---

Brieven aan de Kamer
---

Archieven

27-05-2002

In het rapport Srebrenica: een veilige haven van het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie worden enkele kanttekeningen geplaatst bij het archiefbeheer binnen Defensie. De kanttekeningen van het NIOD hebben geleid tot een aantal verzoeken van de hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie en van de Algemeen Rijksarchivaris, die beide ressorteren onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en tot een aantal maatregelen die ik in deze brief zal toelichten.

Alvorens in te gaan op de kanttekeningen van het NIOD en de genomen maatregelen hecht ik eraan te benadrukken dat Defensie zeer ruimhartig medewerking heeft verleend aan het NIOD-onderzoek. Dit geldt onverminderd ook ten aanzien van het archiefonderzoek. Onderzoekers van het NIOD hebben na een veiligheidsonderzoek dezelfde toegang tot bronnenmateriaal gekregen als daartoe gerechtigde ambtenaren. Bij benadering honderd strekkende meter archiefbescheiden die betrekking hebben op de uitzending naar Srebrenica, de achtergronden en de nasleep, is bijeengebracht ter bestudering door de NIOD-onderzoekers. Vele duizenden documenten hieruit, zowel van nationale als van internationale oorsprong, zijn in het kader van het onderzoek in kopie beschikbaar gesteld. Ook zijn de onderzoekers voor het verkrijgen van informatie in de gelegenheid gesteld te spreken met alle defensiemedewerkers, die speciaal hiervoor waren ontheven van hun geheimhoudingsplicht. Professor Blom heeft hierover waarderende woorden gesproken.

Daarnaast is van belang zich te realiseren dat de geconstateerde incomplete en vernietigde archieven betrekking hebben op een periode die minstens vijf jaar achter ons ligt. Sindsdien heeft Defensie niet stilgezeten. Na 1995 is op het gebied van het archiefbeheer veel werk verzet. In dit verband verwijs ik bij voorbeeld naar de ervaring die is opgedaan met het op orde brengen van het archiefbeheer bij de Militaire Inlichtingendienst, het pilot-project MID. Bij dit project, dat in belangrijke mate steunt op de digitalisering van archiefbescheiden, is de Algemeen Rijksarchivaris betrokken geweest. Over het project is en wordt regelmatig informatie verstrekt. In het jaarverslag van de MID dat ik onlangs aan u heb aangeboden wordt zoals de afgelopen jaren gebruikelijk informatie verstrekt over de voortgang van de verbetering van het archiefbeheer. Ook wordt mede met gebruik van de ervaringen opgedaan binnen het pilot-project MID en in het kader van het Veranderingsproces Defensie, gewerkt aan een Defensiebrede beleidsvisie ten aanzien van documentaire informatievoorziening die in de loop van dit jaar zal worden vastgesteld. In dit beleid speelt ICT een centrale rol. Op het Defensiebrede beleid ten aanzien van documentaire informatievoorziening en archiefbeheer kom ik later in mijn brief terug. Ofschoon er dus sprake is van reeds onderkende problemen met het archiefbeheer en reeds getroffen maatregelen, neem ik niettemin de kanttekeningen van het NIOD bij het archiefbeheer en de verzoeken van de Rijksarchiefinspectie en de Algemeen Rijksarchivaris zeer serieus. Vandaar dat ik ingrijpende aanvullende maatregelen heb getroffen.

Kanttekeningen NIOD

De kanttekeningen van het NIOD bij het archiefbeheer van Defensie betreffen in de kern twee punten. In de eerste plaats stelt het NIOD vast dat bij Defensie geen uniform archiefbeheersysteem of postregistratiesysteem bestaat. Dat is juist en verklaarbaar. Voor NAVO-stukken worden aparte NAVO-registraties gebruikt. Voor gerubriceerde stukken bestaan eveneens aparte registraties. Daarnaast is het zo dat in het verleden de verschillende Defensieonderdelen autonoom waren in de keuze van een postregistratiesysteem. In de tweede plaats constateert het NIOD-rapport dat er sprake is van incomplete of vernietigde archieven. De constateringen ten aanzien van de archiefbescheiden van Dutchbat I, II, en III, het kabinet van de bevelhebber der landstrijdkrachten, de operationele staf KL, het Eerste Legerkorps, de Luchtmobiele Brigade, alsmede ten aanzien van archiefbescheiden onderliggend aan het rapport Omtrent Srebrenica van de heer Van Kemenade, hebben de aandacht van de hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie getrokken. Een archief dient alle stukken te bevatten die op grond van de archiefwettelijke regels bewaard dienen te worden, daarover mag geen enkel misverstand bestaan. Het NIOD signaleert terecht dat de in Srebrenica achtergebleven archieven van Dutchbat I & II door Dutchbat III zijn vernietigd. Hierbij moet echter worden aangetekend dat het gaat om vernietiging in een noodsituatie. Conform de Aanwijzing voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen van de Rijksdienst kan archiefmateriaal in noodsituaties worden vernietigd. In principe hadden de archieven van Dutchbat I en II al eerder overgedragen kunnen worden aan de archiefdienst in Nederland. Helaas is dit (voor 1995) niet gebeurd. Hiervan is wel geleerd. Inmiddels is voor wat betreft operaties ook de Aanwijzing CDS NR A-23 (d.d. 30 september 2000 ) van kracht. In deze regeling worden onder andere regels gesteld hoe om te gaan met documenten, terugzending aan het Centraal Archievendepot, alsmede hoe te handelen bij noodvernietiging. Voorafgaand aan uitzendingen/vredesoperaties wordt door het Defensie Archieven Registratie en Informatiecentrum (DARIC) inmiddels een presentatie gegeven inzake de vastlegging en archivering, alsmede inzake het stellen van regels hoe bescheiden na afloop van de uitzending bij het Centraal archievendepot (ongeschoond) dienen te worden aangeleverd. Volgens het NIOD was het ontbreken van complete archieven bij onder meer de luchtmobiele brigade het gevolg van een rigoureus vernietigingsbeleid bij de KL. Het ging hier echter niet zozeer om beleid van de KL, maar om het geldende voorschrift (nr. 2-1112, 4e druk, 1989) dat in goed overleg tussen de minister van Defensie en de minister van WVC, destijds verantwoordelijk voor de Archiefwet, was vastgesteld. In dit voorschrift is per categorie van archiefbescheiden aangegeven wat op welk moment mag worden vernietigd en wat niet mag worden vernietigd. De stukken die niet in het voorschrift werden genoemd, mogen niet worden vernietigd. Dit laat de vraag open of de afwezigheid van bepaalde archiefstukken en archieven bij de KL in strijd is met de archiefwettelijke regels. Deze vraag naar het al dan niet onrechtmatig vernietigen van archiefstukken is ook van toepassing op het archief van de toenmalige bevelhebber der landstrijdkrachten. Hierbij moet overigens worden aangetekend dat op grond van het gestelde in het NIOD-rapport nog onduidelijk is of er sprake is geweest van het vernietigen van privéaantekeningen en dagboeken e.d. of van archiefbescheiden van de BLS.

Maatregelen De hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie heeft verzocht om een nadere toelichting ten aanzien van de vraag of met betrekking tot de archiefbescheiden van Dutchbat I, II, en III, het kabinet van de bevelhebber der landstrijdkrachten, de operationele staf KL, het Eerste Legerkorps, de Luchtmobiele Brigade, alsmede ten aanzien van archiefbescheiden onderliggend aan het rapport Omtrent Srebrenica van de heer Van Kemenade, sprake is geweest van handelen in strijd met de archiefwettelijke regels. Om deze vraag van de hoofdinspecteur te kunnen beantwoorden is inmiddels besloten tot nader onderzoek. De uitvoering van het onderzoek naar bovengenoemde KL-archieven wordt belegd bij een externe instantie. Daarnaast heb ik aan de heer Van Kemenade en de hem bij zijn onderzoek ondersteunende dienst gevraagd uitsluitsel te geven ten aanzien van de archiefbescheiden behorend bij zijn rapport. Dit archief berust namelijk niet bij Defensie. Uiteraard zal de Kamer van de uitkomsten ten aanzien van de archieven van de KL en van Van Kemenade op de hoogte worden gesteld.

Inmiddels heb ik tevens besloten dat tot nader bericht geen enkel document binnen Defensie mag worden vernietigd. De achtergrond waartegen dit besluit is genomen is de volgende. Ten aanzien van de voorschriften inzake het archiveren en vernietigen van stukken betreffende militaire operatiën, waaronder vredesoperaties, geldt dat een zogenaamd concept-basisselectiedocument is voorgelegd bij de Raad voor Cultuur voor advisering. Inmiddels is door Defensie een advies ontvangen. Door tussenkomst van de Algemene Rijksarchivaris zal mijn reactie op dit advies worden doorgezonden aan de Raad voor Cultuur. Vooruitlopend op de vaststelling van het basisselectiedocument heeft de Algemeen Rijksarchivaris op 23 april jl. naar aanleiding van het NIOD-rapport gevraagd niet langer over te gaan tot vernietiging van archiefbescheiden op grond van de nog geldende vernietigingslijst (daterend uit 1969 en voor het laatst gewijzigd in 1987). Op 25 april jl. is in reactie hierop een verbod uitgevaardigd op vernietiging van alle archiefbescheiden betreffende de Tweede Wereldoorlog, de (aanloop tot de) Nederlandse militaire aanwezigheid in de enclave Srebrenica, de val van Srebrenica of de nasleep ervan, alsmede van alle archiefbescheiden die betrekking hebben op (de aanloop tot) Nederlandse deelname aan crisisbeheersings-, vredes- of humanitaire operaties of de nasleep ervan. Op uitdrukkelijk verzoek van de Algemeen Rijksarchivaris is dit vernietigingsverbod op 2 mei jl. uitgebreid tot een algeheel verbod op vernietiging van alle documenten binnen Defensie, ongeacht de status, rubricering, vorm of onderwerp. Dit vernietigingsverbod zal voortduren tot het basisselectiedocument militaire operatiën zal zijn vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant. Met het oog op het voorkomen van opslagcapaciteitsproblemen heeft Defensie inmiddels extra opslagcapaciteit verworven bij het Centraal Archievendepot in Rijswijk.

Beleid documentaire informatievoorziening en archiefbeheer In het begin van mijn brief heb ik er al op gewezen dat niet alleen naar aanleiding van het NIOD rapport, met de kennis van nu, maatregelen zijn genomen ten aanzien van het archiefbeheer bij Defensie. Dat er tekortkomingen zijn in het archiefbeheer is eerder aan de hand van interne inspecties geconstateerd. De hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie verzoekt jaarlijks om een opgave ten aanzien van het archiefbeheer binnen de verschillende ministeries, ook voor wat betreft Defensie. In het bijzonder voor wat betreft de MID, wordt de vinger aan de pols gehouden ten aanzien van de voortgang bij het oplossen van in het verleden gesignaleerde knelpunten. De directeur Defensie archieven registratie en informatiecentrum heeft conform het Archiefbesluit 1995, artikel 14, een nieuwe integrale beheersregeling opgesteld, die op 8 maart jl. ter kennisneming is voorgelegd aan de hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie. Voor de zomer zal naar verwachting deze regeling bij Defensie van kracht worden verklaard. Daarnaast wordt met prioriteit gewerkt aan een Defensiebrede beleidsvisie ten aanzien van documentaire informatievoorziening en de consequenties daarvan op het archiefbeheer. De beleidsvisie is vrijwel gereed en wordt nog in de loop van dit jaar vastgesteld. Hierin worden de ´best practices´ zowel binnen als buiten Defensie betrokken. Centraal staat de beheersing van de documentaire informatievoorziening en het archiefbeheer met behulp van standaard ICT-hulpmiddelen. In de memorie van toelichting bij de begroting 2002 (TK, 28 000 X, nr. 2) heb ik in de inleiding tot de beleidsartikelen reeds aangegeven dat met betrekking tot ICT en informatievoorziening (IV) in zijn algemeenheid standaardisatie het uitgangspunt is. In mijn brief van 10 september 2001 over het Defensie IV-Beleidsplan (Kamerstuk 27 400, nr. 51) heb ik u hierover nader geïnformeerd. Het gaat bij de documentaire informatievoorziening en archiefbeheer specifiek om de invoering van één defensie-systeem voor de beheersing van de registratie, archivering en ontsluiting van archiefstukken.

Deltaplan documentaire informatievoorziening en archiefbeheer (DIVAB) Het Defensiebreed invoeren van de beleidsvisie documentaire informatievoorziening en de daaraan te koppelen standaard ICT-toepassing is een zeer omvangrijke operatie, die tijd en geld zal vergen. Vooruitlopend op de invoering hiervan is er aanleiding te bezien of op de korte termijn aanvullende maatregelen moeten worden genomen. In het Deltaplan DIVAB is het totaal aan te nemen maatregelen voor zowel de korte als de langere termijn ondergebracht. Voor de uitwerking van het pakket aan maatregelen heb ik een projectgroep Deltaplan DIVAB op hoog ambtelijk niveau in het leven geroepen. De projectgroep is belast met een aantal concrete opdrachten. Naar aanleiding van de kanttekeningen van het NIOD en de brieven van de hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie en de Algemeen Rijksarchivaris, heb ik de projectgroep gevraagd te bezien of de beleidsvisie, die zoals gezegd nog dit jaar zal worden vastgesteld, moet worden aangescherpt en of elementen daaruit versneld kunnen worden ingevoerd.

De resultaten van een op de korte termijn uit te voeren audit naar de archieffunctie Defensie moeten bij het beantwoorden van deze vragen een rol spelen. De audit moet worden gezien als een nulmeting. De stand van zaken ten aanzien van het archiefbeheer bij Defensie zal zowel kwantitatief als kwalitatief in kaart worden gebracht. Aan de hand van deze audit kan vervolgens aan de binnen het Deltaplan DIVAB te nemen maatregelen nader invulling worden gegeven. Ik heb de projectgroep gevraagd de audit in goed overleg met de Algemene Rijksarchivaris uit te laten voeren. Op grond van de resultaten van de audit zal moeten blijken of een aantal aanvullende maatregelen op de korte termijn al dan niet wenselijk is. Ik heb de projectgroep op voorhand gevraagd na de audit te rapporteren over een drietal mogelijke maatregelen. Dit zijn ten eerste het centraal opslaan van alle archiefbescheiden van Defensie bij het Centraal Archievendepot en het centraal selecteren en schonen van archieven. Ten tweede gaat het om maatregelen ten aanzien van de organisatie van het (de-)centrale archiefbeheer binnen Defensie en de versterking van de interne inspectietaak. Ten derde heb ik de projectgroep gevraagd te rapporteren over de haalbaarheid van het Defensiebreed toepassen van onderdelen van het MID-model, vooruitlopend op de invoering van de Defensiebrede standaard ICT-toepassing. Dit alles sluit niet uit dat (tevens) andersoortige maatregelen kunnen voortvloeien uit de audit. Bij deze zeg ik toe de Tweede Kamer op de hoogte te houden van de aanpak en voortgang van de verbetering van de documentaire informatievoorziening en het archiefbeheer binnen het Deltaplan DIVAB.

De Minister van Defensie,

mr. F.H.G. de Grave

Nieuws Ministerie van Defensie