financiën daaraan verbindt en de verwachte
gevolgen voor de verdere behandeling van de
stukken.
In het overleg met uw Kamer van 17 juni over het
Jaarverslag 2002 van het Ministerie van
Financiën (IXB) is ook gesproken over de
omvorming van Domeinen Roerende Zaken tot een
agentschap. Dit naar aanleiding van opmerkingen
van de Algemene Rekenkamer over het financieel
beheer bij Domeinen Roerende Zaken. In het
overleg is opgemerkt, dat bij de start van het
agentschap het financieel beheer op orde moet
zijn en dat voorafgaand aan de start een jaar
wordt proefgedraaid. In het overleg heeft de
minister toegezegd in augustus de stand van
zaken (tussenbalans) op te maken om bij de
begroting zekerheid te hebben dat de door de
Algemene Rekenkamer gesignaleerde punten
adequaat zijn geregeld.
Uit praktische overwegingen en gezien het
zomerreces van uw Kamer, hebben wij ervoor
gekozen de beantwoording van uw verzoek om
inlichtingen en het informeren over de stand van
zaken in deze brief te combineren.
Inmiddels hebben wij besloten de invoering van
het agentschap Domeinen Roerende Zaken uit te
stellen tot 1 januari 2005.
1. Kwaliteit Financieel Beheer
Voor het verkrijgen van de status van agentschap
moet het financieel beheer ordelijk en
controleerbaar zijn. De omschakeling van een
kas-verplichtingenadministratie naar een
baten-lastenadministratie stelt daar andere
eisen aan. Daarnaast worden hoge eisen gesteld
aan de kwaliteit van het financieel beheer bij
agentschappen. Mede daarom wordt bij Domeinen
Roerende Zaken tijdens het proefdraaien en in de
rapportage over de uitkomsten daarvan intensief
aandacht besteed aan de aspecten van financieel
beheer en de bevindingen uit onderzoeken van de
Auditdienst Financiën en de Algemene Rekenkamer.
De Algemene Rekenkamer constateerde dat bij
Domeinen Roerende Zaken, vanwege de overgang
naar een baten-lastenadministratie en de
invoering van een nieuw geautomatiseerd systeem
de druk op het financieel beheer verder is
toegenomen met als gevolg achterstanden in de
administratieve verwerking rond de primaire
processen. Inmiddels zijn deze achterstanden
voor een belangrijk deel weggewerkt. Eind 2003
zal Domeinen Roerende Zaken de achterstanden
hebben weggewerkt.
De Algemene Rekenkamer stelde ook vast dat de
beschrijving van de administratieve organisatie
(inclusief de werkinstructies) en het interne
controle programma nog aangepast moesten worden
aan het baten-lastenstelsel. Deze aanpassing was
conform de instellingsvoorwaarden ook voorzien
in het plan van aanpak financieel beheer en het
plan van aanpak proefdraaien.
Domeinen Roerende Zaken heeft op 1 juli de
aangepaste versie van de beschrijving van de
primaire processen en het interne
controleprogramma opgeleverd. De inhoud van deze
aangepaste stukken is afgestemd met het
management en de medewerkers van de
regio-eenheden. Via aansturing van de
desbetreffende medewerkers en door frequent
toezicht op de regio-eenheden bewaakt de
directie Domeinen Roerende Zaken, dat de
regio-eenheden uniform werken, conform de
beschrijving van de processen.
Domeinen Roerende Zaken heeft een begin gemaakt
met de uitvoering van het interne controle
programma. Eind 2003 zal Domeinen Roerende Zaken
de interne controles hebben uitgevoerd.
De afgelopen maanden is binnen Domeinen Roerende
Zaken hard gewerkt aan de kwaliteit van het
financieel beheer. Met wat inmiddels is bereikt
en met de getroffen maatregelen zorgt Domeinen
Roerende Zaken ervoor dat het vereiste
kwaliteitsniveau eind 2003 zal zijn bereikt.
2. Proefdraaien
2.1. Algemeen
De begeleiding van agentschappen vindt plaats in
overeenstemming met de instellingsprocedure voor
agentschappen. Deze is beschreven in de
wegwijzer agentschappen. Ook Domeinen Roerende
Zaken doorloopt deze procedure.
Voorafgaand aan de start als agentschap vinden
grosso modo twee activiteiten plaats. Er worden
voorbereidingen getroffen onder meer door
ontwerp van een resultaatgericht besturingsmodel
en de invoering van het baten-lastenstelsel.
Vervolgens wordt een jaar op beide aspecten
proefgedraaid.
Dit gebeurt om bij de start als agentschap meer
zekerheid te hebben over de kwaliteit van het
functioneren als agentschap. Dit is één van de
lessen die getrokken is uit de eerste rijksbrede
evaluatie van het agentschapmodel (1998).
Na de afronding van de voorhangprocedure
resteert ongeveer een half jaar voor het
daadwerkelijk van start gaan als agentschap.
Voor alle kandidaat-agentschappen geldt dat deze
tijd nodig is om verder te gaan met het
proefdraaien en de verdere voorbereidingen op de
agentschapstatus. Het betreft veelal
operationele activiteiten waarvoor geen weg
terug meer is, als deze eenmaal zijn opgestart.
Om die reden kan daar ook pas mee gestart worden
nadat de voorhangprocedure is doorlopen. Het in
de tijd naar achteren verschuiven van de
voorhangprocedure is daarom geen optie.
Zoals gebruikelijk bij agentschappen vindt
uiterlijk 1 november in het proefjaar een
laatste evaluatie van het proefdraaien plaats.
Deze evaluatie van het proefdraaien is
uiteindelijk het moment waarop in overleg met
het Begeleidingsteam Verzelfstandigingen wordt
bezien of de omvorming tot agentschap volgens
planning is verlopen en tijdig gereed is. De
laatste maatregelen voor bijsturing kunnen dan
nog worden getroffen. In uitzonderingsgevallen
zou het kunnen voorkomen dat de conclusie
getrokken moet worden, dat uitstel met een jaar
beter is. Vanzelfsprekend zou een dergelijk
besluit in overleg met de Tweede Kamer
plaatsvinden indien de Tweede Kamer al heeft
ingestemd met de agentschapvorming.
2.2 Stand van zaken proefdraaien
Bij het proefdraaien gaat het om het opdoen van
ervaring met bijvoorbeeld de
batenlastenadministratie, het tijdschrijven, het
kostprijsmodel, de klantcontracten, de tarieven,
de managementinformatie en het resultaatgerichte
besturingsmodel.
Sinds oktober 2002 werkt Domeinen Roerende Zaken
met een nieuw geautomatiseerd systeem (SAP),
gebaseerd op de batenlasten-administratie.
De administratie kan de noodzakelijke informatie
voor een belangrijk deel opleveren. De komende
maanden werkt DRZ aan de verdere ontwikkeling
van de nulmeting, dat wil zeggen de startwaarden
van de doelmatigheidsindicatoren zoals de
kostprijzen. De producten en diensten van
Domeinen Roerende Zaken zijn bekend, herkenbaar
voor de klanten en helder beschreven.
Het tijdschrijfsysteem is ingericht en werkt
naar tevredenheid. Het systeem levert voldoende
informatie op het gebied van de bestede uren en
de toerekening van kosten aan kostenplaatsen en
producten.
Op basis van de huidige ervaringen met het
kostprijsmodel merken wij op dat het model
voldoende inzicht biedt in de opbouw en hoogte
van de kosten van de producten en diensten.
Het resultaatgericht besturingsmodel werkt nog
niet optimaal. Op dit punt vindt intensief
overleg plaats. Daarbij wordt aandacht besteed
aan de vragen vanuit de regio-eenheden,
bijvoorbeeld op het gebied van jaarplannen en
rapportages.
Een belangrijk punt is echter dat ten behoeve
van het contract met het Ministerie van
Justitie/ Openbaar Ministerie een langere tijd
van proefdraaien noodzakelijk is om een aantal
complexe en informatiegevoelige processen verder
te ontwikkelen en op elkaar af te stemmen om
zodoende efficiencyprikkels voor een optimaal
beheer te bewerkstelligen in de keten tussen
Openbaar Ministerie, Politie en Domeinen.
3. Tussenbalans
In de reactie op de bevindingen en de
aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer is de
aanbeveling overgenomen om in het najaar van
2003 een tussenbalans op te maken. De reactie
aan de Algemene Rekenkamer heeft helaas het
beeld opgeroepen dat de tussenbalans een
heroverweging inhoudt van besluitvorming over de
agentschapsvorming. De tussenbalans is echter
gericht op bijsturing en om ervoor te zorgen dat
Domeinen Roerende Zaken bij de start van het
agentschap het vereiste kwaliteitsniveau heeft.
Tijdens het proefdraaien is gebleken dat een
langere periode nodig is om het klantcontract
met het ministerie van Justitie / Openbaar
Ministerie, veruit de grootste klant, te testen
in de praktijk. Daarom hebben wij besloten de
start van het agentschap Domeinen Roerende Zaken
uit te stellen tot 1 januari 2005.
De minister van Financiën,
De staatssecretaris van Financiën,
Ministerie van Financiën